TERRITORY MANAGEMENT
Untuk meningkatkan produktivitas sales force, salah satu cara yang simple adalah dengan mengatur sales call agar semakin efektif.
Mungkin jarang kita sadari, betapa banyak waktu yang terbuang, hanya karena sales force melakukan aktivitas-aktivitas yang kontra produktif, yang banyak membuang waktu berharga mereka.
Waktu yang terbuang, bukan saja kontra produktif, tapi juga merupakan sebuah kerugian (loss), sama dengan membuang biaya operasional secara percuma, jelas ini merugikan perusahaan.
Bagi sales force sendiri, membiarkan waktu terbuang sia-sia, sama dengan memangkas jalan karirnya, membuang kesempatan emas yang diberikan perusahaan.
Ada sales force yang membuang waktunya dengan kesadaran penuh, entah memang karena pemalas, atau tidak tahu harus mengerjakan apa,
Contoh dengan mencuri waktu kerja untuk aktivitas lain yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan.
Tapi ada juga, sales force yang tidak menyadari, bahwa aktivitasnya ternyata kontra produktif, membuang waktu, dan merugikan diri sendiri dan perusahaannya.
Berikut beberapa aktivitas yang kontra produktif, yang harus dihindari oleh sales force, yaitu :
# 1 : SALAH MENGARTIKAN SALES CALL PLAN
Secara umum perusahaan pasti sudah membuat rencana kunjungan salesman (sales call plan), bagaimanapun bentuknya.
Saya katakan bagaimanapun bentuknya, karena saya beberapa kali mendapati perusahaan yang membuat sales call plan asal-asalan.
Kadang hanya dibuatkan cakupan wilayah penjualan (area coverage) saja,
Kadang sudah dengan data outletnya, tetapi sepertinya asal dibuatkan jadwal, tanpa memperhatikan faktor-faktor yang mempengaruhi sebuah sales call.
Tapi ada juga perusahaan yang sudah menyusun rencana kunjungan penjualannya (sales call plan) sedemikian bagus,
Lengkap dengan sasaran penjualan harian,
Bahkan lengkap dengan suggest item dan kuantitas produk yang sebaiknya dijual ke outlet tersebut,
Dan juga dilengkapi dengan estimasi kunjungan dan waktu kunjungan.
Sangat lengkap bukan?…
Permasalahannya ada pada diri sales force sendiri,
Jadwal kunjungan yang sudah dibuat, tidak pernah diperhatikan dengan seksama,
Apakah jadwal tersebut masih sesuai dengan kondisi di lapangan atau harus sudah dilakukan perubahan.
Seperti kita ketahui, jadwal kunjungan atau call plan, bukan data mati, bukan data statis,
Tetapi bersifat dinamis untuk mengikuti pasar, atau untuk mendrive pasar (untuk perusahaan besar).
Kadang sales force menggunakan kacamata kuda dalam melihat call plan,
Hari ke hari melakukan hal yang bersifat rutin, tanpa memperhatikan perkembangan di lapangan secara lebih luas.
Akibatnya,
Perubahan yang terjadi di pasar, tidak segera diadopsi kedalam jadwal kunjungan dan ke real kunjungan,
Sehingga peluang dan potensi pasar tidak bisa diambil dengan maksimal.
Kondisi seperti ini sering terjadi di perusahaan yang memiliki wilayah distribusi yang cukup luas, dengan tingkat supervisi yang lemah,
Entah karena volume kerja, atau rentang wilayah yang terlalu luas.
Atau sales supervisor tersebut yang tidak mampu mengelola waktu kerja mereka.
Mereka tidak pernah menyusun rencana kerja untuk satu periode, yang seharusnya bisa digunakan sebagai panduan.
# 2 : TERBELENGGU AKTIVITAS ADMINISTRASI ATAU NON SALES
Aktivitas berikutnya yang seringkali menciptakan kontra produktif adalah administrasi (yang berlebihan).
Saya katakan berlebihan, karena memang sales team dibentuk dan disiapkan untuk aktivitas lapangan,
Dengan aktivitas administrasi yang minim, yang pokok-pokok saja, atau yang mendasar saja.
Ada beberapa perusahaan, yang meminta laporan begitu banyak kepada sales team nya,
Mewajibkan sales force membuat berbagai laporan yang tidak terlalu terkait langsung dengan aktivitas penjualan.
Aktivitas administrasi dasar sales force, jika yang bersangkutan tidak dibebani untuk penagihan / collection, hanya melakukan review atas aktivitas hari sebelumnya terkait pencapaian target,
Dan review rencana kunjungan hari itu yang dicompare dengan periode sebelumnya (hari dan minggu sebelumnya).
Review akan terkait dengan pencapaian penjualan secara unit dan rupiah (volume dan value), progress program, dan menyiapkan rencana taktis terkait keberatan pelanggan (customer objections).
Dan pembuatan nota (nota penjualan (faktur, nota pesanan, nota retur, nota kredit dan nota debit) untuk yang menggunakan system manual.
Jika sudah menggunakan system aplikasi khusus, seperti order dengan smartphone yang di-install aplikasi khusus, atau handheld, maka proses transaksi bisa dilakukan paperless.
Dan semua data untuk review tersebut harusnya sudah terangkum dalam laporan aktivitas harian
Atau laporan penjualan harian yang disusun oleh team administrasi.
Bukan sebaliknya, sales team harus menyusun juga atau membuatkan laporan penjualan hariannya,
Dan menyerahkan ke tim administrasi, kecuali rekap global.
Aktivitas non sales lain yang sering membuang waktu sales force ada sangat banyak, seperti sales brefing yang tidak tertata, tidak jelas runutannya atau bluder.
Meeting-meeting yang terlalu sering dan seringkali kurang penting atau tidak pada pokok permasalahannya.
Dan beberapa aktivitas lainnya.
# 3 : SIBUK DENGAN PROSPECT YANG SALAH
Sibuk dengan prospect yang salah, hal ini sering kali terjadi saat kita melakukan prospecting (funneling – top of funnel) atau pada tahap cold customer dan warm customer dalam sales pipeline / sales funnel.
Saat sales force melakukan lead generation dan prospecting, seringkali tidak dilengkapi dengan standar progress yang jelas, shingga sales force tidak memiliki acuan yang pasti untuk setiap keputusannya.
Seringkali, sales force melakukan prospecting secara membabi buta, mengejar calon prospect yang tidak potensial atau belum bisa / tidak bisa di prospect lebih lanjut.
Jika sales force tidak menyadari hal ini, maka akan banyak waktu berharganya yang terbuang percuma bersama bad prospect (cold consumer) yang tidak bisa di konversi ke potential customer (warm customer).
Itulah sebabnya, penting bagi perusahaan atau sales force tersebut untuk memiliki instrumen atau metrik standar sebagai tolok ukur, apakah hasil dari setiap tahapan dalam proses funneling telah sesuai target atau belum.
Apakah prospect tersebut harus di prospect ulang, harus treatment khusus atau harus ditinggal untuk sementara waktu.
Tanpa adanya metrik tersebut, sales force akan sering terjebak dalam kesibukan bersama calon pelanggan yang tidak potensial.
# 4 : SIBUK DENGAN ACCOUNT YANG SALAH
Berikutnya aktivitas kontra produktif lainnya yang sering dilakukan oleh sales force adalah sibuk dengan outlet / account yang tidak tepat.
Seringkali sales force, entah karena apa, jika datang di outlet tertentu akan menghabiskan waktu yang cukup lama, tapi tidak dengan outlet yang lainnya.
Seharusnya sales force mampu mengatur waktunya, memberikan alokasi waktu yang sesuai untuk setiap outlet tersebut.
Sesuai disini adalah berdasarkan kontribusi outlet tersebut, atau obyektif atau tujuan call / kunjungan tersebut.
Outlet dengan kontribusi besar (pareto outlet) harusnya mendapatkan alokasi waktu yang lebuh besar dibandingkan dengan outlet dengan kontribusi rata-rata.
Misal …,
Outlet A dengan kontribusi 50% dari total omset produk di area tersebut.
Outlet B dengan kontribusi 20% dari total omset produk di area tersebut.
Dan outlet C dengan kontribusi 30% dari total omset produk di area tersebut.
Maka, alokasi waktu yang bisa diberikan untuk ketiga outlet tersebut kira-kira seperti ini …,
Outlet A, mendapatkan alokasi waktu 60% dari waktu sales force.
Outlet C, mendapatkan alokasi waktu 30% dari waktu kunjungan sales force.
Outlet B, mendapatkan alokasi waktu 10% dari waktu kunjungan sales force tersebut.
Dengan cara yang demikian, maka sales force harusnya bisa mengalokasikan waktu lebih banyak ke big account / big outlets, dan tidak terjebak untuk sibuk dengan outlet rata-rata.
Terkecuali, memang ada program khusus atau strategi tertentu terhadap outlet rata-rata yang mengharuskan sales force mengalokasikan waktu di outlet rata-rata tersebut.
Demikian sekilas tentang beberaoa aktivitas sales force yang kontra produktif, yang seringkali tanpa disadari terus menerus diulangi.
Salah mengartikan Sales Plan
Terbelenggu Aktivitas Administrasi dan Non-Sales
Sibuk dengan Prospect yang Salah
Sibuk dengan Account yang Salah
Keterlibatan manajemen, perhatian dan supervisi yang lebih ditingkatkan, serta kesadaran dari sales force sendiri tentunya sangat diperlukan untuk meminimalkan hal tersebut.
Baca juga :
5 Langkah Meningkatkan Penjualan Dengan Sales Call dan Effective Call
7 Langkah yang membuat Sales Call lebih Efektif dan Efisien
Strategi Menyusun Rencana Kunjungan Salesman yang Jitu
Terima kasih sudah berkunjung ke blog Distribusi Pemasaran dotcom, semoga mendapatkan manfaat, dan mohon tinggalkan komentar dan sharing artikel ini, agar lebih bermanfaat.
Salam Sukses Sehat dan Bahagia