6 Hal yang Harus Diketahui untuk Mendapatkan Janji Pertemuan Bisnis via Telepon

SALES STRATEGY

Bagi sales team, membuat dan mendapatkan janji pertemuan bisnis (business appointment) adalah salah satu aktivitas rutin yang harus dikerjakan untuk mendapatkan prospect dan menciptakan sales closing.

Aktivitas membuat janji pertemuan ini mudah bagi sebagian sales team, terutama bagi mereka yang telah berpengalaman, tapi sangat sulit bagi sales team yang belum berpengalaman, apalagi bagi pemula.

Aktivitas business appointment ini, dilakukan oleh hampir semua sales team dengan berbagai bidang, baik B2B maupun B2C, consumer product maupun non consumer product,

Terutama yang bergerak dalam direct sales (sebagian ada yang menyebut direct marketing, dengan asumsi marketing sebagai kata generik untuk pemasaran dan penjualan).

Pada artikel berikut ini, saya akan membahas mengenai bagaimana membuat janji pertemuan bisnis (business appointment) melalui telepon secara umum.

**Bisnis adalah sebuah aktivitas dalam perdagangan atau kegiatan komersial yang melibatkan barang atau jasa dengan tujuan mendapatkan keuntungan.

**Bisnis adalah sebuah proses, yang didalamnya ada berbagai tahapan untuk mencapainya, termasuk membuat janji pertemuan adalah salah satu tahapan dalam proses bisnis.

Berikut beberapa hal yang harus dipahami untuk membuat janji pertemuan bisnis, yaitu :

• Kesalahan Umum Sales Team dalam Membuat Appointment
• Kunci Utama Membuat Janji Pertemuan Bisnis
• Prospek adalah Orang yang Sibuk
• Waktu yang Tepat untuk Menelepon
• Menarik Perhatian Prospek
• Mendapatkan Janji Pertemuan

Seperti kita ketahui, tidak ada satu solusi untuk semua permasalahan, demikian juga cara untuk mendapatkan janji pertemuan ini hanyalah salah satu cara saja.

Untuk mendapatkan hasil yang maksimal, Anda harus banyak berlatih, agar Anda bisa berbicara lewat telepon dengan nyaman, sehingga akan tampak sangat natural.

Dan dengan banyak berlatih, maka Anda akan mendapatkan pola, seperti :

• Pola dalam berbicara, seperti pemakaian kata-kata atau sales script yang pas (kata yang boleh diucapkan dan yang tidak boleh digunakan),
• Pola cara berbicara seperti nada dan intonasi (tekanan, kecepatan, konfirmasi / yang harus diulang, dll.),
• Pola waktu atau durasi berbicara (pembuka, isi dan penutup),
• Dan pola-pola yang lain.

Jadi Anda harus rajin berlatih dan mengembangkannya, karena yang akan saya bahas disini bersifat sangat umum dan hanya salah satu metode dari sekian banyak metode yang sudah berkembang di luar sana.

# 1 : Kesalahan Umum Sales Team dalam Membuat Appointment

Ada beberapa kesalahan atau hal-hal yang tidak perlu yang dilakukan oleh sales people pada tahap dimana janji pertemuan belum didapatkan.

Biasanya sales people akan sibuk dengan persiapan seputar pertemuan, atau saat presentasi produk nanti, seperti bagaimana membuka percakapan, termasuk ice breaker, joke / basa-basi, dan kadang masih ragu dengan product knowledge yang sudah dimilikinya.

Yang paling parah adalah ragu, selalu ragu-ragu, was-was dan membuat asumsi atau membayangkan hal-hal negatif yang akan terjadi.

Membayangkan hal negatif kemudian berusaha mendapatkan solusinya boleh-boleh saja, tetapi tidak harus berlebihan.

Jika berlebihan, maka Anda akan terjebak di area sini, dan tidak pernah bergerak.

Tidak salah, semua orang bisa saja mengalami keraguan seperti itu, semua tenaga penjual juga mengalaminya, apa lagi yang masih pemula, sangat wajar.

Tapi persiapan di atas menjadi tidak berguna, jika untuk bertemu dengan klien saja tidak terjadi.

Jadi fokuslah ke bagaimana bisa mendapatkan janji pertemuan dengan klien.

Yang harus dilakukan adalah menyiapkan sesuai dengan tahapannya, dan pada tahap pertama ini yang harus disiapkan adalah strategi untuk mendapatkan janji pertemuan bisnis dengan prospek atau klien yang menjadi target market Anda.

Anda cukup mencari tahu sebanyak mungkin latar belakang dari prospek Anda, dan tentu yang berkaitan dengan produk yang akan Anda tawarkan atau solusi yang Anda tawarkan.

Dan mencari data historical Anda mengenai produk yang sudah Anda jual, syukur-syukur jika prospek adalah referensi dari pelangan Anda, karena ini diperlukan nantinya.

Jadi buang rasa khawatir dan rasa takut Anda, cukup cari tahu latar belakang dan kebutuhan (bisnis) dari prospek Anda.

Kemudian siapkan portofolio Anda yang relevan dengan bidang bisnis atau produk atau solusi yang hendak Anda tawarkan, sudah itu saja.

# 2 : Kunci Utama Membuat Janji Pertemuan Bisnis

Kunci utama untuk mendapatkan janji pertemuan bisnis adalah Anda memahami bahwa saat ini Anda tidak sedang menjual produk,

Tetapi Anda sedang menjual appointment,

Anda sedang menawarkan sebuah janji pertemuan bisnis.

Jadi fokuslah di sana, fokus pada penjualan janji pertemuan bisnis.

Jangan menjual produk atau yang lainnya.

# 3 : Prospek adalah Orang yang Sibuk

Hal berikutnya yang harus Anda sadari adalah prospek atau klien adalah orang yang sibuk, artinya aktivitas apapun yang Anda lakukan bisa jadi akan mengganggunya.

Anda menghubungi prospect menggunakan telepon, itu artinya Anda tidak tahu bagaimana mood prospect Anda saat ini, atau sedang apa prospect Anda saat ini.

Bisa jadi sedang meeting, bisa jadi sedang berfikir keras untuk mencari solusi atas sekian permasalahan yang terjadi di bisnisnya, atau bisa jadi sedang melakukan aktivitas yang bersifat pribadi yang tidak ingin diganggu siapapun.

Artinya telepon dari Anda, bisa jadi dan seringkali adalah sesuatu yang tidak diharapkan, sesuatu yang mengganggu aktivitasnya,

Jadi jangan heran jika Anda tidak mendapatkan respon yang menyenangkan.

Dengan menyadari akan hal ini, maka Anda tidak akan patah semangat, ketika Anda mendapatkan jawaban yang tidak mengenakkan, Anda harus sudah siap dengan hal ini.

# 4 : Waktu yang Tepat untuk Menelepon

Seperti yang kita bahas di atas, bisa jadi dan seringkali prospect adalah orang yang sibuk dan tidak mau diganggu, apalagi jika waktunya tidak tepat.

Maka dari itu, mengetahui waktu yang tepat untuk menghubungi prospek adalah penting, sangat penting malahan.

Ingat, mengetahui waktu yang tepat untuk menghubungi prospek, sangat penting.

Garis bawahi hal tersebut.

Untuk mengetahui kapan waktu yang tepat,memang tidak ada pedoman khusus, tidak ada pakem yang mengatakan jam segini, atau hari apa Anda bisa menghubungi prospect Anda.

Jenis bisnis, bidang yang digeluti prospect Anda sangat menentukan untuk mendapatkan kapan waktu yang tepat.

Ditambah dengan data yang kita kumpulkan di depan, yaitu mencari tahu latar belakang dari prospect, bukan saja bisnisnya, tetapi permasalahan dan kebiasaan dari prospect juga sangat menentukan ketepatan pemilihan waktu Anda.

Secara umum pebisnis akan sibuk pada awal pekan, tapi beberapa yang lain justru sebaliknya, sibuk pada hari-hari di akhir pekan,

Contoh mereka yang berada dibidang entertaintment, event atau yang memiliki aktivitas penuh pada akhir pekan.

Beberapa bisnis akan sibuk di awal jam kerja, pagi dan siang hari, dan akan luang pada sore dan malam hari, tapi beberapa yang lain akan sebaliknya.

Selain waktu yang secara umum diatas, pola dari prospek juga harus diperhatikan, beberapa pebisnis akan sibuk di pagi hari, pada jam kerja umum.

Namun beberapa yang lain ada yang lebih suka memilih sore dan malam hari untuk serius dengan pekerjaannya, dengan alasan lebih bisa fokus, konsentrasi dan lebih mudah mendapatkan inspirasi.

Semua tergantung bidang bisnis dan pola dari yang bersangkutan, jadi pandai-pandailah Anda memilih waktu yang tepat.

# 5 : Menarik Perhatian Prospek

Hal lainnya yang harus diperhatikan adalah bagaimana caranya mendapatkan perhatian dari prospect dalam waktu yang singkat.

Ingat prospect orang yang sibuk, dan prospect tidak mengenal Anda dengan baik, sehingga ketika telepon diangkat, Anda punya waktu yang sangat singkat untuk mendapatkan perhatian prospect.

Ingat, pada moment ini Anda hanya akan menjual appointment, hanya ingin mendapatkan janji pertemuan bisnis,

Jadi jangan pernah menyinggung produk atau apapun yang berhubungan dengan produk.

Selamat pagi Bapak Hery, saya Octa dari Dimacom Indoglobal, saat ini saya sedang menjadi partner kerja dari Bapak Dani dari PT PDP, beliau memberikan referensi, bahwa saya mungkin bisa membantu Bp. Hery untuk meningkatkan bisnis Bapak Hery.

Saya dengar Bapak berencana untuk meluncurkan produk baru, kebetulan itu adalah aktivitas yang sedang  kami kerjakan bersama dengan Bapak Dani, dan hasilnya cukup menggembirakan.

Dalam satu bulan kedepan (satu minggu kedepan), kapan Bapak ada waktu 20 menit saja, untuk berbicara dengan santai, silahkan Bapak yang tentukan waktu dan tempatnya.

Atau jika Anda sudah yakin dengan waktunya, bisa langsung ditembak.

Untuk hari Kamis atau Jumat ini, jam berapa Bapak ada waktu 20 saja untuk berbicara dengan santai, silahkan Bapak yang tentukan waktu dan tempatnya.

Jika Anda menghubungi prospect tidak melalui referensi, maka Anda bisa mencoba script berikut ini.

Selamat pagi Bapak Hery, saya Octa dari Dimacom Indoglobal, saat ini saya sedang menjadi partner kerja dari salah satu perusahaan yang sedang meluncurkan produk baru, dengan hasil yang cukup menggembirakan

Saya dengar Bapak berencana untuk meluncurkan produk baru,dalam satu bulan kedepan, kapan Bapak ada waktu 20 menit saja, untuk berbicara dengan santai, silahkan Bapak yang tentukan waktu dan tempatnya.

Di sini ada beberapa point penting yang harus diperhatikan.

• Anda memperkenalkan diri dan perusahaan Anda (bisa juga di tambahkan bidang dari perusahaan tersebut, tapi saya lebih suka menjelaskannya dibelakang).
• Anda menunjukan benefit dari kerjasama Anda dengan perusahaan sebelumnya, yaitu menangani peluncuran produk baru dengan hasil yang cukup menggembirakan.
  • ini sebagai hook (pengait, penarik perhatian)
• Anda hanya meminta 20 menit waktu dari prospect, ingat . . . , hanya 20 menit saja.
• Anda menanyakan kapan prospect bisa meluangkan waktunya hanya 20 menit saja dalam satu bulan kedepan.
  • Hanya 20 menit dalam 30 hari, atau 20 menit dari 20 hari kerja x 10 jam kerja aktif, itu identik dengan 20 x 10 x 60 = 12 ribu menit, 20 menit per 12 ribu menit.
  • Jika hook Anda adalah sesuatu yang sedang dibutuhkan, masak iya orang tidak memiliki waktu sama sekali.
  • Jadi kunci utamanya adalah, MENARIK PERHATIAN PROSPEK dengan SESUATU YANG MEMANG DIBUTUHKAN dan itu HANYA 20 MENIT.
• Prospect yang menentukan waktu dan tempatnya.

Jika Anda mengetahui hobi atau apapun aktivitas non kerja yang disukai oleh prospect, Anda dapat menyentilnya di akhir pembicaraan.

Artinya tujuan Anda untuk menyampaikan pesan (mengambil waktu berharga prospect) sudah Anda lakukan, ketika di akhir pembicaraan via telpon tersebut prospect menanggapi sentilan Anda, maka itu adalah plus point untuk Anda.

# 6 : Mendapatkan Janji Pertemuan

Pada akhir pembicaraan utama Anda, yaitu :

• Mengenalkan diri Anda dengan singkat,
• Menyampaikan benefit yang diterima partner kerja Anda dalam hal yang sama, dan
• Meminta waktu 20 menit prospect untuk mengadakan pertemuan informal,

Memiliki satu tujuan, yaitu mendapatkan appointment dengan prospect.

Jadi saat prospect menanyakan beberapa hal yang berhubungan dengan bidang kerja atau tujuan dari pertemuan, sampaikan bahwa hal itulah yang akan disampaikan dalam 20 menit pertemuan Anda dengan prospect.

Jika prospect mendesak, Anda bisa mengatakan bahwa Anda yakin bisa membantu prospect, sebagaimana Anda membantu klien Anda saat ini.

Mengenai bagaimana Anda akan membantunya, itu harus Anda rahasiakan, harus Anda simpan dan sampaikan ke prospect, Anda akan membicarakannya dengan santai saat pertemuan nanti.

Kemudian langsung tembak dengan kata-kata, “Jadi Bapak mau hari apa pertemuan nanti dilakukan?, sebelum minggu ini atau sesudahnya? Hanya 20 menit saja”.

Dengan sering berlatih, Anda akan mendapatkan script yang cocok dan pas untuk Anda gunakan, serta Anda akan terlihat sangat natural dalam berbicara, tidak tampak sedang mencari alasan atau cara-cara tertentu.

Dan yang tak kalah penting adalah, usahakan untuk merekam atau membuat catatan atas semua aktivitas yang Anda lakukan, kemudian lakukan evaluasi atas semua aktivitas tersebut.

Carilah yang memberikan hasil yang paling baik.

Baca juga :

Komunikasi yang Efektif yang Meningkatkan Penjualan

Personal Selling, Aktivitas Pemasaran yang Menjual

5 Penyebab Nervous, dan Cara Mengatasinya saat Presentasi Penjualan

Demikian tadi pembahasan kita mengenai cara untuk mendapatkan janji pertemuan bisnis dengan prospect via telepon.

Terima kasih sudah berkunjung ke blog Distribusi Pemasaran dotcom, semoga Anda mendapatkan manfaat, dan jangan lupa untuk meninggalkan komentar positif untuk kita semua.

Salam Sukses Sehat dan Bahagia