MANAJEMEN DISTRIBUSI – MENGELOLA PENGIRIMAN BARANG
Pengiriman barang ke pelanggan, adalah salah satu aktivitas dalam manajemen distribusi / distribution management, yang juga ikut menentukan pencapaian penjualan dan pencapaian tingkat distribusi barang, dimana keduanya adalah kunci utama dalam KPI perusahaan distributor dan KPI departemen penjualan dan distribusi.
Ketika pelanggan melakukan pemesanan barang, maka pelanggan berharap bahwa barang akan berada di tempat yang diinginkan / di tunjuk pada waktu dan dalam jumlah yang sudah ditentukan.
Jika terjadi kesalahan, baik mengenai destinasi pengiriman, waktu pengiriman apalagi dalam jenis dan jumlah dari barang yang dikirim, maka pelanggan bisa jadi akan mengalami kerugian, dan merasa dikecewakan.
Pelanggan yang dirugikan dan kecewa, akan mempengaruhi hubungan bisnis / relationship perusahan dengan pelanggan tersebut kedepannya.
Dan pelanggan yang tidak puas, bisa jadi akan beralih ke barang produk kompetitor, dan akan menyebarkan kekecewaannya kepada pelanggan-pelanggan yang lain.
Menurut sebuah penelitian, pelanggan yang terpuaskan, akan memberitahu ke dua sampai tiga pelanggan yang lainnya, tetapi pelanggan yang kecewa, akan menyampaikan kekecewaannya ke delapan sampai sepuluh pelanggan lainnya.
Nah, coba dianalisa, betapa besar kerugian yang diderita perusahaan, karena kesalahan penanganan pengiriman, yang sering kali diremehkan oleh beberapa perusahaan distribusi.
Jadi kesalahan dalam penanganan atau pengelolaan pengiriman (delivery handling / delivery management) dalam jangka pendek akan menurunkan omset penjualan sales team, yang berarti menurunkan kinerja perusahaan.
Dalam jangka panjang akan berpengaruh terhadap perkembangan bisnis perusahaan, terutama dalam hal pemeliharaan dan peningkatan jumlah pelanggan / customer maintenance and customer escalation.
Bagaimana mengelola pengiriman yang mampu meningkatkan penjualan, berikut hal-hal yang harus diperhatikan, yaitu :
Hal Wajib # 1 : Menguasai Medan (Area) Pengiriman
Yang dimaksud menguasai medan / area pengiriman, artinya delivery team harus benar-benar hafal seluruh area yang di cover team pengiriman, dan akan lebih baik jika delivery team juga menguasai semua area penjualan / yang di cover sales team.
Kemudian kondisi jalan, termasuk kelas jalan juga harus dikuasai, sehingga pemilihan jalan untuk kendaraan tertentu tidak salah, termasuk jam berapa saja jalan tersebut biasanya macet, dan jam berapa jalan tersebut biasanya ramai.
Jangan sampai pengiriman tertunda hanya karena delivery team harus berputar karena salah masuk ke kelas jalan yang tidak boleh dilalui kendaraannya, atau terhenti di area yang memang setiap hari macet.
Berikutnya letak dari tiap gudang dari outlet juga harus di kuasai oleh delivery team, termasuk hari dan jam berapa saja bisa menerima barang, khususnya pareto outlet.
Jika delivery team belum menguasai area, kondisi jalan dan letak titik pengiriman barang dari tiap outlet, maka delivery team ini harus mendapatkan trainning awal, misal dengan joint dengan team lama dulu.
Hal Wajib # 2 : Memiliki Jadwal & Rute Pengiriman
Perusahaan distribusi atau perusahaan yang ada aktivitas distribusi, pasti memiliki rute dan jadwal pengiriman yang merupakan bagian dari strategi distribusi yang dibuat mendekati baku atau dinamis (bisa berubah menyesuaikan kondisi area pengiriman).
Rute pengiriman ini bisa dibuat mingguan, dua mingguan atau empat mingguan untuk tiap sub area pengiriman.
Tapi untuk beberapa jenis perusahaan yang memiliki produk fast moving, bisa jadi jadwal dan rute pengiriman ini dibuat dua atau tiga kali per minggu.
Bahkan ada yang dibuat mendekati harian, misal untuk supplier sayur dan ikan segar di restoran, hotel dan supermarket.
Fungsi utama dari jadwal dan rute pengiriman ini adalah agar outlet bisa mengetahui kapan bisa menerima produk yang dipesannya, sehingga outlet juga bisa membuat estimasi pemesanan dan bisa memberi kepastian juga kepada pelanggannya yang memesan barang kepadanya.
Hal Wajib # 3 : Membuat Rencana Pengiriman
Rencana pengiriman berbeda dengan jadwal dan rute pengiriman diatas.
Rencana pengiriman dibuat berdasar delivery order (DO) atau surat jalan (SJ) yang diterbitkan berdasar surat pesanan dari sales team yang telah di validasi pejabat / pihak yang berwenang.
Jadwal dan rute pengiriman pastilah sesuai dengan satu atau lebih rute kunjungan sales team / sales call plan, sehingga jika semua kunjungan salesman adalah efektif (EC 100%), dan tidak ada lain diluar effective call dari sales team, maka rencana pengiriman akan sama persis dengan jadwal & rute pengiriman yang baku.
Tetapi sering kali effective call dari sales team kurang dari 100%, dan sering kali pula ada tambahan order atau permintaan order yang mendadak (via phone / tele marketing), maka perlu di lakukan perubahan sedikit akan rute pengiriman ini.
Selain itu rencana pengiriman ini perlu dibuat karena didalamnya juga memuat bukan saja barang yang harus dikirim berdasar DO, tapi juga ada catatan / memo untuk barang pengganti tukar guling / reshuffle, barang yang harus ditarik / sales return.
Selain itu juga bisa jadi ada perubahan urutan atau jam pengiriman yang dikarenakan adanya skala prioritas dari outlet-outlet tertentu, biasanya kondisi urgent, misal untuk grosir yang sedang melayani pelanggan luar pulau (barang harus dikapalkan sesuai jadwal).
Fungsi utama dari pembuatan rencana pengiriman ini adalah agar barang bisa terkirim tepat waktu sesuai jadwal, sehingga efektivitas dan efisiensi bisa tercapai.
Hal Wajib # 4 : Memiliki Alternatif Pengiriman
Alternatif pengiriman yang dimaksud adalah jika ada permintaan yang berada diluar jadwal dan rute, serta dalam value dan volume cukup significant, apalagi jika itu adalah DO dari pareto outlet, maka perusahaan harus mengusahan agar barang tetap terkirim.
Dikatakan alternatif, karena memang armada pengiriman regular sudah penuh, jika di switch, maka yang regular akan berantakan pengirimannya, hal ini juga tidak diperkenankan.
Alternatif pengiriman tidak harus menyediakan armada tambahan, karena jika tingkat mobilitas armada tambahan masih rendah, akan sangat membebani delivery cost.
Alternatif pengiriman bisa dengan menyewa transporter dari luar, jika bisa yang sudah menjadi langganan sehingga komunikasi akan mudah.
Intinya perusahaan harus mengupayakan permintaan pengiriman insidentil / temporary tersebut sebagai bentuk service yang prima ke pelanggan, terutama jika itu DO dari pareto outlets.
Hal Wajib # 5 : Memperluas Cakupan Wilayah Pengiriman
Salah satu dari KPI dari kinerja delivery team, adalah seberapa luas cakupan wilayah pengirimannya, yang biasanya dihitung dengan dua cara, yaitu luas wilayah pengiriman dibagi luas wilayah penjualan atau jumlah titik pengiriman dibagi jumlah titik penjualan.
Yang kedua adalah volume / value barang terkirim dibagi dengan total volume / value barang terjual yang dihitung dari faktur penjualan sales team, dimana barang terkirim termasuk barang tukar guling / reshuffle dan barang bonus.
Perusahaan distributor akan selalu dituntut untuk senantiasa meningkatkan kemampuan distribusinya, baik dengan cara memperluas area pengiriman maupun dengan menambah titik pengiriman didalam area pengiriman yang sudah ada.
Dalam memperluas cakupan wilayah pengiriman ini, biasanya delivery team akan bekerjasama dengan sales team dan marketing team.
Misal dengan membentuk team semut / semacam task force di area yang baru atau area yang sedang dikembangkan, dimana jika jarak area yang sedang dikembangkan tersebut terlalu jauh dari gudang utama, maka sangat tidak efisien jika task force ini harus ambil barang dari gudang utama.
Selain dengan cara membentuk outlet panel atau membentuk stockist di area baru yang sedang di treatment tersebut, bisa juga dengan memberi kiriman langsung ke task force / team semut ini secara langsung.
Tentu saja jika cara ini yang ditempuh, harus dibuatkan metode pengamanannya, sebuah system yang mengatur dan mengendalikan distribusi barang ke task force / team semut secara langsung.
Atau bisa juga area tersebut akan di cover dengan jadwal tersendiri, baik dengan armada sendiri maupun dengan armada dari luar, tetapi intinya area tersebut tetap harus dicover dengan dan dibuatkan monnitoring progressnya, baik menyangkut volume / value barang dan raasio biaya pengirimannya.
Hal Wajib # 6 : Pahami Aturan Pengiriman Barang di tiap Area dan tiap Outlet
Ya, delivery team wajib untuk memahami dengan baik semua aturan loading / unloading di tiap area dan di tiap outlet.
Ditiap area, maksudnya adalah banyak pareto outlet / grosir yang memiliki gudang di area pergudangan yang memiliki aturan untuk loading / unloading barang.
Sedangkan tiap outlet juga memiliki aturan untuk penerimaan pengiriman barang, misal hari dan jam pengiriman, kemudian standar dari kemasan barang yang dikirim dlsb.
Selain itu kelengkapan dari dokumen pengiriman juga harus dipahami dan dilengkapi, seperti ijin khusus memasuki area / jalan tertentu, retribusi apa saja yang harus disiapkan, sehingga tidak ada pengiriman tertunda karena armada tertahan di area tertentu yang disebabkan masalah ijin.
Demikian juga dengan dokumen kelengkapan produk, aturan atau alur dokumen tersebut harus dipahami, misal dokumen tukar guling, dokumen pengambilan barang retur, dokumen bonus barang dlsb.
Hal Wajib # 7 : Evaluasi dan Service Level
Terakhir adalah melakukan evaluasi atas semua aktivitas pengiriman, agar bisa meningkatkan kinerja pengiriman.
Salah satu kinerja dari pengiriman / delivery team adalah service level, yang menunjukan tingkat kecepatan barang yang bisa dikirim dibanding target pengiriman (jumlah DO / SJ / faktur yang diterbitkan yang harus dikirim dalam periode tersebut).
Service level akan dibuat dalam beberapa kategori, seperti service level untuk 12 jam, service level 24 jam dan service level 48 jam.
Artinya delivery team harus mengupayakan pengiriman tepat waktu sesuai standar, baik yang 12 jam, 24 jam maupun yang 48 jam, dan mengupayakan agar service yang lebih cepat.
Nah jika jika kita bisa mengerjakan dan memaksimalkan 7 hal diatas, maka barang akan terkirin dengan tepat, tepat waktu pengiriman, tepat jenis barang terkirim, tepat jumlah barang terkirim.
Ketepatan pengiriman berarti tingkat efektivitas pengiriman akan naik, dan biaya bisa lebih di efisiensikan.
Ketepatan dalam pengiriman berarti pelanggan tidak akan kecewa, pelanggan akan terpuaskan yang berarti kemungkinan kehilangan penjualan dan kehilangan pelanggan dapat diminimalisir dan dihindari.
Pelanggan yang terpuaskan maka tingkat kepercayaan pelanggan ke perusahaan akan naik, yang secara otomatis akan meningkatkan nilai bisnis outlet dengan perusahaan, yang artinnya peningkatan dalam penjualan juga.
Selain manajemen pengiriman yang harus baik, kita juga perlu mengatur / menangani piutang dagang dan mengatur persediaan agar bisa berkontribusi dalam upaya pencapaian penjualan.
Demikian sedikit pembahasan mengenai bagaimana mengelola pengiriman untuk meningkatkan penjualan, dimana ini adalah bagian dari manajemen distribusi.
Terimakasih sudah mampir di blog Distribusi Pemasaran ini, semoga bermanfaat.
Salam Sukses Sehat dan Bahagia
Picture : Rightaway Delivery Team