7 Langkah yang membuat Sales Call lebih Efektif dan Efisien

SALES CALL

Di perusahaan yang bergerak dalam bidang Distribusi dan Pemasaran, sebuah kunjungan penjualan / sales call dikatakan efektif jika dalam kunjungan tersebut menghasilkan penjualan,

Dan sesuatu yang memang menjadi target dari kunjungan tersebut selain penjualan, misal penjualan untuk produk tertentu, penjualan dalam volume tertentu, dan lain-lain yang memang menjadi persyaratannya.

Dan dikatakan kunjungan penjualan yang efisien jika cost yang dikeluarkan sesuai atau dibawah budget yang ditetapkan (cost per effective call).

Sales Call yang Efektif dan Efisien

Sekarang, apa yang harus kita lakukan agar kunjungan penjualan, perjalanan salesman atau sales call ini bisa efektif dan efisien?.

Coba kita hitung-hitung sebentar,

Contoh Kunjungan Penjualan

Seorang salesman punya target kunjungan penjualan 20 outlets per hari,

Kecuali sabtu hanya 12 – 15 outlet saja, taruh kata 12 outlets, jadi total target kunjungan per cycle (4 minggu) adalah 448 outlets.

Urutan yang dibuat oleh perusahaan X, adalah :

• kunjungan pertama (A),
• kunjungan kedua (B),
• kunjungan ketiga (C),
• kunjungan keempat (D),
• kunjungan kelima (E),
• dan seterusnya… sampai dengan yang keduapuluh.

Itu adalah urutan untuk jarak terpendek yang bisa ditempuh.

Dengan urutan tersebut, sales dari perusahaan X, menempuh jarak 120 km, dalam waktu 8 jam efektif, menghasilkan omset sekian juta.

Perusahaan Y, membuat uratan sebagai berikut :

• kunjungan pertama (A),
• kunjungan kedua (D),
• kunjungan ketiga (E),
• kunjungan keempat (F),
• Dan kunjungan kelimabelas (B),
• kunjungan keenambelas (C),
• Dan seterusnya … sampai keduapuluh.

Dengan urutan tersebut salesman perusahaan Y menempuh jarak 125 km, dalam waktu 7 jam efektif, dengan omset sama dengan perusahaan X

Perusahaan Z, membuat urutan kunjungan sebagai berikut :

• kunjungan pertama (A),
• kunjungan kedua (B),
• kunjungan ketiga (C),
• kunjungan keempat (D),
• kunjungan kelima (E),
• Dan seterusnya,

• kunjungan ketujuhbelas dan kedelapanbelas ke outlets B dan C lagi.
• Dan seterusnya sampai ke 20 outlets selesai dikunjungi.

Dengan urutan tersebut salesman perusahaan Z menempuh jarak 126 km, dalam waktu 6 jam efektif, dengan omset sama dengan perusahaan X dan Y.

Dari ketiga perusahaan tersebut, kita bisa lihat ada perbedaan jarak tempuh,

• perusahaan X : 120 km,
• perusahaan Y : 125 km
• dan perusahaan Z : 126 km.

Analisa

Hal ini tentu  berdampak pada motor running cost nya, atau BBM nya, mengingat dengan 20 outlets tersebut menghasilkan omset yang sama.

Jika tidak ada penambahan outlets, maka jelas perusahaan X lebih efektif dan efisien, karena BBM yang dikeluarkan lebih sedikit.

Jika ada penambahan outlets, dengan asumsi  1 outlet efektif butuh waktu 30 menit, maka perusahaan Z lebih efektif dan efisien.

Karena bisa menambah 4 outlets efektif lagi.

Dengan asumsi 4 oulets ini memiliki omset cukup significant.

Sementara perusahaan Y hanya menambah 2 outlets efektif.

Mungkin ada yang bertanya,

Lho kenapa perusahaan Z yang jarak tempuhnya lebih jauh dari perusahaan Y dan X bisa lebih cepat waktunya?.

Demikian juga perusahaan Y, yang jarak tempuhnya lebih jauh bisa butuh waktu lebih cepat dari perusahaan X.

Jawabannya adalah …,

Kita tahu ada beberapa outlets yang kadang pada waktu tertentu tidak bisa melayani order dengan cepat, biasanya dikarenakan sedang ramai pembeli.

Dan biasanya ini terjadi di general  trade – GT,

Terutama untuk type grosir,

Karena bagian pembelian orangnya sama dengan yang mengurusi penjualan, dan sambil mengawasi kasir juga.

Untuk perusahaan X,  urutan kunjungan dibuat berdasar jarak terdekat dan jam buka outlet saja.

Sedangkan perusahaan Y, selain jarak juga melihat jam berapa outlet paling bisa melayani dengan cepat.

Untuk kasus diatas, outlets B dan C memang bisa melayani, tapi karena sibuk dengan pembeli, maka pelayanan akan sangat lama.

Tapi pada sore hari, dimana pembeli sudah berkurang banyak, mereka punya waktu lebih luang,

Sehingga jadwal kunjungan dirubah sore hari agar lebih efektif.

Sedangkan perusahaan Z, outlet B dan C tetap dikunjungi diawal, tapi salesman hanya titip tagihan dan saran order di kertas kecil saja.

Untuk kemudian sore harinya mereka mampir lagi, untuk ambil tagihan dan order yang sudah pasti.

Dalam strategi dan manajemen Distribusi, sebuah call plan tidak bersifat baku untuk beberapa periode.

Dalam artian tidak seperti kacamata kuda.

Jadi ketika call plan ini telah tersusun, kita secara periodik harus melakukan evaluasi dan pembaharuan.

Istilahnya route engineering atau perbaikan rute.

Call plan harus disesuaikan dengan target yang mengacu ke kondisi pasar yang ada.

Jadi dengan kata lain tidak ada call plan yang berlaku sepanjang masa.

Effective & efficient adalah dua hal yang menyatu,

Tidak bisa kita membuat suatu kunjungan itu efektif tetapi high cost, atau under budget tetapi tidak tepat sasaran alias tidak efektif.

Sekarang kita lihat faktor-faktor yang menentukan atau berpengaruh terhadap efektivitas dan efisiensi sebuah sales call  /  kunjungan penjualan salesman.

Sales Call # 1 : Point to Point Distance

Jarak tempuh atau point to point distance ini jelas memberi kontribusi yang sangat besar terhadap besaran biaya dan cost ratio dari sales call.

Buat rute kunjungan berurutan dalam bentuk circular, tidak zig zag, dan usahakan sekecil mungkin terjadi percabangan.

Cari jalan-jalan tikus, atau by pass.

Kita juga bisa lihat di real map, sehingga kita lihat dengan jelas bahwa rute yang kita buat adalah jalur terpendek.

Selain itu kita juga harus memperhatikan kondisi jalan tersebut, plus kondisi disekitar jalan tersebut.

Meski jaraknya pendek, jika potensi macetnya tinggi, sama saja.

Atau kondisi jalannya yang kurang baik, tidak bisa ditempuh dengan cepat.

Sales Call # 2 : Journey Time

Waktu tempuh atau journey time adalah waktu yang dibutuhkan untuk menempuh perjalanan dari satu titik penjualan ke titik berikutnya.

Waktu tempuh berkaitan dengan jarak tempuh dan kondisi lingkungan jalan tersebut.

Disini yang harus kita perhatikan adalah tingkat kepadatan lalulintas,

Dan kondisi jalanan dan sekitar jalan yang berpengaruh terhadap kecepatan kendaraan kita.

Kadang kita memang harus mengambil jalan memutar, tapi waktu tempuh lebih cepat,

Karena jika kita berada di jalanan yang macet, bbm tetap akan terkonsum oleh kendaraan, meski kendaraan tidak bergerak.

Dan kita kehilangan banyak waktu yang berharga.

Sales Call # 3 : Transaction Time

Transaction time adalah waktu yang dibutuhkan untuk melakukan satu transaksi,

Dimulai dari parkir kendaraan, menunggu di antrian, presentasi / order, closing sampai keluar dari outlet.

Disini hal tersulit yang untuk kita hindari adalah menunggu di antrian.

Tapi ada hal lain yang bisa kita lakukan untuk memperpendek transaction time kita,

Yaitu menyiapkan semua kebutuhan di tiap outlet sebelum kunjungan itu sendiri.

Hal-hal yang harus disiapkan adalah :

• Sales toolkit
  • sales tool-kit tidak boleh tertinggal, termasuk sampel produk, jangan sampai saat kita presentasi dan pihak outlet bertanya kita masih harus ambil sampel.
• Promotion program,
  • progress dari outlet tersebut datanya harus sudah ditangan, hal ini mempercepat keputusan dan informasi yang dibutuhkan outlet, jangan sampai saat outlet menanyakan progress pencapaian program, kita masih harus menghitungnya.
• Data trend penjualan
  • data sales trend dari outlet tersebut, termasuk data sasaran / target penjualan per outlet per item, sehingga kita bisa memberi order suggest dan melakukan positif closing dengan cepat.

Sales Call # 4 : Avoid a Peak / Busy Times

Hindari waktu paling sibuk atau peak time untuk pelanggan tersebut,

Setiap outlet pasti punya jam-jam yang sangat sibuk, di mana pada jam tersebut pengunjung sangat ramai,

Ada yang pagi hari, ada yang siang hari, bahkan ada yang sore menjelang malam.

Pada jam-jam tersebut sebisa mungkin dihindari, karena waktu kunjungan kita akan habis disana untuk menunggu.

Sales Call # 5 : Make a Call / Make an Appointment

Bikin janji untuk kunjungan, atau telpon lebih dulu bisa membantu.

Untuk beberapa outlet, ada baiknya kita telpon terlebih dahulu, mengingatkan kepada outlet kalau kita akan berkunjung,

Hal ini bisa membuat outlet sudah menyiapkan beberapa kebutuhan kita.

Contohnya seperti sudah meminta ke pegawainya untuk menghitung sisa stok produk kita, jumlah retur yang akan dikembalikan, komplain kalau ada, dan lain-lain.

Bahkan hal ini bisa membuat hubungan dengan pelanggan (relationship) kita bertambah baik,

Asal dilakukan dengan benar, seperti waktu dan gaya bicara kita harus pas.

Sales Call # 6 : Increase Sales Volume

Increase Sales volume, dengan menaikkan volume penjualan, pasti berpengaruh langsung terhadap cost ratio atau cost per call dari kunjungan penjualan kita.

Sales volume berhubungan dengan drop size, dan drop size berhubungan dengan call cycle / siklus kunjungan.

Artinya kalau call cycle kita 1x per minggu, dengan volume sales item 10 sku,

Maka kita bisa coba rubah call cycle kita menjadi 1x per dua minggu dengan volume 20 sku,

Tentu kita juga harus negosiasikan hal ini ke pihak outlet, dalam kaitannya dengan value yang harus dibayar.

Yang lainnya yang berpengaruh terhadap sales volume adalah jumlah item per transaction.

Jika kita bisa menambah item, maka volume pada akhirnya akan naik.

Sales Call # 7 : Evaluation

Evaluasi terhadap tiap outlet, outlets yang tidak memberi kontribusi yang baik untuk kita harus kita eliminir, dan kemudian kita carikan penggantinya.

Proses ini harus secara kontinyu kita kerjakan.

Itulah sebabnya, kita harus selalu mencari outlet baru secara periodik, dengan cara :

• Secara periodik lakukan market blitz, kemudian evaluasi, sales increase nya berapa, baik dari register outlets maupun new outlets.
• Membuat outlet bayangan, atau target outlet yang kita treatment, dimana outlet ini masih diluar register kita, misal 2 outlet per periode.

Itu adalah beberapa hal yang bisa membuat strategi distribusi  sales call kita lebih efektif dan efisien.

Jika kita rajin melakukan aktivitas-aktivitas diatas, maka tingkat efektifitas dan efisiensi kita akan meningkat.

Demikian pembahasan kita tentang strategi distribusi sales call yang efektif dan efisien.

Terimakasih sudah mampir di blog Distribusi Pemasaran , semoga Anda mendapatkan manfaat.

Salam Sukses, Sehat dan Bahagia

Picture : Freepik