7 Tahapan Siklus Penjualan (Sales Cycles) bidang Non-Distribusi

siklus-penjualan

SALES MANAGEMENT – SALES CYCLES (SIKLUS PENJUALAN)

Definisi dari siklus penjualan atau sales cycles adalah  proses yang harus dilalui sales team / tim penjualan dan perusahaan saat menjual produk atau layanan kepada pelanggan.

Siklus penjualan ini mencakup semua aktivitas yang terkait dengan penutupan penjualan (sales closing / the deal).

Setiap perusahaan pasti memiliki aktivitas dan steps yang berbeda yang berkaitan dengan siklus penjualan atau sales process mereka.

Memang tidak ada definisi khusus mengenai siklus penjualan (sales cycles) yang bisa mencakup semua jenis produk dari semua jenis industri.

Masing-masing akan menciptakan bentuk atau model yang unik yang disesuaikan dengan produk, industri dan berbagai kepentingan didalamnya.

Karena setiap sektor atau setiap perusahaan pasti memiliki siklus dan step-nya sendiri-sendiri, jadi hampir tidak mungkin untuk menggeneralisasi siklus penjualan ini.

Untuk beberapa produk seperti consumer goods siklus penjualannya akan sangat singkat, selesai dalam satu hari, bahkan kurang.

Sebaliknya untuk beberapa jenis produk lain, yang lebih mahal, yang melibatkan banyak pihak untuk keputusannya, maka siklus penjualannya bisa berbulan-bulan bahkan lebih dari satu tahun.

Contohnya penjualan alat kesehatan, alat laboratorium, mesin industri, alat berat, kapal, dan lain-lain.

Pentingnya Siklus Penjualan (Sales Cycles)

Bagi sebuah bisnis , secara umum, siklus penjualan yang cepat akan lebih baik dibandingkan yang perputarannya lama.

Hal ini berhubungan dengan kecepatan penjualan dan tingkat pendapatan dalam waktu tertentu.

Mengukur siklus penjualan sangat penting, karena sales cycles ini adalah salah satu KPI penting dari tim penjualan di hampir semua perusahaan.

Mengukur waktu penyelesaian untuk setiap siklus penjualan memungkinkan perusahaan mengetahui tentang kualitas produk dan penerimaan pasar terhadap produk.

Siklus penjualan yang terlalu lama, akan berpengaruh terhadap realisasi pendapatan, yang juga akan memperlambat realisasi laba bagi perusahaan.

Itulah sebabnya, perusahaan berusaha untuk menciptakan siklus penjualan yang sependek mungkin untuk memenuhi kuota penjualan atau target penjualan.

Siklus penjualan memiliki pengaruh terhadap proses pembentukan prospek.

Tim penjualan akan memiliki daftar prospects atau leads, dimana daftar ini akan diperbarui ketika dan saat penjualan terealisasi.

Penjualan akan terjadi hanya jika siklus penjualan bisa berlangsung relatif lebih singkat.

Sales cycles juga membantu menentukan pencapaian produktivitas setiap tim penjualan.

Itulah sebabnya perusahaan (manajemen) harus berupaya untuk mempelajari sales cycle ini dan memahami rintangan apa saja yang menyebabkan prosesnya menjadi panjang dan lebih lama.

Manajeman harus berupaya untuk membuat tahapan sales cycle ini lebih singkat dan lebih pendek.

Misalnya dengan melakukan analisa terhadap kelompok pelanggan, dan kemudian menyusun promosi penjualan yang sesuai dan disesuaikan dengan keberadaannya dalam siklus penjualan.

Harapannya, proses penjualan akan berlangsung lebih cepat.

Tahapan Siklus Penjualan

siklus penjualan - diagram
Sales cycles Process

Definisi sederhana dari siklus penjualan adalah serangkaian peristiwa atau langkah yang dilakukan untuk mengubah prospek menjadi konsumen atau pelanggan.

Secara umum ada tujuh tahap dalam siklus penjualan ini, tetapi perlu diingat bahwa tidak setiap pelanggan / konsumen akan melalui ketujuh langkah tersebut.

Bisa saja konsumen / pelanggan melewatkan satu langkah dan langsung ke tahap berikutnya.

Atau dalam beberapa kasus, justru ada langkah tambahan yang memang diperlukan untuk mengubah prospek menjadi konsumen atau pelanggan.

Sales cycle berikut ini akan cocok untuk salesman / sales executive bidang non distribusi atau penjualan langsung (direct sellling – DS) baik B2C maupun B2B.

Tahap #1 : Membuat Daftar Prospek (Calon Konsumen)

Jika kita ingin melakukan penjualan, tentu yang pertama harus kita siapkan adalah calon konsumen atau prospect.

Prospect list ini mungkin masih bersifat umum, artinya bisa saja mereka belum mengenal merek produk kita, tetapi sudah memiliki ketertarikan terhadap kategori produk yang sama.

Bisa jadi mereka telah memahami fungsi dasar dari produk tersebut, itulah sebabnya penting untuk memberikan mereka edukasi lebih lanjut.

Meski demikian harus kita sadari, pospect ini bisa jadi lead yang baru saja mengenal kategori produk yang sama dengan produk kita.

Ada banyak faktor dan tahapan yangharus dilaluinya untuk bersedia membeli produk kita, seperti harga, fungsi dasar dan lanjutan, fitur dasar dan lanjutan, ketersediaan produk, pelayanan, dan lain sebagainya.

Akan tetapi, memiliki daftar prospek itu seperti memiliki peta lengkap dengan kompas penunjuk arah.

Prospect list ini akan memberi jalan bagi tim penjualan dan memandu mereka untuk bergerak maju agar transaksi terjadi.

Daftar prospek adalah sesuatu yang tim kerjakan tanpa henti, mengambil tindak lanjut untuk mengubah setiap lead menjadi prospek.

Dan kemudian mengubah prospek tersebut lebih lanjut agar bisa menjadi konsumen atau pelanggan.

Minat calon konsumen ini dapat diketahui dari banyak hal, seperti disampaikan secara eksplisit kepada PIC perusahaan, melalui email marketing, atau hanya pengunjung yang mungkin telah menjelajahi web site perusahaan.

Bahkan bisa jadi mereka yang mengenal kategori produk, atau merek produk dari berbagai event dan exibition yang diselenggarakan perusahaan.

Tahap #2 : Kontak Pertama, Mendapatkan Janji Pertemuan

Setelah kita mendapatkan daftar prospek atau calon pelanggan yang tertarik dengan produk kita, maka selanjutnya kita dapat mulai menghubungi mereka satu per satu.

Langkah pertama tentu memulai kontak dengan mereka.

Cara yang paling disukai dan paling profesional untuk menjangkau calon pelanggan adalah dengan bertemu langsung dengan mereka.

Tetapi bertemu secara langsung (face to face) bukanlah hal yang mudah, seringkali hal ini memerlukan janji untuk bertemu terlebih dahulu.

Memang ada perbedaan antara prospect yang berbentu institusi atau perusahaan dengan perorangan atau usaha dalam skala kecil.

Untuk SME / UKM mungkin bisa langsung menemui mereka, karena biasanya tidak banyak PIC disana.

Hal berbeda dengan perusahaan dalam skala menengah keatas, ada banyak bagian yang terlibat dalam suatu pembelian, dan tentu ada banyak PIC yang terlibat dalam pengambilan keputusan.

Di sinilah salesman / sales executive harus benar-benar paham siapa saja calon konsumen mereka yang berada dalam prospect list tersebut.

Untuk menghubungi calon pelanggan melalui detail kontaknya dan menanyakan waktu yang tepat untuk bertemu harus dilakukan benar.

Setelah janji pertemuan bisa didapatkan dan sudah ditetapkan, salesman bisa menemui calon pelanggan tersebut sesuai jadwal yang telah disepakati.

Jika yang membuat janji pertemuan bukan dari bagian sales, mereka wajib segera memberikan informasi ini ke sales team terkait atau bagian penjualan.

Tujuan utama kunjungan pertama adalah menjalin kontak dan meletakkan dasar untuk membangun hubungan bisnis.

Pihak salesman akan menanyakan tentang kebutuhan prospect dan akan menyelidiki tentang persyaratan pastinya.

Promosi penjualan tidak selalu diharapkan selama kontak pertama, tetapi memahami kebutuhan klien lebih penting.

Salesman sebaiknya bertemu dengan semua orang yang ada dalam daftar utamanya setidaknya sekali untuk mendapatkan gambaran dari prospect tersebut.

Tahap #3 : Melakukan Kualifikasi atau Funneling Prospect

Tahap selanjutnya adalah melakukan kualifikasi yang didasarkan pertemuan pertama (minimal satu kali) dengan para prospect tersebut.

Untuk memudahkan, pada tahap kualifikasi ini penggunakan sales funnel dioptimalkan.

Saluran penjualan atau sales funnel adalah alat di mana pelanggan dapat dibagi dan dikelompokan berdasarkan berbagai faktor.

Misalnya berdasarkan kebutuhan produk (fitur / fungsi), kapan membutuhkan produk tersebut, syarat pembayaran, pengambilan keputusan (sedikit orang / banyak orang) dan lain-lain.

Beberapa pelanggan bisa segera beralih dari lead ke prospect dan kemudian melanjutkan ke tahap presentasi dan negosiasi penjualan

Di sisi lainbeberapa calon konsumen mungkin tetap menjadi lead (calon konsumen yang belum memiliki kualifikasi cukup) untuk waktu yang cukup lama.

Meskipun pelanggan mungkin telah menunjukkan minat pada produk kita, mereka mungkin tidak langsung membelinya karena beberapa faktor.

Faktor-faktor ini, jika dalam kendali kita (controlable area), maka kita / salesman dapat bernegosiasi dan membicarakannya dengan prospect dan bisa menciptakan kesepakatan (deal).

Tetapi jika elemen tersebut tidak berada di bawah kendali salesman / tenaga penjual,

Maka kesepakatan akan menunggu sampai prospect benar-benar siap untuk melakukan pembelian produk atau layanan tersebut.

Dalam kasus seperti itu, calon konsumen tersebut harus dimasukkan ke dalam daftar prospek untuk waktu yang sangat lama.

Sementara yang lain, beberapa pelanggan bisa langsung lolos kualifikasi dari tahap lead ke tahap berikutnya.

Sales funnel harus terus memantau dan mencatat semua transaksi ini sehingga tim penjualan dapat menyiapkan proyeksi yang sesuai.

Customer yang dipindahkan ke tahap berikutnya (dalam sales process / sales funnel), kemudian bertemu dengan objective dari sales pitch.

Satu per satu, keunggulan produk kita dapat didiskusikan dengan pelanggan, apa sajakah keunggulan kompetitif yang ditawarkan produk kita akan dibahas dalam tahap berikutnya.

Pada tahap berikutnya ini, bisa saja salesman / sales executive didampingi atasan mereka, bisa sales supervisor atau sales manager mereka.

Tahap #4 : Presentasi Produk

Pada tahap ini proses review atau peninjauan produk yang sebenarnya terjadi.

Prospect mendapat gambaran secara jelas tentang keunggulan produk, fitur apa saja yang dimiliki, dan berbagai manfaat produk.

Produk harus ditempatkan sedemikian rupa sehingga apa yang menjadi kebutuhan, keinginan dan harapan pelanggan dapat dipenuhi.

Pada tahap ini seringkali terjadi deal dan sales closing.

Salesman harus melakukan presentasi penjualan dan sales pitch di mana calon pelanggan disajikan tentang produk secara formal.

Sales picth bisa juga berupa diskusi di mana terdapat komunikasi antara calon konsumen dan tim penjualan tentang produk tersebut,

Atau bisa juga percakapan dengan menggunakan alat digital / online seperti email, instant messenger, chat online atau yang lainnya dengan customer support.

Bahkan bentuk dari sales picth bisa berupa panggilan melalui telepon, tidak masalah selama itu berkenan dan bisa mewakili pesan yang hendak kita sampaikan.

Contonhya, bentuk sales picth melalui messenger atau telepon hanya bisa dilakukan jika calon konsumen sudah cukup mengenal produk tersebut.

Intinya adalah semua keraguan dari benak pelanggan harus diatasi dengan sales pitch tersebut..

Sales person juga harus memperhatikan presentasi serta bahasa tubuhnya, nada verbal, postur, dan alat komunikasi nonverbal lainnya.

Bahkan penampilan seorang wiraniaga / salesman / sales person dapat memengaruhi hasil kesepakatan.

Tahap #5 : Menangani Keberatan pelanggan

Pada tahap ini kita sales person harus memastikan bahwa komunikasi tidak hanya satu arah di mana kita terus menjelaskan fitur dan manfaat, tanpa memberi kesempatan prospect untuk menyampaikan sesuatu.

Komunikasi ini harus interaktif di mana pelanggan bisa menyampaikan apapun atau mengajukan keberatan tentang produk.

Dimana keberatan tersebut bisa bersifat teknis ataupun non-teknis.

Keluhan dari pelanggan harus kita artikan bahwa pelanggan tertarik dan inginkita meyakinkannya.

Keraguan bisa dalam banyak hal, seperti tentang harga produk atau bahkan tentang persyaratan kontrak.

Biarkan penolakan datang dari pelanggan sehingga kita bisa tahu persis apa yang diharapkan pelanggan dari produk tersebut.

Kita harus juga menjadi pendengar yang baik bagi pelanggan / prospect.

Baru kemudian konfirmasikan kembali apa yang kita terima dari pelanggan tersebut,

Hal ini untuk memastikan, kita telah memahaminya secara benar dengan mengajukan pertanyaan yang sama seperti yang kita ikuti.

Baru setelah kita mengetahui bahwa pelanggan dan kita selaku penjual berada di pemahaman yang sama,

Kita mulai kembali sales pitch kita dengan menyesuaikan dengan keberatan dan kekhawatiran tersebut atau dalam bentuk solusi atas keberatan tersebut.

Biasanya perhatian umum dalam setiap promosi penjualan (sales pitch) adalah tentang harga produk (yang dianggap mahal).

Sales person dapat melakukan breakdown atas harga,  per unit cost, atau per day utilization cost, sehingga terdengar masuk akal bagi pelanggan,

Dan pelanggan menyadari nilai produk yang cukup tinggi sesuai dengan harga yang kita tawarkan.

Biasanya sebuah produk memiliki harga yang lebih tinggi karena faktor teknologi atau berbagai fitur tambahan yang disematkan di produk tersebut.

Hal ini harus di bahas secara mendalam dengan mengacu kepada apa yang menjadi ketakutan dan impian konsumen tersebut (memiliki benefit yang diinginkan konsumen).

Karena begitu pelanggan yakin tentang teknologi, kualitas produk atau fitur tambahan tersebut, maka dia tidak akan keberatan membayar jumlah yang harus dibayarkan.

Tahap #6 : Penutupan Penjualan

Tahap berikutnya dari sales cycle adalah sales closing atau penutupan penjualan.

Tahapan ini dilakukan setelah prospect yakin dengan produk dan pelayanan kita.

Pada tahap ini, kita akan melakukan beberapa negosiasi hingga tercapai kesepakatan di kedua belah pihak.

Negosiasi biasanya berkisar pada harga, diskon, dan beberapa hal lain seperti garansi produk, pelayanan pasca penjualan dan lain sebagainnya.

Sebenarnya prospect sudah tidak keberatan dengan produk dan harga yang kita tawarkan, tetapi biasanya mereka menanyakan beberapa hal yang mungkin bisa mereka dapatkan sebagai nilai tambah.

Dan memang, biasanya pihak penjual juga tidak mengeluarkan semua amunisi yang dimilikinya, beberapa disimpan untuk tahap ini.

Keyakinan yang kuat diperlukan untuk meyakinkan prospect.

Penjual dapat bernegosiasi dengan harga beserta atributnya atau produk dengan sekian fitur dan benefit yang diberikannya.

Intinya tetap bagaimana mencapai win-win solution yang disesuaikan dengan posisi masing-masing.

Jika margin sudah tipis dan tidak mungkin lagi dimainkan, maka salesman wajib bermain di sisi produk beserta sekian fitur dan benefitnya.

Gunakan kunggulan kompetitif dan diferensiasi yang dimiliki produk, untuk membuat produk tampak stand out dibanding pesaingnya.

Jika masih memiliki margin untuk negosiasi, maka salesman akan menawarkan layanan atau freebie tanpa mengurangi harga, atau dia akan mengurangi biaya secara langsung.

Dalam kedua kasus tersebut, tujuannya adalah untuk bernegosiasi dan menyelesaikan kesepakatan secara win-win solution.

Ini adalah tahap yang sangat kritis dalam siklus penjualan (sales cycle process) karena jika prospect tidak persyaratan yang diberikan, maka kesepakatan dapat ditunda atau bahkan dibatalkan.

Keterampilan untuk meyakinkan prospect  dan hubungan pelanggan yang baik meruapakan salah satu kunci utama untuk bisa berhasil mencapai kesepakatan dan menutup penjualan.

Sering kali sales closing bersifat misteri, dimana kadang-kadang tercapai kesepakatan dan dapat closing pada kunjungan pertama, tetapi kadang membutuhkan sekian kali pertemuan.

Tahap #7 : Evaluasi dan Mendapatkan Referensi

Langkah terakhir dari sales cycle process adalah melakukan evaluasi atas semua proses yang telah dilakukan serta mendapatkan referensi.

Pelanggan baru, setelah puas, biasanya akan dengan senang hati memberikan kontaknya dan merekomendasikan beberapa pembeli potensial lainnya untuk produk kita.

Dengan cara ini kita akan menghemat waktu dan energi serta sumber daya yang cukup besar.

Hubungan pelanggan yang ada denganpelanggan baru tersebut adalah alat yang berharga untuk mengubah prospect yang baru tersebut.

Penting untuk diingat bahwa setiap pelanggan bersifat unik dan berbeda satu dengan yang lain,

Demikian juga dengan waktu yang dibutuhkan dalam siklus penjualan juga bisa berbeda-beda satu dengan lainnya.

Tahapannya bisa sangat singkat, bahkan beberapa prospect bisa hanya beberapa menit untuk mencapai kesepakatan dan penutupan penjualan.

Namun prospect yang lain mungkin membutuhkan beberapa kali pertemuan yang bisa memakan waktu yang cukup panjang.

Demikian juga dengan produk yang berbeda, beberapa produk mungkin memerlukan waktu beberapa kali kunjungan, sementara produk yang lain mungkin hanya memerlukan satu kali pertemuan.

Yang paling penting kita harus memastikan bahwa pelanggan puas dengan produk tersebut sehingga kita bisa mendapatkan feedback yang positif.

Terkadang pelanggan mungkin tidak memiliki referensi yang bisa diberikan untuk kita, tidak masalah.

Yang harus kita lakukan adalah meminta feedback atau testimoni mereka, mengenai pengalaman mereka berhubungan dengan kita dan produk yang mereka gunakan.

Feed back dan umpan balik pelanggan yang positif dapat menghasilkan banyak bisnis untuk kita.

Artikel terkait :

Salesmanship untuk Salesman Pemula bidang Non-Distribusi

8 Steps to Call untuk Salesman bidang Distribusi (Sales Process)

Penjualan (Sales), Pengertian, Definisi, Tujuan dan Faktor2 yang Mempengaruhinya

Penutup

Demikian pembahasan kita mengenai Sales Cycle atau Siklus Penjualan untuk salesman atau sales executive bidang penjualan langsung (direct selling) baik B2C maupun B2B.

Secara umum ada 7 (tujuh) tahapan yang harus dijalani salesman / sales executive untuk menyelesaikan proses penjualan ini.

Dimulai dari :

  1. Menyiapkan prospect list
  2. Mendapatkan janji pertemuan
  3. Kualifikasi atau funneling
  4. Presentasi –  Product Knowledge / Sales Pitch
  5. Negosiasi  dan menangani customer objection
  6. Penutupan penjualan (sales closing )
  7. Evaluasi  dan referensi

Itulah tujuh tahapan yang harus dikerjakan dalam proses penjualan atau siklus penjualan secara umum.

Model ini merupakan bentuk sales cycle process umum untuk salesman bidang non-distribusi atau mereka yang bergerak di direct selling, baik B2B maupun B2C.

Terima kasih atas kunjungannya ke blog Distribusi Pemasaran Dotcom, semoga ada manfaat yang bisa dipetik.

Salam sukses sehat dan bahagia

Picture : Freepik



Be the first to comment

Leave a Reply

Your email address will not be published.


*