9 Tips Me-Manajemen Persediaan yang Meningkatkan Penjualan

persediaan

MANAJEMEN DISTRIBUSI – MANAJEMEN PERSEDIAAN

Mengelola persediaan atau me-manajemen persediaan adalah merupakan salah satu fungsi yang sangat vital dari manajemen distribusi.

Persediaan yang berlebihan akan menyebabkan pengeluaran biaya yang tinggi, seperti biaya penyimpanan, beban biaya bunga dan tingginya resiko terhadap kerusakan persediaan, dan yang terbesar adalah terhentinya modal kerja di persediaan ini.

Sedangkan persediaan yang terlalu sedikit, memiliki resiko terhambatnya pengiriman barang ke konsumen / pelanggan, yang berarti memiliki resiko kehilangan penjualan (lost sales) dan ketidak puasan pelanggan yang diakibatkan barang tidak diterima tepat waktu.

Tujuan utama dari manajemen persediaan adalah terjaganya keseimbangan antara jumlah persediaan agar berada pada safety level / tingkat aman dan kemampuan untuk tetap melayani pelanggan.

Jika perusahaan bisa selalu melayani pelanggan, maka resiko lost sales bisa dihindari, yang artinya stock di outlet akan terjaga juga sehingga kebutuhan konsumen bisa terpenuhi dengan baik.

Persediaan yang cukup di outlet juga akan membuat kemungkinan konsumen berpindah ke produk kompetitor menjadi lebih kecil / switching barrier.

Dengan pengelolaan persediaan yang baik, maka proses pengiriman barang ke pelanggan akan menjadi lebih cepat dan kemungkinan salah item barang menjadi sangat minim, bahkan zero.

Dan posisi barang / stock di semua lokasi dapat diketahui dengan cepat dan tepat, yang mana ini sangat berpengaruh dalam pembuatan estimasi persediaan dan permintaan barang ke supplier / principal.

Persediaan yang berada dalam posisi safety level / buffer stock terjaga, dan kemampuan melayani pelanggan juga terjaga, maka biaya persediaan akan menjadi kecil.

Berikut beberapa tips untuk mengelola persediaan / me-manajemen persediaan yang mampu meningkatkan penjualan, yaitu :



 Tips # 1 : Menjaga Persediaan Dalam Posisi Optimal

Artinya dalam pengelolaan persediaan, tentu kita wajib menjaga stock agar senantiasa dalam posisi cukup untuk melayani pengiriman barang ke pelanggan, tetapi disisi lain stock barang tidak boleh berlebihan, karena uang yang berhenti di persediaan ini dan biaya yang ditimbulkannya akan bertambah besar.

Agar barang terus berada dalam jumlah yang optimum, maka diperlukan metode perhitungan untuk menentukan jumlah persediaan yang aman  yang dikenal dengan safety stock (SS) dan kapan barang tersebut harus di order lagi atau reorder point (ROP).

Safety stock secara umum adalah jumlah stock aman yang dibutuhkan sebagai bufer, jika ternyata lead time dari pembelian / pengadaan barang lebih lama dari yang seharusnya.

Secara umum safety stock ini dihitung dengan mempertimbangkan maximum usage, average usage, dan lead time, yaitu maximum usage dikurangi average usage dikalikan dengan lead time.

Sedangkan ROP adalah titik dimana pembelian persediaan harus dilakukan, artinya kondisi dimana pembelian harus dilakukan jika jumlah tersebut sudah tercapai.

Secara umum ROP dihitung dengan cara average usage dikalikan dengan lead time dan hasilnya ditambah dengan safety stock.

Untuk melakukan pemesanan / pembelian barang dalam jumlah yang ideal, maka perlu memperhatikan jumlah barang yang dipesan dan biaya dari tiap barang yang dipesan.

Dimana secara umum semakin banyak jumlah barang yang dipesan, maka harga barang akan akan turun (biaya pemesanan akan kecil), tetapi biaya penyimpanan persediaan akan naik, sehingga perlu dicari titik paling optimum untuk jumlah yang harus dipesan agar tercapai biaya yang paling ekonomis.

Metode yang sering digunakan adalah EOQ, economical order quantity , yaitu jumlah untuk setiap kali pembelian persediaan dengan biaya paling ekonomis.

Secara metode perhitungan SS, ROP dan EOQ dari banyak perusahaan ada sedikit perbedaan, karena ada beberapa faktor lain yang turut diperhitungkan, seperti perubahan harga dan biaya, fluktuasi penjualan dan lain lain.

 Tips # 2 : Grouping dan Layout

Lakukan grouping atau pengelompokan item barang berdasar supplier / principle atau product group, kemudian tingkat perputaran produk / product turn over.

Bedakan juga untuk produk-produk tertentu yang tidak boleh dicampur karena sifatnya, seperti produk yang berbau tajam (detergent, pewangi, anti nyamuk dsb), mudah terbakar (diapers, kassa) dan lain-lain.

Buatkan layout untuk tiap kelompok produk, dimana produk fast moving diletakan di depan, produk slow moving di belakang.

Buatkan mapping dari posisi tiap-tiap produk ini dengan sistem matrik, sehingga jumlah space yang digunakan dapat dimonitoring tiap hari.

Kemudian untuk layout tiap item produk harus mempertimbangkan ED, letakkan ED yang dekat di depan sehingga FIFO bisa berjalan dengan baik.

Selain itu barang dalam satu item barang harus dikelompokan dalam staple penuh, kurang dari satu staple (dalam satuan box besar) dan terakhir dalam pecahan atau kurang dari satu box besar (dalam satuan pecahan).

Untuk yang dalam unit pecahan / fraction, bisa juga dibuatkan gudang khusus, untuk memudahkan monitoringnya.

 Tips # 3 : Bedakan Menurut Status Produk

Untuk memudahkan pengelolaan persediaan dan monitoring persediaan, gudang harus dibedakan menurut status produk, yaitu :

  • Gudang Utama Barang Baik (G/S), berisi barang-barang dengan status barang baik, layak untuk dijual baik melalui saluran distribusi maupun langsung enduser dengan masa jual sesuai standar, atau dengan kata lain memiliki ED yang masih lama.
  • Gudang Barang Baik (G/S NED), berisi barang-barang dengan status barang baik, tapi tidak layak jual di saluran distribusi, tetapi layak jual di end user, hal ini karena ED sudah dekat, tapi masih cukup waktu untuk masa di konsumsi.
  • Gudang Barang Rusak (B/S NED), berisi barang-barang dengan status rusak kemasan, tetapi isi masih layak jual, memiliki ED cukup, untuk dijual ke end user tanpa kemasan atau di retur ke pabrik.
  • Gudang Barang Rusak (B/S) berisi barang-barang dengan status barang rusak, isi tidak layak jual dikarenakan sudah ED atau rusak, barang untuk dimusnahkan atau di retur ke pabrik.
  • Gudang Barang Baik Promosi (G/S Promo), berisi barang-barang baik untuk keperluan promosi, biasasnya memiliki pakaging khusus untuk promosi, misal gudang untuk BOGOF, B2GOF dsb.
  • Gudang Barang Rusak Promo (B/S Promo), berisi barang-barang rusak yang seharusnya untuk keperluan promosi, biasanya barang ini rusak dalam pengiriman ataupun rusak karena penyimpanan.

Tips # 4 : Buat Gudang Pembantu / Stockpoint

Untuk distribusi dengan cakupan wilayah yang luas, dan tidak memungkinkan untuk pengiriman langsung dari gudang utama, ada baiknya dibentuk gudang pembantu atau stockpoint di wilayah yang jauh tersebut.

Dengan dibentuknya stockpoint ini, maka area yang jauh dari gudang utama tetap dapat di cover oleh pengiriman dengan baik, artinya service level yang diberikan bisa sama dengan gudang utama, misal 12 jam atau minimal 24 jam.

Didalam stock point, pengelolaannya sama persis dengan gudang utama, hanya dalam kwantitas yang lebih kecil.

 Tips # 5 : Gudang Berjalan / Canvass

Saat ini tren penggunaan canvass untuk support penjualan sudah sangat berkurang, hal ini dapat dimaklumi, karena memang dengan model canvass ini, monitoring barang lebih sulit, sehingga kemungkinan untuk di manipulasi cukup tinggi.

Tetapi dengan pengelolaan yang baik, audit yang intensif baik untuk canvass maupun untuk penjualan (field audit), maka manipulasi data dapat diminimalkan.

Canvass akan sangat baik untuk meng-cover area yang tidak ter-cover oleh pengiriman, baik dari sisi kuantitas yang dibawah standar minimal, maupun karena lokasi yang terlalu jauh, dengan model canvass ini maka area tersebut dapat di layani dengan baik.

Adakalanya mobil canvass atau gudang berjalan ini difungsikan juga untuk melayani pasukan semut / task force, baik untuk keperluan pengenalan barang baru, maupun untuk pemerataan di level grass root.

 Tips # 6 : Sistem Penyimpanan

Untuk gudang yang memiliki space yang luas, ada baiknya menggunakan sistem penyimpanan secara horizontal, atau melebar, hal ini lebih mudah untuk proses loading / unloading nya.

Sedangkan untuk yang tidak memiliki area yang luas, bisa dipikirkan dengan menggunakann sistem rak atau bertingkat (penataan secara vertical).

Yang perlu diperhatikan disini adalah sirkulasi udara dan pencahayaan, serta mekanisme loading / unloading nya.

Untuk penyimpanan dengan sistem vertikal ini, bisa dibantu dengan menggunakan lift khusus barang atau crane untuk barang, bisa juga dengan model alat transporter yang berjalan (conveyor) biasanya untuk gudang skala besar.

Sedangkan untuk pergudangan yang sudah modern, maka penyimpanan akan dilakukan dengan model racking (racking system), Racking system memiliki beberapa spesifikasi, seperti :

Heavy Duty Racking System (Pallet racking System)

  • Selective pallet racking, sistem rak palet standart dengan sistem FIFO, rak ini dapat menahan beban mulai dari 500 hingga 3 ton per level hambalan dan dapat mencapai ketinggian sampai 20m,  sehingga space gudang dapat dimaksimalkan.
  • Double Deep Pallet Racking System, hampir sama dengan diatas, hanya metode loading/unloadingnya dari tengah dan memerlukan forklif khusus.
  • Centilever Rack, model ini untuk barang yang bersifat panjang, Cantilever rack adalah solusi penyimpanan unggul dalam banyak situasi antara lain lebih mudah untuk penggunaanya, tanpa kolom di jalan depan serta lebih cepat untuk memuat dan membongkar barang yang tersimpan. Rak ini juga bisa menurunkan waktu penanganan dan biaya.
  • Drive In-Rack, sangat efisien untuk penempatan barang-barang berjenis Last in First Out, Sistem rak ini adalah meminimalkan penggunaan ruang operasional.
  • Mezzanine Racking System, Dengan keterbatasan tempat/area, mezzanine rack sangat efektif untuk berbagi keperluan dan penyimpanan arsip/dokumen, sparepart otomotif, dll. Sistem ini bisa dilengkapi dengan 2-3 lantai (mezzanine) dan tangga untuk aplikasi pekerjaan ringan
  • Multi Tier Racking System, dengan sistem ini maka pemakaian ruang gudang akan lebih optimal, karena rak dibuat bertingkat, dimana pada masing-masing tingkat terdapat rak penyimpanan, aplikasi dari sistem ini adalah untuk produk dalam dimensi yang kecil, semisal spare part.

 

Mediun Duty Racking System

  • Shelving Rack, dan Medium Duty Racking, system ini cocok untuk menyimpan barang yang tidak terlalu berat, dengan beban maksimal 250 s/d 500 kg per shlving.

Light Duty Racking System

  • Slotted Angle Rack System, merupakan suatu sistem rak yang terbuat dari steel slotted angel dan steel shelves untuk penyimpanan barang dengan kapasitas beban hingga 100 – 200 kg. Rak ini dilengkapi dengan metal shelves atau wood shelves(plywood). Rack ini disusun dengan slotted angel(besi siku berlubang) untuk memudahkan dalam pengaturan sesuai dengan tinggi dan lebar rack yang diperlukan.
  • Flow racking System, adalah rak yang menggunakan sistem gravirasi dalam penempatan barang, ketika kita mengambil barang dari depan otomatis barang yang di belakangnya akan maju ke depan dan ini akan menghasilkan kapasitas penyimpanan yang baik dan pemanfaatan luas lantai yang bisa diambil kembali dengan cara First In First Out(FIFO) (Pertama Masuk Pertama Keluar).

Tips # 7 : Teknik menyiapkan barang utk pengiriman

Area Khusus Untuk Loading

Untuk mempercepat proses pengiriman, maka perlu dibuatkan mekanisme loading barang, yaitu dengan membuat area khusus yang diperuntukan bagi orang gudang menyiapkan barang.

Saat petugas gudang (godown keeper / godown master ) menerima DO / SJ / Faktur, maka petugas gudang akan menyiapkan semua barang yang diminta dengan terlebih dahulu di letakan di area khusus tersebut.

Kemudian pihak delivery team akan menghitung dan mencocokan dengan DO / SJ / Faktur – nya, jika sudah sesuai, baru kemudian barang boleh di loading ke dalam truk / box pengiriman.

Area khusus ini bis dibuat lebih dari satu agar proses loading tidak terhambat, dan kadang disiapkan sore hari sebelumnya, sehingga di pagi hari pihak pengiriman tinggal melakukan pengecekan dan me – loading barang tsb.

Docking System

Ada banyak model dari docking system ini, namun secara umum system ini untuk mempermudah proses loading / unloading barang dengan membuat leveling lantai relatif terhadap dasar bak truk / box

Yang paling bagus adalah docking model U shape, karena dengan model ini maka area untuk proses loading / unloading menjadi luas, karena kedua sisi truk rapat dengan docking floor.

Handling Equipment

Penggunaan peralatan penangganan gudang akan sangat membantu kecepatan proses penataan maupun proses loading / unloading barang, sekaligus penggunaan peralatan ini akan meningkat keamanan para pekerja gudang.

Tips # 8 : Tata Kelola Ruang Penyimpanan

Hal ini berkaitan dengan jenis produk yang disimpan, barang berupa peralatan akan berbeda dengan barang dalam bentuk makanan dan akan berbeda juga dengan obat-obatan.

Peralatan pun juga berbeda-beda standar penyimpanannya, misal IC, spare part komputer, akan berbeda dengan spare part kendaraan, demikian seterusnya.

Yang perlu diperhatikan disini adalah, ikuti petunjuk dari standar penyimpanan barang tersebut, agar barang tidak mengalami kerusakan.

Standar tersebut biasanya meliputi :

  • Suhu ruangan, tingkat humidity atau kelembaban udara, sirkulasi udara
  • Pencahayaan (boleh / tidak boleh terkena sinar matahari secara langsung)
  • Ketinggian pallet / jarak terendah dari lantai / jenis pallet yang boleh digunakan
  • Jarak antar barang, maksimal tumpukan yang diijinkan.
  • Boleh tidaknya berdekatan dengan barang berbau tajam.
  • Dan lain-lain.

Tips # 9 : Audit (internal, transporter  dan eksternal)

Terakhir dalam manajemen persediaan adalah melakukan audit secara periodik dan random, dimana audit dimulai dari gudang utama menuju gudang pembantu / stockpoint.

Audit meliputi kebenaran akan jumlah barang per item / jenisnya dan juga audit atas proses penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran barang.

Artinya audit juga memeriksa kelayakan gudang / peralatan gudang dan standar penyimpanan, serta standar saat menerima barang dan mengeluarkan barang.

Audit berikutnya adalah untuk transporter, artinya secara periodik bagaimana barang di loading, disimpan dalam truk / box, menyangkut penataan dan tumpukannya, serta bagaimana barang di unloading ke gudang tujuan juga harus di audit.

Dan yang terakhir adalah audit di gudang / tempat penyimpanan barang di outlet / saluran distribusi, di sini juga perlu diaudit bagaimana barang disimpan, ditumpuk, dekat dengan barang apa saja.

Apalagi jika ada komplain dari konsumen mengenai kualitas barang, atau jumlah retur yang tidak wajar, maka perlu sekali dilakukan audit di level channel distribusi.

Demikian sedikit pembahasan mengenai 9 Tips me-manajemen persediaan, dimana dengan pengelolaan persediaan yang baik, diharapkan support terhadap pelanggan akan bisa maksimal, sehingga pencapaian target perusahaan juga bisa lebih maksimal.

Baca juga artikel terkait dengan supporting team, yaitu : “5 Cara Sederhana Mengelola Piutang Dagang yang Meningkatkan Penjualan” dan juga “7 hal wajib bagi Delivery Team untuk Meningkatkan Penjualan“.

Terima kasih sudah mampir di blog Distribusi Pemasaran ini, semoga bermanfaat.

 

Salam Sukses Sehat dan Bahagia

 

Note : Reff. PT. Saputra Jayapratama, perusahaan yang bergerak dibidang Metal Working dan Racking System.

 

>>>Anda dapat menelusuri artikel menarik lainnya melalui SITEMAP LINK ini

Be the first to comment

Leave a Reply

Your email address will not be published.


*