Berapa Sebenarnya Biaya dari Stock Out (Out Of Stock) ?

INVENTORY MANAGEMENT – SALES DISTRIBUTION MANAGEMENT – OUT OF STOCK (OOS)

Berapa biaya yang timbul akibat OOS atau Stock out?

Apakah hanya sebesar nilai pesanan yang tidak bisa dipenuhi perusahaan tersebut?

Konon katanya kerugian atau biaya yang ditimbulkan karena stockout (persediaan habis atau kosong) ini cukup besar, sangat besar untuk jenis atau kategori tertentu.

Dan memang jauh lebih besar dari sekedar nilai order pembelian barang yang masuk, tetapi tidak bisa kita penuhi, jika dianalisa dari distribusi dan pemasaran.

Pengertian Stock-Out atau Out of Stock

Stock-out atau out od stock (OOS) adalah kondisi dimana persediaan barang atau stok habis atau kosong

Stok atau persediaan yang dimaksud adalah yang layak jual atau layak konsumsi untuk perusahaan yang bergerak dalam distribusi dan pemasaran.

Penyebabnya bermacam-macam, intinya pasokan barang dari supplier atau principal atau gudang induk belum masuk atau kosong.

Sedangkan untuk principal adalah barang jadi yang siap untuk didistribusikan.

Biasanya disebabkan oleh ketiadaan bahan baku (raw material) atau ketidak sesuaian antara pasokan bahan baku dengan permintaan barang yang diterima oleh supplier / principal.

Atau karena kesalahan estimasi penjualan dan distribusi sehingga terjadi kekurangan supply barang (bahan baku cukup, tetapi menunggu penjadwalan proses produksi).

Pada artikel berikut ini, kita akan membahas mengenai stockout dan dampaknya bagi perusahaan dari sisi distribusi dan pemasarannya.

Biaya dalam Inventory

Berikut ini adalah beberapa jenis biaya yang terkait atau berhubungan langsung dengan masalah persediaan, yaitu :

Ordering Cost

Semua biaya yang timbul akibat aktivitas ordering, seperti penyiapan dan penerbitan order pembelian, penerimaan barang, inspeksi barang masuk, dan proses pensiapan pembayaran (semacam tanda terima).

Purchasing Cost

Biaya yang timbul dari proses pengadaan atau pembelian barang (biaya ini diperoleh dari supplier), artinya biaya proses produksi plus biaya pengiriman (freight-in cost) dan biaya bongkar barang (ul-loading cost) hingga ke gudang.

Biaya in merupakan komponen terbesar dari biaya beban harga pokok penjualan (HPP).

Carrying Cost

Biaya yang ditimbulkan oleh persediaan mulai dari barang datang hingga persediaan barang tersebut keluar atau terjual.

Termasuk dalam biaya ini adalah biaya penyimpanan barang (penanganan barang), biaya sewa gudang, biaya asuransi persediaan, biaya barang rusak atau kadaluarsa, biaya packing-repacking, dan lain-lain yang terjadi selama masa penyimpanan barang.

Stock-out (Out of Stock) Cost

Biaya yang ditimbulkan oleh persediaan barang yang kosong atau habis.

Termasuk dalam biaya ini adalah biaya kehilangan order penjualan barang, biaya selisih harga untuk order khusus (Special Order) dan biaya-biaya lain yang muncul karena stock-out tersebut (ini yang akan kita bahas).

Quality Cost

Biaya yang muncul sebagai akibat dari kualitas produk (mutu) yang tidak sesuai dengan standar dari pasar,

Baik itu menyangkut fungsi yang tidak berjalan sebagaimana mestinya, cacat produk, dan lain-lain.

Termasuk dalam cost of quality ini adalah prevention cost (biaya pencegahan), appraisal cost (biaya penilaian) , internal failure cost (biaya kegagalan internal) dan external failure cost (biaya kegagalan eksternal).

Shrinkage Cost

Biaya yang muncul sebagai akibat dari penurunan nilai persediaan yang diakibatkan oleh barang rusak, barang hilang, kesalahan penanganan, dan lain-lain.

Secara umum biaya ini akan muncul saat dilakukan stock opname dan terjadi perbedaan nilai antara phisik barang dengan hasil stock opname tersebut.

Pengertian Stock-Out Cost Secara Umum

Stockout costs adalah biaya yang muncul sebagai akibat dari ketiadaan stock untuk memenuhi permintaan konsumen.

Pada saat mengalami out of stock, perusahaan harus segera mengisi persediaannya agar bisa memenuhi permintaan konsumen

Jika tidak, perusahaan akan menderita kerugian karena tidak bisa memenuhi order permintaan dari konsumen tersebut.

Secara umum, perusahaan akan merespon kehabisan inventory tersebut dengan melakukan order khusus (special order diluar order rutin) ke supplier atau principal, agar segera mengirim barang yang dimaksud ke perusahaan.

Sebagai akibatnya harga yang dibebankan oleh supllier atau principal menjadi lebih mahal, dibandingkan harga persediaan pada kondisi order pembelian normal atau sesuai jadwal.

Selain itu, akan muncul juga Opportunity cost, yaitu biaya yang ditanggung perusahaan karena perusahaan kehilangan contribution margin atas order penjualan yang tidak bisa dipenuhi tersebut.

Jadi secara umum, Stock-out Cost (SC) akan meliputi opportunity cost dan biaya lebih yang diakibatkan oleh special order tersebut.

Analisa Biaya atas Out of Stock (OOS)

Benar, secara umum biaya yang muncul sebagai akibat dari out of stock adalah munculnya biaya hilangnya kesempatan untuk mendapatkan margin atas order penjualan dan biaya karena special order.

Akan tetapi bagi distribusi dan pemasaran tidak demikian, karena masih ada biaya-biaya lain yang muncul sebagai dampak dari ketidaktersediaan stok barang tersebut.

Kita ambil contoh kondisi berikut ini :

Penjualan produk X dengan distribusi numerik mencapai 80% sebesar 100 ribu unit.

Pada periode tersebut, kondisi adalah :

Numeric distribution : 80%
Universe Outlet : 500 outlet
Registered outlet : 400 outlet
Sales periode ini : 100.000 unit
Rata-rata penjualan per outlet : 250 unit

Andaikan terjadi out of stock (OOS) untuk produk X sebesar 10%,

Jika produk tidak bisa didatangkan segera, maka akan terjadi potensi kerugian pada periode ini sebesar :

Distribusi outlet OOS : 10%
Jumlah outlet OOS : 50 outlets
Average Sales yang hilang per outlet : 250 unit
Total penjualan yang hilang (Total Loss Sales) : 12.500 unit

Itu potensi biaya yang muncul secara langsung (opportunity cost) sebagai dampak dari stock out.

Ditambah biaya karena harga yang lebih mahal atas special order.

Apakah hanya itu biaya yang muncul sebagai akibat dari barang kosong?

Tidak hanya itu, karena bisa saja terjadi biaya berikutnya.

Analisa Biaya Out Of Stock (OOS) pada Periode Berikutnya

Apa yang terjadi pada outlet saat produk atau barang yang mereka pesan tidak bisa dikirim alias kosong.

Apakah outlet yang sudah biasa menjual 1000 unit produk dari dimana produk X berkontribusi sebesar 250 unit akan dibiarkan kosong?

Ada banyak kemungkinan, dan yang sering terjadi adalah outlet mengganti produk X tersebut dan menggantinya dengan merek lain sebagai antisipasi agar outlet tersebut tidak menolak pelanggannya.

Dan yang lebih penting, profit yang diterima tidak ikutan turun.

Kita asumsikan 80% mengambil produk merek lain, jadi ada 40 outlet yang mengisi kategori produk tersebut dengan kompetitor kita (produk X).

Ketika masuk periode kedua, ternyata outlet yang pernah mengalami OOS tersebut masih mengisi stoknya dengan produk kompetitor.

Akibatnya produk kita hanya bisa masuk 50% saja, atau 125 unit untuk tiap outletnya (kita asumsikan sama semua).

Potensi kerugian pada periode berikutnya sebesar :

Distribusi outlet OOS : 10% x 80%
Jumlah outlet OOS : 50 outlets x 80% = 40 outlets
Average Sales yang hilang per outlet : 250 x 50% = 125 unit
Total penjualan yang hilang (Total Loss Sales) : 5000 unit
Total penjualan yang hilang sampai dengan periode kedua : 12500 + 5000 = 17500 unit

Lho, koq jadi besar kerugian atau biayanya !!!.

Ya, karena outlet secara umum tidak akan mau kehilasngan kesempatan untuk mendapatkan profit, karena memang mereka berbisnis.

Jadi begitu barang tertentu kosong, maka merek akan mengganti produk tersebut dengan merek lain (kategori sama) yang paling mendekati dengan produk yang OOS tersebut.

Tujuannya jelas, profit harus tetap didapatkan, dan tidak ingin kehilangan pelanggan mereka dengan menolak pelanggan (hanya) karena barang yang dicari tidak ada.

Barrier Agar Drop Size Tetap

Apakah tidak ada outlet yang akan tetap menunggu produk kita (produk X tersebut)?

Atau setidaknya pada saat produk tersebut sudah ready lagi mereka akan menerima produk X tersebut dalam unit yang sama.

Sangat mungkin hal tersebut bisa terjadi, ada banyak faktor yang bisa menjadi alasannya, seperti :

Kekuatan merek (brand equity) dari produk X.
Hubungan baik (relationship) sales force dan atau perusahaan dengan outlet.
Loyalitas pelanggan untuk produk X tersebut.
Program yang sedang diikuti oleh outlet tersebut.
Dan lain-lain (itu yang pokok, lainnya cari sendiri yaaa ….).

Apakah sudah selesai sampai disini?

Jawabannya belum, masih ada rentetan hal lain yang sangat mungkin untuk terjadi sebagai domino effect dari stockout.

Tanggapan Konsumen Sehubungan dengan Barang Kosong

Bagaimana tanggapan konsumen ketika dia tidak dapat menemukan barang yang dia inginkan?

Akan ada banyak faktor yang bisa mempengaruhi perilaku konsumen ketikan mengalami atau tidak mendapatkan barang yang hendak dibeli.

Berikut ini yang paling mempengaruhi, yaitu :

Customer / consumer loyalty

Merupakan loyalitas secara umum baik terhadap merek, produk maupun outlet.
Pada saat OOS bisa saja mereka akan membeli produk dan atau merek yang lain, atau menundanya, tetapi tidak akan berpindah ke toko lain.
Pada saat produk sudah ready lagi di outlet tersebut, mereka biasanya akan kembali ke merek produk semula.

Customer loyalty to brand (brand loyalty)

Loyalitas pelanggan terhadap sebuah merek, biasanya memang diakibatkan kekuatan dari merek (brand equity yang tinggi).
Ketika terjadi OOS di toko tersebut, kemungkinan akan mencari di toko yang lain, atau menundanya.
Tidak mencari produk dengan merek lain, jika memang harus, begitu produk dengan merek semula (X) ready, akan kembali ke merek tersebut.

Customer loyalty to product (product loyalty)

Loyalitas pelanggan terhadap sebuah produk.
Ketika terjadi OOS di toko tersebut, kemungkinan akan mencari produk yang sama / ketgori sama dengan merek yang lain.
Ketika cocok dengan produk merek yang baru tersebut, bisa jadi akan berpindah merek untuk berikutnya.
Tidak akan menunda pembalian, asal produk sejenis ada (merek lain).

Customer loyalty to Outlet (Channel Loyalty / Store Loyalty)

Loyalitas lebih ke outlet dimana mereka biasa membeli.
Ada banyak faktor penyebab, seperti hubungan baik dengan toko, kepercayaan ke toko atau jenis toko tersebut (kita tahu, ada beberapa minimarket yangsangat dipercaya oleh konsumen) .
Ketika produk merek X kosong, biasanya outlet akan mengganti dengan produk dengan merek lain.
Outlet akan menyarankan konsumen atau pelanggan mereka dengan merek pengganti tersebut.
Jika pelanggan / konsumen merasa cocok, ada kemungkinan akan terjadi brand switching.

Urgency to Use (Urgensi untuk digunakan)

Untuk kasus seperti ini, biasanya konsumen akan mencari produk dengan merek yang lain, karena memang kebutuhan yang tidak bisa ditunda.
Untuk beberapa jenis produk / kategori produk, memang akan sulit untuk berpindah, kalaupun harus berpindah biasanya dengan small packaghing untuk penggunaan sementara saja. (contoh rokok, susu formula, obat OTC, bumbu dapur, dan lain-lain)

True Cost dari Distribusi yang Buruk (Poor Distribution)

Produsen tidak ingin memberikan alasan apapun kepada konsumen setianya untuk mencoba produk pesaing, apalagi memaksa mereka untuk melakukannya.

Untuk sekali konsumen ini mengalami sesuatu yang baru, loyalitas mereka mungkin secara permanen bergeser ke produk pesaing.

Dalam hal ini, selain kehilangan penjualan saat ini, kehabisan stok mengakibatkan hilangnya penjualan di masa mendatang sejak saat itu dan seterusnya.

Untuk pengecer, 10% pembeli teratas menyumbang 30% hingga 50% dari penjualan toko.

Pembeli inti ini paling terpengaruh oleh kehabisan stok.

Jika beberapa dari mereka beralih kesetiaan ke toko lain, biayanya akan menjadi total pengeluaran mereka sejak saat itu dan seterusnya.

Padahal sebelumnya kita menyimpulkan bahwa perkiraan kerugian 12.500 unit (memang benar dalam penjualan periode saat ini), ternyata bisa membengkak.

Sekarang kita tahu, bahwa biaya OOS, sebenarnya baik untuk principal, distributor maupun pengecer cenderung jauh lebih besar.

Ini menekankan pentingnya mempertahankan distribusi dan memelihara stok yang memadai.

Penutup

Demikian pembahasan kita mengenai Berapa Sebenarnya Biaya dari Stockout atau Out of Stock ini?,

Ternyata setelah kita analisa, pada beberapa kasus, atau beberapa jenis produk, biaya bisa meledak jauh lebih besar.

Dan yang cukup mengerikan, biaya ini tidak akan tampak dalam laporan keuangan, sehingga jika tidak hati-hati, kita akan banyak kecolongan karena masalah stockout ini.

Termasuk dalam laporan penjualan, beberapa perusahaan tidak menampilkan stock out ini dalam laporan kinerja distribusi mereka.

Dan jika mereka melaporkan, seringkali analisanya berhenti sebatas opportunity cost saja.

Terima kasih atas kunjungan Anda ke Blog DIstribusi Pemasaran Dotcom, semoga Anda mendapatkan manfaat.

Salam Sukses Sehat dan Bahagia

Picture :

Berapa Sebenarnya Biaya dari Stock out (Out of Stock)?