Prosedur Promosi Penjualan | DISTRIBUSI PEMASARAN

SALES PROMOTION – SYSTEM PROCEDURE – SOP PROMOSI PENJUALAN

Bagi perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan distribusi dan pemasaran, mengadakan promosi penjualan (sales promotion) adalah kegiatan sehari-hari.

Hampir-hampir tidak ada periode yang tidak dihiasi dengan aktivitas promosi penjualan ini, baik dalam bentuk trade promotion (TP) ataupun consumer promotion (CP).

Bagi divisi atau departemen penjualan (distribusi) dan pemasaran (sales – marketing), wjib hukumnya untuk membuat aturan atau prosedur, bagaimana tata cara pelaksanaan promosi penjualan tersebut, apa saja yang harus dilakukan oleh para profesional diperusahaan untuk mendapatkan ijin pelaksanaan program promosi penjualan ini.

Artikel berikut akan membahas mengenai apa saja yang harus disiapkan oleh para profesional (supervisor dan manager penjualan / pemasaran) untuk menyususun program promosi tersebut.

# 1 : TATA ATURAN PELAKSANAAN PROMOSI PENJUALAN

Sebuah aktivitas yang dilakukan dalam perusahaan harus diatur sedemikian rupa dengan tujuan agar proses persiapan, pengajuan, hingga proses pelaksanaan dan pertanggung jawabannya bisa berjalan dengan baik dan jelas, tidak simpang siur.

Artinya ketika sesorang akan mengadakan suatu aktivitas, program, project atau apapun namanya, langkah yang harus diambil sudah ada ketentuannya.

Untuk itu perusahaan harus menyiapkan prosedur (system dan procedure) untuk semua aktivitas dalam perusahaan tersebut, termasuk dalam hal pengadaan program promosi penjualan ini.

Apa saja yang harus di atur dan ditata dalam pengadaan program promosi penjualan ?

Tujuan Program (Kegiatan) :

Sampaikan dengan jelas dan terstruktur, apa yang menjadi tujuan dari program atau kegiatan tersebut.

Tujuan dari sebuah kegiatan atau program, minimal akan memuat :

Goal atau tujuan program itu sendiri (gobal ataupun detail)
Target dari setiap tujuan tersebut, yang harus dinyatakan dalan satuan yang jelas, seperti prosentase, unit, nilai dan lain sebagainya.
Waktu pencapain atau penyelesaian target.

Ruang Lingkup :

Atur dengan jelas, rung lingkup dari pengadaan program promosi penjualan tersebut, meliputi aspek apa saja?, seperti :

Latar Belakang; apa yang mendasari atau melatar belakangi diadakanya program tersebut.
Jenis Program; apa bentuk atau jenis program yang akan diadakan tersebut, yang tentu berhubungan dengan tujuan dan target program.
Ketentuan Umum & Khusus; apa saja ketentuan umum dan khusus dari program tersebut, misal menyangkut kapan proposal harus diajukan, apa saja acuan dari proposal tersebut, apa saj ayang harus disiapkan shubungan dengan pengadaan program tersebut (barang promosi, POS / POP material, dll.),
Evaluasi; kapan dan bagaimana evaluasi dilaksanakan, termasuk didalamnya metrik apa saja yang harus digunakan.

Dokumen-dokumen :

Formulir atau dokumen apa saja yang harus disiapkan untuk keperluan pengajuan proposal, pelaksanaan program atau monitoring program (formulir target kerja, formulir kinerja, formulir anggaran dan biaya).

Prosedur Pelaksanaan :

Terakhir tata aturan harus memuat bagaimana prosedur pelaksanaan suatu kegiatan dilaksanakan, mulai dari persiapan, pengajuan, pelaksanaan hingga evaluasi dan pertanggung jawaban.

# 2 : EVALUASI DAN PERTANGGUNGJAWABAN

Setiap aktivitas harus ada evaluasi dan pertanggung jawabannya, baik proses pelaksanaan, anggaran yang digunakan dan paling utama adalah hasil akhir dibandingkan dengan target dan tujuan program.

Evaluasi harus dilakukan secara periodik, dan pada bagian-bagian atau komponen-komponen tertentu yang dianggap vital dan menentukan progress program, dan harus dalam bentuk kuantitas baik angka maupun prosentase pencapaian.

Gunakan aturan SMART untuk menyusun metrik-metrik dan KPI yang digunakan untuk evaluasi dan pertanggung jawaban.

Untuk sales promotion program, yang harus diperhatikan adalah :

Monitoring terhadap progress pelaksanaan dibandingkan dengan goal atau tujuan.
Monitoring atas pencapaian target dalam setiap tahapan untuk semua elemen yang dimonitoring.
Monitoring harus mencakup semua elemen dalam periode harian, mingguan bulanan, dan seterusnya sampai akhir program.
Pastikan pelaksanaan tidak melanggar aturan administrasi (distributor dan principal), agar tidak ada kendala dikemudian hari (misal, tidak bisa klaim).
Pembebanan biaya harus dipastikan sesuai dengan alokasi program, yang sudah diatur bagian administrasi dan keuangan.

# 3 : CONTOH PROSEDUR PROMOSI PENJUALAN

Berikut adalah salah satu contoh dari policy dan prosedur ‘Promosi Penjualan’.

Buat Form untuk System & Procedure (lihat lampiran), kemudian masukkan point-point utama dari system dan procedure, seperti :

TUJUAN

Tujuan dari sistem pengajuan proposal untuk Sales Promotion ini dapat dirinci sebagai berikut:

Kesatuan Konsep dan Efektivitas Program

Perlu kesatuan konsep dan tindakan dari keseluruhan Sales Promotion, agar dalam proses pelaksanaannya terarah pada pencapaian Marketing Strategy yang telah ditetapkan oleh principal.

Efektivitas dan Efisiensi Pembiayaan

Seluruh pembiayaan harus dikalkulasikan secara tepat agar bisa dipertanggung jawabkan dan dapat diukur tingkat efektivitas dan efisiensinya.

A & P Budget Control

Intensitas persaingan di pasar bebas semakin kuat dan tanpa batas, sehingga sudah saatnya kita melakukan pengawasan ketat terhadap anggaran yang ada agar dapat dipakai dalam jumlah, waktu dan tempat yang tepat.

Sales Promotion Data Base

Menghimpun data dan informasi dari pada Sales Promotion yang ada sebelumnya agar seluruh data dan informasi bisa dimanfaatkan untuk keputusan Management.

RUANG LINGKUP

Latar belakang

Perlu adanya kesatuan konsep dalam implementasi marketing strategy yang telah ditetapkan oleh principal

Pemanfaatan Sales Promotion semakin terasa sangat dibutuhkan dalam kaitan untuk pencapaian Sales dan counter aktivitas competitor sehingga diperlukan dana yang cukup besar.

Pemanfaatan dana yang besar perlu untuk di kontrol agar dana tersebut dapat dilakukan secara tepat dan dapat diukur tingkat efektivitas dan efisiensinya.

Jenis Promosi

Yang dimaksud dengan jenis promosi yang akan dilaksanakan adalah keseluruhan kegiatan yang diciptakan untuk mempengaruhi customer decision agar bersedia membeli suatu product yang ditawarkan.

Jenis Promosi yang dimaksud adalah:

Consumer Promotion
- Bonus Product (free goods)
- Premium (hadiah barang)
- DiscountGame/Lottery/Raffle
- Voucher
- Product Samples
Trade Promotion
- Trade Promotion
- Give aways/ Goodwill
- Game/ Raffle/ Lottery
- Bonus Product (free good)
- Premium
- Discount

Ketentuan Umum

Setiap aktivitas Sales Promotion yang terprogram harus di cover dengan Sales Promotion Proposal.
Proposal untuk Trade Promotion menggunakan standard form A dan untuk “Consumer Promotion” menggunakan standard form B ( terlampir ).
Pengajuan Sales Promotion Proposal dilakukan minimal 4 (empat) minggu dimuka dengan perincian sbb:
1. Trade Promotion ( 1 bulan )
  - Minggu I dan II : Proses Awal dan Approval
  - Minggu III dan IV : Proses Persiapan
2. Consumer Promotion ( 3 bulan )
  - Bulan I : Proses Awal dan Approval
  - Bulan II dan III : Proses Persiapan
3. Sebagai penanggungjawab dalam proses approval tersebut adalah Area Manager.
Setiap aktivitas Sales Promotion harus mengacu kepada program (tahun, semester atau kwartal) dan anggaran dana Sales Promotion.
Apabila proposal telah disetujui dan tidak dilaksanakan setelah 2 (dua) bulan dari tanggal approval, maka aktivitas tersebut dianggap batal. Apabila akan dilaksanakan lagi maka harus diusulkan kembali dengan membuat proposal baru.
Pengadaan barang-barang yang dibutuhkan dalam melaksanakan Sales Promotion diatur sebagai berikut:
1. Consumer Promotion
  - Briefing ke advertising agencies / event Org. / team dilakukan oleh Marketing
  - Pembelian hadiah dapat dilakukan oleh MM/GM, dapat pula dilakukan dicabang setelah contoh hadiah mendapat persetujuan MM/GM
2. Trade Promotion
  - Pembelian hadiah dapat dilakukan di cabang.
3. P.O.S material
  - Pembelian POS material dilakukan oleh MM/GM dapat pula dilakukan di cabang setelah proof print mendapat persetujuan MM/GM.
  - Setiap pembelian material promotion tersebut diatas, harus menggunakan formulir Purchase Order (PO) dengan dilampiri minimal 2 penawaran dari supplier.

Evaluasi Sales Promotion

Proposal yang telah disetujui oleh Management sebagai dasar melakukan aktivitas.
Setiap aktivitas promotion perlu untuk dievaluasi agar konsisten dengan tujuannya dan dapat dimanfaatkan untuk tindak lanjutnya.
Pertanggungjawaban setiap proposal ke Kantor Pusat dilakukan per bulan selama program berlangsung dan total laporan dibuat maximal 2 minggu setelah selesai pelaksanaan.
Bentuk evaluasi dibuat laporan yang terdiri dari :

Waktu Laporan	Dibuat	Ditujukan
Mingguan	SS	SM / RM
Bulanan	SM / RM
Akhir Program	Initiator
Khusus	Initiator

Bentuk format laporan : Terlampir

Lain-lain

Pada saat proposal telah disetujui, perlu dikomunikasikan dengan bagian Administrasi Kantor Pusat agar prosedur administrasi (sebagai petunjuk pelaksanaan), nomor rekening Ledger dan lain-lain dapat diuraikan,sehingga diharapkan tidak timbul masalah administrasi (accounting) bagi Cabang/Satelit yang melaksanakan.
Proses pembebanan biaya, harus mengikuti standar administrasi “A & P Expense Allocation”.
Bentuk format : terlampir.

DOKUMEN DAN DEFINISI

Sales Promotion Proposal

Formulir ini digunakan dalam pengajuan proposal Sales Promotion ke Kantor Pusat, yang berisi semua informasi yang diperlukan dalam penyelenggaraan sales promotion.

Sales Force Performance Target

Formulir yang digunakan untuk menyusun target performance sales force berdasarkan average achievement per bulan sebelumnya.

Sales & Promotion Report

Formulir yang digunakan untuk menilai hasil realisasi dibandingkan dengan target yang telah ditetapkan, baik dilihat dari penjualan (sales), maupun biayanya (cost).

Sales Force Performance Report

Laporan yang dibuat untuk melihat pencapaian sales force performance perbulan dibandingkan dengan target.

A & P Expense Allocation Sheet

Tujuan penggunaan dokumen ini agar pembebanan biaya dapat dilakukan dengan konsisten dan sesuai dengan produk group dari artikel yang dipromosikan.

PROSEDUR

Initiator menyiapkan Sales Promotion Proposal secara lengkap dan menandatanganinya.
- Khusus untuk Consumer Promotion (form B), proposal disiapkan bersama marketing manager ( Brand Manager-BM atau Product Manager-PM)
  - Penanggung jawab : Initiator
Meminta persetujuan Kantor Pusat, yang terdiri dari:
- NSM/MM dengan General Manager atau Finance & Adm. Manager atau Logistic & Business Development Manager (NSM/MM dengan salah satu Manager lainnya).
  - Penanggung jawab : AM
- NSM/MM dengan National / Key Account Manager atau Special Project Manager (jika berkaitan dengan Modern Outlet atau Special Project).
  - Penanggung jawab : Initiator
- Khusus untuk consumer promotion (form B), harus disetujui juga oleh Marketing Manager / BM / PM
  - Penanggung jawab : AM
Proposal yang telah disetujui didistribusikan ke :
- Region Ofiice yang bersangkutan
- Kantor Pusat (Management Team)
- Marketing Dept. yang terkait (khusus untuk consumer promotion.
- Administrasi Kantor Pusat (berhubungan dengan petunjuk pelaksanaan, nomor rekening dan sebagainya).
  - Penanggung jawab : AM
Aktivitas dapat segera dilakukan setelah disetujui oleh bagian yang disebutkan diatas.
- Penanggung jawab : Initiator
Secara berkala (Mingguan/ Bulanan), aktivitas promosi harus dievaluasi (Jadwal dapat dilihat pada ruang lingkup) pada akhir aktivitas promosi, segera buat evaluasi akhir sesuai dengan format yang telah ditetapkan.
- Penanggung jawab : Initiator
Lakukan realisasi/ pembayaran biaya-biaya yang berhubungan dengan promosi sesuai dengan dokumen biaya A & P.

Cara Membuat & Contoh Prosedur Promosi Penjualan