Kerangka Kerja 7S Mc Kinsey | DISTRIBUSI PEMASARAN

DISTRIBUTION

McKinsey 7S framework adalah sebuah model manajemen yang banyak digunakan untuk melakukan otopsi tingkat efektivitas sebuah perusahaan atau organisasi dalam mencapai tujuannya.

7S McKinsey ini juga digunakan untuk melihat posisi perusahaan di dunia bisnis yang sedang dijalaninya, melalui pendekatan internal.

7S McKinsey dikembangkan oleh Tom dan Robert Waterman, keduanya dari perusahaan konsultan McKinsey Company pada tahun 1980-an.

Untuk bisa survive dan mencapai tujuannya, sebuah organisasi atau perusahaan harus memperhatikan elemen-elemen yang ada dalam 7S ini, yang terbagi dalam hard elemen dan soft elemen.

Hard elemen, didefinisikan atau tidak, dibentuk atau tidak, pasti sebuah organisasi atau perusahaan akan memilikinya, karena hard elemen adalah elemen dasar dari sebuah organisasi.

Sedangkan soft elemen merupakan elemen yang dibentuk kemudian yang tujuannya untuk melengkapi dan memastikan hard elemen dan elemen-elemen yang lain bisa berjalan dengan baik.

Ketujuh elemen ini memang berdiri sendiri-sendiri namun saling terkait satu sama lain,

Artinya kurangnya perhatian pada satu elemen secara relatif akan menpengaruhi elemen yang lain juga.

Premis dasar dari model 7S McKinsey ini adalah bahwa ada tujuh elemen internal sebuah organisasi atau perusahaan yang harus diselaraskan agar perusahaan atau organisasi ini bisa mencapai tujuannya dan meraih kesuksesan dari waktu ke waktu.

Jadi meski bobot dari setiap elemen ini tidak sama, karena disesuaikan dengan fokus dan tujuan perusahaan, tetapi setiap elemen tetap harus mendapatkan perhatian.

Dalam artikel berikut ini kita akan bahas elemen-elemen 7S McKinsey tersebut, yaitu :

Strategy
Structure
System
Staffing
Style
Skills
Shared Values

Yang dikenal dengan McKinsey 7S Framework atau kerangka kerja 7S McKinsey.

Model ini bersifat universal, bisa diaplikasikan di semua jenis organisasi atau semua jenis perusahaan, termasuk yang bergerak di bidang distribusi atau distributor.

Sekarang kita coba bahas satu persatu ketujuh elemen ini, yang disesuaikan untuk perusahaan distributor dalam skala menengah.

Elemen #1 : STRATEGY

Strategy merupakan rencana yang dirancang untuk mencapai sesuatu agar bisa bertahan dan unggul dalam persaingan.

Strategy adalah salah satu hard elemen, yang artinya wajib ada dalam sebuah perusahaan, apapun jenis dan ukuran perusahaan tersebut.

Dalam organisasi bisnis atau perusahaan, strategi akan merefleksikan kajian yang akurat tentang lingkungan bisnis, internal dan eksternal, dan aktivitas kompetitor saat ini dan akan datang.

Dalam distribusi, ada banyak strategi, baik yang mengacu pada penjualan, pengembagan dan pemeliharaan teritorial, pengembagan saluran distribusi ataupun yang berhubungan dengan aktivitas pemasaran seperti launching produk baru.

Menurut DistribusiPemasaran dotcom, strategy merupakan elemen utama dari tujuh elemen dalam 7S McKinsey ini, karena berdasar strategilah akan dibentuk elemen-elemen yang lain.

Strategy utama dari perusahaan distribusi adalah strategy untuk membangun kemampuan perusahaan melakukan aktivitas pemerataan produk (availability) diseluruh area atau diseluruh titik-titik penjualan (outlet) yang menjadi tanggung jawabnya.

Serta strategy untuk membangun kemampuan membuat produk-produk yang dipercayakan kepadanya bisa terlihat oleh target market / konsumen sasaran (visibility).

Tentu dari dua strategy utama tersebut akan turun serangkaian strategy untuk mendukung atau memastikan target dari strategy utama tersebut bisa tercapai,

Seperti strategy mengembangkan wilayah distribusi dan penjualan, serta strategy untuk mengatur agar setiap saluran distribusi bisa terkunjungi dengan efektif.

Dengan adanya strategy yang jelas, maka arah dan tujuan perusahan juga akan jelas, step apa saja yang harus dilalui juga jelas.

Strategy biasanya diturunkan dari goal perusahaan, yang kemudian di breakdown menjadi beberapa strategy untuk mencapai goal tersebut.

Berikut ini beberapa pertanyaan untuk membantu mengeksplorasi dan memahami strategy perusahaan dalam dalam kerangka 7S.

Apa goal setting perusahaan, (dalam satuan terukur, seperti jumlah, value, volume dan waktu pencapaian)?.
Apa strategy utama untuk mencapai goal setting tersebut?.
Apa saja strategy tambahan atau turunan untuk memastikan tercapainya target / goal tersebut?.
Dan seterusnya.

Elemen #2 : STRUCTURE

Struktur adalah cara organisasi mengatur formasi team untuk mencapai tujuan perusahaan, tanggung jawab dan pertanggung jawaban (siapa bertanggung jawab pada siapa).

Sebuah struktur harus hidup, artinya apa yang tertuang dalam bagan, bisa diimplementasikan dan dijalankan dengan benar, bukan sekedar bagan struktur yang tertempel didinding saja.

Formasi struktur, akan sangat dipengaruhi oleh strategy yang disusun, karena struktur adalah gambaran team atau pasukan yang harus disusun sehubungan dengan strategy yang digunakan.

Jika strategy adalah meningkatkan jumlah pelanggan, maka strukturnya juga harus mendukung ke arah tersebut,

Misal dengan menambah pasukan atau sales force khusus untuk membuka area baru atau untuk membuka dan mengembangkan outlet baru.

Jika distributor memiliki strategy untuk distribusi produk baru, maka perusahaan juga harus membuat struktur (menambahkan) team untuk menangani produk baru tersebut.

Struktur yang tepat akan membuat komunikasi dan operasional distributor lebih lancar dan lebih efektif yang tentunya akan membantu tercapainya goal perusahaan.

Struktur perusahaan distributor secara umum akan dibagi dalam dua bagian besar,

Yaitu tim operasional dan tim administrasi yang akan memberikan support dan pengawasan secara keseluruhan.

Tim operasional akan terdiri dari sales force, delivery team dan promotion team yang masing-masing akan dipimpin oleh supervisor dan manager pada tingkat berikutnya.

Sedangkan administration team harus ada bagian finance & accounting, collection, sales analysis dan general affair.

Berikut ini beberapa pertanyaan yang berkaitan dengan struktur organisasi, yaitu :

Bagaimana formasi atau pembagian tim distributor, yang tentu berhubungan dengan core bisnis distributor?
Seberapa luas coverage distributor?
Bagaimana system manajemennya, sentralisasi atau desentralisasi?
Apakah harus ada cabang, anak cabang?, depo, sales point?, atau yang lainnya.
Bagaimana tingkatan atau leveling yang akan diberlakukan?
Bagaimana koordinasi antar divisi, departemen, section dan lainnya?
Dan lain-lain

Elemen #3 : SYSTEM

System adalah prosedur untuk mengatur aktivitas yang dijalankan yang melibatkan semua tim distributor.

System adalah aturan main tim (dalam struktur) untuk menjalankan strategy dan operasional perusahaan distributor.

Dengan system yang baik, maka operasional perusahaan akan mendekati auto pilot, artinya akan berjalan dengan sendirinya.

Sebuah perusahaan mempunyai sistem yang baik, maka akan sangat memudahkan bagi perusahaan tersebut untuk melakukan operasional sehari-hari.

Sistem akan mengatur semua hal yang menyangkut perencanaan, implementasi, kontrol dan evaluasi, anggaran, penghargaan dan lainnya.

Berikut beberapa pertanyaan yang berhubungan dengan sistem yang berhubungan dengan kerangka kerja 7S.

Bagaimana system yang mengatur alur kerja perusahaan ?.
Apakah system telah menyangkut semua aspek yang ada dalam perusahaan?.
Apakah system telah mengatur bagaimana mekanisme kerja, monitoring, kontrol / pengendalian dalam perusahaan?
Apakah system mampu membuat semua tim untuk tetap pada jalur yang seharusnya / on the right track?
Apakah system mampu melakukan monitoring tim operasional yang berada dilapangan?
Apakah system melakukan filtering dan controling terhadap semua aset perusahaan distribusi, termasuk yang berada diluar perusahaan seperti piutang langganan?
Dan sebagainya.

System amat vital, karena sebagus apapun strategy yang dibuat, tanpa adanya system yang bisa mendukung dan mengendalikan, maka goal perusahan tidak akan berhasil dicapai.

System adalah elemen utama untuk menjaga aset perusahaan, dan memastikan sebuah strategy dijalankan dengan tepat serta memastikan struktur berjalan sebagaimana yang seharusnya.

Tiga elemen diatas adalah hard elemen, atau elemen yang harus ada dalam sebuah perusahaan atau organisasi apapun jenisnya, termasuk perusahaan distribusi.

Berikutnya kita akan membahas empat elemen selanjutnya yang dikenal sebagai soft elemen, artinya perusahaan bisa saja tidak mendefinisikan salah satu elemen ini.

Misal style atau culture, seringkali perusahan tidak secara ekplisit menyatakan bagaimana budaya perusahaan yang berlaku, bagaiaman gaya kepemimpinan dari perusahaan tersebut,

Tetapi kita pasti setuju, apa yang menjadi kebiasan dalam perusahan tersebut, itulah culture yang berlaku.

Elemen #4 : STAFFING

Staffing adalah bagaimana perusahaan membuat standar untuk setiap posisi dalam struktur dan mengisinya dengan pesonil yang sesuai atau personil yang tepat.

Staffing seringkali diistilahkan dengan the right man in the right place, orang yang tepat di posisi yang tepat,

Karena sebagaimana kita ketahui, bagaimanapun bagusnya strategy dan infrastruktur perusahaan, tanpa orang tepat, maka tujuan perusahaan akan sulit dicapai.

Berikut ini beberapa pertanyaan untuk membantu memahami staffing dalam hal kerangka 7S.

Dalam struktur, posisi apa saja yang menjadi kunci?
Spesialisasi apa yang dibutuhkan dalam tim ini?
Kompetensi apa saja yang harus dipenuhi untuk setiap posisi dalam struktur, terutama posisi kunci?.
Dan lain-lain.

Pada perusahaan distributor, secara umum posisi kunci tentu ada pada salesforce team, terutama yang menangani pareto outlets, baik dari sektor modern maupun general trade.

Elemen #5 : STYLE

Elemen style ini merujuk kepada gaya kepemimpinan yang berlaku dalam perusahaan, yang merupakan hasil perpaduan antara kelima elemen lainnya.

Elemen-elemen tersebut akan menentukan style atau gaya kepemimpinan seperti apakah yang paling tepat agar organisasi bisa mencapai sasaran dan tujuannya secara efektif dan efisien.

Kepemimpinan yang kuat pada semua lini, terutama pada jajaran top manajemen, akan memberikan dampak yang luar biasa bagi peningkatan kinerja perusahaan.

Sebuah kepemimpinan yang kuat, akan memberikan kontribusi bagi tumbuh dan berkembangnya budaya perusahaan yang berorientasi pada pencapaian kinerja atau performance-based culture.

Berikut ini beberapa pertanyaan untuk membantu memahami style perusahaan kita dalam kerangka 7S.

Bagaiaman model gaya kepemimpinan perusahaan kita?
Apakah style ini berasal dari masing-masing individu ataukah memang merupakan budaya perusahaan?
Seberapa sering style tersebut digunakan?, dalam hal apa saja?
Bagaimana dampak dari style tersebut?
Seberapa efektif gaya kepemimpinan tersebut?
Apakah anggota semakin kooperatif atau kompetitif?

Elemen #6 : SKILLS

Elemen keenam adalah skill atau ketrampilan yang wajib dimiliki oleh setiap individu dalam organisasi atau perusahaan.

Skills ini merupakan salah satu elemen yang cukup vital, yang cukup menentukan keberhasilan dan keberlangsungan hidup perusahaan.

Begitu pentingnya elemen skills ini, sehingga perusahaan wajib memberikan pelatihan dan pengembangan minimal 40 jam pertahun atau 5 hari kerja (merujuk best practice di Asia).

Sebuah training harus disertai dengan skema monitoring yang sistematis untuk memantau kebutuhan dan aplikasi dari traning tersebut.

Sebuah distributor, ada banyak skills yang wajib dimiliki oleh setiap individu yang disesuaikan dengan bagiannya masing-masing.

Tim administrasi, jelas harus menguasai sistem administrasi, keuangan, akuntasi dan alat bantunya seperti program pengolah data (office tools) dan aplikasi yang digunakan perusahaan tersebut, yang disesuaikan dengan levelnya.

Tim operasional, terbagi atas tim penjualan, tim gudang dan tim pengiriman yang masing-masing membutuhkan ketrampilan sendiri-sendiri.

Tim penjualan pun akan berbeda untuk tim yang berbeda, misal sales account wajib memahami space management, sedangkan tim TO dan canvassing tidak wajib.

Tetapi semua tim penjualan wajib menguasai salesmanship, negotiation skill, NLP – Neuro Linguistic Programming, selling skill dan lainnnya.

Berikut ini beberapa pertanyaan untuk memahami elemen skills dalam kerangka 7S.

Skills apa saja yang wajib dimiliki oleh setiap individu atau tim?
Seberapa besar gap (positif / negatif) antara standar dengan actual skills yang dimiliki tim?
Apakah ada aktivitas traning secara periodik? Berapa banyak / lama training diberikan?
Bagaimana implementasi dari hasil training tersebut? Apakah monitoring berjalan?
Apakah ada pre-test dan post-test saat melakukan training?
Apakah ada follow-up dari hasil post-test?
Dan lain-lainnya

Elemen #7 : Shared Values

Adalah elemen yang mengangkat values atau nilai-nilai perusahaan agar bisa menjadi budaya perusahaan yang melekat disetiap individu dalam organisasi perusahaan tersebut.

Berikut ini beberapa pertanyaan untuk memahami shared value dalam kerangka 7S.

Apa saja core values dari perusahaan?
Bagaiamana core values ini dengan budaya perusahaan yang saat ini berjalan?
Bagaiamana karyawan atau setiap orang dalam perusahaan memandang core value ini?

Dengan menggunakan 7S ini, efektivitas dari setiap elemen dalam organisasi atau perusahaan dapat diotopsi,

Sehingga akan diketahui, elemen apa saja yang telah berjalan dengan baik, dan elemen apa saja yang masih kurang.

Jika masih ada elemen-elemen yang tidak terimplementasi dengan baik, maka dapat dipastikan hasil yang dicapai saat ini belumlah maksimal.

Kerangka Kerja 7S McKinsey dalam Perusahaan Distribusi