6 Langkah Mendelegasikan Tugas yang Efektif

Mendelegasikan Pekerjaan

MANAJEMEN KERJA – MENDELEGASIKAN TUGAS

Mendelegasikan adalah salah satu pendekatan terbaik yang dapat digunakan oleh manajer atau pemimpin dalam organisasi termasuk perusahaan.

Pendelegasin digunakan untuk memastikan bahwa ada lebih banyak tugas bisa ditangani dalam waktu yang terbatas atau bersama-sama,

Dan peningkatan kapasitas tim dalam organisasi atau perusahaan tersebut tercapai.

Akan tetapi, prakteknya banyak para pimpinan dan manajer yang mengalami kegagalan dalam proses pendelegasian tersebut.

Secara umum, ada enam langkah proses pendelegasian tugas agar bisa berhasil dengan baik.

Yang sering kita temui adalah, banyak manajer atau pimpinan gagal untuk menerapkan semua tahapan tersebut.

Dan lebih parah, jika kemudian mengeluh tentang ketidakefisienan karyawan mereka dalam menyelesaikan pekerjaan mereka.

Untuk membantu kita memahami enam langkah proses mendelegasikan tugas, hal pertama yang harus kita pahami adalah, tidak semua tugas bisa didelegasikan ke bawahan kita.

Bagi seorang pimpinan atau manajer harus bisa membagi dan mengelompokan, tugas apa saja yang harus didelegasikan ke bawahan, dan mana tugas yang harus dikerjakan sendiri.



Tugas atau Pekerjaan yang harus Didelegasikan

Ada beberapa jenis pekerjaan atau tugas yang sebaiknya dikerjakan oleh team atau bawahan kita.

Hal ini menyangkut efektivitas kerja kita dan team secara keseluruhan.

Berikut ini beberapa sifat pekerjaan atau tugas tersebut.

#1 : Tugas atau Pekerjaan yang Detail

Sebuah perusahaan atau organisasi secara umum akan terdiri beberapa divisi atau departemen, yang masing-masing memiliki fungsi khusus.

Untuk organisasi atau perusahaan yang besar, sebuah divisi atau departemen akan dipecah lagi menjadi sub-divisi dan sub-departemen, yang memiliki fungsi yang lebih spesifik lagi.

Dari sini kita sudah bisa melihat, bahwa sebuah unit usaha, atau organisasi memiliki sebuah tujuan yang hanya akan bisa dicapai jika fungsi dari semua elemen organisasi tersebut menjalankan fungsinya dengan baik.

Sebagai seorang pimpinan atau manajer, peran utama kita adalah mengarahkan semua karyawan untuk bersama-sama mencapai tujuan perusahaan (company goal).

Oleh karena itu, kita harus membagi tugas atau pekerjaan yang ada dalam perusahaan tersebut yangdisesuaikan dengan departemen dan divisi yang sudah kita bentuk.

Demikian juga dalam departemen atau divisi tersebut, ada pimpinan atau manajer yang memiliki tugas untuk memastikan tujuan departemen atau divisi bisa tercapai, demikian seterusnya.

Artinya kita yang menjadi pimpinan atau manajer departemen, divisi atau unit, tidak perlu terlalu banyak terlibat dalam tugas-tugas yang bersifat detail.

Seorang manajer sebaiknya menguraikan proses dan pedoman untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut dan menyerahkan sisanya kepada tim untuk ditangani.

Apa yang harus kita (manajer) lakukan adalah meminta pertanggungjawaban mereka atas hasil dari tugas yang diberikan.

Tentu secara keseluruhan ada tugas pokok seorang manajer yang berhubungan dengan pekerjaan detail tersebut,

Contohnya seperti proses perencanaan, pengarahan, pengawasan, pengendalian dan seluruh fungsi manajerial.

#2 : Tugas atau Pekerjaan Pengumpulan Data dan Informasi

Salah satu aktivitas pimpinan untuk membuah perusahaan tetap bertahan dalam sebuah bisnis adalah dengan mendapatkan banyak data dan informasi penting tenatng para pesaingnya.

Mereka berusaha mencari informasi tentang bagaimana para kompetitor tersebut menjalankan berbagai urusan bisnis dari waktu ke waktu.

Ide terbaik untuk hal semacam ini adalah dengan membentuk team khusus untuk melakukan market audit di lapangan.

Susun bagaimana strategi team untuk bisa mendapatkan berbagai informasi tersebut, dan delegasikan ke team leader project tersebut.

Untuk perusahaan dalam skala yang lebih kecil, kita bisa meminta bawahan kita atau junior kita untuk melakukan tugas tersebut.

Dengan cara demikian, kita sebagai pimpinan cukup sekali dua kali turun untuk memimpin dan melihat langsung kondisi yang ada di lapangan.

Kemudian sisanya kita pakai untuk melakukan berbagai analisa secara lebih mendetail mengenai semua data dan informasi tersebut.

#3 : Pekerjaan atau Tugas yang Bersifat Berulang

Kita semua tahu bahwa siapa pun yang memegang posisi manajerial pasti telah melalui berbagai tahapan saat mereka naik dalam karier mereka.

Jadi dalam hal ini, kita yang menjadi pimpinan / manajer senior, seharusnya telah melakukan beberapa peran diberbagai bidang dan karena itu terbiasa dengan sebagian besar tugas tersebut.

Artinya, setiap kali kita menjadi terbiasa dengan bagaimana sebuah aspek tertentu harus dilakukan atau dikerjakan,

Maka akan semakin mudah bagi kita untuk beralih ke tugas yang lain yang lebih strategis,

Sementara itukita hanya kembali kebidang yang sama tersebut ketika karyawan yang melaksanakannya membutuhkan bantuan kita.

Oleh karena itu, kita perlu memberikan tugas yang bersifat berulang tersebut kepada karyawan atau junior kita dan kita fokus melakukan hal-hal penting lainnya

#4 : Tugas sebagai Peran Pengganti

Sebagai pimpinan perusahaan, pasti ada banyak sekali kesibukan.

Diantara kesibukan tersebut, kita sering mendapat undangan untuk menghadiri berbagai acara seperti konferensi, rapat, dan lain-lainnya.

Kadang, karena satu dan lain hal, kita tidak bisa menghadiri acara-acara tersebut.

Sebagai seorang pimpinan atau manajer senior, sangatlah penting kita bisa menunjuk seseorang karyawan untuk menggantikan kita hadir diacara tersebut.

Dengan cara ini, hubungan baik dengan pihak lain bisa tetap terjaga.

Selain itu, hal ini bisa membantu mengurangi ketegangan kita dengan beberapa komitmen

Serta mencegah kita berada di mana-mana sepanjang waktu ketika kehadiran kita dibutuhkan.

Hal baik lainnya dengan mendelegasikan peran pengganti adalah membantu dalam membangun karyawan / bawahan kita serta menempatkan mereka pada posisi yang lebih baik dalam menangani beberapa peran kita bahkan saat kita tidak ada di tempat.

Enam Step Pendelegasian Tugas

Berikut adalah enam tahapan atau step untuk melakukan pendelegasin tugas atau pekerjaan ke bawahan atau junior kita.

6 step pendelegasian tugas atau pekerjaan

Step #1 : Persiapkan  

Jika ingin mencapai hasil terbaik dari karyawan atau team kita, berikan mereka persiapan  yang cukup untuk berbgai tugas yang menunggu.

Persiapan, dalam hal ini, berarti mengkomunikasikan secara efektif mengenai tugas yang harus dikerjakan,

Berikan deskripsi atau uraian kerja secara tepat atas berbagai aspek yang ingin dijadikan pertimbangan.

Persiapan juga melibatkan komunikasi yang efektif pada tenggat waktu tugas serta hasil yang diharapkan setelah pekerjaan selesai.

Pastikan kita meluangkan cukup waktu untuk mengembangkan disiplin yang memungkinkan kita memetakan apa yang menjadi tujuan dari pekerjaan tersebut.

Step #2 : Pastikan Mereka Paham

Ini semua tentang memberikan informasi terperinci dalam memastikan apakah karyawan telah memahami detail,

Dan juga pentingnya tugas serta kemungkinan kerumitan yang mungkin timbul terkait tugas yang akan mereka kerjakan.

Ajukan pertanyaan untuk mengetahui area atau aspek yang perlu diklarifikasi untuk memastikan bahwa semuanya tealh dipahami dengan baik.

Hal ini harus dilakukan untuk menghindari atau meminimalisir terjadinya kasus kartena pemahaman yang masi kurang.

Selain itu mereka harus bisa mengerjakan dan menjalankan tugas tersebut bahkan ketika manajer tidak ada atau tidak bisa memberikan arahan.

Step #3 : Tetapkan Standar Proses dan Hasil

Penting untuk menetapkan standar yang harus dipatuhi dalam memudahkan kita mengukur realisasi tugas yang telah diselesaikan.

Saat menetapkan standar ini, penting juga untuk memastikan bahwa standar tersebut realistis dan dapat dicapai untuk memberikan tantangan kepada karyawan tersebut.

Dengan standar proses dan hasil kita bisa melakukan monitoring atau evaluasi dengan lebih mudah,

Demikian juga bagi staf pelakasana / karyawan yang bersangkutan, akan memiliki kompas yang memandu aktivitas mereka.

Step #4 : Konfirmasi Komitmen

Sampai pada step keempat ini, seharusnya kita sudah bisa memberikan kebebasan kepada karyawan untuk mengerjakan tugas yang didelegasikan.

Tanpa campur tangan apalagi hambatan dan sabotase yang tidak perlu dari karyawan lain.

Ini juga merupakan proses pendelegasian di mana kita / pimpinan perlu memastikan bahwa karyawan yang dipilih telah menerima untuk melakukan penugasan.


Salah satu cara untuk meningkatkan Kinerja Sales & Marketing Team adalah dengan Metrik dan Analisa Kinerja, yang terangkum dalam

Key Performance Indicator (KPI) & Reporting Standards

Kami menyediakan beberapa Sales & Marketing Tools dan Templates spt :

KPI - REPORTING STANDARDS - BUSINESS PRESENTATION - SOP - dll.


Artinya mereka telah berkomitmen untuk melaksanakan tugas tersebut dengan tanggungjawab penuh.

Hal ini penting karena akan membuat karyawan yang ditugaskan tersebut untuk menunjukkan komitmen yang tinggi dan tak terbagi sehingga mereka mampu memberikan hasil yang terbaik.

Selain itu kita sebagai pimpinan wajib juga untuk memberi tahu mereka tentang berbagai konsekuensi yang mungkin timbul pada individu dan atau perusahaan jika hasil yang ditargetkan gagal terwujud.

Step #5 : Berikan Dukungan Penuh

Penting untuk memastikan bahwa semua yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas, baik sebelum, pada saat pelaksanaan maupun setelahnya telah diberikan kepada karyawan tersebut dan sesuai.

Kebutuhan bisa menyangkut peralatan, perlengkapan atau perkakas, dan sumber daya yang ideal sesuai dengan standar pekerjaan tersebut.

Artinya untuk menyelesaikan tugas-tugas tersebut, mungkin karyawan tersebut memerlukan hal-hal seperti pelatihan, bantuan keuangan, dan gadget seperti telepon dan komputer.

Yang perlu pimpinan lakukan adalah memastikan bahwa dukungan diberikan segera atau sesuai skedul permintaan, hal ini untuk mencegah penyebab ketidak nyamanan yang mungkin timbul.


Anda Salesman, Sales Supervisor, Sales Manager atau Business Owner ...

Membutuhkan Jasa Pelatihan dan Konsultasi dibidang Distribusi dan Pemasaran

Kami Menyediakan Program PELATIHAN dan KONSULTASI secara On-Line...!


Step #6 : Pastikan ada Akuntabilitas

Akuntabilitas (pertanggungjawaban) merupakan salah satu langkah dasar pendelegasian dalam manajemen.

Perlu kita ketahui bahwa komunikasi antara manajer atau pimpinan dan karyawan adalah bagian penting dari pendelegasian.

Kita juga perlu memastikan bahwa karyawan tersebut bertanggung jawab untuk sebagian besar tugas yang telah dipercayakan.

Dasarnya sangat jelas, ketika kita menyadari bahwa tugas belum dikerjakan dengan hasil yang maksimal atau belum diselesaikan dalam tenggat waktu yang ditentukan.

Oleh karena itu, kita perlu membangun program komunikasi dan akuntabilitas dua arah yang efektif agar karyawan dapat selalu berkomunikasi dengan kita mengenai status project tersebut dari waktu ke waktu.

Penutup

Memberikan delegasi tugas dan pekerjaan ke bawahan, karyawan atau team khusus kita adalah bagian dari manajemen kerja yang tidak mungkin bisa kita hindari.

Seperti kita ketahui, perusahaan terdiri dari banyak fungsi dengan berbagai tugas yang tidak mungkin dikerjakan oleh satu orang.

Harus ada team yang mengerjakan setiap bagian atau setiap fungsi agar semua bisa berjalan dan berhasil dengan baik pada waktu yang telah ditentukan.

Proses pendelegasian sebuah pekerjaan akan selalu terjadi terjadi selama organisasi atau perusahaan tersebut berjalan.

Dengan adanya pendelegasian pekerjaan ke bawahan juga akan meningkatkan motivasi kerja mereka.

Terima kasih sudah berkunjung ke blog Distribusi Pemasaran Dotcom, semoga Anda mendapatkan manfaat.

Salam sukses, sehat dan bahagia

Picture :



Be the first to comment

Leave a Reply

Your email address will not be published.


*