Sales Briefing – Laporan Penjualan (Aktivitas) Harian

laporan penjualan harian - pembinaan salesman

SALES MANAGEMENT – KINERJA PENJUALAN

Setiap hari, pada waktu pagi sebelum salesman berangkat ke lapangan, biasanya akan mendapatkan bimbingan dan pembinaan singkat, yang dikenal sebagai sales briefing.

Tujuan dari sales briefing ini tentu saja agar salesman lebih siap dan lebih bersemangat dalam melakukan aktivitas penjualan, pemasaran dan distribusi di lapangan.

Tenaga penjualan ini akan lebih siap, manakala mereka tahu betul apa yang harus mereka kerjakan dilapangan nanti.

Jadi tugas sales supervisor dan salas manager, salah satunya adalah meberikan sales briefing di pagi hari tersebut.

Karena aktivitas ini dilakukan dipagi hari, makanya aktivitas ini dikenal juga sebagai morning session.

beberapa waktu yang lalu, di salah satu perusahaan klien, saya mengikuti aktivitas morning session ini.

Aktivitas dimulai jam 06.45 WIB, dan berakhir jam 07.45, satu jam penuh.

Waktu saya tanya ke salah satu peserta, apakah aktivitas ini rutin dilakukan ?,

Berapa lama biasanya mereka melakukan aktivitas morning session ini ?

Jawabanya cukup mengejutkan,

“Biasanya cuman sebentar Pak, paling 30 menitan sudah selesai, dan itupun tidak setiap hari”.

Ada tiga hal yang menjadi catatan saya saat itu, yaitu :

  1. Mengapa tidak dilakukan setiap hari.
  2. Mengapa dilakukan berbeda dengan biasanya (yang saya tangkap karena ada saya disana).

okay, saya bahas yang kedua dulu,

ketika perusahaan mengundang konsultan, tujuannya adalah untuk membenahi sesuatu, jika ditutupi seperti itu, konsultan yang diundang bisa tidak tahu (jika dalam kasus sales briefing ditutupi, untuk kasus yang lain bisa saja ada yang juga ditutupi).

Saya lanjutkan dengan yang pertama, mengapa tidak dilakukan setiap hari?.

Jawabannya “kadang saya bingung, mau ngomong apa, kalau saya ulang-ulang mereka pasti bosan”.

“Lha, memangnya kamu ngomong apa, kok mereka bisa bosan”, tanya saya.

“Ya seperti tadi, saya kasih motivasi, saya kasih semangat”, jawab supervisor tersebut.

Sebenarnya itu adalah catatan saya ketiga, yaitu isi atau materi untuk sales briefing.

Dan jujur hal ini terjadi di beberapa perusahaan, terutama distributor kecil menengah yang berawal dari trader, kemudian pimpinan mereka berasal dari orang kepercayaan mereka.

Tidak salah, tetapi jika pimpinan tersebut enggan meng-update diri mereka, bisa jadi saat perusahaan mulai berkembang, akan kelimpungan, termasuk dalam hal memberikan sales briefing.

Pada artikel ini, saya akan membahas mengenai sales briefing, apa dan bagaimana melakukannya, dengan harapan bisa dijadikan referensi bagi rekan-rekan yang belum memiliki pedoman.

Atau jika rekan-rekan ada yang memiliki pendapat berbeda, bisa menyampaikannya dikolom komentar dibawah ini.

Sales Briefing – Morning Session

Kenapa dinamakan morning session, karena biasanya aktivitas ini dikerjakan di pagi hari, beberapa saat sebelum sales team berangkat ke lapangan.

Mengenai waktunya, bervariasi, ada yang 60 menit, ada yang 30 menit, menurut saya sekitar itulah.

Karena pada sore hari, sudah ada beberapa yang dibahas, yang biasanya hasil dari aktivitas hari itu dan kelanjutan briefing pagi sebelumnya.

Apa yang sebenrnya yang harus dibahas pada sales briefing?

Yang harus dibahas adalah semua aktivitas yang akan dikerjakan pada hari itu dan hasil sampai dengan satu hari kerja sebelumnya.

Seluruh aktivitas dan hasilnya untuk satu hari kerja sebelumnya, seharusnya sudah tercatat secara detail di laporan penjualan harian atau laporan aktivitas harian.

Itu adalah materi utama atau materi pokok pembahasan saat melakukan sales briefing.

Jadi, jika hal ini yang dilakukan, maka tidak akan nada yang namanya kehabisan materi hingga bingung mau ngomong apa.

Supaya rekan-rekan supervisor bisa melakukan sales briefing secara runut, sebaiknya gunakan form sales briefing, untuk tiap-tiap sales person.

[contoh form sales briefing terlampir]

Sedangkan agenda pembahasan atau materinya dimulai dari apa yang ada dalam Laporan Aktivitas Harian atau Laporan Penjualan Harian.

Dilanjutkan pembahasan dari progress report untuk program atau project yang sedang berjalan, misal produk baru (NPL), peremajaan produk (rejuvenation), dan lain-lain.

Jika masih ada waktu, atau memang dialokasikan, bisa ditambahkan sesi motivasi atau pembinaan (bisa juga potongan / bagian dari pelatihan).

Diluar itu adalah, pesan khusus, misal mengenai titipan bagian office untuk outlet tertentu.

Untuk materi pembinaan (coaching) atau pelatihan (training / per bagian / lebih ke update knowledge n skill), sebaiknya juga menggunakan catatan khusus atau form, yang berisi materi apa saja yang akan diberikan, dan butuh waktu berapa hari / minggu untuk menyelesaikannya.

Dengan cara demikian, maka materi akan bisa diberikan dengan terstruktur dan detail, tanpa takut ada yang belum disampaikan.

Saya lebih menyarankan, sesi pembinaan dan pelatihan dilakukan pada akhir pekan, bisa hari jum’at dan atau sabtu pagi.

Materi yang diberikan biasanya mengulang apa yang telah diberikan saat ada pelatihan khusus, yang disesuaikan dengan training plan dan training need analysis.

Laporan Penjualan (Aktivitas) Harian

Laporan Penjualan Harian adalah rekapan atas semua aktivitas penjualan sales force dalam satu hari tersebut, yang meliputi setidaknya adalah :

  • Target penjualan (sales target) hari tersebut, dalam value (Rp.) dan volume (tonase, kubikasi, SKU, unit, dll.), dan pencapaian penjualan (sales achievement) pada hari tersebut dalam satuan persen (%).
  • Target penjualan sampai dengan hari tersebut (akumulasi) baik dalam value maupun dalam volume, dan pencapainnya sampai dengan hari tersebut.
  • Target kunjungan dan pencapainnya untuk hari tersebut dan akumulasinya.
  • Target kunjungan yang harus efektif untuk hari itu dan akumulasinya.
  • Target pembukaan outlet baru dan progresnya, biasanya berbentuk akumulasi dalam satu minggu dan satu periode.

Jika ada beban collection untuk sales force, maka target dan pencapaian collection juga dimasukkan dalam laporan aktivitas harian tersebut.

Laporan penjualan harian / laporan aktivitas harian adalah darah dan jantung dari aktivitas perusahaan yang harus dimonitoring progress-nya.

Nama laporan ini bisa bermacam-macam, saya biasanya hanya menggunakan dua istilah ini saja, LPH dan LAH.

[Contoh Form Laporan Penjualan Harian Terlampir]

Sales-Board vs Hard Print

Sales-board adalah papan (whiteboard) yang digunakan untuk mencatat hasil aktivitas sales team setiap harinya.

Isi dari sales-board ini kurang lebih sama dengan apa yang ada dalam laporan penjualan harian dan laporan penjualan bulanan.

Fungsi dari sales board adalah untuk memudahkan dalam melakukan pemantauan oleh semua bagian terkait (sales team).

Saat sales briefing, juga dilakukan didepan sales-board, sehingga bisa langsung dianalisa dan dibahas bersama-sama, semua angka pencapaian dan akumulasinya tersebut.

Selain menggunakan sales-board, setiap orang juga memegang laporan aktivitas harian atau laporan penjualan harian dalam bentuk hard-print.

Salesman bisa menbuat beberapa catatan penting di LPH / LAH hard print tersebut, karena memang bersifat personal, artinya dicetak permasing-masing sales force.

Dan dalam LPH hard print tersebut, memuat data yang lebih detail, seperti nama-nama pelanggan yang dikunjungi, saran dan actual penjualannya, baik harian maupun akumulasi.

Sedangkan dalam sales-board akan memuat hasil akhir saja, untuk kondisi pada hari tersebut dan akumulasinya.

[Contoh Sales-Board Terlampir]

Sales Performance (Kinerja Penjualan)

Kinerja penjualan adalah hal pertama yang menjadi pokok bahasan di sesi pagi tersebut, utamanya adalah indeks pencapaian penjualan (sales achievement) dibanding target.

  • Penjualan hari ini (sales to day)
    • Analisa indeks pencapainnya, tercapai ataupun tidak tercapai
    • Perhatikan di outlet mana tercapai, di outlet mana yang tidak
    • Produk apa yang tercapai dan produk apa yang tidak tercapai
  • Penjualan sampai dengan hari ini (MTD)
    • Perhatikan, apakah akumulasi penjualan vs akumulasi target tercapai
  • Retur penjualan (sales return)
    • Berapa besar, kategori apa, vs cadangan retur, cek GSR (good survey report)
  • Bagaimana menutup kekurangan penjualan hari sebelumnya
    • Perhatikan penjualan non-RPS, outlet baru (tunai/potensi) dan spreading (tunai/serapan/buangan)

Kira-kira itu yang menjadi point utama, ini kalau dibahas bisa panjang, apalagi jika tidak dilakukan briefing setiap hari, masalah akan menunpuk dan sudah basi untuk dibahas (salesman sudah lupa).

Sales Call (Kunjungan Penjualan)

Sales call atau kunjungan penjualan adalah elemen pembentuk penjualan atau proses penjualan dari aspek sales territory.

Elemem ini sangat penting, dan merupakan dasar dari penjualan (keberhasilan penjualan)

Yang harus diperhatikan :

  • Actual dari sales call vs target, apa alasan tidak bisa dikunjungi, cek.
  • Apakah kunjungan tersebut sesuai sales call plan / route plan.
  • Berapa kunjungan yang efektif, termasuk yang bersyarat.

Sekali lagi dengan memperhatikan sales call plan dan sales call actual, utamanya EC, maka kemungkinan penjualan mencapai atau melampaui target akan lebih besar.

Dua hal ini (sales performance dan sales call performance) wajib untuk dibahas, sisanya jika memungkinkan baru dibahas, tetapi untuk weekly briefing / weekly meeting, wajib dibahas.

Outlet Universe vs Registered Outlet vs Active Outlet

Bagian merupakan tambahan saja, tetapi sangat penting agar sales memahami coverage area dan penetration level yang dimiliki atau yang menjadi tugasnya.

Pokok bahasan di maeri ini adalah :


Salah satu cara untuk meningkatkan Kinerja Sales & Marketing Team adalah dengan Metrik dan Analisa Kinerja, yang terangkum dalam

Key Performance Indicator (KPI) & Reporting Standards

Kami menyediakan beberapa Sales & Marketing Tools dan Templates spt :

KPI - REPORTING STANDARDS - BUSINESS PRESENTATION - SOP - dll.


  • Apakah ada update untuk outlets universe, jika ya, seperti apa profilenya, SS / ASS segera melakukan follow-up.
  • Apakah ada pengajuan RO, bagaimana persyaratnnya, apakah sudah dipenuhi, apakah SS / ASS sudah melakukan checking ke lapangan (ingat 3C).
  • Bagaimana dengan outlet aktif, apakah sudah sesuai dengan standar (AO standard biasanya 3xCC s/d 6xCC, bisa juga yang lain), lakukan pemadatan dengan menaikkan V-Dist (distribusi vertical), perhatikan dropsize dan IPT/IPO nya.

Active Outlet vs Dropsize vs TOP

Pada bagian ini, analisa yang dilakukan sama dengan point AO diatas, tetapi fokus untuk mendapatkan pelanggan Grade ‘A’.

  • Fokus pada frekuensi atau AO level.
  • Menjaga dropsize, (fokus pada SOW dan display (facing share)).
  • Perhatikan TOP dan payment dari outlet tersebut, hati-hati dengan fast moving product competitor (non-product / SOW). 

Item Product (IPT vs IPO)

Pengembangan item produk ini sering kali terabaikan, apalagi untuk distributor yang tidak didampingi principal team.

Karena memang konsep kerja distributor adalah kerjakan dagingnya dulu, tulangnya belakangan, dengan coverage model ulir melingkar keluar (seperti anti nyamuk bakar klasik).

Analisa IPT dan IPO secara detail, bisa dilihat di laporan penjualan bulanan, sedangkan di laporan penjualan bulanan hanya menampilkan sekian item pertama saja (tergantung aplikasi atau system yang digunakan).

IPT dan IPO ini merupakan dasar dari vertical distribusi dan penetrasi penjualan untuk kategori produk, tetapi tidak mutlak.

IPT dan IPO akan berhasil dengan baik, jika ada program khusus yang menyertainya.

Program atau Project yang Berjalan

Ini biasanya dibahas secara khusus, karena menyangkut program (sales promotion) yang sedang dijalankan, atau special project.

Yang harus diperhatikan adalah :


Anda Salesman, Sales Supervisor, Sales Manager atau Business Owner ...

Membutuhkan Jasa Pelatihan dan Konsultasi dibidang Distribusi dan Pemasaran

Kami Menyediakan Program PELATIHAN dan KONSULTASI secara On-Line...!


  • Progress dari program dibandingkan dengan objective dan atau targetnya
  • Bandingkan dengan baseline, berapa growth atau achievement yang dicapai untuk setiap stepnya.
  • Untuk final program, harus dibahas tersendiri, biasanya masuk weekly meeting dan monthly meeting, dan tercantum dalama laporan penjualan bulanan.

Penutup

Itu kira-kira yang harus dibahas saat kita melakukan sales briefing setiap pagi hari (morning session).

Wah, kok kayak meeting bulanan gitu ?,

Benar, hakekatnya kita itu nyicil meeting, dengan dasar :

Materi masih hanggat, karena permasalahan baru saja terjadi, sekaligus persiapan untuk proses penjualan hari tersebut (hari ini).

Sebagai pengingat dan monitoring atas berbagai program, seringkali kita membahasa program yang sedang dicanangkan.

Yang utama adalah, bagaimana kinerja satu hari kerja sebelumnya dan sampai dengan satu hari kerja sebelumnya, apakah sudah sesuai atau belum,

Jika sudah disisi apa yang berhasil, sesuai standar (planning) atau tidak?.

Jika belum disisi apa yang belum, apakah strategi dan taktik (implementasi) sudah dijalankan sesuai yang seharusnya?.

Mengenai waktu, tidak harus lama, cukup 30 sampai dengan 60 menit saja, dan jika setiap hari dikerjakan,, maka permasalahan tidak akan banyak.

Mengenai istilah, coba diambil pemahamannya saja, istilah bisa bervariasi untuk setiap perusahaan / industry.

Sales briefing ini mengacu ke sales bidang distribusi.

Terima kasih sudah berkunjung ke Blog Distribusi Pemasaran Dotcom, semoga Anda mendapatkan manfaat.

Salam Sukses Sehat dan Bahagia

Lampiran :

Contoh Form Sales Briefing (Morning Session)

Sales Briefing - Laporan Penjualan Harian
Form Sales Briefing – Morning Session

Contoh Form Laporan Aktivitas Harian (Lap. Penjualan Harian)

Laporan Penjualan Harian
Form Laporan Penjualan Harian

Contoh Sales-Board

Contoh Sales Board



Be the first to comment

Leave a Reply

Your email address will not be published.


*