Sales Funnel #3 : Konsep Sales Pipeline dalam Proses Penjualan

SALES PROCESS – SALES PIPELINE – SALES FUNNEL

Mana yang lebih penting dalam penjualan, fokus pada pencapaian hasil akhir atau fokus pada peningkatan kemampuan dalam proses penjualan ?

Sebagian akan mengatakan fokus pada hasil akhir, sebagian mengatakan keduanya, dan sebagian lagi akan mengatakan lebih baik fokus pada proses, dengan berbagai alasannya.

Pada kesempatan kali ini, kita akan membahas mengenai sales pipeline,

Sebuah konsep yang menjelaskan proses atau tahapan terjadinya penjualan dengan analogi pipeline atau saluran pipa.

PENGERTIAN SALES PIPELINE

Sales pipeline adalah gambaran setiap tahapan beserta tindakan spesifik yang harus dikerjakan dalam setiap tahap untuk  memindahkan konsumen ke tahap berikutnya dalam proses penjualan (sales process).

Penggunaan sales pipeline ini seringkali disamakan dengan sales funnel, bahkan dengan penggambaran pipa yang lebih lebar didepan dan semakin mengecil ditahapan-tahapan berikutnya.

Tidak salah, karena dalam proses penjualan akan terjadi pengurangan jumlah dalam setiap tahapannya.

Sebenarnya secara spesifik sales funnel berbeda dengan sales pipeline,

Dimana sales funnel fokus untuk menunjukkan rasio konversi melalui proses penjualan,

Sedangkan sales pipeline lebih fokus pada apa yang harus dilakukan selama proses penjualan untuk setiap tahapan.

Artinya dengan konsep pipeline akan memungkinkan penjual untuk melakukan tracking / pelacakan status dari setiap transaksi dan bisa memahami apakan distribusi transaksi yang terjadi telah sesuai untuk memenuhi target penjualan.

Laporan yang muncul dari konsep sales pipeline, haruslah menunjukkan nilai dan kuantitas dari semua transaksi di setiap tahapan pipeline.

Jadi untuk setiap tahapan, harus jelas berapa jumlah calon pelanggan, serta berapa nilai potensi penjualannya.

TAHAPAN SECARA UMUM DALAM SALES PIPELINE

Ada banyak bentuk dari konsep sales pipeline, diantaranya adalah :

• Contact, Qualification, Meeting, Proposal, Closing
• Prospecting / Lead Generation, Qualification, Proposal, Post Proposal, Commitment, Sales
• Impression, Lead, Prospect (cold consumer), Potential (warm consumer), Closeable (hot consumer), Sales

Sebuah penjualan tidak terjadi begitu saja, tetapi ada sekian proses yang mengawalinya,

Apalagi untuk produk-produk high involvement, dimana harus dilakukan penjelasan yang bersifat teknis beberapa kali, serta bentuk penawaran berupa proposal,

Bahkan beberapa harus melalui proses tender sampai akhirnya buyer yakin dan membeli produk kita.

Memang benar, target penjualan adalah indikator keberhasilan seorang sales force,

Dengan kata lain, performance yang tinggi adalah ketika sales target tersebut berhasil dicapai dan dilaluinya.

Tetapi kembali lagi, penjualan adalah sebuah proses yang juga memiliki berbagai indikator di setiap tahapan,

Dengan memberikan perhatian yang sesuai untuk setiap proses, maka tingkat konversi yang terjadi akan bisa ditingkatkan.

Jika kita concern dengan proses-proses ini, maka kita dan para sales force akan lebih mudah untuk mencapai dan melewati target penjualan tersebut.

Memang hasil akhir adalah penting, sangat penting malahan, dan itulah sebabnya, banyak perusahaan hanya fokus pada end result,

Tetapi proses juga penting, dengan memberikan perhatian yang sesuai untuk setiap proses, maka tingkat konversi yang terjadi akan bisa ditingkatkan.

Secara garis besar, sales pipeline terbagi atas empat bagian, bagian atas adalah Lead, kemudian Prospect, terus diikuti dengan Potential, dan bagian terakhir seringkali disebut Closeable, yang secara diagram digambarkan dalam corong (funnel) atau kerucut terbalik.

Lead > Prospect > Potential > Closeable

Lead

Ada banyak definisi tentang lead, setiap perusahaan memiliki definisi sendiri-sendiri, terutama jika menyangkut lead yang bagus.

Secara umum lead adalah seseorang yang memenuhi syarat dan memperlihatkan perilaku membeli, serta memiliki kualifikasi untuk diprospek lebih lanjut.

Ada beberapa analisa untuk menentukan lead, diantaranya adalah :

Demografis; jenis kelamin, umur, pendidikan, penghasilan, dan sebagainya.

Firmografis; nama perusahaan, ukuran perusahaan., lokasi, omset, jumlah divisi, jumlah / jenis produk, pasar yang dilayani, dan lain sebagainya (untuk B2B).

BANT (budget, authority, need, timeline);

• Budget atau kemampuan finansial,
• Authority – apakah yang bersangkutan memiliki otoritas untuk membuat keputusan pembelian,
• Need – apakah lead memang membutuhkan produk kita,
• Timeline – bagaimana lead mengatur waktu pembelian yang sesuai dengan trading term perusahaan kita.

Prospect

Adalah seseorang atau lead yang telah memiliki kualifikasi dan memenuhi syarat untuk menjadi pembeli produk yang kita tawarkan.

Prospect dikenal juga sebagai cold customer, karena memang konsumen ini masih belum atau kurang tertarik ke produk kita, jadi harus ada aktivitas-aktivitas yang bisa membuat prospect menjadi tertarik.

Potential

Adalah prospect yang sudah tertarik ke produk kita, dan tentu telah memenuhi persyaratan untuk menjadi pembeli.

Potential  ini sering juga disebut sebagai warm customer, karena sudah memiliki keinginan yang kuat untuk membeli produk kita, hanya belum memutuskan.

Tugas kita mencari tahu apa yang menjadi penyebab keraguan atau mengapa belum memutuskan serta memberikan dorongan atau membantu mengambil keputusan.

Closeable

Adalah consumer yang telah memiliki keputusan pembelian dan siap membeli,

Closeable disebut juga hot customer, atau konsumen yang sudah siap membeli.

Tugas kita pada tahap ini adalah memastikan hot customer membeli produk kita sesegera mungkin, dengan berbagai fasilitas yang membuat kendala finansial yang belum ready, waktu dan lainnya tidak menjadi permasalahan.

Bisa jadi konsumen sudah siap membeli, finansial  sudah mendapat otorisasi penuh, hanya dana baru ready beberapa waktu kemudian,

Jika demikian tentu ada banyak cara untuk mengikat konsumen tersebut.

Demikian dengan masalah waktu, adakalanya karena satu dan lain hal, kebutuhan produk harus ditunda beberapa waktu,

Konsumen ini pun harus diikat untuk bisa meningkatkan kepastian pembeliannya.

Calon Konsumen > Memenuhi syarat > Tertarik dan memiliki kebutuhan yang segera > Siap melakukan pembelian produk

Model lain dari konsep sales pipeline adalah dengan tahapan Contact, Qualification, Meeting, Proposal dan Closing, yang banyak diterapkan di B2B atau saat proses penjualan harus melalui tender atau project khusus.

Contact > Qualification > Meeting > Proposal > Closing

Contact

Sales Reps atau sales executive perusahaan melakukan canvasssing untuk mendapatkan calon konsumen atau prospek

Pada tahap canvassing, seringkali sales executive langsung melakukan tahapan kualifikasi, apalagi jika bisa bertemu langsung dengan mereka yang memiliki otoritas.

Qualification

Sales reps atau perwakilan yang ditunjuk melakukan identifikasi untuk menentukan apakah prospek memiliki kebutuhan (need), anggaran (budget) dan wewenang (authority) untuk melakukan pembelian produk dimaksud dalam waktu dekat ini.

Meeting

Staf atau perwakilan penjualan (sales reps atau sales executive) mengadakan pertemuan dengan prospek

Tujuannya untuk melakukan penjajakan dan mencari kemungkinan kelanjutan bisnis dengan lebih detail mengidentifikasi kebutuhan prospek atau konsumen.

Proposal

Staf penjualan atau sales reps menyusun dan mengirimkan proposal atau penawaran.

Proposal berisi tentang detail apa saja yang bisa disediakan oleh perusahaan,

Termasuk anggaran, waktu (pengerjaan atau kapan produk tersedia), dan berbagai penjelasan dan persyaratan seperti yang disetujui dalam meeting.

Closing

Persetujuan proposal yang ditindaklanjuti dengan penandatanganan kontrak kerjasama, prospek resmi menjadi pelanggan (customer).

PENTINGNYA SALES PIPELINE

Berikut beberapa alasan, mengapa sales pipeline cukup penting, yaitu :

Dengan menerapkan manajemen sales pipeline secara efektif, akan mampu meningkatkan pendapatan (revenue) perusahaan.

Perusahaan yang menerapkan sales pipeline dengan efektif, memiliki rata-rata pertumbuhan yang lebih baik dibandingkan yang tidak menerapkan konsep ini.

Dengan sales pipeline, perusahaan memiliki tahapan proses penjualan yang lebih tertata jelas,

Bisa mengerti posisi disetiap tahap, serta ada alokasi waktu, pengawasan dan sumber daya yang cukup untuk fokus di setiap tahapan proses, yang disesuaikan dengan kebutuhan dan prioritas.

Sales pipeline memberikan forecasting yang lebih akurat, karena aktivitas sales force yang fokus pada aktivitas tiap step dengan memperhatikan seberapa dekat hasil yang dicapai dibandingkan target,

Artinya tingkat closing bisa diperkirakan beserta waktunya (angka ini penting untuk departemen lain seperti finance, operational dan production).

Manajemen sales team yang lebih efektif,

Manajemen bisa melakukan tracking dan identifikasi atas treatment yang dilakukan di setiap tahap untuk memastikan metode atau strategi mana saja yang paling  efektif dan efisien.

Sales pipe line yang dikelola dengan baik adalah bagaimana meningkatkan proses tersebut, dengan mengasah ketrampilan sales force,

Tujuannya agar saluran penjualan dapat bergerak secepat mungkin dari satu tahap ke tahap berikutnya.

MENDEFINISIKAN SALES PROCESS KITA

Menyusun dan menggunakan sales pipeline hanyalah permulaan, karena proses penjualan tidak terjadi satu kali, melainkan proses berulang yang juga harus diikuti oleh aktivitas sales pipeline secara terus menerus,

Jadi hal terpenting lainnya adalah bagaimana mempertahankan dan meningkatkan capaian-capaian yang sudah didapatkan.

Berikut beberapa hal yang  harus dipertahankan dan dikembangkan :

Peningkatan Lead dan Prospect

Ya, kita tahu dalam proses penjualan akan terjadi sales funnel, artinya konsep funnel akan terjadi, yaitu rasio konversi.

Artinya jika ingin mendapatkan closing yang tinggi, maka lead dan prospect harus ditingkatkan, demikian juga pada tahap-tahap berikutnya, kebocoran harus diminimalkan.

Menentukan Metrik Sales Pipeline

Tiap perusahaan memiliki metrik yang berbeda-beda, yang disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing, tetapi ada metrik yang bersifat umum, diantaranya adalah :

Deals (Closing Transaction) in the Pipeline

Untuk mengukur apa dan bagaimana serta berapa banyak yang memasuki pipeline, karena closing sangat ditentukan oleh jumlah dan kualitas yang masuk.

Jika ada yang tidak sesuai, maka kita harus melakukan perubahan aktivitas penjualan dan pemasaran atau mengubah metode saluran penjualan kita.

Deal (Closing Transaction) Size

Untuk mendapatkan prediksi tingkat deal / transaksi di setiap tahapan.

Gunakan semua data dan informasi yang lalu yang bersifat series, dengan data (closing transaction) tersebut, kita bisa membuat prediksi potensi deal disetiap tahapan serta tingkat closing yang diharapkan.

Deals (Closing Transaction) versus Leads (Prospect)

Adalah perbandingan antara jumlah deal (yang disetujui bersama) dengan jumlah lead yang masuk dalam sales pipeline.

Time to Closing Transaction

Waktu yang dibutuhkan untuk melakukan aktivitas proses penjualan dari menciptakan lead hingga terjadinya closing.

Data & Reporting dari Sales Pipeline

Untuk mendapatkan closing yang maksimal, kita tidak boleh mengandalkan intuisi atau feeling,

Tetapi harus berdasar pada data dan laporan penjualan yang valid.

Jadi penting untuk memberdayakan sistem pengolahan data untuk mendapatkan data dan informasi yang cepat dan akurat untuk membantu analisa dan ketepatan keputusan.

Time Management

Manajemen waktu sangat penting bagi sales force,

Dari berbagai survey didapatkan, efektivitas yang rendah dari penggunaan waktu sales force untuk digunakan menjual.

Bahkan ada yang efektifitasnya hanya 25% yang digunakan untuk aktivitas penjualan,

Dan sisanya banyak terbuang dalam berbagai aktivitas yang lain, seperti :

• administrasi (pagi 5% + sore 15%),
• perjalanan (10% – 20%),
• makan siang (10%),
• internal meeting (10%), dan lain-lain.

Demikian sedikit pembahasan tentang sales pipeline, satu konsep dalam proses penjualan yang fokus pada tindakan atau treatment di setiap tahapan atau dalam setiap funnel step.

Baca artikel terkait

Sales Funnel #1 : Konsep Purchase Funnel dalam Proses Penjualan

Sales Funnel #2 : Konsep AIDA dalam Proses Penjualan

Terima kasih sudah berkunjung ke blog Distribusi Pemasaran dotcom ini, semoga bermanfaat.

Salam sukses sehat dan bahagia