Sales Territory Management – Bag. 3 : Mapping dan Call Plan

sales-territory-3
sales-territory-3

SALES MANAGEMENT

Sales Territory Management, adalah metode pengelolaan wilayah penjualan atau sales territory mulai dari bagaimana memahami sebuah wilayah penjualan, penyusunan rencana pengelolaan, implementasi serta evaluasinya.

Pada artikel sales territory management bagian ke-1, kita sudah membahas mengenai definisi, fungsi dan dasar penyusunan sales territory management, terdiri dari :

  • Definisi sales teritory dan sales territory management
  • Fungsi sales territory management
  • Dasar penyusunan territory management
    • Strategi bisnis
    • Beban kerja (working load)
    • Potensi bisnis atau potensi pasar
    • Area coverage
    • Tipe outlet
    • Time allocation

Sedangkan pada artikel sales territory management bagian ke-2, kita bahas mengenai bagaimana menyusun dan mengatur sales territory, yang terdiri dari :

  • Penyusunan dan Pengaturan Sales Territory
    • Mengetahui potensi pasar
      • Potensi outlet
      • Potensi penjualan
    • Menetapkan target area, target outlet dan standard coverage
      • Target outlet dan target area
      • Standard kunjungan (call)
      • Standard kunjungan efektif (effective call)
      • Standard tipe outlet atau klasifikasi outlet
      • Standard siklus kunjungan (call cycle)
      • Standard penjualan per tim penjualan

Selanjutnya pada artikel berikut ini kita akan membahas lanjutannya, yaitu :

  • Penyusunan dan Pengaturan Sales Territory
    • Melakukan Mapping
    • Menyusun Call Plan

PENYUSUNAN dan PENGATURAN SALES TERRITORY

MELAKUKAN MAPPING

Kita sudah memiliki data mengenai potensi pasar, termasuk outlet mana saja yang memiliki potensi dan berapa potensi dari masing-masing outlet tersebut.

Kemudian kita juga sudah menetapkan target dan standard coverage, seperti jumlah outlet yang harus dicover, target pengembangan (outlet baru dan area baru), termasuk juga tipe dan jumlah tim penjualann yang akan meng-cover wilayah penjualan tersebut.

Maka tugas kita selanjutnya adalah melakukan mapping, yaitu mapping area atau mapping outlet dan mapping tim penjualan.

Mapping Area (Outlet)

Mapping area atau mapping outlet adalah



  • Aktivitas untuk mengelompokkan outlet berdasarkan beberapa kriteria atau membagi area menjadi beberapa bagian berdasarkan beberapa pertimbangan.
  • Melakukan proses identifikasi terhadap area dengan outletnya yang disesuaikan dengan :
    • Potensi area / outlet tersebut
    • Tipe tim penjualan yang sesuai untuk meng-cover area tersebut
    • Efektivitas dan efisiensi untuk meng-cover area / outlet tersebut

Ada beberapa hal yang menjadi pertimbangan dalam melakukan proses mapping area / outlet ini, yaitu :

  • Strategi penjualan dan distribusi yang digunakan, termasuk didalamnya tim yang akan digunakan, prioritas area, prioritas saluran distribusi (tipe outlet apa yang akan dikerjakan terlebih dahulu).
  • Kelayakan penjualan dan potensi penjualan yang bisa dikembangkan di area / outlet tersebut.
  • Pendekatan coverage system yang digunakan, apakan berdasar saluran distribusi / channel ataukan dengan pendekatan territory.
  • Jumlah minimal outlet dan potensi outlet untuk satu territory sales team.
  • Kondisi geografis, kemudahan pengerjaan atau kemudahan akses di area tersebut dibandingkan dengan potensi penjualan yang dihasilkan.

Sebuah territory mapping, akan memuat dengan jelas mengenai :

  • Batas sales territory
    • Batas wilayah penjualan (sebelah utara, sebelah barat, sebelah selatan dan sebelah timur), gunakan peta pemerintahan setempat untuk menggambarkannya.
    • Perjelas juga mengenai prioritas area, seperti menggunakan warna hijau untuk area dengan outlet potensial yang telah dikerjakan, warna kuning untuk yang masih sekian persen dan memiliki banyak outlet potensial, serta warna merah untuk area yang sedikit outlet potensialnya, dan seterusnya.
  • Gunakan penamaan nama territory dan kodefikasi yang jelas, misalkan :
    • Kode XX-XX-XXXX yang terdiri dari :
      • XX pertama untuk kode regional
      • XX kedua untuk kode cabang / branch
      • XXXX yang terdiri dari kode sales point atau depo dan kode rayon
    • Urutan atau sequential dari area harus juga jelas, seperti :
      • Rayon A, Week (minggu) I, Day (hari) 1 :
        • 1 – outlet AA
        • 2 – outlet AB
        • 3 – outlet AC dan seterusnya
      • Akan lebih baik jika diberikan estimasi jam kunjungan di outlet tersebut.
  • Data-data dalam area / wilayah penjualan yang di cover harus jelas.
    • Nama, alamat outlet, Telpon, dan PIC
    • Jenis atau tipe outlet
    • Potensi penjualan per produk atau per kategori produk
    • Karakteristik outlet di area tersebut

Proses Pemetaan Outlets Potensial

Identifikasi Wilayah Penjualan

  • Perjelas batas area kota / kabupaten mana saja yang hendak dipetakan, bisa menggunakan batas daerah milik pemerintah, bisa juga menyusun batas area sendiri.
  • Hitung ada berapa banyak penduduk dan konsumen yang bisa dibidik (estimasi data).
  • Hitung jumlah universe outlet (outlet semesta) di wilayah tersebut.

Identifikasi Potensi

  • Hitung potensi wilayah / area tersebut
  • Hitung jumlah outlet potensial (mulai dari yang sangat potensial, sampai dengan yang potensialnya kecil)
  • Hitung potensi penjualan di wilayah tersebut.
  • Hitung nilai ekonomisnya atau tingkat profitabilitasnya (secara kasar, jangan sampai gross margin tidak bisa menutupi biaya operasional karena area yang tidak mendukung)

Pencacahan (enumerasi)

  • Lakukan pencacahan (enumerasi, penghitungan atau kolektivitas data) letak, posisi dan jumlah jalan, dimulai dari jalan utama, kemudian mengecil ke jalan yang semakin kecil yang mungkin untuk diidentifikasi.
  • Lakukan pencacahan letak, posisi dan jumlah outlet semesta
  • Lakukan pencacahan waktu tempuh.
    • Kondisi jalur atau jalan dari dan ke.
    • Tingkat kepadatan lalulintas jalan, beserta jam padatnya.
    • Perhatikan jam buka, waktu terima order dan aturan lain yang berhubungan dengan aktivitas penjualan.

Uji Coba Hasil Pencacahan

  • Lakukan uji coba dilapangan, apa saja hambatannya?, apa ada yang harus dirubah agar hasil lebih maksimal, waktu lebih cepat?.
  • Bakukan jika sudah tidak ada yang harus dirubah.

Evaluasi Secara Periodik

  • Hasil pemetaan harus secara periodik dievalusi, baik karena perubahan pasar maupun perubahan strategi.

Jenis Pemetaan Wilayah Penjualan

Ada beberapa jenis pemetaan wilayah penjualan yang harus dilakukan, yaitu :

Pemetaan Berdasar Area Coverage

  • Pemetaan dilakukan berdasarkan wilayah yang sudah dikapling-kapling.
  • Di dalamnya bisa terdapat berbagai tipe outlet dari berbagai sektor.

Pemetaan Berdasar Tetesan Distribusi

  • Untuk setiap sub dist, agent, star outlet atau grosir, harus diusahakan bisa diketahui kemana produk tersebut didistribusikan.
  • Lakukan komparasi antara RO dengan universe outlet di wilayah tersebut.

Pemetaan Berdasar Outlet Semesta vs Outlet Potensial vs Outlet Teregister vs Outlet Aktif

  • Biasanya yang dipetakan hanya outlet potensial dengan outlet register, tetapi akan lebih baik jika dipetakan secara lengkap seperti diatas.
  • Akan bisa diketahui, berapa target outlet yang harus dimiliki dan dikonversi menjadi outlet aktif.

Pemetaan Berdasar Segmentasi atau Tipe Outlet

  • Pemetaan dilakukan berdasarkan segmentasi atau sektor atau tipe outlet yang biasanya bertujuan untuk memudahkan penggerjaan / peng-cover-an (tim penjualan akan disesuaikan dengan segmen, sektor atau jenis outlet yang dikerjakan).
  • Untuk beberapa segmen dengan jumlah outlet sedikit (kurang dari kuota) bisa digabungkan ke segmen yang lain, misal untuk segmen specialistis bisa digabung dengan modern trade.
  • Sebaliknya segmen yang memiliki jumlah outlet banyak, bisa displit lagi, misal untuk general trade, bisa displit lagi menjadi GT-1 yang berisi grosir, semi grosir dan retailer tipe-1 yang besar, GT-2 bisa berisi retailer tipe-1 yang sedang dan kecil ditambah retailer dalam pasar atau Ret-2.

Mapping Sales Team

Mapping Sales Team ini sebenarnya adalah bagaimana kita bisa mengetahui dan memetakan profile sales team kita dari sisi kapabilitas serta menghubungkan dengan profile sales team yang dibutuhkan dalam mencapai tujuan pengelolaan wilayah penjualan.

Beberapa hal yang dijadikan pertimbangan adalah :

  • Kinerja atau performa yang telah berhasil diraih sekian periode terakhir.
  • Pengalaman kerja sales force tersebut dalam bidang yang relevan.
  • Kapabilitas, menyangkut keahlian (skill) dan pengetahuan (knowledge) yang dimiliki sales force yang bersangkutan yang relevan dengan bidang kerja saat ini.
  • Prilaku dan sikap kerja serta motivasi yang dimiliki sales force.
  • Dan lainnya.

Kemudian kita lihat kebutuhan dilapangan, sales force yang bagaimana yang bisa memberikan hasil yang maksimal, yang bisa menggali potensi yang ada di pasar.

Penempatan sales force yang sesuai dengan kondisi atau kebutuhan dilapangan, akan bisa memberikan hasil kerja atau pencapaian yang maksimal.

Sedangkan bagaimana menggali potensi area penjualan dengan mapping, bisa Anda dapatkan di artikel :

MENYUSUN CALL PLAN

Setelah kita memiliki data yang berisi pemetaan, baik pemetaan berdasar area (kaplingan), tetesan distribusi, segmentasi maupun berdasarkan kelompok outlet (semesta, potensial, terdaftar, aktif), maka langkah selanjutnya kita harus menyusun rencana kunjungan penjualan atau sales call plan.

Sales call plan untuk setiap perusahaan bisa berbeda, bahkan dalam satu jenis usaha atau bidang bisnis yang sama sekalipun bisa berbeda, tergantung banyak hal dan banyak kepentingan / tujuan disana.

Call Route Model

Ada banyak model atau pola rute kunjungan, dan masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan sendiri-sendiri dan bersifat unik bagi tiap-tiap perusahaan.

Berikut model dasar call route yang sering digunakan, yaitu :

Cloverleaf Pattern

Model rute kunjungan dengan pola cloverleaf ini adalah yang paling banyak diterapkan, karena pada model ini pergerjaan area diangganp cukup maksimal.

Biasanya area akan dibelah seperti membelah kue, dimana selalu ada area yang berdekatan dengan home base, dan selalu ada area yang berjauhan dengan home base.

Rute dibuat melingkar didalam sub area tadi, dan diusahan tidak ada jalan yang sama yang dilewati dua kali (pulang dan pergi pada jalan yang berbeda)

Dengan demikian sejak sales force meninggalkan home base, sudah ada outlet yang dikerjakan, sehingga perjalanan sales force lebih efektif.

Major-City Pattern

Pada model ini area besar akan dikapling-kapling yang biasanya berdasar letak geografis atau berdasar peta pemerintahan (kecamatan).

Model ini dipilih karena ada area / sub area yang berada jauh dari home base, sehingga akan efektif bila dikerjakan sendiri.

Straight-Line Pattern

Pada model straight-line ini, kunjungan akan berbentuk garis lurus, dimana outlet pertama yang dikerjakan biasanya adalah outlet terjauh, baru kemudian mendekat ke home base atau titik outle terakhir.

Hopscotch Pattern

Pola ini akan membagi area menjadi sub area seperti membagi kue, dimana disetiap sub area selalu ada titik terjauh dan terdekat dengan home base.

Baru kemudian dibuat lintasan lurus menuju titik outlet terjauh baru kemudian zig-zag dengan maksud titik outlet akan tercover dengan baik.

Model ini banyak diterapkan di area yang memiliki outlet dengan densitas cukup tinggi, seperti area perkotaan.

Masih ada model yang lain, seperti circular pattern, largest-angel heuristic pattern, closed-angel heuristic pattern, dan lain sebagainya.

Dalam menyusun call plan, model atau pola yang dipilh tidak harus satu jenis pola saja, kebanyakan perusahaan akan melakukan kombinasi, dengan mempertimbangkan banyak hal, intinya adalah bagaimana bisa semua target outlet bisa tercover secara efektif dan efisien.

Menyusun Call Plan

Setelah kita memiliki kapling area dan model atau pola yang akan diterapkan distiap kapling tersebut, maka selanjutnya kita harus menyusun rencana kunjungan salesman (sales call plan) tersebut.

Sebelum rencana kunjungan salesman dibuat, harus ditentukan, frekuensi kunjungan atau call cycle yang  digunakan untuk setiap outlet tersebut.

Harus diupayakan dalam satu rute memiliki frekuensi kunjungan yang sama, hal ini untuk menghindarkan sales force memiliki rute yang tidak efektif (ada outlet yang terpisah), kecuali memang terpaksa.

Beberapa perusahaan menghindarkan penggunaan frekuensi tiga kali per periode (bulan), karena bisa mengacaukan kunjungan, call cycle yang sering dipakai adalah 1 / 4, 2 / 4, 4 / 4 dan 8 / 4.

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan saat menyusun rencana kunjungan penjualan (sales call plan) atau rencana perjalanan sales force, yaitu :

  • Kondisi geografis, arus lalu lintas, dan aturan dari daerah setempat / lokal seperti adanya portal, retribusi, pembatasan jam dan lain sebagainya.
  • Kondisi subyektif dari outlet atau aturan yang diberlakukan oleh outlet sehubungan dengan kunjungan sales force.
  • Adanya hari atau momen khusus atau adat lokal daerah setempat seperti adanya pasar hari pasaran, libur adat, dan lain-lain.
  • Nilai ekonomis dari area atau potensi outlet yang hendak di-cover dibandingkan dengan biaya operasional.
  • Jumlah outlet yang hendak dikunjungi harus masuk jumlah minimal pembuatan sebuah rute perjalanan sales force per hari.
  • Area tersebut masih bisa dikembangkan lebih lanjut, baik secara vertical maupun secara horizontal, artinya masih banyak outlet potensial dan outlet semesta di area tersebut.
  • Pilih model call route plan yang cocok untuk tiap kunjungan, bisa dikombinasikan dan usahakan tidak zig-zag atau minimalkan melewati jalan yang sama lebih dari sekali.
  • Salesman berdasarkan data dan kondisi dilapangan bisa mengusulkan perubahan, tetapi harus disetujui oleh atasan minimal sales supervisor.
  • Sebuah rute bersifat fixed untuk sekian periode, sampai dengan saat dilakukan perubahan rute (route engineering), tetapi salesman wajib untuk menambah outlet baru (NOO) terutama dari outlet-outlet yang potensial di sekitar jalur tersebut.

Untuk menyusun Sales Call Plan, dapat Anda baca di artikel berikut ini :

Demikian pembahasan kita mengenai mapping dan call plan yang merupakan bagian dari pembahasan secara global mengenai sales territory management.

Terima kasih sudah berkunjung ke blog Distribusi Pemasaran dotcom, semoga Anda mendapatkan manfaat, dan jangan lupa untuk meninggalkan komentar positif yang membangun.

Salam Sukses Sehat dan Bahagia

>>>Anda dapat menelusuri artikel menarik lainnya melalui SITEMAP LINK ini
About Agus Octa 190 Articles
Agus Octa S, Praktisi dan Konsultan di bidang Distribusi dan Pemasaran.

Be the first to comment

Leave a Reply

Your email address will not be published.


*