Salesmanship #6 : Presentasi Penjualan (untuk Salesman Pemula)

Sales-Presentation-Presentasi-Penjualan
Sales-Presentation-Presentasi-Penjualan

SALESMANSHIP – GENERAL

Dalam sales process, presentasi penjualan atau sales presentation adalah salah satu aktivitas yang sangat penting, yang sangat menentukan keberhasilan proses penjualan secara keseluruhan.

Dalam presentasi penjualan inilah sales executive berkesempatan untuk menjelaskan secara menyeluruh tentang produknya, semua hal tentang produk tersebut dan bagaimana produk tersebut akan memberikan solusi atas permasalahan yang ada, beserta semua benefit yang bisa didapatkan dari produk tersebut.

Dan dari sesi ini juga prospek atau klien akan menentukan apakah akan menggunakan produk (barang atau jasa) kita atau tidak, artinya keberhasilan proses penjualan sangat ditentukan di sesi presentasi ini.

Sebagai seorang sales executive, jika kita telah mempersiapkan diri kita, kita telah menguasai product knowledge dengan baik, dan kita juga telah menemukan prospect yang telah memenuhi syarat sebagai calon konsumen yang potensial, maka sebaiknya kita juga harus mempersiapkan diri sebaik mungkin untuk melakukan presentasi penjualan.

Pengertian atau definisi presentasi penjualan (sales presentation) adalah aktivitas yang dilakukan untuk menjelaskan sesuatu kepada audience atau prospect agar mereka bisa mengerti, memahami dan melakukan apa yang diharapkan presenter, yaitu penjualan.

Sedangkan definisi umum dari presentasi adalah aktivitas komunikasi kepada satu atau banyak orang yang dengan tujuan menyampaikan suatu topik, gagasan, pendapat atau informasi.

Ada banyak bentuk presentasi, diantaranya adalah presentasi penjualan itu sendiri yang juga sering disebut sebagai presentasi bisnis.

Sebenarnya presentasi penjualan adalah bagian dari presentasi bisnis, yang memiliki cakupan yang lebih luas, namun secara umum presentasi bisnis akan membahas seputar proposal bisnis.

TAHAPAN PRESENTASI

Secara umum presentasi penjualan akan melewati beberapa tahapan, yaitu :



  • Persiapan Presentasi (Pre-Presentation)
  • Pembukaan dan Pendekatan (Opening n Approach)
  • Presentasi (Presentation)
  • Penutupan Presentasi (Closing)

Persiapan Presentasi

Sebelum melakukan presentasi penjualan, hendaknya sales executive melakukan beberapa persiapan agar semuanya berjalan sesuai dengan harapan.

Beberapa yang harus disiapkan adalah :

Penguasaan materi, ini mutlak hukumnya, kita tidak akan bisa melakukan presentasi yang baik jika kita tidak menguasai materi dengan baik, materi minimal meliputi :

  • Product Knowledge
  • Company Profile
  • Market Environtment (termasuk kompetitor)
  • USP dan atau Competitive Advantages
  • Benefit dari fitur produk

Persiapan Diri dan Team kita, mulai dari kerapian diri kita (pakaian, sepatu, rambut dan lain-lain), dan kesiapan semua team yang terlibat, seperti siapa dan kapan harus membagikan hand-out, kapan harus membagikan atau menunjukan contoh produk, dan sebagainya.

Persiapan Alat, seringkali presentasi penjualan ini berlangsung di kantor klien atau di luar, di mana mereka telah menyiapkan peralatan untuk presentasi secara standard, tetapi alangkah baiknya, jika kita juga membawa semua peralatan presentasi setidaknya untuk berjaga-jaga, jangan sampai ketika akan presentasi kita kekurangan satu peralatan dan kita menanyakan alat tersebut ke pihak klien.

Persiapan Dokumen, dalam presentasi kita sering membagikan beberapa dokumen (bisa juga seperti brosur) terkait yang digunakan sebagai materi pendukung, dokumen ini harus kita siapkan dengan baik.

Pembukaan dan Pendekatan

Tahap berikutnya sebelum kita melakukan presentasi atau masuk ke inti presentasi, ada baiknya kita melakukan pembukaan dan pendekatan.

Pembukaan berarti kita mulai dari memperkenalkan diri dan team kita, perusahaan kita sesuai dengan compro, sampai dengan menjelaskan maksud dan tujuan dari presentasi ini.

Tentu saja ketika menjelaskan maksud dan tujuan tersebut, kita cukup menyinggung bahwa kita ingin menjelaskan lebih jauh tentang produk tersebut dan berharap akan ada hubungan lebih lanjut atau bisa bersinergi ke depannya.

Pada tahap pembukaan ini juga kita berusaha untuk mengenal siapa saja yang hadir di team klien, siapa mereka apa jabatan mereka dan akan baik jika memahami sampai sejauh mana peranan mereka di produk yang akan kita presentasikan tersebut.

Biasanya team klien untuk institusi akan terdiri dari direktur utama atau yang mewakili, bagian keuangan, bagian pembelian, dan bagian yang terkait dengan produk yang kita tawarkan alias user-nya.

Hati-hati dalam menjawab pertanyaan mereka, direktur akan fokus ke nilai bisnis, bagian keuangan ke biaya (baik perolehan maupun pemeliharaannya), bagian pembelian fokus ke seberapa cepat produk bisa disediakan termasuk bagaimana pelayanannya, sedangkan user akan fokus ke bagaimana produk tersebut akan memberikan manfaat atau memberikan solusi atas permasalahan mereka.

Pendekatan, pengertiannya adalah bagaimana kita mampu semaksimal mungkin memanfaatkan sesi pembukaan ini untuk membangun hubungan yang baik, menciptakan suasana yang menyenangkan, hangat dan harmony.

Artinya kita bisa menanyakan hal-hal yang tidak formal, seperti jumlah putra si A, sekolah dimana, apa hobby mereka dan lain sebagainya.

Bangun suasana yang akrab, sehingga proses komunikasi dan presentasi akan berjalan dengan santai tidak tegang, tidak kaku, tetapi tetap fokus dan terarah.

Presentasi Utama (Main Presentation)

Pada tahap ini kita masuk ke inti presentasi itu sendiri, atau ke presentasi utama, sesuai dengan tujuan dari presentasi penjualan itu sendiri.

Inti dari sebiah presentasi adalah menyampaikan atau mempresentasikan sesuatu, dengan tujuan audiens bisa mengerti, memahami dan bertindak sesuai dengan apa yang kita harapkan.

Ada banyak teknik presentasi, namun saat ini kita bahas teknik yang umum saja, yang sering digunakan dalam presentasi secara umum, termasuk presentasi penjualan.

Sebuah presentasi akan menyangkut dua komponen utama, yaitu :

  • Materi Presentasi (Slide Presentasi)
  • Teknik Presentasi

Keduanya akan kita bahas tersendiri di bagian lain dari artikel ini.

Penutupan Presentasi (Closing)

Setelah kita melakukan presentasi, audience atau klien juga sudah memahami apa yang kita jelaskan yang berhubungan dengan produk, maka kita akan masuk ke tahap akhir dari presentasi, yaitu penutupan presentasi.

Pada tahap penutupan ini bukan berarti proses presentasi sudah selesai, tetapi justru pada tahap penutupan inilah kita akan menguji sejauh mana hasil dari presentasi yang kita lakukan ini.

Penutupan presentasi harus bisa menciptakan keinginan untuk melakukan sesuatu yang dikenal sebagai ‘call to action’.

Itulah sebabnya dalam melakukan presentasi penjualan, kita harus menggunakan metode atau prinsip penjualan, yaitu AIDA (awareness / attention, interest, desire dan action).

  • Mengenalkan produk atau mendapatkan perhatian dari prospek (gaining the attention) yang dimulai dari tahap pembukaan dan pendekatan, hingga saat kita melakukan presentasi utama.
  • Membangun minat prospek atas produk kita (arousing interest), yaitu bagaimana mengkaitkan kebutuhan dan keinginan klien dengan solusi yang diberikan produk kita.
  • Membangun keinginan untuk memiliki produk atau tertarik akan produk kita (building desire), yaitu tahap untuk mengunci bagaimana atau apa yang akan terjadi jika permasalahan dibiarkan atau terlambat diatasi, serta mengapa produk kita adalah sebagai solusi terbaik untuk mengatasinya.
  • Menciptakan kondisi agar klien atau audience segera take action.

Tahap attention, interest dan desire dilakukan mulai opening dan dikuatkan di saat inti dari presentasi, atau presentasi utama.

Sedangkan tahap action, dilakukan saat penutupan presentasi atau closing, yaitu dengan menciptakan kondisi atau situasi yang memaksa klien atau prospek untuk segera melakukan tindakan.

Sekali lagi segera melakukan tindakan, misal saat penutupan kita memberikan diskon khusus kepada klien jika klien memutuskan untuk membeli produk saat itu juga.

Atau ada serangkaian program yang akan diberikan kepada klien seperti free konsultasi, free biaya angkut dan pemasangan, free biaya pelatihan produk dan lain sebagainya, jika klien membeli dalam jangka waktu yang ditentukan tersebut.

MATERI PRESENTASI

Yang kita maksud materi presentasi di sini bukan isi dari presentasi, kita tidak sedang membahas  mengenai isi dari presentasi, melainkan bagaimana menyusun sebuah slide presentasi yang benar.

Presentasi bagi kita tidak asing, kita sudah menggunakannya sejak dibangku kuliah, atau sekolah, mulai dari membuat layout presentasi, menyusun dan mempresentasikannya.

Tetapi kita seringkali melihat sebuah presentasi yang membuat mereka yang mendengarkan atau melihat presentasi tersebut mengantuk, bosan dan tidak fokus, ini yang harus kita hindari atau kita minimalkan.

Berikut akan saya sampaikan bagaimana menyusun materi presentasi yang baik secara umum, yaitu :

Penggunaan Hurup yang Tepat

  • Pilih jenis hurup (font type) yang mudah dibaca, seperti Arial dan Calibri, minimal Verdana atau Times New Roman, jangan gunakan jenis hurup hias seperti Papyrus, Monotype Corsiva, Bradley Hand dan lainnya.
  • Gunakan ukuran hurup (font size) yang sesuai, jangan terlalu kecil, terutama untuk poin-poin tertentu.
  • Gunakan titik fokus / titik perhatian (point of interest / point of focus) baik dalam tulisan maupun dalam gambar.
  • Gunakan hurup besar dan kecil sesuai kebutuhan, jangan gunakan hurup kapital untuk semua tulisan.

Tuliskan Poin-poin Kunci saja

  • Tuliskan cukup poin-poin kunci saja, jangan seperti memindah teks dari Ms Word ke Ms Power Point.
  • Jika ada point yang membutuhkan data atau keterangan lanjutan, gunakan link yang bisa digunakan saat dibutuhkan saja.

Gunakan Gambar yang Sesuai dan Menarik

  • Untuk mendukung isi presentasi, gunakan gambar yang menarik, jelas, serta yang relevan dengan isi materi presentasi.
  • Gambar harus menarik, tidak asal-asalan, atau gambar yang tidak tertata dengan baik.
  • Warna utama gambar harus sesuai dengan warna yang digunakan dalam teks (warna latar belakang ataupun warna teks).

Gunakan Video yang Sesuai dan Menarik

  • Gunakan video untuk mendukung isi materi, seperti testimoni, company profile, spesifikasi produk, proses produksi, dan lain sebagainya.
  • Video juga bisa digunakan untuk ice breaking, atau untuk intermezo, tetapi tetap harus ada relevansinya.

Gunakan Alat Bantu Peraga

  • Untuk mendukung presentasi, gunakan juga alat bantu sebagai peraga.
  • Alat bantu peraga juga berguna untuk produk-produk yang membutuhkan penjelasan detail yang berhubungan sesuatu yang bersifat kualitas (kadang klien ingin menyentuh produk untuk lebih memastikan – type kinestetik).

Gunakan Contoh Produk (Miniatur / Dummy)

  • Beberapa jenis produk tidak mungkin untuk dibawa sebagai contoh produk, itulah sebabnya kita membutuhkan miniatur atau dummy product.
  • Miniatur atau dummy seyogyanya dibuat dengan presisi tinggi dan memiliki skala.

Demikian cara menyusun materi presentasi penjualan secara umum, Anda bisa berkreasi sendiri, tetapi harus tetap memperhatikan apakah klien atau audience bisa tetap fokus dengan model tersebut.

Sedangkan software atau aplikasi yang sering digunakan untuk membawakan presentasi adalah Power Point atau Ms Power Point (Microsoft Power Point).

TEKNIK PRESENTASI

Selain materi atau slide presentasi, keberhasilan sebuah presentasi juga ditentukan oleh bagaimana teknik kita dalam membawakan presentasi, atau bagaimana kita melakukan presentasi.

Membawakan presentasi itu ada tekniknya, intinya bagaimana kita bisa membawa dan menarik perhatian klien atau prospek.

Tahapan presentasi, seperti dijelaskan diatas terdiri dari :

  • Opening,  berikan pembukaan seputar perkenalan, compro, team, dan tujuan presentasi, kemudian lakukan pendekatan dengan membangun hubungan atau komunikasi yang akrab pada sesi ini.
  • General case, pada awal presentasi mulailah dengan general case atau kasus-kasus umum yang sering terjadi, yang melatar belakangi munculnya produk tersebut.
  • General Solution, berikutnya kita harus mempresentasikan materi yang berisi solusi dari sekian kasus-kasus tadi, solusi harus bersifat general, dan presentasikan bagaimana produk tersebut mampu memberikan sebuah solusi, tidak perlu dijelaskan sejauh mana tingkat solusi yang diberikan oleh kategori produk tersebut.
  • Show your Product Benefit, Ini adalah tahap kita mempresentasikan tentang merek produk kita, dimulai dari fungsi yang bisa diberikan oleh merek produk tersebut, diikuti dengan BENEFIT yang bisa di dapat jika menggunakan merek produk tersebut, berikan penjelasan yang detail dan menyeluruh, serta berikan ALASAN mengapa harus memilih merek produk tersebut, ini  tahap untuk menjelaskan product knowledge secara menyeluruh.
  • Discussion (QA), berikutnya buka sesi tanya jawab, sesi ini bisa dibuat dalam bentuk semi diskusi. Ada hal yang harus diperhatikan di sesi ini, yaitu mental dan penguasaan materi. Jadi siapkan mental Anda untuk setiap bantahan, jangan sampai down, presenter akan down saat tidak mampu menjawab pertanyaan, tidak mampu mengklarifikasi pernyataan dan bantahan peserta.
  • Funneling (Call to Action), saat sesi discussion, kita sudah bisa mengukur, tingkat ketertarikan peserta terhadap merek produk yang baru kita berikan. Berikutnya pertajam sesi ini dengan proses funneling, dimulai dengan mencari tahu seberapa tertariknya mereka terhadap solusi kasus tadi dan berikan special price dan time limit, atau program khusus.
  • Follow Up, biasanya klien tidak semua mengambil keputusan pembelian saat itu juga, maka dari itu penting bagi kita untuk melakukan follow up atas komitmen terakhir dari klien, ingatkan program yang diberikan, dan benefit yang bisa didapat jika melakukan keputusan saat itu juga atau segera.

Lebih mendetail mengenai teknik presentasi penjualan, bisa Anda baca di artikel 7 Step Presentasi Penjualan yang Menciptakan Closing Maksimal.

Seringkali dalam melakukan presentasi penjualan presenter, terutama salesman pemula sering membuat kesalahan, diantaranya adalah :

  • Salah Menyebut Nama Klien, jangan pernah menyebut salah nama klien, apa lagi sampai beberapa kali, karena hal ini menunjukkan (nama) klien tidak dianggap penting. Itulah sebabnya, sebelum presentasi berlangsung, sangat penting untuk berkenalan dan mengingat nama klien kita.
  • Tanpa Pra-Presentation Research, kesalahan yang sering terjadi adalah, kita tidak memiliki data yang cukup tentang klien atau prospek kita, kita tahu dengan jelas, apa yang diinginkan mereka, (secara global), apa permasalahan klien yang relevan dengan janji pertemuan tersebut.
  • Just Read the Slides, jika saat presentasi hanya dengan membaca slide, maka selain membosankan, interaksi dengan klien atau audience akan berkurang drastis, presenter dan audience masing-masing akan sibuk sendiri-sendiri.
  • Information Overload, saat presentasi seringkali sales person memberikan informasi yang sangat banyak, hampir semua produk dan jasa yang dimilikinya dipresentasikan, hal ini akan mengurangi fokus klien dan bisa menimbulkan permasalahan bagi klien untuk mengambil keputusan dalam memilih.
  • Informasi Tidak Relevan (Kurang Fokus), kadang saat melakukan presentasi penjualan, sales reps memberikan banyak informasi yang seringkali kurang relevan atau belum dibutuhkan untuk saat itu, hal ini juga akan mengurangi fokus klien. Jadi berikan informasi hanya yang dibutuhkan oleh klien saja, atau yang bisa menjawab pertanyaan atas permasalahan klien saja.
  • Tidak to the Point (Terlalu Banyak Bicara), dalam presentasi, seringkali salesman banyak mengulang-ulang penjelasannya, atau terlalu berbelit-belit dalam penjelasannya, hal ini bisa membosankan, kadang mengulang itu diperlukan, penjelasan yang detail juga diperlukan, namun jika audience sudah jelas, sebaiknya tidak perlu diulang-ulang, cukup dikonfirmasi saja.
  • Kurang Persiapan (Data Kurang), kesalahan lainnya yang sering terjadi adalah kurangnya persiapan sebelum presentasi, atau kurang data, atau dokumen yang dibutuhkan. Akibat adalah terhambatnya proses presentasi atau kelanjutan dari presentasi.
  • Tanpa Call to Action, tidak adanya call to action di akhir sesi presentasi, atau di akhir presentasi, dapat menghambat terjadinya closing, karena seringkali, klien atau prospek yang telah memahami dan tertarik dengan presentasi kita, masih kesulitan untuk mengambil keputusan, klien masih membutuhkan dorongan untuk memastikan keputusannya, inilah salah satu fungsi call to action tersebut.
  • Tidak ada Next Step, kesalahan lainnya yang cukup fatal adalah tidak ada pembahasan mengenai langkah berikutnya mau seperti apa, hal simpel ini, bisa menjadi permasalahan yang berujung mundur atau gagalnya closing penjualan. Klien atau prospek yang sudah setuju, harus segera dibuatkan komitmen yang jelas, termasuk langkah berikutnya apa, kapan dan bagaimana.

Untuk lebih detail, Anda bisa membaca artikel tentang 9 Kesalahan yang Sering Terjadi Dalam Presentasi Penjualan.

Kita sering mengalami nervous saat melakukan presentasi penjualan, cari tahu apa penyebab nervous, serta bagaimana cara mengatasinya saat presentasi penjualan, bisa Anda baca di artikel tersebut.

Demikian pembahasan kita mengenai Presentasi Penjualan yang merupakan bagian dari Salesmanship untuk Salesman Pemula.

Terima kasih sudah mengunjungi blog Distribusi Pemasaran dotcom, semoga Anda mendapatkan manfaat dan silahkan berikan komentar positif Anda.

Salam Sukses Sehat dan Bahagia

>>>Anda dapat menelusuri artikel menarik lainnya melalui SITEMAP LINK ini
About Agus Octa 190 Articles
Agus Octa S, Praktisi dan Konsultan di bidang Distribusi dan Pemasaran.

Be the first to comment

Leave a Reply

Your email address will not be published.


*