Selling Skills – Effective Communication Skills (Komunikasi yang Effektif)

SELLING SKILLS – EFFECTIVE COMMUNICATION SKILLS

Effective communication skills adalah selling skills pertama yang harus dikuasai oleh sales person yang hebat yang ingin terus meningkatkan kemampuannya.

Kemampuan komunikasi secara efektif adalah ketrampilan yang banyak dibutuhkan oleh semua orang dari berbagai bidang industri.

Bayangkan jika kita hidup didunia tanpa adanya komunikasi satu dengan yang lain, tanpa adanya interaksi satu dengan yang lain.

Pengertian Komunikasi yang Efektif (Effective Communication Skills)

Effective communication skills adalah kemampuan untuk menyampaikan pesan dan memastikan pesan tersampaikan dengan benar, serta kemampuan untuk menerima, membaca atau mendengar pesan dengan tepat, baik secara verbal maupun non-verbal.

Effective communication skills adalah ketrampilan untuk bisa berkomunikasi secara efektif, artinya masing-masing pihak yang terlibat dalam komunikasi harus bisa menangkap pesan yang dimaksud, baik komunikasi dilakukan secara langsung maupun tidak langsung.

Communication is a process by which we  assign and convey meaning an attempt to create shared understanding.

Baumeister & Leary

Sekarang coba bayangkan, bagaimana kita melakukan komunikasi dengan orang lain, sementara ada tembok yang menjadi penghalang aktivitas komunikasi tersebut.

Tembok yang menjadi penghalang tersebut secara otomatis akan menurunkan kualitas komunikasi yang kita lakukan, memberikan atau meningkatkan gangguan (noise).

Dalam prakteknya, tembok penghalang tersebut bisa perbedaan kulture atau budaya, perbedaan ekspektasi, perbedaan pengalaman, perbedaan perspektif, perbedaan gaya komunikasi, dan perbedaan lainnya.

Dinding penghalang komunikasi bisa juga berupa jarak yang jauh, media komunikasi yang kita gunakan, waktu komunikasi (waktunya tepat atau tidak), dan lain-lain.

Semua hal tersebut adalah tembok penghalang yang bisa menurunkan atau mengganggu kualitas komunikasi yang kita lakukan.

Sebagai akibatnya, seringkali pesan yang diterima dan pesan yang dikirim terjadi perbedaan, meski hanya sekian persen saja.

Komunikasi Verbal (Verbal Communication)

Komunikasi verbalterbagi menjadi dua macam, yaitu komunikasi melalui lisan (berbicara) dan komunikasi melalui teks atau tulisan.

Komunikasi Verbal – Lisan

Ini adalah bentuk komunikasi yang umum dilakukan antara satu orang dengan satu atau lebih orang lain, baik secara langsung maupun tidak langsung.

Bentuk komunikasi verbal mengandalkan suara (audio) yang kita ucapkan untuk menyampaikan pesan, menjelaskan sesuatu untuk membuat lawan bicara tau mereka yang mendengarkan mengerti dan memahami maksud ucapan kita.

Komunikasi verbal lisan ini bisa kita lakukan secara langsung, face to face atau jarak dekat, ini yang umum kita lakukan.

Selain itu komunikas verbal lisan ini juga bisa kita lakukan dalam jarak jauh, tentu menggunakan media yang mampu menbawa suara (audio) kita melewati jarak yang jauh, umumnya kita menggunakan media telephone.

Karena bentuk komunikasi ini adalah suara, lisan atau ucapan, maka kita harus memperhatikan beberapa komponen yang mempengaruhi kualitas uacapan atau suara kita, yaitu :

• Artikulasi
• Kelancaran
• Intonasi

Artikulasi

Kemampuan dan kejelasan ucapan atau kata-kata yang kita keluarkan, yang biasanya dipengaruhi oleh bahasa ibu, dialek, kebiasaan / budaya, dan lain-lain.

Kejelasan ucapan ini juga dipengaruhi oleh gerakan mulut dan lidah kita, jadi saat kita ada gangguan di mulut, lidah dan sekitarnya, maka kualitas ucapan kita juga akan terganggu.

Kelancaran

Fasihnya rangkaian kata-kata atau kalimat yang kita ucapkan dalam kecepatan yang wajar, dengan jeda yang juga wajar.

Kita pasti tahu, suara atau ucapan dalam berkomunikasi yang baik, lahir dari fasihnya kalimat yang terucapkan.

Jika kita mengalami kegagapan dalam berbicara, hal ini bisa membuat pendengar merasa terganggu dan terusik.

Dan terlalu cepat dalam berbicara juga mengurangi penerimaan dan makna ucapan kita.

Intonasi

Intonasi adalah kemampuan pembicara dalam mengatur tinggi rendah dan tekanan suara.

Ketika berbicara dengan klien dan menjelaskan sesuatu, atur intonasi sesuai dengan yang dimaksud, jangan datar.

Cara kita berbicara dan intonasi mempengaruhi fokus pendengar dan makna pesa yang tersampaikan.

Kita perhatikan contoh berikut ini :

1. Ari membeli komik di toko buku Gramedia
2. Ari membeli komik di toko buku Gramedia
3. Ari membeli komik di toko buku Gramedia
4. Ari membeli komik di toko buku Gramedia

Keempat kalimat tersebut dalam teks yang sama, namun akan memiliki makna yang berbeda, manakala diucapkan dengan intonasi yang berbeda.

Sesuai dengan tekanan yang diberikan (cetakan tebal), maka arti atau maknanya adalah :

1. Yang membeli Ari, bukan yang lain
2. Ari membeli, bukan membaca atau pinjam
3. Yang dibeli komik, bukan novel, kamus, atau yg lain
4. Membelinya di toko buku Gramedia, bukan dipasar

Nada suara bertanggung jawab atas sekitar 35-40 persen pesan yang kita kirim.

Ini melibatkan volume, emosi, dan penekanan dalam suara kita ketika kita berbicara.

Komunikasi Verbal – Teks

Bentuk lain dari komunikasi verbal selain dengan lisan adalah komunikasi menggunakan teks atau tulisan.

Bentuk komunikasi ini bermula dari jarak antara pihak yang satu (yang ingin menyampaikan pesan) dengan pihak lain (yang akan menerima pesan) yang cukup jauh atau kurang memungkinkan untuk berkomunikasi dalam jarak dekat atau face to face.

Komunikasi teks atau tertulis sangat sering digunakan untuk berkomunikasi, baik formal, maupun informal, di lingkungan perusahaan atau pun di luar.

Penggunaan komunikasi teks atau tertulis sebaiknya sesuai dengan tujuan dan dalam rangka apa komunikasi tersebut digunakan.

Dengan siapa atau dalam kondisi seperti apa lingkungan atau hubungan pihak-pihak yang berkomunikasi juga mempengaruhi bentuk komunikasi teks ini.

Coba perhatikan saat kita kirim pesan singkat (sms) ke teman sekerja, ke sahabat, ke atasan kita dan sms ke pihak-pihak lain diluar perusahaan kita.

Komunikasi Non-Verbal (Non-Verbal Communication)

Ingatlah bahwa dalam keterampilan komunikasi (communication skills) melibatkan komunikasi verbal dan non-verbal.

Saat berkomunikasi dengan orang lain, aspek non-verbal dari apa yang kita katakan sebenarnya lebih penting daripada kata-kata yang kita gunakan.

Bahkan, jika keduanya bertentangan, secara otomatis kita akan mempercayai komunikasi non-verbal yang kita terima daripada komunikasi verbal.

Jadi apa yang kita maksud dengan komunikasi non-verbal?

Lebih dari setengah dari pesan yang kita kirim ke orang lain dapat disebabkan oleh bahasa tubuh kita.

Bahasa tubuh adalah cara bawah sadar kita berkomunikasi, tetapi itu adalah salah satu yang kita kenali pada orang lain berdasarkan insting.

Contoh bahasa tubuh yang umum antara lain:

• Ekspresi wajah
• Cara mereka berdiri atau duduk
• Setiap goyangan atau gerakan lainnya
• Gerakan dengan lengan atau tangan mereka
• Kontak mata (atau tidak ada kontak mata)
• Tingkat atau irama  pernapasan
• Beberapa aktivitas seperti menelan atau batuk
• Perubahan warna wajah (merona)
• Sikap atau keadaan kita seperti gelisah
• Gaya atau cara kita berpakaian

Pada dasarnya, bahasa tubuh mencakup apa pun yang mereka lakukan dengan tubuh mereka selain berbicara.

Kita mengenali komunikasi non-verbal ini secara naluriah, tanpa harus diberi tahu apa artinya.

Adalah penting bahwa ketika kita berbicara dengan pelanggan, bahasa tubuh kita mendukung apa yang sedang kita bicarakan, bukan kontras dengan apa yang kita katakan.

Kesalahan dalam Komunikasi

Dalam melakukan komunikasi, kita seringkali melakukan kesalahan yang bisa mengurangi efektivitas dan kualitas komunikasi tersebut.

Berikut adalah beberapa kesalahan umum yang sering terjadi, yaitu :

• Tidak menjelaskan tujuan kita secara jelas
• Tidak mendengarkan dengan seksama (baik yang terucap maupun tidak)
• Ada bagian yang tidak dimengerti, tapi tidak bertanya atau tidak melakukan konfirmasi
• Berasumsi tanpa data, menebak-nebak informasi / inputan yang masih tidak jelas
• Kurangnya informasi dan pengetahuan di bidang tersebut, sehinga salah dalam menafsirkan atau memahami info tersebut
• Tidak memahami apa yang dibutuhkan lawan bicara atau tidak mengerti maksud yang sebenarnya
• Tidak fokus, tidak berfikir jernih atau sedang memikirkan sesuatu yang lain
• Kurang percaya diri saat berbicara, yang mengakibatkan berkurangnya konsentrasi
• Terdominasi oleh lawan bicara, yang mengakibatkan tidak fokus dan tertekan
• Tidak bisa membaca ekspresi dan intonasi
• Memberikan ekspresi yang kurang baik, yang mengakibatkan lawan bicara berkurang minat komunikasinya

Mendengarkan secara Aktif (Active Listening)

Saat ini penjualan yang sukses akan melibatkan kemampuan tenaga penjualan untuk membantu pembeli mengidentifikasi kebutuhan mereka yang sebenarnya.

Tenaga penjualan membantu proses ini dengan cara dapat mendengarkan dan memahami apa yang dikatakan pembeli kepadanya dengan baik.

Kemampuan mendengarkan secara aktif ini adalah bagian salah satu bagian terpenting dalam selling skills.

Effective Communication Skills – Active Listening

Untuk itu, materi active listening ini akan kita bahas tersendiri di artikel berikutnya.

Artikel terkait :

Selling Skills – Ketrampilan Penjualan yang Harus Dimiliki Setiap Salesperson

Kesimpulan Effective Communication Skills

Komunikasi yang efektif, sangat mempengaruhi bagaimana kita menyampiakan pesan dan bagaimana kita menerima pesan.

Effective communication skills bisa dalam bentuk verbal lisan dan tulisan, juga dalam bentuk non verbal serta kemampuan mendengarkan secara aktif.

Dalam melakukan komuniskasi, kita harus memperhatikan hal-hal berikut ini :

• Artikulasi harus jelas
• Intonasi sesuaikan dengan kalimat
• Volume atau power suara cukup atau sesuai situasinya
• Pitch (tinggi rendahnya nada) sedang atau sesuai situasinya
• Kecepatan tempo sedang, jangan terlalu cepat atau terlalu lambat
• Dialek daerah jangan terlalu kental, kecuali berkomunikasi dengan orang satu daerah
• Jangan gunakan bahasa slang
• Ekspresi sesuai dengan topik pembicaraan
• Cara berdiri, duduk atau sikap kita disesuaikan, apakah formal atau non formal
• Jangan melakukan gerakan yang tidak perlu, seperti tangan selalu disaku, terus bersendekap, menggaruk-garuk kepala, membetulakn kerah atau dari terus menerus, dll.
• Cara penulisan harus disesuaikan dengan situasi dan kondisi, waktu, dengan siapa kita berkomunikasi dan tujuan dari komunikasi tersebut.

Itulah sedikit tentang effective communication skills, salah satu ketrampilan yang wajib untuk dikuasai salesman yang ingin meningkatkan kemampuan mereka.

Ada pendapat lain atau Anda ingin menambahkan?

Jangan segan untuk berbagi, silahkan tuliskan dikolom komentar dibawa ini.

Terima kasih atas kunjungan Anda ke blog distribusi pemasaran dotcom ini, semoga Anda mendapatkan manfaat.

Jika Anda, Team Perusahaan Anda membutuhkan konsultasi atau pelatihan seputar selling skills dalam bidang distribusi dan pemasaran, hubungi kami di kontak ini.

Salam sukses sehat dan bahagia

Picture :