Selling Skills : Problem Solving Skills

Agus Octa

SELLING SKILLS – PROBLEM SOLVING SKILLS

Seperti kita ketahui, untuk saat salesman bukan lagi hanya sebagai tenaga penjualan dengan aktivitas menjual atau menawarkan barang.

Saat ini seorang salesman adalah mitra bagi pelanggan dengan tugas utama mereka memecahkan atau memberi solusi atas problem pelanggan.

Jadi jika ingin menjadi salesman yang sukses, maka kita harus bermitra dengan konsumen atau pelanggan untuk mengidentifikasi masalah apapun yang mereka miliki untuk kemudian menggunakan informasi tersebut untuk menawarkan solusi atas problem atau situasi yang mereka alami.

Bagian tersulit dari situasi ini adalah memastikan bahwa masalah yang coba dipecahkan oleh pelanggan adalah masalah aktual yang ada, atau masalah yang sebenarnya.

Karena bisa jadi, sebuah permasalahan timbul karena ada kondisi awal yang menjadi penyebabnya, kondisi inipun juga sering dipicu oleh sesuatu.

Itulah sebabnya, penting bagi seorang salesman untuk mengusai problem solving skills, yaitu kemampuan atau ketrampilan untuk memecahkan masalah, dengan mengidentifikasi dan mencari akar permasalahan, baru memberikan solusinya.

Apa itu Problem Solving Skills?

Seperti namanya, problem solving skills adalah kemampuan untuk mengidentifikasi masalah, kemudian memberikan solusi yang efektif untuk mengatasinya.

Problem solving skills adalah tindakan penyelesaian masalah secara sistematis dengan melakukan beberapa tahapan mulai dari identifikasi permasalahan, mencari dan menentukan akar permasalahan, mencari dan memilih solusi, menerapkan solusi tersebut serta mengevaluasinya.

Intinya problem solving skills adalah bagaimana menghasilkan solusi terbaik suatu permasalahan dengan mengidentifikasi penyebab utamanya.

Tahapan Dalam Problem Solving

problem solving skills

Identifikasi Permasalahan

Hal pertama yang harus dilakukan dalam problem solving adalah melakukan identifikasi atas permasalahan yang ada.

Dalam identifikasi ini kita harus bisa melihat apa yang yang sebenarnya sedang terjadi, dan harus bisa membedakan mana permasalahan dan tanda-tanda atau gejala dari sebuah permasalahan.

Biasanya kita lebih sering terpaku pada gejala yang terjadi daripada melihat masalah yang sebenarnya, karena memang tanda atau gejala ini yang terlihat nyata.

Ketika target penjualan tidak tercapai, itu adalah gejala atau tanda adanya sebuah permasalahan, dan permasalahan ini yang harus dicari tahu.

Ketika deadline laporan tidak terpenuhi, atau ada kesalahan dalam sebuah laporan, maka itu adalah tanda ada yang tidak beres, ada permasalahan yang menjadi penyebab semua itu terjadi, itu yang harus dicari tahu.

Cari Akar Permasalahan

Kita sudah bisa membedakan mana permasalahan dan mana gejala atau tanda dari adanya sebuah permasalahan.

Langkah berikutnya yang harus kita lakukan dalam problem solving skills adalah melihat permasalahan dan mencari tahu apa penyebab atau akar dari permasalahan tersebut.

Mencari akar permasalahan, berarti kita berusaha menelusuri penyebab permasalahan tersebut hingga ke penyebab utama atau penyebab yang pertama yang membuat rentetan gejala permasalahan tersebut terjadi.

Dalam kasus target penjualan yang tidak tercapai, maka kita bisa melakukan breakdown, per grup produk, per produk, per area / sub-area, per tipe outlet, dan seterusnya.

Sehingga bisa diketahui mana yang tidak tercapai dan mana yang tercapai, dan seterusnya hingga melakukan analisa atas berbagai program yang kita kerjakan.

Hal yang sama juga kita lakukan atas deadline yang tidak tercapai, maupun kesalahan dalam pembuatan laporan tersebut.

Metode yang digunakan umumnya adalah why-why analysis yang digabungkan dengan tools yang lain seperti fishbone diagram, relationship diagram (diagram sebab –akibat), dll.

Buat Alternatif Solusi

Setelah melakukan melakukan penelusuran , tentu kita sudah bisa menemukan apa yang menjadi penyebab atau apa akar permasalahan tersebut.

Akar permasalahan atau penyebab terjadi permasalahan bisa tunggal, bisa juga banyak, jadi ada beberapa hal yang menjadi penyebabnya.

Yang paling utama adalah memastikan, apakah temuan tersebut merupakan akar permasalahan yang sebenarnya.

Untuk memastikan, biasanya dilakukan validasi seperti root cause validation.

Setelah kita tetapkan apa saja akar permasalahannya (root cause), baru kemudian kita mulai mencari dan menetapkan alternatif-alternatif solusinya.

Kemudian semua alternatif tersebut disusun sedemikian rupa berdasarkan beberapa kriteria, umumnya adalah yang paling mungkin untuk dikerjakan dan yang memberikan dampak positif paling maksimal.

Pilih Solusi Terbaik (Paling Mungkin)

Langkah berikutnya adalah memilih alternatif solusi yang terbaik atau yang paling mungkin untuk dijalankan (jika pilihan solusi ada beberapa).

Sedangkan kriteria untuk mendapatkan solusi terbaik dalam problem solving adalah yang memberikan dampak paling maksimal dalam arti biaya solusi rendah dan memberikan manfaat paling besar.

Biaya solusi atau solution cost adalah semua biaya yang timbul  dalam rangka proses menghasilkan solusi termasuk biaya pengembangan & implementasi‏ pengoperasiannya.

Manfaat solusi atau solution benefit adalah kemungkinan dampak positif yang dihasilkan atas solusi yang diberikan tersebut.

Contohnya : pengurangan biaya operasional, pengurangan waktu operasional, penghematan pemakaian material, peningkatan produktivitas, dan lainnya.

Yang harus diperhatikan disini adalah bagaimana dengan cost benefit dan objective yang hendak dicapai.

Rancang Rencana Solusi

Kita telah menetapkan salah satu solusi yang kita anggap yang terbaik untuk permasalahan tersebut, selanjutnya adalah merancang rencana dari solusi tersebut.

Bagaimana solusi tersebut akan diimplementasikan, kapan akan diimplementasikan, apa ukuran dari keberhasilan penerapan solusi tersebut, dan seterusnya.

Semua harus dibuatkan rencananya dengan baik agar solusi yang kita pilih tersebut memberikan dampak positif seperti yang kita harapkan.

Evaluasi

Tahap terakhir dari problem solving skills ini adalah melakukan evaluasi atas proses pemecahan masalah (problem solving) yang kita lakukan.

Dalam evaluasi ini sebaiknya dilakukan secara keseluruhan, mulai dati tahap awal, yaitu identifikasi hingga implementasi dari solusi tersebut.

Memang, pada umumnya evaluasi akan fokus ke implementasi dan rencana solusi tersebut, apakah sudah sesuai atau belum.

Teknik Problem Solving

Ada beberapa teknik yang sering digunakan dalam problem solving, seperti Why-why Analysis yang digabung dengan Fishbone Diagram.

Teknik  problem solving ini akan dibahas lebih detail dalam artikel terpisah.

Cara Meningkatkan Problem Solving Skills

Meningkatkan Problem Solving Skills

Ubah Pola Pikir

Hal pertama yang harus kita lakukan untuk meningkatkan problem solving adalah mengubah pola pikir kita dalam memandang sebuah permasalahan.

Secara umum permasalahan yang timbul akan membuat kita stress dan frustasi, itu jika kita memandang permasalahan sebagai sebuah beban yang berat dan melelahkan.

Maka dari itu kita harus mengubah pola pikir kita, permasalahan yang ada bukan sebuah beban tetapi sebuah tantangan untuk membuat kita menjadi lebih baik.

Gunakan Mind Map

Tahap berikutnya adalah bagaimana kita bisa melihat masalah tersebut dengan lebih gamblang atau secara keseluruan, caranya dengan mind map.

Mind map / mind mapping adalah proses menvisualisasikan sesuatu dengan mengikuti pola pikiran manusia, atau diri kita sendiri.

Artinya dengan mind mapping, kita bisa memetakan permasalahan, tujuan, ide-ide, poin-poin tindakan dan lain sebagainya dalam satu gambaran besar.

Dengan cara demikian kita akan bisa dengan melihat semua hal yang berhubungan dengan permasalahan, proses terjadinya sekaligus solusi-solusi dengan lebih jelas.

Latih Skills Teknis

Ya, banyak berlatih dalam bidang apapun akan bisa membuat kita menjadi seorang yang expert, seorang ahli dalam bidang yang kita latih tersebut, tak terkecuali dalam hal problem solving skills.

seperti yang kita tahu problem solving adalah soft skill, tetapi dengan kita banyak berlatih secara teknis, akan membuat kemampuan problem solving kita meningkat.

Berlatih disini bisa melalui berbagai pelatihan, dan juga bisa dengan mengambil tanggung jawab atas beberapa permasalahan yang muncul untuk kita selesaikan, baik sebagai team mapun personal.

Contohnya bagaimana menangani komplain atau penolakan pelanggan atau konsumen, bagaimana merespon permintan konsumen atau pelanggan yang berada diluar kemampuan perusahaan kita, dan lain sebagainya.

Belajar dari Orang Lain

Cara lain untuk meningkatkan problem soving skills adalah dengan belajar dari orang lain, dari mereka yang telah melakukan proses pemecahan masalah.

Orang lain disini bisa benar-benar orang lain, namun di perusahaan kita bisa belajar dari para senior kita, para atasan kita dan rekan-rekan kita.

Di perusahaan umumnya memiliki program untuk meningkatkan kapabilitas karyawan mereka, termasuk bagian penjualan, dengan secara periodik memberikan program pelatihan baik internal maupun eksternal.

Fokus pada Solusi

Permasalahan akan selalu muncul, baik dalam skala yang kecil maupun dalam skala yang besar, yang kadang membuat kepala kita pening.

Ketika permasalahan muncul, baik yang disebabkan dari dalam perusahaan, internal team ataupun yang berasal dari luar semua harus kita tangani.

Pada saat pikiran kita terjebak pada masalah yang ada, umum kita atau otak kita tidak akan bisa bekerja dengan baik.

Apalagi jika yang kita pikirkan adalah hal-hal yang negatif, seperti kegagalan menyelesaikan suatu project, target yang tidak akan tercapai, dan lainnya yang negatif, maka besar kemungkinan hal tersebutlah yang akan terjadi.

Pada saat otak kita berpikiran negatif, maka aura negatif akan muncul dan menyebar serta menarik hal-hal negatif tersebut.

Itulah sebabnya kita dilatih untuk tenang dalam menghadapi permasalahan dan fokus pada solusi yang ingin dihasilkan.

Pada saat kita tenang dan fokus pada solusi, maka otak kita juga akan memancarkan gelombang positif (solusi) tersebut, dimana gelombang ini akan menarik semua hal positif (solusi) tersebut pada diri kita.

Baca juga :

Selling Skills – Ketrampilan Penjualan yang Harus Dimiliki Setiap Salesperson

Poin-poin Problem Solving Skills

Problem solving skills adalah kemampuan dalam mengidentifikasi permasalahan, dan  memberikan solusi yang efektif untuk mengatasinya.

Ada beberapa tahapan dalam problem solving skills, yaitu :

  • Identifikasi masalah yang ada
  • Cari akar permasalahannya
  • Buat alternatif solusi yang paling mungkin
  • Pilih solusi yang paling tepat
  • Buat bentuk dari rencana solusi tersebut
  • Lakukan evaluasi secara keseluruhan

Sedangkan cara untuk meningkatkan kemampuan skill problem solving adalah dengan :

  • Mengubah pola pikir, bahwa permasalahan bukan beban tapi tantangan
  • Gunakan mind mapping untuk memetakan permasalahan dan solusinya
  • Terus berlatih berbagai skill teknik yang berhubungan dengan problem solving
  • Belajar dari siapa saja, terutama atasan dan senior kita serta rajin mengikuti berbagai pelatihan
  • Fokus pada solusi bukan pada permasalahan

Demikian pembahasan kita mengenai problem solving skills, dimana skills ini juga bagian dari selling skills atau kemampuan yang harus dimiliki untuk meningkatkan ketrampilan penjualan kita.

Jika Anda atau Team Sales Perusahaan Anda membutuhakan pelatihan dalam bidang Selling Skills, silahkan hubungi kami di kontak ini.

Terima kasih sudah berkunjung ke blog Distribusi Pemasaran Dotcom, semoga Anda mendapatkan manfaat.

Salam sukses sehat dan bahagia

Picture : Freepik

Leave a Comment