SOP Order Barang ke Principal dalam Distribusi Pemasaran

SIKLUS PEMBELIAN – SOP ORDER BARANG KE PRINCIPAL

Agar dapat melakukan aktivitas distribusi dan penjualan dengan baik, distributor harus memiliki barang dalam jumlah yang optimal dan ekonomis.

Itulah sebabnya, distributor harus secara periodik melakukan pemesanan atau order barang ke principal atau supplier.

Biasanya barang akan dikirim untuk persediaan gudang pusat, gudang cabang atau langsung ke gudang pelanggan.

Di perusahaan distribusi, proses pengadaan barang atau order barang, masuk dalam siklus pembelian barang.

Dalam siklus pembelian ada dua aktivitas utama yang harus dikerjakan, yaitu :

Aktivitas order barang ke principal atau supplier
Aktivitas penerimaan barang dari principal atau supplier

Dalam artikel berikut, kita akan membahas mengenai prosedur atau SOP order barang ke principal.

Contoh Prosedur atau SOP Order Barang ke Principal

SOP Order barang ke Principal atau Supllier — SOP Order Barang

Berikut adalah contoh SOP atau prosedur pemesanan barang ke principal atau supplier.

Dalam contoh berikut diasumsikan distributor memiliki kantor pusat dan kantor cabang.

Siklus	Pembelian
Procedure	Order Barang ke Principal

Tujuan

Membuat order ke prinsipal secara periodik sesuai dengan metode yang ditetapkan untuk dapat menjaga kebutuhan stock barang di gudang cabang / satelit tetap dalam jumlah yang paling optimal dan ekonomis.

Dalam hal ini cabang / satelit dan logistik kantor pusat dituntut untuk aktif dan bertanggungjawab penuh terhadap proses pengendalian persediaan dan pengiriman barang yang ditujukan baik ke gudang cabang / satelit maupun langsung ke gudang pelanggan.

Ruang Lingkup

Prosedur ini meliputi proses pemesanan kepada Prinsipal melalui dokumen Permintaan Pengiriman (PP) sampai barang tiba di lokasi tujuan, baik dalam bentuk phisik barang maupun dalam system komputer.

Pesanan ini terbagi atas :

Pesanan untuk gudang cabang / satelit yang dipesan berdasarkan pada posisi stock on hand, stock intransit, dan status PO.
Pesanan yang ditujukan langsung ke gudang pelanggan, yang dipesan oleh langganan itu sendiri melalui administrasi penjualan cabang / satelit.

Stock On-Hand

Adalah posisi stok yang ada di lokasi stock dalam sistem kopmputer / aplikasi yang siap untuk dijual.
Stock ini tidak termasuk stock reject atau bad stock, sehingga jika stock on hand ditambah dengan stock yang masih ada dalam DO yang belum terkirim akan sama dengan jumlah stock secara phisik (on hand + DO belum dikirim = Phisik).

Stock In-Transit

Adalah stock yang berada dalam lokasi In-Transit / Transit dalam system computer / aplikasi yang berupa PO, di mana barang sudah dikirim oleh Prinsipal, akan tetapi barang belum sampai / belum diterima oleh gudang cabang / satelit atau gudang pelanggan / outlet.

Open PO

Dalam hal ini pengertiannya adalah posisi stock yang ada di lokasi ‘Open PO’ dalam system komputer / aplikasi.
Status dari stock ini adalah PO yang sudah ditempatkan oleh Principal, tetapi barang masih belum dikirim oleh principal.

Berikut beberapa variabel yang digunakan dalam proses order barang ke principal, yaitu :

Posisi Stock On-Hand
Posisi Stock In-Transit
Posisi Stock dalam Open PO
Posisi Stock di Principal
Buffer Stock (stock minimal yang harus ada di gudang)
Lead Time (Waktu yang dibutuhkan oleh barang dari penempatan order hingga barang sampai ke lokasi tujuan).
Standard Muatan (maksimal barang yang bisa dimuat dalam truck / container).
- Standard Tonage, batas maksimal muatan secara berat.
- Standard Kubikasi, batas maksimal secara volume atau kubik (panjang, lebar dan tinggi.
Kapasitas Maksimal Gudang (gudang cabang / satelit ataupun gudang kecil lainnya).

Dokumen dan Definisi

Permintaan Pengiriman (PP)

Adalah formulir pesanan barang yang memuat jumlah barang yang ditempatkan di Prinsipal, nomor order, tanggal pengiriman, jenis armada, dan nama transporter yang ditunjuk untuk mengirimkan barang tersebut.
Formulir ini diproses atau di-entry ke dalam sistem komputer / aplikasi yang digunakas sebagai dasar untuk penerbitan Shipping Instruction – SI.

Shipping Instruction (SI)

Formulir yang dikeluarkan oleh Logistic Department, digunakan untuk melakukan pemesanan terhadap transporter.
Pada formulir SI, tercantum No. PO, tujuan pengiriman, tanggal dan tempat dimana barang akan diambil.
Tanggal penerimaan ditujuan sangat penting, dan harus ditepati oleh transporter.
SI ini digunakan oleh transporter untuk penggambilan barang di prinsipal.
Dokumen Shipping Instruction (SI) ini dubuat rangkap 2, yaitu :
- SI Asli : Arsip Logistic Dept (Kantor Pusat)
- SI Copy : Arsip Logistic (yang berada di Prinsipal)
- Arsip ini digunakan sebagai dokumen pengawasan / control atas pengambilan barang oleh transporter bersama-sama dengan picking list.
- Transporter mendapatakn dokumen / formulir SI melalui faksimili.

Picking List

Merupakan dokumen yang digunakan sebagai dasar dalam melakukan pengambilan barang di gudang principal dimana barang baru dapat dimuat setelah formulir ini dibuat.
Dokumen Picking List ini dibuat dalam rangkap 3, yaitu :
- Picking List Asli : Arsip Transport Supervisor (TS)
- Picking List Copy-1 : Arsip WDM – Prinsipal
- Picking List Copy-2 : Arsip Tranporter

Delivery Order (DO)

Dokumen ini merupakan dokumen yang diterbitkan oleh Prinsipal yng berfungsi untuk mengeluarkan barang.
Dokumen in dibuat dalam rangkap 4, yaitu :
- DO Asli : Arsip Accounting Prinsipal
- DO Copy-1 : Arsip Accounting Distributor
- DO Copy-2 : Arsip Gudang Prinsipal
- DO Copy-3 : Arsip Gudang Cabang / Satelit

Surat Angkut (SA)

Dokumen ini merupakan surat pengantar pengiriman barang ke gudang cabang / satelit atau ke gudang pelanggan / outlet.
Dokumen in dibuat dalam rangkap 4, yaitu :
- SA Asli : Arsip gudang cabang / satelit / pelanggan / penerima barang
- SA Copy-1 : Arsip bagian logistik Kantor Pusat
- SA Copy-2 : Arsip Transporter Supervisor (TS)
- SA Copy-3 : Arsip Transporter / Ekspedisi

Purchase Requisition (PR)

Merupakan proses permintaan barang, WS kirim langsung melalui cabang / satelit yang dilakukan dalam computer system .

Prosedur Order Barang

Penetapan Order Pengiriman ke Gudang Cabang

No.	Procedure	Tg.Jawab
1.	Transporter & Inventory Planner (TIP) memonitor posisi stock on-hand, stock intransit, dan open PO secara periodik dan selanjutnya membuat keputusan untuk menempatkan order.	[TIP]
2.	Penempatan order ini dilakukan dengan pembuatan PP sesuai dengan standar muat (tonase / kubikasi) dalam satu truck atau container penuh.	[TIP]
3.	Menerima PP dan membuatkan SI untuk rencana pengiriman barang dua hari dimuka sesuai dengan data yang tercantum dalam PP. Merekap SI tersebut untuk mengentahui total order yang akan ditempatkan ke prinsipal pada hari yang bersangkutan. SI ini diserahkan pada Transport & Inventory Manager untuk persetujuan	[Adm Planner]
4.	Menerima dan memeriksa, serta menandatangani SI tersebut. Menyerahkan kembali dokumen tsb ke Adm Planner	[TIM]
5.	Menerima SI, Dokumen ini dikirimkan kepada Transporter & Inventory Supervisor (TIS).	[Adm Planner]
6.	Setelah menerima SI, diharapkan transporter mengkofirmasikan bahwa armada yang dipesan akan tersedia pada tanggal yang sudah ditentukan dalam SI tersebut.	[Transporter]
7.	PP diproses kedalam sistem komputer / aplikasi Distributor untuk pencetakan Picking List (dokumen pemuatan). PP juga diproses kedalam sistem komputer / aplikasi principal untuk proses pencetakan DO (sebagai dasar untuk pengambilan barang di prinsipal) dan SA (sebagai dokumen pengiriman barang).	[Adm Planner]

Penetapan Order Pengiriman Langsung ke Gudang Pelanggan

No.	Procedure	Tg.Jawab
1.	Menerima dan melakukan entry / proses PR atas nama pelanggan dengan menggunakan kode yang telah ditetapkan. Jumlah kuantitas yang dipesan harus genap dalam satu satu muatan truck / container penuh. Bahasanya adalah satu truck / satu container dst.	[Adm Logistic Cabang]
2.	Mencetak laporan Order Requisition untuk memonitor order pelanggan yang sudah di entry oleh Logistic Adm cabang / satelit.	[Adm Planner]
3.	Membuat PP berdasar PR tersebut atas nama pelanggan yang bersangkutan sesuai dengan order yang telah di-entry oleh Logistic Admin cabang / satelit. Serahkan PP tsb ke Adm Planner	[TIP]
4.	Entry PO berdasarkan PR cabang / satelit yang menandakan bahwa order atau PR tersebut telah ditempatkan.	[TIP]
5.	Lakukan proses selanjutnya seperti yang dilakukan pada poin 4.1 nomer 2.

Prosedur Pengiriman Barang

No.	Procedure	Tg. Jawab
1.	Order Entry Operator (OEO) – Logistic, mencetak Picking List dari sistem komputer sesuai dengan nomer PO yang tertera dalam SI. [OEO Logistic] Dokumen in didistribusikan ke bagian-bagian terkait.	[OEO Logistic]
2.	Membawa SI dan menyerahkannya kepada Transport Supervisor (TS) distributor yang berada di tempat prinsipal sebagai laporan untuk membuktikan akan adanya pesanan armada pengangkutan sesuai dengan tanggal muat yang tertera dalam SI.	[Transporter]
3.	Menerima SI tersebut dan mencocokkan nomer PO dan tanggal pengiriman antara SI dengan Picking List. Apabila telah sama maka, dilakukan pemuatan (loading) sesuai dengan jenis dan jumlah barang yang tercantum dalam PL tsb.	[TS . Checker]
4.	Setelah barang selesai dimuat, WDM – Warehouse dan Delivery Manager – Prinsipal membuatkan DO dan SA sesuai dengan Picking List. DO ditandatangani dan didistribusikan ke bagian-bagian terkait.	[WDM / TS Transporter]
5.	Proses SA ke dalam sistem komputer untuk memindahkan stock ke lokasi ‘Intransit”.	[OEO Logistic]
6.	SI Copy dan SA Copy merupakan lampiran proses penagihan oleh Transporter.	[Adm Invoice]