Step to Call #6 – Administration dalam Sales Process

administrasi-pencatatan
Step Call - Administration

SALESMANSHIP – SALES CALL

Pencatatan atau administrasi penjualan adalah aktivitas yang harus dilakukan salesman setelah melakukan tahapan closing penjualan.

Sesuai dengan namanya, maka salesman harus melakukan beberapa aktivitas yang bersifat administratif, yaitu membuat surat pesanan langganan atau sales order.

Jika sedang kanvasing, maka salesman harus membuat nota penjualan (karena barang sudah laku atau langsung turun barang) sesuai  sales closing.

Selain itu salesman juga harus membuat beberapa catatan seputar kunjungannya di outlet tersebut, seperti bagaimana pelaksanaan program di lapangan, sudah sejauh mana, apa sudah sesuai prosedur yang berlaku?, atau jika ada yang belum sesuai aturan, maka segera di perbaiki dan dibuat catatannya.

Catatn seputar implementasi program ini sangat penting, yang pertama sebagai alat bantu monitoring kita saat berkunjung ke outlet tersebut pada waktu mendatang, dan juga untuk bahan laporan ke atasan di kantor.

Yang kedua, jika outlet atau toko dalam implementasinya tidak sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan, maka hal ini bisa berakibat pada batalnya program atau reward program yang tidak akan di setujui oleh principal.

Jika reward tidak disetujui oleh principal, maka biaya program akan menjadi beban distributor, dan tentu catatan jelek alias minus point untuk salesman tersebut.

Kemudian jika distributor (kantor) juga tidak menyetujui klaim program tersebut, maka kita salesman akan berususan dengan toko tersebut, karena outlet pasti menuntut reward yang sudah dijanjikan.

Apa jadinya jika reward tersebut tidak pernah diterima oleh toko, tentu hubungan salesman dengan toko akan menjadi buruk, dan ini akan berakibat pada sulitnya penjualan ke outlet tersebut.

Hal lain yang harus juga dicatat adalah aktivitas kompetitor di outlet tersebut, seperti program apa saja yang sedang dijalankan kompetitor A, kompetitor B, kompetitor C, dan seterusnya.

Apa saja dampak langsung dan tidak langsung dari berbagai program tersebut?, baik yang dilihat dan dirasakan langsung oleh salesman maupun yang disampaikan oleh outlet.

Yang dirasakan langsung misalnya, meningkatnya pengambilan toko ke kompetitor tersebut, sehingga penjualan kita cenderung dibatasi.

Yang disampiakan toko misalnya, toko mengeluhkan bentuk atau skema program yang dinilai tidak sederhana, ambigu atau rumit.

Atau bisa juga toko mengeluhkan nilai reward kita yang menurut mereka kecil, karena dibandingkan dengan kompetitor yang memiliki omset yang sama dengan kita memberikan reward yang lebih besar (bisa jadi karena dianggap atau dipersepsi lebih baik).

Dan berbagai kejadian yang berhubungan dengan penjualan yang perlu mendapatkan perhatian kita, termasuk pesan yang disampaikan toko ke kantor atau manajemen.

Jika salesman ada tugas melakukan penagihan, maka aktivitas tersebut dikerjakan pada saat setelah sales closing, bersamaan aktivitas administrasi penjualan.

TUJUAN ADMINISTRASI PENJUALAN

Dalam proses penjualan, administrasi atau pencatatan ini memiliki beberapa tujuan, diantaranya adalah :

  • Sebagai dokumentasi untuk merekam atau mencatat transaksi dengan outlet yang bersifat formal, sah atau valid.
  • Sebagai bukti sah bahwa outlet tersebut benar-benar melakukan sales order dengan nilai dan kuantitas seperti yang tertera dalam dokumen.
    • Bentuk dan nama dokumen bervariasi, secara umum adalah “Surat Pesanan Langganan”, “Sales Order”, “Nota Penjualan”, dll..
  • Sebagai data untuk bahan analisa lebih lanjut, baik untuk yang bersangkutan, untuk atasan maupun untuk manajemen. Data yang dimaksud adalah :
    • History dan rata-rata stok outlet.
    • Histori dan rata-rata penjualan outlet.
    • Progress program atau project.
    • Aktivitas kompetitor.
    • Saran, Kritik serta Komplain Pelanggan atau Konsumen.

APA SAJA YANG DICATAT ?

Setiap perusahaan akan menyusun sistem administrasinya sendiri-sendiri, sehingga bisa jadi bentuk administrasi, termasuk nama dan form-nya juga berbeda-beda.

Berikut adalah aktivitas administrasi yang umum dilakukan oleh sales team di lapangan, yaitu :

Administrasi Penjualan

Melakukan pencatatan semua data yang berhubungan dengan transaksi atau order penjualan, seperti:

  • Kode dan nama item produk,
  • Jumlah atau kuantitas barang,
  • Harga per satuan,
  • Diskon (reguler, program, top, dll.)
  • Perhitungan (nominal pesanan)

Selain itu juga melakukan pencatatan kode, nama dan alamat outlet dengan jelas.

Kemudian mencatat waktu dan alamat pengiriman dengan jelas.

Terakhir adalah catatan atau pesan khusus dan tanda tangan serta stempel dari outlet.

Administrasi Penagihan

Melakukan pencatatan sehubungan dengan aktivitas penagihan atau collection, seperti :

  • Mencatat no faktur, nota, atau dokumen penagihan lainnya beserta bentuk dan nilai pembayaran di form transaksi harian collection.
  • Memperhitungkan nilai Nota Debit, Nota Kredit Retur dan Nota Kredit dari perusahaan dalam nominal penagihan.

Administrasi Stok

Melakukan pencatatan sehubungan dengan aktivitas pengecekan stok outlet, baik yang di rak maupun yang di gudang.

  • Catat item beserta sisa stok (barang baik dan barang rusak).
  • Catat kondisi setiap item (form GSR – Goods Survey Report).
  • Buat catatan kondisi gudang, jika perlu.
  • Jangan lupa catat stok produk kompetitor.

Administrasi Progress Program

Melakukan pencatatan pelaksanaan beserta progress-nya atas program atau project yang sedang dijalankan di outlet tersebut.

Pencatatan yang dilakukan disesuaikan dengan bentuk dari aktivitas yang sedang berjalan atau program yang sedang berjalan dengan menggunakan form khusus untuk program tersebut.

Administrasi Aktivitas Kompetitor

Aktivitas kompetitor yang dilakukan di outlet tersebut harus dicatat dengan menggunakan form khusus yaitu form competitor activity.

Form aktivitas kompetitor juga harus memuat bentuk aktivitas, sasaran, item produk, estimasi biaya, dampak dan respon konsumen atau pelanggan.

Kritik, Saran dan Komplain Pelanggan

Kadang pelanggan menyampaikan kritik, saran ataupun komplain, perhatikan dan catat apa saja poin-poinnya.

Untuk komplain atau keberatan, sebaiknya diberikan solusi terlebih dahulu, kecuali apa yang disampaikan oleh pelanggan berada diluar kemampuan salesman.

Kritik saran dan komplain  yang dimaksud adalah yang berhubungan dengan produk, pelayanan, atupun kebijakan dari perusahaan.

Bukan yang ditujukan untuk diri salesman sendiri.

PENCATATAN ATAU ADMINISTRASI SECARA ELEKTRONIK

Beberapa perusahaan sudah menggunakan peralatan elektronik untuk melakukan pencatatan administrasi dari salesman, termasuk saat melakukan order penjualan.

Ada yang menggunakan aplikasi dengan fungsi administrasi transaksi penjualan, penagihan dan cek stok di outlet.


Salah satu cara untuk meningkatkan Kinerja Sales & Marketing Team adalah dengan Metrik dan Analisa Kinerja, yang terangkum dalam

Key Performance Indicator (KPI) & Reporting Standards

Kami menyediakan beberapa Sales & Marketing Tools dan Templates spt :

KPI - REPORTING STANDARDS - BUSINESS PRESENTATION - SOP - dll.


Aplikasi bisa dijalankan di smartphone atau di peralatan khusus seperti PDA, Palm Grid, dan lain-lain yang memiliki fungsi yang sama.

Jika menggunakan aplikasi khusus, maka sistem pencatatan disesuaikan dengan cara kerja peralatannya, ada yang menggunakan sistem entry, ada juga yang menggunakan sistem scan ke barcode atau QRcode.

Dengan menggunakan aplikasi, maka aktivitas administrasi akan sangat terbantu, seperti harga dan ketentuan diskon menjadi lebih tepat, demikian juga dengan aturan pemberian program.

Sedangkan untuk bukti bahwa outlet benar-benar melakukan pemesanan, biasanya salesman tetap akan dilengkapi dengan form yang berisi data pelanggan sebagai tempat pembubuhan tanda tangan dan stempel outlet.


Anda Salesman, Sales Supervisor, Sales Manager atau Business Owner ...

Membutuhkan Jasa Pelatihan dan Konsultasi dibidang Distribusi dan Pemasaran

Kami Menyediakan Program PELATIHAN dan KONSULTASI secara On-Line...!


PENUTUP

Sistem administrasi atau pencatatan atas aktivitas transaksi penjualan dan penagihan yang dilakukan oleh salesman di lapangan atau di outlet merupakan hal yang penting.

Dengan melakukan pencatatan atau dokumentasi, maka data transaksi dan semua informasi yang didapat di lapangan bisa dibentuk menjadi database untuk di analisa lebih lanjut.

Hal pokok dari administrasi kunjungan salesman di outlet adalah pencatatan order penjualan, hasil tagihan dan stok di outlet tersebut.

Dokumen order penjualan, harus mendapatkan persetujuan dari pihak outlet yang dibuktikan dengan pembubuhan tanda tangan dan stempel dari outlet tersebut.

Hal yang sama berlaku juga untuk salesman yang menggunakan aplikasi sebagai media pencatatan transaksinya.

Sedangkan caranya, mengikuti sistem dari masing-masing aplikasi dan peralatan yang digunakan.

Artikel terkait :

Demikian pembahasan kita mengenai administrasi penjualan dalam sales call, terima kasih sudah berkunjung ke blog distribusi pemasaran dotcom.

Jika Anda memiliki saran dan pendapat, silahkan tulis di kolom komentar dibawah ini.

Salam Sukses Sehat dan Bahagia.

Picture : Octapix



Be the first to comment

Leave a Reply

Your email address will not be published.


*