Step to Call #2 – Approach dalam Sales Process

Pendekatan-Sales-Process

SALESMANSHIP – SALES CALL – SALES PROCESS

Step call kedua dari sales process adalah approach, yang berarti serangkaian aktivitas yang dilakukan agar kita, salesman bisa dekat dengan konsumen atau pelanggan.

Dekat dalam artian, salesman diijinkan untuk melakukan aktivitas sales process pada tahap-tahap berikutnya, atau dekat dalam artian adanya kemudahan bagi salesman untuk melakukan serangkaian aktivitas penjualan.

Proses pendekatan atau approach ini terbagi dalam dua bagian yaitu proses jangka panjang dan proses jangka pendek.

Proses pendekatan jangka panjang, adalah bagaimana salesman membangun kedekatan (building rapport) dengan target konsumen, secara umum dan para PIC pada khususnya.

Proses membangun kedekatan jangka panjang akan menghasilkan terbangunnya hubungan baik (relationship) dengan pelanggan, yang  tentu akan banyak memberikan keuntungan bagi perusahaan dan salesman itu sendiri.

Dengan terbangunnya hubungan baik, maka proses pendekatan jangka pendek menjadi sangat mudah, bahkan nyaris tidak ada, karena sudah ada kedekatan atau hubungan baik.

Akan berbeda kondisinya jika hubungan baik belum terbentuk, maka salesman harus melakukan pendekatan jangka pendek, yang kadang tidak mudah.

Berikut beberapa cara agar proses pendekatan penjualan  atau sales approach ini bisa berhasil dengan baik.

POINT TAHAPAN PENDEKATAN

Kerapian diri

Kerapian diri tetap menjadi point utama dalam proses pendekatan ke outlet.

Ya benar,

Bagaimana mungkin kita sebagai salesman berkunjung ke outlet dalam keadaan tidak rapi, bisa-bisa PIC outlet akan ill feel lihat kita.

Kerapian yang harus menjadi perhatian adalah :

  • Pastikan sudah mandi bersih, dan gunakan deodorant atau parfum secukupnya.
  • Jika tidak ada seragam (uniform), gunakan baju (hem) atau kaos berkerah (T-shirt), kecuali kaos promo yang wajib dipakai saat itu.
  • Jika tidak pakai seragam, gunakan celana formal (bukan jeans), kecuali memang seragamnya (beberapa perusahaan menggunakan bahan denim untuk seragamnya).
  • Pastikan pakaian atau seragam dalam kondisi sudah diseterika, usahakan digunakan hanya sekali.
  • Pastikan menggunakan kaos kaki yang sesuai.
  • Gunakan sepatu yang sesuai, bisa formal atau informal, sesuaikan dengan aturan perusahaan, beberapa mengharuskan salesman menggunakan sepatu formal.
  • Jangan lupa menggunakan ikat pinggang.
  • Untuk tenaga penjualan wanita, akan baik jika menggunakan celana panjang formal, kecuali sudah ditentukan, misal menggunakan span.
  • Rambut harus rapi, bersih dan tidak bau.
  • Beberapa perusahaan mengharuskan sales team nya menggunakan dasi, biasanya untuk account sales, jika tidak diharuskan, tidak perlu menggunakan dasi.
  • Ikuti standar grooming dari perusahaan, jika ada.

Salam

Mengucapkan salam ini hukumnya wajib, entah menggunakan bahasa atau gaya apa, yang penting tidak memberikan arti yang negatif.

Dalam memberikan salam, yang harus diperhatikan adalah :

  • Gunakan salam secara formal, atau jika tidak pastikan salam tersebut tidak berkonotasi negatif dan tidak menyinggung siapapun.
  • Setelah salam, sebutkan nama perusahaan, gunakan nama generik jika ada, atau nama yang paling dikenal, tidak harus lengkap dengan nama dalam PT nya.
  • Setelah nama perusahaan, sebut nama produk atau merek produk yang dibawa, jika membawa beberapa merek, sebutkan yang paling terkenal, bisa lebih dari satu.

Perkenalan (untuk Outlet Baru)

Jika sedang berkunjung ke outlet baru, maka salesman wajib untuk memperkenalkan diri dengan lebih lengkap dan lebih formal.

Hati-hati untuk tidak sembarang menggunakan kata-kata salam umum yang bisa jadi memiliki arti negatif bagi mereka.

Sama dengan salam diatas, tetapi bisa ditambahkan dengan informasi yang lebih detail seperti :

  • Profile perusahaan,
  • Latar belakang bisnis,
  • Bisnis yang sedang berjalan,
  • Produk yang sedang dikembangkan,
  • Produk yang sedang ditawarkan,
  • Dan siapa saja (outlet mana saja) yang sudah menjadi langgananya.

Adaptasi (Ice Breaking)

Dalam proses pendekatan ini kita harus melakukan adaptasi atau menyesuaikan diri kita dengan keaadan lingkungan kita.

Salah satu cara agar kita bisa melakukan adaptasi dengan baik, maka kita harus mengenal dengan baik karakter dari orang yang sedang kita hadapi ini.

Ada lima tipe manusia, tetapi biasanya hanya tiga yang dominan, yaitu :

  • Tipe visual
  • Tipe auditory
  • Tipe kinestetik

Ketiga tipe ini dibahas dengan mendalam di artikel NLP, silahkan dipelajari.

Kemudian kita harus menyamakan frekuensi kita juga dengan lawan bicara, sehingga akan terbentuk koneksi, istilahnya nyambung (connected), yang juga dibahas dalam artikel tentang NLP – Neuro Linguistic Program.

Setelah bisa beradaptasi, tahap selanjutnya kita harus bisa memecahkan suasana yang beku, jangan sampai diem-dieman, ntar kayak kuburan.

Caranya dengan melakukan ice breaking, atau memecahkan suasana.

Ada banyak cara untuk memecahkan suasana, mulailah dari apa yang menjadi perhatian utama publik atau apa yang disukai oleh pelanggan.

Beberapa pelanggan ada yang suka ketika ditanya mengenai keluarganya, seperti anaknya sekolah dimana, kelas berapa, kesukaannya apa.

Tetapi yang lain tidak suka, jadi berhati-hatilah.

Kondisi ini bisa kita ketahui saat kita melakukan pre-approach.

PRE- APPROACH

Aktivitas pre-approach ini kita lakukan agar saat kita atau salesman berada di outlet sudah siap atau sudah punya bahan untuk proses pendekatan.

Ada aspek formal dan ada pula aspek informal yang harus dipelajari.

Aspek formal, seperti kondisi bisnisnya, penjualan, piutang, siapa orang yang dipercaya, PIC dan lain-lain.

Aspek informal, seperti apa hobi mereka, keluarga, gaya bicara, karakter dan lain-lain

Pelajari Kartu Langganan

Kartu Langganan (KL) atau Customer Record Card (CRC) merupakan kartu atau database dari para pelanggan kita.

Dari CRC atau KL ini kita bisa melakukan tracking seputar bisnis pelanggan kita, minimal yang berhubungan langsung dengan produk kita.

Beberapa CRC tidak hanya memuat transaksi yang terjadi dengan perusahaan saja, melainkan ada tambahan sejumlah informasi seputar produk dan aktivitas kompetitor.

Yang perlu diperhatikan dari CRC atau KL ini adalah :

  • Trend penjualan, value dan volumenya
  • Item produk yang diambil, perkembangannya.
  • History pembayaran untuk penjualan kredit.
  • Penggunaan plafon kredit dan nilai plafonnya.
  • History program yang pernah diikuti, hasilnya atau dampaknya.
  • Aktivitas kompetitor

Cari tahu PIC-nya

Mengetahui PIC dari langganan wajib hukumnya, apalagi jika outlet kita grosi atau account yang besar.

PIC ini bisa formal dalam struktur perusahaan (biasanya di MT, Koperasi, saluran khusus, dll.), bisa juga informal, yang biasanya ada di grosir.

PIC ini bisa saja owner, bisa jadi orang kepercayaan atau tangan kanan dari owner.

Selian itu ada baiknya kalau salesman juga mencari tahu, siapa saja yang memiliki pengaru dalam pengambilan keputusan atau biasa disebut influencer.

Hot News

Hot news adalah apa yang saat ini sedang ramai dibicarakan, isu hangat di publik.

Hot news terbaik adalah yang berhubungan dengan bisnis atau industri yang sedang kita jalani, yang berarti yang juga sedang dijalanii oleh pelangan kita.

Selain kabar, isu atau topik yang lagi trending diluar, hot news bisa juga diartikan apa yang paling digemari oleh pelanggan.

Digemari oleh pelanggan, artinya kalau pelanggan diajak berbicara topik tersebut, bisa jadi tidak akan berhenti, cit cit cit, berkicau terus.

Kita tidak perlu khawatir dengan materi kegemaran pelanggan yang ternyata sangat awam bagi kita.

Justru jika memang keadaanya demikian, kita bisa baca sekilas tentang topik tersebut, kemudian mulaiah bertanya, tunjukkan minat atau keinginan belajar kita.

HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN

Dalam melakukan proses pendekatan penjualan (sales approach), salesman sebaiknya memperhatikan beberapa hal berikut :

Human Behavior

Dengan mengenali dan memahami human behavior, maka salesman akan bisa melakukan proses pendekatan yang lebih baik.

Berikut adalah 4 tipe human behavior, yaitu :

Individualis

Merupakan tipe orang yang lebih senang menyendiri, tidak suka berkumpul-kumpul atau rame-rame.

Outlet dengan tipe ini agak sulit untuk diajak bicara, karena biasanya orang tertutup, jadi salesman harus pandai-pandai mencari topik yang pas untuk mencairkan suasana.

Jika dibiarkan dalam keadaan beku, mungkin tetap terjadi order barang, tetapi dalam jumlah yang minimal.

Sosialis

Kebalikan dari individualis, outlet dengan tipe ini orangnya suka berkumpul, atau istilahnya suka bersosial ria, sehingga mayoritas orangnya suka rame.

Bertemu dengan outlet seperti ini harusnya lebih mudah untuk masuk dan diterima, karena memang tipenya suka banyak teman.

Egosentris

Merupakan tipe outlet yang menganggap dirinya paling benar, jadi semua orang disekitarnya harus mengikuti dirinya, karena dirinya yang paling benar.

Atau bahasa umumnya orang yang memiliki ego yang besar, mau menang sendiri.

Pada kondisi ini, salesman jangan pernah berbantahan dengan mereka, usahakan untuk mencari celah dengan membelokan kebenaran yang dimilikinya untuk melakukan penawaran.

Sugestable

Merupakan tipe kebalikan dari egosentris, outlet atau orang dengan tipe sugestable adalah orang yang mudah menerima saran dari siapapun, meski belum tentu digunakan, tetapi tidak suka mendebat.

Salesman tetap harus berhati-hati, karena apa yang disampaikan oleh salesman akan diperhatikan dan diingat, jadi tidak boleh asal ngomong, tanpa isi.

Buying Motive

Mengetahui buying motive, artinya kita berusaha mengetahui apa motif pembelian yang dilakukan pelanggan.

Ada tiga buying motive, yaitu :

Hand to Mouth buying

Pembelian yang dilakukan oleh outlet yang memang sesuai dengan kebutuhan.


Salah satu cara untuk meningkatkan Kinerja Sales & Marketing Team adalah dengan Metrik dan Analisa Kinerja, yang terangkum dalam

Key Performance Indicator (KPI) & Reporting Standards

Kami menyediakan beberapa Sales & Marketing Tools dan Templates spt :

KPI - REPORTING STANDARDS - BUSINESS PRESENTATION - SOP - dll.


Salesman atau perusahaan hanya memastikan apakah pembelian yang dilakukan sudah sesuai, dengan menghitung potensi dari outlet tersebut.

Jika terlalu banyak atau over stock akan menimbulkan beberapa permasalahan seperti :

  • Pembayaran bisa mundur atau molor dari jatuh tempo,
  • Menimbulkan image barang kurang cepat lakunya,
  • Dan bisa membuat barang rusak, karena salah atau terlalu lama dalam disimpan atau dipajang.

Sebaliknya jika order pembelian kurang dari seharusnya, juga akan menimbulkab beberpa persoalan seperti :

  • Bisa terjadi kehabisan stok (OOS), akibatnya akan kehilangan kesempatan memperoleh penjualan.
  • Membuat konsumen beralih ke merek produk pesaing.
  • Memberi kesempatan pesaing untuk masuk dan mengambil konsumen kita.

Forward buying

Pembelian lebih besar yang dilakukan outlet hanya pada momen-momen terntentu saja, misal saat ada promo, saat akan ada kenaikan harga, atau saat ada program.

Sebenarnya kondisi ini jamak terjadi, hampir semua outlet akan melakukan pembelian lebih saat ada moment seperti itu.

Yang perlu diperhatikan adalah, salesman atau perusahaan tetap harus membuat aturan atau kuota pembelian sehubungan dengan adanya moment tersebut.

Kuota atau lastbyte ini biasanya disesuaikan dengan rata-rata pembelian sekian periode terakhir, misal tiga bulan terakhir.

Speculative buying

Pembelian yang dilakukan oleh outlet secara spekulasi, atau istilahnya main tembak saja.


Anda Salesman, Sales Supervisor, Sales Manager atau Business Owner ...

Membutuhkan Jasa Pelatihan dan Konsultasi dibidang Distribusi dan Pemasaran

Kami Menyediakan Program PELATIHAN dan KONSULTASI secara On-Line...!


Pembelian seperti ini harus kita waspadai, karena biasanya outlet minta produk ready atau segera dikirim ke gudangnya, karena diperkirakan oleh outlet akan terjadi booming penjualan.

Jika estimasi outlet salah, maka barang akan menumpuk di gudang outlet, dan bisa berakibat banyak hal, mulai dari barang rusak, pembayaran yang tidak jelas, potensi retur, dan munculnya biaya yang tidak seharusnya.

Confidence

Artinya adalah salesman harus berusaha untuk membuat pelanggan percaya, memiliki trust terhadap dirinya, dengan melakukan berbagai kegiatan penjualan secara jujur dan profesional.

Dan setelah pelanggan memberikan kepercayaan, maka salesman harus mampu menjaga kepercayaan tersebut, karena sekali salesman menodai kepercayaan tersebut, maka salesman akan mengalami banyak kesulitan melakukan aktivitasnya di pasar.

Buying Signal

Salesman harus mampu mengenali buying signal dari pelanggan.

Buying signal ini memiliki arti konsumen atau pelanggan memang tertarik untuk melakukan pembelian atau bersedia untuk melakukan pembelian.

Untuk sales bidang distribusi dimana aktivitas penjualannya adalah berbentuk  bisnis jangkan panjang, maka umumnya pembelian reguler tidak memerlukan buying signal.

Buying signal diperlukan hanya pada saat salesman akan meningkatkan volume penjualan atau sedang menjalankan program penjualan tertentu.

Meski outlet memberikan sinyal positif terhadap penawaran yang diberikan atau program yang sedang berjalan, tetapi salesman wajib untuk selalu melihat likuiditas, potensi dan bonafiditas outlet.

  • Likuiditas berhubungan dengan kemampuan outlet untuk membayar atau seberapa cepat outlet bisa membayar barang yang dibeli.
  • Potensi berhubungan dengan seberapa cepat barang tersebut segera cair dan menjadi uang.
  • Bonafiditas berhubungan dengan kemampuan outlet dalam menjalankan bisnisnya, atau untuk melakukan penjualan dan pembayaran atas barang yang telah dibelinya.

PENUTUP

Sales approach atau pendekatan penjualan ini dilakukan pada step call kedua, setalah salesman melakukan berbagai persiapan atau preparation yang diperlukan.

Target dari sales approach ini adalah salesman mendapat kesempatan atau diberi ijin oleh pihak outlet untuk melakukan aktivitas proses penjualan.

Khusus bagi outlet baru, tahap kedua ini sangat penting, karena untuk memberikan kesan pertama yang positif ke outlet, sekaligus momen untuk memperkenalkan baik perusahaan, merek produk maupun diri salesman sendiri.

Sebelum melakukan tahapan approach atau pendekatan, ada baiknya salesman melakukan tahapan pre-approach, untuk mempersiapkan segala sesuatu yang dibutuhkan saat proses pendekatan dengan pihak outlet.

Hal penting yang harus diperhatikan oleh salesman pada tahap ini adalah :

  • Human behavior, perhatikan karakter atau tipenya.
  • Buying motive, analisa motif pembeliannya.
  • Confidence, bangun kepercayaan dari outlet dan.
  • Buying signal, perhatikan sinyal-sinyal ketertarikan untuk pembelian.

Terakhir, bagaimana menurut pendapat Anda?

Artikel terkait :

Terima kasih Anda sudah berkunjung ke blog distribusi pemasaran dotcom, semoga Anda mendapatkan manfaat dan jangan lupa untuk share.

Salam Sukses Sehat dan Bahagia

Picture : Octapix



Be the first to comment

Leave a Reply

Your email address will not be published.


*