Step to Call #3 – Stock Check dalam Sales Process

sales-process

SALESMANSHIP – SALES PROCESS – SALES CALL

Tahap ketiga dari Step Call dalam sales process adalah stock check, yaitu aktivitas untuk mengetahui kondisi, dan jumlah dari stok atau persediaan di gudang outlet dan di rak penjualan outlet.

Point yang harus diperhatikan dalam pengecekan persediaan ini adalah :

  • Tujuan dari pengecekan stok outlet.
  • Tahapan pengecekan stok.
  • Pengendalian barang rusak di outlet.

TUJUAN STOCK CHECK (CEK PERSEDIAAN)

Tujuan dilakukannya pengecekan persediaan atau pemeriksaan stok di outlet ada beberapa, diantaranya adalah :

  • Tujuan utama adalah, adanya ketersediaan produk yang layak jual di outlet dalam jumlah yang cukup untuk memenuhi kebutuhan konsumen dalam satu periode kunjungan.
  • Untuk mengetahui jumlah stok outlet, jika bisa detail dan dalam jumlah yang pasti.
    • Stok di outlet tidak boleh terlalu tinggi atau over stok, karena berpotensi terhadap terjadinya barang rusak dan menimbulkan image barang kurang laku, serta mengurangi produktivitas space rak atau gudang.
    • Stok di outlet juga tidak boleh kurang, karena bisa terjadi kurang stok (out of stock) akibatnya outlet ( termasuk distributor dan principal) akan kehilangan penjualan dan berpotensi membuat konsumen beralih ke merek produk pesaing.
  • Untuk mengetahui kondisi dari persediaan, tingkat kelayakan barang untuk dijual.
    • Barang di outlet harus memenuhi standar kelayakan barang untuk dijual, jika sampai ada barang yang tidak layak seperti kadaluarsa atau barang rusak dikonsumsi konsumen akan menimbulkan banyak permasalahan.
  • Untuk mengetahui penyebab dan jumlah barang rusak, BS layak jual, ED dan NED.
  • Untuk mengetahui jumlah barang promosi beserta kondisinya.
    • Barang promosi sering luput dari pemantauan, pastikan jumlahnya sesuai (seringkali berkurang).
    • Barang promosi harus dalam keaadan baik atau layak untuk digunakan, karena berhubungan dengan program yang sedang berjalan.
  • Untuk mengetahui cara atau metode penyimpanan yang dilakukan outlet, jika kurang tepat, berikan saran penyimpanan yang benar.
  • Menunjukkan ke outlet manfaat dari cara penyimpanan barang yang tepat, FIFO, Labeling dan lain-lain.

TAHAPAN PENGECEKAN STOK

Dalam melakukan pengecekan barang di outlet ada beberapa tahapan, lakukan tahapan demi tahapan tersebut agar tidak terjadi kesalahan atau terlewatkan.

#1 : Minta Ijin Pemilik Outlet

  • Meski sudah kenal baik dengan outlet dan PIC nya, tetap saja harus meminta ijin jika akan melakukan cek stok.
  • Ijin bisa ke pemilik (biasanya untuk grosir atau outlet kecil), atau mereka yang dipercaya (PIC setempat).
  • Jika ingin masuk ke area lain, misal tempat persediaan kompetitor, tetap harus minta ijin untuk melihat-lihat (ingat, produk kompetitor memang pesaing bagi kita, tapi tidak bagi outlet).

#2 : Cek Stok di Rak & Gudang

Pengecekan atau pemeriksaan harus menyeluruh baik di gudang, rak maupun ditempat display untuk barang baik maupun barang rusak.

  • Lakukan pengecekan barang, dimulai dari barang baik yang paling fast moving di tempat tersebut, baru kemudian cek barang yang slow moving.
  • Cek kondisi produk dan kelayakan jual, jika ada yang rusak tetapi layak jual, sisihkan untuk didahulukan penjualannya.
  • Jika barang rusak layak jual, tetapi ada cacat yang tidak mempengaruhi isi atau fungsi, misal packaging ada robek, maka bisa di usulkan diberikan diskon khusus (jika tidak laku sesuai waktunya).
  • Cek semua barang rusak, yang ED dan yang dekat ED (Near ED), jika pengecekan rutin, maka tidak akan ditemukan barang Expired Date.
  • Cari tahu penyebab barang rusak, seperti :
    • Kesalahan cara penyimpanan, berikan saran cara penyimpanan yang benar.
    • Ketidak layakan tempat penyimpanan, sampaikan bahwa kondisi gudang tidak layak, misal tingkat kelembaban yang terlalu tinggi, atau terkena sinar matahari secara langsung (di rak, hanger, dll).
    • Terjadi kesalahan di bagian pengiriman (delivery) yang tidak sesuai standar.
    • Barang sering dipindah-pindah, karena kekurangan space, atau sebab lainnya.
  • Pastikan lokasi barang tidak berdekatan dengan barang-barang yang berbau tajam, (untuk beberapa jenis produk seperti makanan, perlengkapan bayi dan anak, dll. Tidak diperkenankan berdekatan dengan barang-barang yang berbau tajam).

#3 : Bandingkan dengan Pembelian di KL

  • Hasil pengecekan barang dibandingkan dengan pembelian di KL, hitung berapa kebutuhan stok untuk memenuhi kebutuhan konsumen sampai dengan kunjungan berikutnya (stock cover days), ditambah sekian persen sebagai buffer stock.
  • Untuk barang rusak, harus sudah dikeluarkan dari perhitungan.

#4 : Catat Stok di KL – Kartu Langganan.

  • Semua perhitungan harus dicatat di kartu langganan – KL, berlaku untuk barang baik dan barang rusak.
  • Catat juga jumlah barang promosi yang tersisa.

#5 : Berikan Saran Order

  • Setelah melakukan semua pengecekan, berikan saran order (dibahas lebih dalam di tahap presentasi penjualan).
  • Saran order dimulai dari produk fast moving dan diikuti dengan yang ada program.
  • Semua item harus ditulis dengan jelas, jika menggunakan nota, tulis saran order dengan pensil.
  • Jika menggunakan aplikasi di smart phone, hand held, palm gride atau yang lain, pastikan terdisplay dengan jelas di layar bagian per bagian kelompok produk tsb.

#6 : Cek Harga Jual dan Program yang Berjalan

  • Cek harga jual.
  • Cek diskon (reguler, fungsi, kuantitas, cash, dll.).
  • Berikan penjelasan program atau project yang sedang berjalan.
  • Materi ini akan diperdalam di bagian presentasi penjualan.

#7 : Perhatikan Kondisi Tempat Penyimpanan

  • Lokasi produk harus tepat, sesuai standar (lembab, sinar matahari langsung, akses, dll.)
  • FIFO diusahakan bisa berjalan, agar barang tidak kadaluarsa.

PENGENDALIAN BARANG RUSAK

Barang rusak kadang memang tidak bisa dihindari, tetapi harus tetap diminimalisir, hal ini berkaitan dengan biaya barang rusak yang tidak sedikit.

Jika terjadi satu item barang rusak, dan tidak bisa dijual lagi, maka harga pokok dari barang tersebut sudah langsung mengurangi keuntungan perusahaan.

Barang rusak menimbulkan biaya lainnya diluar biaya item barang itu sendiri (HPP), seperti biaya pengiriman balik ke distributor dan ke pabrik, biaya penyimpanan untuk barang yang tidak produktif, dan biaya-biaya lainnya.

Ada beberapa kiat untuk mengendalikan barang rusak, seperti :

  • Pengiriman barang dipastikan sesuai standar tranportasi, termasuk untuk loading dan unloading.
  • Penataan barang harus sesuai standar, berurutan dari yang paling dekat ED nya ke yang paling jauh ED nya.
  • Lokasi atau tempat penyimpanan harus sesuai standar penyimpanan dari produk tersebut.
    • Lokasi tidak dekat barang yang berbau tajam.
    • Tingkat kelembaban tidak melebihi batas, (ada udara bebas).
    • Tidak terkena sinar matahari langsung (baik di gudang, di rak maupun di gantungan)
    • Tidak terkena hujan, baik yang di gudang, di rak atau yang didisplay di hanger.
    • Untuk beberapa produk (misal obat) suhu ruangan harus sesuai, selain kelembaban.
  • Berikan batas untuk produk yang diijinkan retur, bisa juga dengan sistem insentif .

PENUTUP

Dengan menjalankan tahapan cek stok dengan benar, maka ketersediaan barang di outlet bisa terjamin, dimana hal ini sangat berhubungan dengan berbagai strategi penjualan dan strategi pemasaran yang sedang dijalankan perusahaan.

Tidak akan ada gunanya program dan strategi promosi penjualan, jika ternyata produk tidak bisa ditemukan konsumen yang tertarik di outlet terdekat mereka.

Jadi pastikan tujuan dari pemeriksaan stok di outlet ini tercapai, agar tujuan dari tahapan-tahapan selanjutnya dalam rangkaian proses penjualan bisa tercapai.


Salah satu cara untuk meningkatkan Kinerja Sales & Marketing Team adalah dengan Metrik dan Analisa Kinerja, yang terangkum dalam

Key Performance Indicator (KPI) & Reporting Standards

Kami menyediakan beberapa Sales & Marketing Tools dan Templates spt :

KPI - REPORTING STANDARDS - BUSINESS PRESENTATION - SOP - dll.


Barang rusak benar-benar harus dikendalikan, cari tahu penyebabnya dan berikan solusinya, karena BS akan berdampak langsung ke tingkat pencapaian profit perusahaan distributor dan principal.


Anda Salesman, Sales Supervisor, Sales Manager atau Business Owner ...

Membutuhkan Jasa Pelatihan dan Konsultasi dibidang Distribusi dan Pemasaran

Kami Menyediakan Program PELATIHAN dan KONSULTASI secara On-Line...!


Bacaan terkait :

Terima kasih sudah berkunjung ke blog distribusi pemasaran dotcom, semoga Anda mendapatkan manfaat dan jangan lupa untuk menyampaikan saran dan kritik positif.

Salam Sukses Sehat dan Bahagia

Picture : Octapix



Be the first to comment

Leave a Reply

Your email address will not be published.


*