Team Building, Cara Membangun, Kelebihan dan Kekurangannya

SALES & MARKETING MANAGEMENT – TEAM BUILDING

Membangun tim atau team building adalah teknik manajemen yang digunakan untuk meningkatkan efisiensi dan kinerja kelompok kerja melalui berbagai aktivitas.

Team building ini akan banyak melibatkan keterampilan, analisis dan pengamatan untuk membentuk tim yang kuat dan cakap.

Seluruh motif atau tujuan yang ada di sini adalah untuk mencapai visi dan objective dari organisasi.

Cara Membangun Tim yang Hebat

Dalam membentuk tim (team building) yang hebat, kuat dan solid membutuhkan banyak keterampilan dan pemikiran.

Biasanya, perusahaan akan memilih beberapa manajer  dengan syarat harus memiliki ketrampilan khusus dalam  membangun tim .

Pimpinan yang bertanggung jawab untuk membangun tim harus mampu menemukan kekuatan dan kelemahan anggota tim dan menciptakan campuran yang tepat dari orang-orang dengan keahlian yang berbeda.

Orang ini harus fokus pada pengembangan hubungan interpersonal yang kuat dan kepercayaan di antara anggota tim.

Leader atau manajer harus mendorong komunikasi dan interaksi di antara anggota tim dan juga mengurangi tingkat stres dengan menggunakan berbagai aktivitas pembangunan tim.

Pimpinan tersebut harus dengan jelas mendefinisikan tujuan (objectives) dan sasaran (goals) organisasi kepada anggota tim.

Former tersebut harus juga menentukan peran setiap anggota dalam tim untuk mengarahkan mereka menuju pencapaian tujuan organisasi tersebut.

Proses Membangun Tim (Team Building)

Membangun tim yang kuat, handal dan solid tidak bisa dikerjakan satu kali jalan.

Membangun tim  atau team building adalah proses yang dilakukan dengan langkah demi langkah yang bertujuan membawa perubahan yang diinginkan dalam organisasi.

Tim biasanya dibentuk untuk tugas atau proyek tertentu dan sebagian besar untuk jangka pendek.

Berikut beberapa tahapan yang harus dilalui dalam pembangunan tim (team building), yaitu :

Memahami Tujuan (Objective) dan Sasaran (Goal) Pembentukan Tim

Hal pertama yang harus dilakukan dalam team building adalah memahami apa saja tujuan dan sasaran organisasi atau perusahaan yang hendak dicapai  dari pembentukan tim tersebut.

Kemudian melakukan breakdown atas goal perusahaan menjadi goal-goal yang lebih kecil atau objective yang lebih kecil.

Menyusun goal dan objective yang lebih kecil tersebut sesuai dengan urutan dan skala prioritas, sehingga bisa mencapai objective dan goal yang utama.

Identifikasi Keterampilan (Skill Set) yang Dibutuhkan

Berikutnya yang harus diperhatikan dalam team building adalah melakukan identifikasi seputar semua yang dibutuhkan dalam proses membangun tim ini.

Identifikasi harus dilandaskan pada tujuan dan sasaran yang hendak dicapai oleh perusahaan.

Kemudian melakukan analisis seputar persyaratan  apa saja yang diperlukan agar tim mampu untuk menyelesaikan tugas tersebut dengan baik.

Artinya disini kita juga harus menanalisa, ketrampilan apa saja yang dibutuhkan oleh sebuah team agar bisa menyelesaikan project tersebut.

Target tahap ini adalah mendapatkan kejelasan perihal kebutuhan team dan skill set yang dibutuhkan.

Pertimbangkan Peran Anggota Tim

Leader Team atau manajer harus  mempertimbangkan berbagai aspek, seperti interaksi antar individu, peran dan tanggung jawab mereka, kekuatan dan kelemahan, komposisi dan kesesuaian anggota tim yang mungkin.

Masing-masing tim memiliki peran yang mungkin berbeda dan unik, namum ketika disatukan, harus membentuk sebuah tujuan yang sama.

Tentukan Strategi Team Building

Sekarang, team leader atau manajer harus benar-benar memahami kerangka operasional dengan baik untuk memastikan team building yang efektif.

Team leader sendiri harus yakin akan tujuan, peran, tanggung jawab, durasi, ketersediaan sumber daya, pelatihan, aliran informasi, umpan balik, dan membangun kepercayaan dalam tim.

Mengembangkan Setiap Individu dalam Tim

Ini tahap yang cukup krusial, karena pada tahap ini mereka harus benar-benar menyadari arti sebuah team, bekerja bersama team  dan bagaiman menjadi pemain team (team work) yang baik.

Semua individu dikumpulkan dan disatukan untuk membentuk tim dengan tujuan bersama.

Setiap anggota dilatih, dibentuk dan dibiasakan dengan peran dan tanggung jawabnya dalam tim.

Tetapkan Aturan dan Komunikasikan

Bagaimana setiap anggota tim melakukan komunikasi (secara formal) harus diatur (untuk informal mereka bebas, tetapi tetap harus menghargai privacy masing-masing).

Hal ini juga menyangkut aturan mengenai pelaporan anggota tim, jadwal rapat, dan pengambilan keputusan dalam tim dibahas.

Setiap individu didorong untuk aktif, bertanya dan memberikan pandangannya untuk mengembangkan komunikasi yang terbuka dan sehat dalam tim.

Identifikasi Kekuatan Individu

Lakukan berbagai pelatihan untuk membangun tim, agar potensi dan  kekuatan individu bisa dimunculkan.

Cara ini juga akan membantu dalam membiasakan anggota tim dengan kekuatan dan kelemahan masing-masing.

Jadilah Bagian dari Tim

Pada titik ini, team leader atau manajer perlu terlibat dengan tim sebagai anggota, dan bukan sebagai bos yang asal perintah.

Membuat individu menyadari betapa pentingnya keberadaan mereka dalam tim dan memperlakukan setiap anggota secara setara sangat diperlukan.

Anggota tim harus melihat manajer mereka sebagai pemimpin tim (team leader), mentor, dan panutan.

Pantau Kinerja Team

Langkah selanjutnya dalam team building adalah memeriksa produktivitas dan kinerja tim secara keseluruhan.

Hal ini melibatkan beberapa hal seperti mencari tahu mengapa terjadi gap dan sekaligus apa yang menjadi penyebab atau alasannya.

Langkah ini diperlukan untuk meningkatkan kinerja dan produktivitas tim dalam jangka panjang.

Jadwalkan Meeting secara Rutin

Koordinasi memang berlangsung saat operasional sedang dilakukan, akan tetapi ada saat dimana semua anggota atau yang terkait duduk satu meja.

Kadang dengan duduk dalam satu meja, dengan pikiran yang lebih jernih, kita bisa melihat masalah dengan lebih jelas.

Kita bisa melakukan evaluasi singkat seputar apa yang baru saja mereka kerjakan, sejauh apa hasil yang dididapatkan dibandingkan dengan target tahap tersebut.

Termasuk melakukan perubahan-perubahan kecil jika memang diperlukan (action plan) untuk tahap tersebut.

Proses ini terus berlangsung hingga tujuan akhir dan sasaran berhasil dicapai dengan baik.

Pembubaran Tim

Hal terakhir yang harus dilakukan adalah membubarkan tim yang telah menyelesaikan semua tugas tersebut.

Pimpinan harus melakukan berbagai evaluasi atas  hasil dan menghargai setiap individu atas kontribusi dan pencapaian mereka.

Akhirnya, tim dibubarkan pada pemenuhan tujuan yang dibentuknya tim (team building) tersebut.

Kelebihan Membangun Tim (Team Building)

Teknik membangun tim (team building) dalam sebuah organisasi untuk menyelesaiakn sebuah project telah berkembang pesat sebagai metode untuk mengembangkan dan mengelola tim yang efektif di tempat kerja.

 Sekarang mari kita bahas berbagai manfaat membangun tim bagi sebuah organisasi atau perusahaan :

Identifikasi Kekuatan dan Kelemahan

Dengan seringnya membangun tim, kekuatan dan kelemahan setiap anggota untuk setiap tugas, dapat diidentifikasi dengan jelas.

Dalam pekerjaan rutin sehari-hari, analisis semacam akan sulit untuk dapat dilakukan.

Kompetensi ini dapat digunakan oleh para manajer untuk membentuk tim yang efektif dikemudian hari, atau untuk menugaskan seseorang untuk menyelesaikan satu masalah.

Langsung Menuju Visi dan Misi

Aktivitas team building menentukan peran dan pentingnya tim bagi organisasi untuk mencapai visinya.

Hal ini membuat individu memahami tujuan, sasaran, misi, dan visi organisasi dengan sangat jelas dan memotivasi mereka untuk berkontribusi secara nyata ke arah tersebut.

Mengembangkan Komunikasi dan Kolaborasi

Kegiatan membangun tim meningkatkan hubungan interpersonal anggota tim.

Hal ini membuat individu nyaman dan akrab satu sama lain.

Kolaborasi mengembangkan kepercayaan dan pemahaman di antara anggota tim.

Menetapkan Peran dan Tanggung Jawab

Aktivitas dalam team building mampu mendefinisikan dan menjelaskan peran setiap anggota tim.

Selain itu, para anggota diberikan tanggung jawab individu, dan memberi motivasi untuk tampil bersama sebagai sebuah tim.

Memulai Pemikiran Kreatif dan Pemecahan Masalah

Dalam sebuah tim, individu termotivasi untuk memberikan pandangan, pendapat dan solusi mereka atas suatu masalah tertentu.

Hal semacam ini akan membantu mengarahkan mereka pada brainstorming dan mengeksplorasi sisi kreatif mereka.

Membangun Kepercayaan dan Semangat

Dengan melakukan aktivitas team building, hal ini membuat karyawan merasa dihargai oleh organisasi atau perusahaan.

Hal ini mendorong mereka untuk mengembangkan keterampilan mereka dan membangun hubungan interpersonal yang kuat, yang pada akhirnya meningkatkan moral dan kepercayaan anggota tim.

Untuk Memperkenalkan dan Mengelola Perubahan

Teknik membangun tim (team building) memudahkan manajer untuk memasukkan perubahan organisasi dengan membuat individu terbiasa dengan perubahan dan kebutuhannya.

Ini juga membantu dalam mengelola perubahan tersebut dan dampaknya terhadap kerja dan kinerja tim.

Memfasilitasi Delegasi

Manajer merasa lebih cocok untuk mendelegasikan pekerjaan ke tim daripada individu.

Oleh karena itu, pembangunan tim membantu para manajer untuk mendelegasikan tugas secara efisien dan memadai kepada tim.

Meningkatkan Produktivitas

Jika tim dibentuk dengan bijak dan semua anggota tim bekerja sama untuk mencapai tujuan, produktivitas semua individu meningkat.

Hal ini akan meningkatkan produktivitas tim dan organisasi.

Kekurangan Membangun Tim (Team Building)

Untuk dapat membangun tim yang solid (solid team building) bukanlah tugas yang mudah.

Tiam yang solid dan berkinerja tinggi dapat memenuhi tujuan organisasi / perusahaan dengan baik.

Sebaliknya, tim yang tidak efisien dapat menyebabkan pemborosan waktu dan sumber daya organisasi / perusahaan.

Oleh karena itu, kita dapat mengatakan bahwa selai dampakk positif, ada juga beberapa dampak buruk dari pembangunan tima.

Berikut beberap dampak negatif yang bisa terjadi dari pemebntukan tim ini, yaitu :

Mengembangkan Konflik

Seringkali, karena satu dan lain hal, tim kurang koordinasi dan pemahaman di antara anggotanya.

Hal ini menyebabkan konflik dan bentrokan di dalam tim sehingga menurunkan efisiensi dan produktivitas.

Akibanya akan ada banyak waktu terbuang dalam pengelolaan konflik seperti itu.

Anggota Tim yang Tidak Produktif (Un-Productive atau Freeride)

Kadang-kadang dalam sebuah team yang baru dibentuk, ada beberapa anggota tim tidak berkontribusi banyak pada kinerja tim.

Individu semacam itu dianggap sebagai anggota tim freeriding.

Mereka terbukti tidak efisien dan kurang produktif untuk berkolaborasi dalan sebuah tim.

Dapat Menyebabkan Non-Cooporate

Setiap individu dalam sebuah tim kemungkinan besar akan berbeda satu sama lain.

Anggota tim yang semacam ini terkadanga menyebakan kurangnya kerja sama dan persatuan.

Non-cooporate di antara anggota tim menyebabkan pemborosan tenaga dan menghambat kinerja tim secara keseluruhan.

Sulit Mengevaluasi Kinerja Individu

Apa pun result atau outcome yang diperoleh organisasi dengan membangun tim adalah pencapaian atau kegagalan sebuah tim secara keseluruhan.

Hal yang seringkali terjadi adalah organisasi mengabaikan kontribusi setiap anggota secara individu dan hanya menghargai upaya seluruh tim.

Akibatnya kinerja tiap individu jadi tidak terlihat (apalagi jika pimpinan kurang jeli, dan ada beberapa pekerjaan yang sama yang dikerjakan oleh lebih dari satu anggota).

Pemborosan Biaya

Kegiatan team buikding sudah pasti membutuhkan waktu yang tidak sebentar dan dana yang juga tidak sedikit.

Selain itu, banyak waktu, biaya dan sumber daya yang dihabiskan untuk memastikan koordinasi, keseimbangan, umpan balik, pengambilan keputusan dan manajemen konflik dalam tim yang dibentuk.

Jika goal dan objective dari program tersebut berhasil dicapai dengan baik, maka sudah dipastikan aka menimbulkan biaya yang sangat besar.

Masalah Akuntabilitas dan Kredibilitas

Jika tim tersebut mengalami  kegagalan, akan bukan hal yang mudah untuk mengetahui apa alasan atau penyebab kegagalan tersebut.

Beberapa anggota tim terkadang menghindari tanggung jawab pekerjaan mereka, sembari melemparkan penyebab kesalahan ke anggota yang lain.

Sebaliknya jika berhasil, anggota tim sibuk mengambil keuntungan sendiri, mengabaikan upaya seluruh tim secara bersama-sama.

Penutup

Demikian pembahasan kita mengenai bagaimana melakukan team building (membentuk / membangun tim) untuk sebuah tugas atau project terstentu, serta kelebihan dan kekurangannya.

Yang perlu kita ingat, bahwa menbangun tim atau team building adalah sebuah proses, bukan pekerjaan sekali jalan.

Jadi hampir semua aktivitas operasional yang dikerjakan oleh team, adalah bagian dari membangun tim yang mampu menjalankan amanat untuk menyelesaikan sebuah tugas.

Terima kasih sudah berkunjung ke blog Distribusi Pemasaran Dotcom, semoga apa yang dipaparkan disini bisa memberi manfaat.

Salam sukses sehat dan bahagia

Picture : Freepik