stock opname | DISTRIBUSI PEMASARAN

AUDIT – STOCK OPNAME – SOP

Bagi perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan dan distribusi, menjaga dan memastikan stock atau barang dalam kondisi dan jumlah sebagaimana mestinya sangat penting.

Hal ini mengingat, stock, barang atau inventory merupakan salah satu aset yang memiliki nilai yang cukup tinggi bagi perusahaan, terutama perusahaan yang bergerak dalam bidang distribusi (distributor) dan trading / perdagangan (trader).

Melakukan pengecekan secara fisik terhadap stok barang, harus dilakukan secara periodik dan random, oleh perusahaan distributor atau trader tersebut.

Pengecekan secara phisik ini, dalam administrasi perusahaan biasa kita sebut sebagai proses / sistem / prosedur pengendalian.

Jadi prosedur stock opname adalah sebuah sistem dan prosedur yang menunjukan tatacara melakukan pemeriksaan phisik barang guna memastikan bahwa barang yang tersedia di gudang secara phisik adalah sama dengan catatan pembukuan gudang maupun catatan pembukuan dari bagian administrasi dan atau accounting.

Sistem dan prosedur ini perlu dibuat dan dibakukan, karena akan digunakan sebagai acuan dalam melakukan prosedur pemeriksaan phisik barang di gudang distributor.

Berikut adalah salah satu contoh Sistem dan Prosedur, Standard Operating Procedure, Standar Operasional Prosedur yang biasa disingkap SOP atau Standar Prosedur Operasional (SPO), untuk Sistem Pengendalian dan Prosedur Pemeriksaan Phisik Barang (Stock Opname).

#1 : TUJUAN

Prosedur pemeriksaan phisik barang atau stock opname digunakan untuk memastikan bahwa barang yang tersedia di gudang secara phisik adalah sama dengan catatan (stock report).

Jika timbul perbedaan antara phisik dan catatan dimaksud, harus segera ditindak lanjuti sehingga selisih tersebut dapat segera dijelaskan dan dilakukan koreksi.

#2 : RUANG LINGKUP

Prosedur ini menguraikan bagaimana pemeriksaan phisik barang (stock opname) dilakukan yang dimulai dari tahap persiapan, pelaksanaan, dan akhirnya pertanggungjawaban.

Pemeriksaan dilakukan terhadap :

Stok barang baik (normal stock)
Stok barang rusak (reject stock / bad stock)
Stok barang kanvas (canvass stock)
Barang Retur

Sedangkan pemeriksaan atas barang-barang yang telh diretur ke pabrik / principal dapat dilakukan dengan memeriksa dokumen pengiriman barang , misalnya Packing List.

Persiapan stock opname dimulai dengan :

Melakukan pemisahan lokasi barang baik dan barang rusak.
Melakukan persiapan dokumen untuk barang baik dan barang rusak disemua lokasi.
Lakukan proses pindah lokasi dari barang baik ke barang rusak (jika ada), hal ini untuk memudahkan perhitungan yang akurat atas stok barang baik (normal stock) dan stok barang rusak (reject / bad stock).
Stok kanvas untuk pemeriksaan akhir tahun / semester, harus diturunkan ke gudang (stok barang baik) terlebih dahulu, sehingga posisi stok di catatan / sistem komputer menunjukkan nihil.
Mencatat “cut off” pada dokumen terakhir (BPG, DO, DKC, NR, dll.)
Pembentukan team,
- Dimana team stock opname dibagi dalam dua kelompok team, untuk menguji keakuratan perhitungan.
- Setiap team berisi minimal 2 orang, yang terdiri dari personel dari bagian gudang dengan tugas menghitung, dan personel dari bagian administrasi, audit, atau accounting yang bertugas melakukan pencatatan.
- Dari bagian gudang, Warehouse Keeper (WHK) dan Warehouse Supervisor (WDS / WHS).
- Dari bagian administrasi / akunting / audit, Book Keeper, Adm Clerck, Accounting Clerck dan Accounting Spv / Finance Accounting Spv (Acct Spv / FA Spv).
- Ada bagian pengawas dan penanggung jawab, yaitu Manager (Logistic Manager, Warehouse Manager, Operational Manager, Distribution Manager, Branch Manager atau yang lain yang bertanggung jawab terhadap operasional di lokasi / area tersebut).
Siapkan formulir / cetak formulir untuk melakukan proses stock opname :
- Form Laporan Stock Opname
- Form ini dicetak untuk setiap lokasi gudang dan kanvass yang akan diperiksa.

Pelaksanaan opname dimulai dengan :

Perhitungan oleh team I dan team II
Pencocokan hasil perhitungan dari team I dan team II
Pencatatan pada Laporan Stock Opname (stok per periode cut off), laporan ini harus ditandatangani oleh penghitung, pencatat / pemeriksa dan pengawas / penanggung jawab.
Jika pihak pemeriksa merasa ada yang janggal dengan barang yang sedang dihitung, pihak pemeriksa berhak untuk melakukan pemeriksaan barang lebih detail (membongkar stapel dan karton, lakukan sesuai dengan prosedur) dan melakukan perhitungan sendiri.

Pertanggung jawaban atas proses stock opname adalah sebagai berikut :

Pengawas atau penanggungjawab, melaporkan hsil dari stock opname beserta semua temuannya ke kantor pusat (sesuai dengan struktur yang ada).
Atas semua temuan dan selisih, harus dilakukan penyelesaian sesuai dengan kebijakan yang ada di perusahaan.

Proses stock opname harus dilakukan :

Secara periodik (bulanan / akhir bulan) oleh team dari internal / cabang sendiri.
Secara periodik (mingguan, harian atau ditetapkan) untuk produk tertentu (acak / sampling).
Khusus pada saat ditenggarahi ada kejanggalan atau pada saat ada perpindahan pejabat yang bertanggung jawab atas stok barang tersebut.

Hal yang harus diperhatikan adalah :

Pastikan melakukan stock opname secara periodik (bulanan) dengan benar.
Pastikan melakukan stock opname secara sampling secara periodik (harian, mingguan, per hari tertentu).
Setiap ditemukan selisih barang,
- Harus segera diselesaikan, jangan sampai lewat ke periode stock opname berikutnya (akan menumpuk dan sulit untuk dilacak).
- Jika kondisi sangat urgent, hentikan aktivitas lainnya untuk sementara waktu (wewenang pimpinan).
- Lakukan pelacakan per dokumen per tanggal per urutan / sequential untuk tiap barang masuk dan barang keluar.
- Struktur organisasi gudang, harus memungkinkan tanggung jawab untuk setiap barang dan kelompok barang, hal ini akan memudahkan siapa saja yang harus bertanggung jawab atas selisih tersebut.

#3 : DOKUMEN DAN DEFINISI

Uraikan dengan jelas, semua dokumen yang digunakan dalam aktivitas stock opname ini, termasuk fungsi dan distribusi dari dokumen tersebut.

3.1 Laporan Stock Opname Format-1

Form laporan ini akan memuat semua daftar barang dan kelompok barang yang ada dalam perusahaan atau gudang tersebut yang disesuaikan dengan lokasi dari gudang / kanvas, tanpa ada jumlah barang untuk setiap itemnya.

Form laporan ini digunakan untuk mencatat jumlah barang yang akan diperiksa, yang meliputi barang baik / barang normal, barang rusak / reject, barang dalam kanvas (jika belum diturunkan, akhir periode, ditengah periode berjalan), dan lokasi lain jika ada, seperti barang in-transit.

Laporan Stock Opname Barang Baik (normal) semua lokasi
Laporan Stock Opname Barang Rusak (reject / bad stock) semua lokasi
Laporan Stock Opname Kanvass untuk semua lokasi kanvass
Laporan Stock Opname Barang Retur
Laporan Stock Opname Transit (jika ada barang in-transit)

Dokumen ini dibuat dalam rangkap (minimal) 3, yaitu :

Lembar asli : untuk kantor pusat
Copy – 1 : untuk arsip pemeriksa (bagian administrasi / accounting / audit)
Copy – 2 : untik arsip gudang / kanvass

3.2 Laporan Stock Opname Format-2

Form laporan ini akan memuat semua daftar barang dan kelompok barang yang ada dalam perusahaan atau gudang tersebut yang disesuaikan dengan lokasi dari gudang / kanvas, lengkap dengan jumlah barang untuk setiap itemnya.

Form laporan ini digunakan untuk membandingkan jumlah barang yang telah diperiksa secara phisik / di stock opname untuk semua barang di setiap lokasi gudang maupun canvass.

Proses pembandingannya bisa dilakukan oleh komputer, dengan meng-entry hasil stock opname dalam format-1 kedalam system komputer, kemudian menerbitkan laporan stock opname format-2 ini.

Atau dengan cara manual, yaitu dengan mengisi dan menghitung secara manual hasil dari perhitungan dalam laporan stock opname format-1 kedalam laporan stock opname format-2, yang sudah ada jumlah untuk setiap itemnya.

3.3 Laporan Dokumen Cut-Off

Laporan sebagai pelangkap laporan stock opname kepada kantor pusat, dan digunakan sebagai patokan untuk proses rekonsiliasi.

3.4 Berita Acara Hasil Pelaksanaan Stock Opname

Dokumen ini jika diperlukan, digunakan untuk menjelaskan terjadinya selisih barang, baik lebih maupun kurang.

Jika dalam formulir Laporan Stock Opname (final) sudah disediakan kolom catatan untuk menjelaskan setiap selisih yang terjadi, maka dokumen BA ini tidak diperlukan lagi.

SOP Standar Operasional Prosedur - Stock Opname — **Contoh SOP**

#4 : PROSEDUR

#4.1 Prosedur Persiapan Stock Opname

Pastikan bahwa telah dilakukan pemisahan antara barang baik, barang rusak dan semua barang telah dirapikan sesuai dengan aturan penyimpanan barang (lokasi, stapel, inv tag, kartu gudang, dll.). (Tanggungjawab : Warehouse Keeper, Warehouse Spv)
Jika memungkinkan lakukan pengiriman barang rusak ke pabrik, hal ini akan mengurangi beban bunga stock dan memudahkan proses manajemen gudang, termasuk proses stock opname. (Tanggungjawab : Warehouse Keeper, Warehouse Spv)
Pastikan proses ‘cut-off’ sudah dilakukan dengan benar, pastikan juga dokumen sudah dipisahkan per jenis dokumen (BPG, DO, CN/NK, PL, DKC, dll.) (Tanggungjawab : Warehouse Keeper, Warehouse Spv)
Jika menggunakan Inventory Tags, maka lakukan penempelan Inv Tag tersebut untuk setiap item barang, bedakan warna untuk team I dan team II, agar tidak terjadi hitung dua kali. (Tanggungjawab : Warehouse Keeper, Warehouse Spv)

#4.2 Prosedur Pelaksanaan Stock Opname

Siapkan Form Stock Opname (manual system) atau cetak Laporan Stock Opname (computer system / apps) untuk masing-masing lokasi dan kanvas. (Tanggungjawab : FA Spv / Adm Spv)
Melakukan perhitungan phisik barang untuk setiap lokasi gudang dan kanvas. (Tanggungjawab : Team I)
Melakukan perhitungan phisik barang untuk setiap lokasi gudang dan kanvas, tetapi dari arah atau urutan yang berbeda. (Tanggungjawab : Team II)
Memastikan semua item barang telah dihitung dengan benar, jika ada keraguan atau ada yang ganjil bisa dilakukan hitung ulang atau jika perlu membongkar stapel dan karton, sesuai prosedur yang berlaku. (Tanggungjawab : Team I dan Team II ).
Melakukan pencocokan hasil perhitungan dan pemeriksaan antara team I dengan team II, jika hasilnya tidak sama, maka harus dilakukan penelusuran atau perhitungan / pemeriksaan ulang. (Tanggungjawab : Team I dan Team II ).
Jika hasilnya sama, maka dilanjutkan dengan proses pembandingan / pencocokan dengan laporan / catatan dari system computer. Bisa dilakukan secara manual atau oleh system computer. (Tanggungjawab : Team I dan Team II ).
Pembandingan / pencocokan secara manual, cetak laporan stock opname format-2 untuk setiap lokasi (item barang, jumlah barang, kolom kosong untuk hasil opname dan kolom kosong untuk selisih barang). Lanjutkan dengan memindahkan semua yang ada dalam laporan stock opname format-1 ke format-2 ini, dan hitung selisihnya. (Tanggungjawab : Team I dan Team II ).
Pembandingan / pencocokan secara system computer, dilakukan dengan cara meng-entry / meng-imput hasil stock opname dalam laporan stock opname format-1 ke dalam system komputer, kemudian mencetak hasilnya. Laporan ini akan menerbitkan semua item barang yang telah di opname berikut selisihnya, jika ada. (Tanggungjawab : Team I dan Team II ).
Prosedur ini berlaku untuk semua lokasi barang, gudang dan kanvas.
Lakukan pemeriksaan atas hasil dan proses stock opname. (Tanggungjawab : FA Spv / Adm Spv)

#4.3 Prosedur Pelaporan dan Pertanggungjawaban Hasil Stock Opname

Cetak Laporan Stock Opname (versi computer system) atau formulir Stock Opname Manual yang telah lengkap dengan isian hasil stock opname-nya. (Tanggungjawab : FA Spv / Adm Spv)
Lakukan koreksi atas semua selisih yang masih dapat dijelaskan, sedangkan untuk selisih yang tidak dapat dijelaskan lakukan proses pertanggungjawaban dengan menerbitkan faktur selisih kurang barang atau retur atas selisih lebih barang sesuai kebijakan yang berlaku. (Tanggungjawab : FA Spv / Adm Spv).
Menandatangani Laporan Stock Opname final, dilengkapi dengan dokumen terkait, seperti : (Tanggungjawab : Distribution Manager, Operational Mgr, Branch Mgr, Logistic Mgr, dll., yang bertanggung terhadap operasional lokasi tersebut dengan level minimal manajer).
1. Laporan Stock Opname Format-1 (catatan).
1. Berita acara atas selisih yang tidak dapat dijelaskan, dilengkapi dengan Copy Faktur atau Retur atas selisih yang terjadi.
1. Berita acara atas selisih yang masih dapat dijelaskan, bisa juga di kolom catatan di Laporan Stock Opname format-2 (final).
1. Copy dokumen cut-off
Kirim laporan lengkap tersebut ke kantor pusat, arsipkan copy dari setiap laporan yang dibuat untuk bagian gudang dan bagian administrasi / accounting. (Tanggungjawab : FA Spv / Adm Spv).

Tujuan dan Prosedur Stock Opname, untuk Distributor