SALES CALL PLAN – RENCANA KUNJUNGAN PENJUALAN – RENCANA PERJALANAN SALESMAN
Salesman dalam menjalankan aktivitas penjualan, perlu melakukan kunjungan di lapangan secara langsung ke pelanggan dan calon pelanggan.
Agar kunjungan penjualan tersebut dapat berjalan dengan efektif, memberikan hasil yang optimal, maka perlu dibuat rencana kunjungan.
Pengertian Call Plan / Rencana Kunjungan
Rencana kunjungan salesman atau rencana perjalanan salesman atau call plan adalah sebuah daftar yang memuat daftar pelanggan yang harus dikunjungi oleh salesman pada minggu, hari dan jam tertentu.
Sales call plan adalah strategi distribusi / distribution strategy untuk mengelola sebuah wilayah penjualan dan pemasaran.
Strategi Call Plan ini bagian dari Territory Management yang khusus mengatur kapan sebuah outlet atau customer akan dikunjungi baik dalam minggu, hari maupun jam-nya.
Rencana kunjungan ini sangatlah penting, karena jika kita salah dalam menyusun rencana kunjungan ini akan berdampak pada banyak hal, seperti :
- Stok barang masih banyak, akibatnya toko / pelanggan tidak order, atau order tapi tidak sesuai estimasi.
- Stok barang sudah habis sebelum salesman berkunjung ke toko / pelanggan tersebut, akibatnya terjadi kehilangan kesempatan penjualan.
- Akibat lain dari stock out adalah masuknya barang kompetitor menggantikan produk kita.
- Tagihan bisa bermasalah, karena pelanggan tidak menyiapkan dana, atau dana sudah digunakan untuk salesman perusahaan lain yang datang lebih awal.
Cara Menyusun Call Plan atau Route Plan secara Sederhana
Dalam menyusun rencana perjalanan salesman atau rencana kunjungan salesman ini kita harus memperhatikan beberapa hal, yaitu :
Teknik Cakupan (Coverage)
Tentukan teknik untuk mencakup (cover) sebuah wilayah penjualan, seperti :
Single Team Multi Outlet Type ;
Artinya pengelolaan sebuah area dengan seluruh type outlet didalamnya menjadi tanggung jawab satu orang salesman atau satu team.
Jadi satu team akan meng-cover outlet jenis wholesaler atau grosir sekaligus outlet retailer atau pengecer.
Team ini juga meng-cover outlet modern, institusi, apotek dan toko obat dan lain-lain di wilayah tersebut.
Multi team single outlet (type) ;
Artinya pengelolaan sebuah area menjadi tanggung jawab beberapa team yang sudah dibagi berdasar jenis / type outlet tertentu.
Tentunya secara umum memiliki area yang lebih luas dibanding areanya single team.
Model ini banyak diaplikasikan oleh perusahaan distributor yang sudah besar atau principal besar.
Pada metode ini salesforce dibagi menjadi beberapa team,
- Ada team untuk modern market,
- Ada team untuk tradisional market,
- Ada khusus untuk institusi, apotik dan toko obat.
- dan team lain yang disesuaikan dengan kebutuhan.
Dengan metode ini maka pengelolaan outlet akan lebih intensif.
Hitung Potensi Area dan Jumlah Outlet-nya
Hitung jumlah outlet atau potensi area, bandingkan dengan jumlah team yang dibutuhkan.
Sehingga kita tahu, berapa sebenarnya jumlah ideal team yang dibutuhkan.
Sebaiknya dimulai dengan jumlah team minimal.
Gunakan pemetaan area atau matriks area, yaitu membagi wilayah menjadi semakin kecil dan detail.
Misal dari area besar bagi menjadi 4 bagian, kemudian masing-masing dibagi 2 atau 4 lagi,
Lakukan seterusnya sesuai kebutuhan yang didasarkan pada besar kecilnya potensi di area tersebut.
Skala Prioritas
Buat skala prioritas berdasar potensi dari semua outlet per tim penjualannya.
Tentukan berapa kali tiap outlet tersebut harus di cover / dikunjungi tiap minggu dan tiap bulannya (periode / tiap 4 minggu).
- Outlet yang di- cover 1x per periode (per 4 minggu)
- Outlet yang di- cover 2x per periode (per 4 minggu)
- Outlet yang di- cover 4x per periode (per 4 minggu)
- Outlet yang di- cover 8x per periode (per 4 minggu)
Kemampuan Kunjungan / Daya Cakup
Sekarang kita bisa menghitung, berapa kira-kira toko, pelanggan atau outlet yang bisa dilayani / di-cover oleh seorang salesman / satu team salesman.
Tentunya kita juga harus hitung berapa rata-rata waktu yang dibutuhkan salesman untuk beraktivitas di tiap outletnya.
Hal ini tentu berbeda untuk tiap jenis outletnya.
Grosir atau wholesaler secara umum lebih lama dari retail atau pengecer,
Dan super market lebih lama dari grosir dan minimarket.
demikian seterusnya (meski kondisi ini tidak mutlak).
Berikut daya cover team secara umum untuk tiap tipe outlet :
- MT – MM (mini market) :
- (12 x 5 + 5) x 4 = 260 call / 4 minggu (minus Supermarket)
- Call Cycle MT minimal 4/4, jadi daya cover max 65 outlets
- MT – SM (supermarket) :
- (5 x 5 + 2) x 4 = 108 call / 4 minggu
- Call Cycle SM minimal 8/4, jadi daya cover max 14 outlets
- GT – Key WHS / GI (Grosir Inti) :
- Secara umum sama dengan MT SM
- GT – Retailer Utama / Semi WHS :
- (20 x 5 + 12) x 4 = 448 call / 4 minggu
- Call Cycle GT-R/SWHS 2/4, jadi daya cover max 224 outlets
- GT – R1 / R2 (Pengecer Sedang) :
- (25 x 5 + 15) x 4 = 560 call / 4 minggu
- Call cycle GT R1R2 1/4, jadi daya cover max 560 outlets
Perhitungan diatas hanya rata-rata di beberapa perusahaan distribusi consumer goods,
Saat menyusun call plan, maka kemungkinan call cycle akan bervariasi,
Ada banyak faktor yang menjadi dasar penyusunannya,
Diantaranya adalah aturan yang diberlakukan oleh outlet atau trader, terutama MT dan strategi distribusi (SCP) yang dijalankan.
Susun Rute Kunjungan
Berikutnya buat rute kunjungan, usahakan berbentuk circle, artinya berurutan dari satu lokasi ke lokasi berikutnya, tidak berbentuk zig zag.
Perhatikan juga minggu, hari dan jam kunjungan dari tiap outlet.
Outlet modern seperti supermarket, mini market, dept store, outlets yang chain store biasanya punya jadwal khusus untuk kunjungannya,
Baik untuk order, tukar tanda terima, pengiriman maupun pemajangan / display,
Jadi hal ini haruslah menjadi pertimbangan khusus.
Pasar basah biasanya harus pagi hari, kadang beberapa pasar mengharuskan kita datang dibawah jam 08.
Dan grosir lebih suka didatangi sore hari, karena pagi hari sibuk melayani pelanggan mereka, dan sore hari biasanya sudah berkurang kesibukannya.
Jika semua data diatas telah siap, kita tinggal meyusun outlet-outlet tersebut.
Saat menyusun tentu saja kita harus memperhatikan waktu tempuh kita dijalan, dan yang paling utama adalah perhatikan skala prioritasnya.
Dalam distribusi memang kita diharuskan meng-cover seluruh outlet yang ada,
Akan tetapi hal ini bukanlah hal yang mudah bagi distributor,
Biasanya distributor akan mengerjakan yang daging-daging dulu, tulangnya belakangan.
Maksudnya, distributor akan memilih outlet mana saja yang harus dikunjungi terlebih dahulu, dengan memperhatikan potensinya dan kemudahannya.
Lakukan Evaluasi / Monitoring
Jika rencana kunjungan salesman ini telah tersusun, maka kita perlu memperhatikan efektivitas dan efisiensi dari implementasi kunjungan tersebut.
Apakah rencana kunjungan yang sudah kita susun ini bisa diterapkan di lapangan dengan hasil seperti yang kita inginkan?.
Coba lakukan pengecekan, outlets mana saja yang tidak tercover?,
Kenapa tidak ter-cover?.
Apakah karena waktu yang tidak mencukupi, atau saat kita cover ternyata berbarengan dengan sibuk-sibuknya, sehingga tidak bisa diganggu, atau malah sudah tutup.
Semua hasil analisa diatas akan kita jadikan bahan untuk menyempurnakan jadwal kunjungan atau call plan yang telah kita buat.
Dan ingat, call plan itu bersifat dinamis, jadi harus dirubah untuk disesuaikan dengan kondisi di pasar.
Demikian sekilas pembahasan tentang cara menyusun rencana kunjungan salesman, rencana perjalanan salesman, sales route plan atau sales call plan secara sederhana.
Untuk perusahaan yang lebih besar, yang memiliki kompleksitas yang tinggi, cara menyusun rencana kunjungan juga akan lebih kompleks.
Ada banyak faktor yang menjadi pertimbangannya.
Biasanya perusahaan skala besar tersebut sudah menggunakan aplikasi atau software khusus distribusi,
Dimana didalamnya memiliki banyak fungsi, termasuk fasilitas untuk merencanakan dan mengelola wilayah penjualan.
Terima kasih sudah mampir di blog Distribusi Pemasaran kita ini.
Salam sukses, sehat dan bahagia