Strategi Menyusun Rencana Kunjungan Salesman yang Jitu

CALL PLAN

Rencana kunjungan salesman atau rencana perjalanan salesman atau call plan adalah sebuah daftar yang memuat outlet-outlet yang harus dikunjungi oleh salesman pada hari dan jam tertentu.

Call Plan adalah strategi distribusi / distribution strategy untuk mengelola sebuah wilayah pemasaran. Strategi Call Plan ini bagian dari Territory Management yang khusus mengatur kapan sebuah outlet akan dikunjungi baik dalam minggu, hari maupun jam-nya.

Rencana kunjungan ini sangatlah penting, karena jika kita salah dalam menyusun rencana kunjungan ini maka ibarat kita bikin janji ke pacar terus kita lupa hari dan jamnya,,,, berantakan semua.

Dalam menyusun rencana perjalanan salesman atau rencana kunjungan salesman ini kita harus memperhatikan beberapa hal, yaitu :

  1. Tentukan teknik untuk meng-cover sebuah area, yaitu :
    1. Single team multi outlet (type) ; artinya pengelolaan sebuah area dengan seluruh type outlet didalamnya menjadi tanggung jawab satu orang salesman / satu team. Jadi satu team akan meng-cover outlet jenis wholesaler / grosir sekaligus outlet retailer / pengecer. Team ini juga meng-cover outlet modern, institusi, apotek dan toko obat.
    2. Multi team single outlet (type) ; artinya pengelolaan sebuah area (tentunya lebih luas dibanding areanya single team) menjadi tanggung jawab beberapa team yang sudah dibagi berdasar jenis / type outlet tertentu. Model ini banyak diaplikasikan oleh perusahaan distributor yang sudah besar atau principal besar. Pada metode ini salesforce dibagi menjadi beberapa team, ada team untuk modern market, ada team untuk tradisional market, ada khusus untuk institusi dan apto. Dengan metode ini maka pengelolaan outlet akan lebih intensif.
  2. Hitung jumlah outlet atau potensi area, bandingkan dengan jumlah team yang dibutuhkan. Sehingga kita tahu, berapa sebenarnya jumlah ideal team yang dibutuhkan. Sebaiknya dimulai dengan jumlah team minimal. Gunakan pemetaan area atau matriks area, yaitu membagi wilayah menjadi semakin kecil dan detail. Misal dari area besar bagi menjadi 4 bagian, kemudian masing-masing dibagi 2 atau 4 lagi, lakukan seterusnya sesuai kebutuhan yang didasarkan pada besar kecilnya potensi di area tersebut.
  3. Buat skala prioritas berdasar potensi dari semua outlet per teamnya. Tentukan berapa kali tiap outlet tersebut harus di cover tiap minggu dan tiap bulannya (periode / tiap 4 minggu).
    1. Outlet yang di- cover 1x per periode (per 4 minggu)
    2. Outlet yang di- cover 2x per periode (per 4 minggu)
    3. Outlet yang di- cover 4x per periode (per 4 minggu)
    4. Outlet yang di- cover 8x per periode (per 4 minggu)
  4. Sekarang kita bisa menghitung, berapa kira-kira outlet yang bisa di-cover oleh seorang salesman / satu team salesman. Tentunya kita juga harus hitung berapa waktu yang dibutuhkan salesman untuk tiap outletnya. Hal ini tentu berbeda untuk tiap jenis outletnya. Grocer lebih lama dari retail, dan super market lebih lama dari grocer, dstnya. Berikut daya cover team untuk tiap type outlet
    1. MT non SM : (12 x 5 + 5) x 4 = 260 call / 4 minggu (minus Supermarket)
      • Call Cycle MT minimal 4/4, jadi daya cover max 65 outlets
    2. MT SM : (5 x 5 + 2) x 4 = 108 call / 4 minggu
      • Call Cycle SM minimal 8/4, jadi daya cover max 14 outlets
    3. GT-WHS/GI : sama dengan MT SM
    4. GT-R/SWHS :(20 x 5 + 12) x 4 = 448 call / 4 minggu
      • Call Cycle GT-R/SWHS 2/4, jadi daya cover max 224 outlets
    5. GT-R1/R2 : (25 x 5 + 15) x 4 = 560 call / 4 minggu
      • Call cycle GT R1R2 1/4, jadi daya cover max 560 outlets
  5. Perhitungan diatas hanya rata-rata di beberapa perusahaan distribusi consumer goods, Saat menyusun call plan, maka kemungkinan call cycle akan bervariasi, ada banyak faktor yang menjadi dasar penyusunannya, diantaranya adalah aturan yang diberlakukan oleh outlet / trader, terutama MT, dan strategi distribusi (SCP) yang dijalankan.
  6. Berikutnya buat rute kunjungan, usahakan berbentuk circle, artinya berurutan dari satu lokasi ke lokasi berikutnya, tidak berbentuk zig zag. Perhatikan juga jam hari dan jam kunjungan dari tiap outlet.
  7. Outlet modern seperti supermarket, mini market, dept store, outlets yang chain store biasanya punya jadwal khusus untuk kunjungannya, baik untuk order, tukar tanda terima, pengiriman maupun pemajangan / display, jadi hal ini haruslah menjadi pertimbangan khusus.
  8. Pasar basah biasanya harus pagi hari, kadang beberapa pasar mengharuskan kita datang dibawah jam 08. Dan grocer lebih suka didatangi sore hari, karena biasanya sudah berkurang kesibukannya.

Jika semua data diatas telah siap, kita tinggal meyusun outlet-outlet tersebut. Saat menyusun tentu saja kita harus memperhatikan waktu tempuh kita dijalan, dan yang paling utama adalah perhatikan skala prioritasnya.

Dalam distribusi memang kita diharuskan meng-cover seluruh outlet yang ada, akan tetapi hal ini bukanlah hal yang mudah bagi distributor, biasanya distributor akan mengerjakan yang daging-daging dulu, tulangnya belakangan.

Jika rencana kunjungan salesman ini telah tersusun, maka kita perlu memperhatikan efektivitas dan efisiensi dari implementasi kunjungan tersebut. Apakah rencana kunjungan yang sudah kita susun ini bisa diterapkan dilapangan dengan hasil seperti yang kita inginkan.

Coba lakukan pengecekan, outlets mana saja yang tidak tercover, kenapa tidak tercover ?

Apakah karena waktu yang tidak mencukupi, atau saat kita cover ternyata pas sibuk, atau sudah tutup.



Semua hasil analisa diatas akan kita jadikan bahan untuk menyempurnakan call plan yang telah kita buat.

Dan ingat, call plan itu bersifat dynamis, jadi harus dirubah untuk disesuaikan dengan kondisi di pasar.

Demikian sekilas pembahasan tentang menyusun rencana kunjungan  / perjalanan salesman atau sales call plan. Terima kasih sudah mampir di blog Distribusi Pemasaran kita ini.

Salam sukses, sehat dan bahagia

>>>Anda dapat menelusuri artikel menarik lainnya melalui SITEMAP LINK ini
About Agus Octa 190 Articles
Agus Octa S, Praktisi dan Konsultan di bidang Distribusi dan Pemasaran.

Be the first to comment

Leave a Reply

Your email address will not be published.


*