REKRUTMEN & SELEKSI SPG
SPG atau Sales Promotion Girl adalah team penjualan dan promosi yang selalu ada di hampir setiap aktivitas pemasaran below the line, seperti launching product, exhibition, product & brand activation, outlet activation, market blitz, in-store promotion dan berbagai aktivitas dan events pemasaran lainnya.
Apa tugas SPG ini ?
SPG – Sales Promotion Girl ini secara umum memiliki tugas untuk menjual produk dan yang utama adalah mengenalkan merek & produk ke konsumen (target / sasaran) atau melakukan edukasi seputar produk seperti fungsi dasar merek produk, keunggulan merek produk dibanding pesaing, dan berbagai keuntungan jika konsumen mengkonsumsi / menggunakan merek produk tersebut.
Apa hanya menjual dan promosi saja ?
Tentu saja masih banyak tugas yang lain dari Sales Promotion Girl – SPG ini.
Biasanya tugas SPG ini disesuaikan dengan bentuk aktivitas / event pemasaran atau project yang sedang dikerjakan oleh perusahaan.
Misal, SPG untuk aktivitas in-store promotion, tentu fungsi SPG selain menjual dan promosi adalah melakukan merchandising agar menarik (biasanya sudah ada standar planogram), melakukan order barang yang menipis, memasang alat-alat promosi dan lain sebagainya.
*** Salah satu bentuk in-store promotion adalah pajangan, kontes pajangan / display contest, tentang bagaimana membuat display contest ini dapat Anda baca di artikel “Display Contest Program yang Memanjakan Konsumen untuk Meningkatkan Penjualan“.
Apakah semua SPG sama ?
Orang awam hanya mengenal profesi Sales Promotion Girls ini sebagai team penjualan dan promosi saja, artinya semua SPG dianggap sama, padahal … tidak.
Profesi sebagai SPG itu ada beberapa macam, secara umum dibagi dua macam, yaitu :
SPG Regular (Sales Promotion Girls – Reguler), adalah team SPG yang berada di area penjualan yang bersifat reguler, mereka biasanya menjaga stand, counter atau shelving / gondola tempat merek produk mereka berada / di-display.
SPG Event (Sales Promotion Girls – Event), adalah team SPG yang akan berada di setiap ada acara atau event pemasaran sebuah merek produk, seperti saat ada pameran, launching product, brand activation, market blitz dan lain sebagainya.
Sedangkan secara status, mereka ada yang pegawai tetap, kontrak panjang, kontrak pendek (3 bulan), saat ada event saja.
Bagaimana cara untuk mendapatkan SPG yang handal dan berperforma tinggi ?
Tentu saja melalui proses rekrutmen dan seleksi yang benar,
Karena jika proses rekrutmen dilakukan secara serampangan, maka akan banyak menimbulkan kerugian, seperti :
- Tingkat turn over / keluar masuk karyawan akan cukup tinggi.
- Menimbulkan kesan kurang baik bagi outlet (sering ganti SPG).
- Harus melakukan training ulang, minimal mengenai product knowledge.
- Terjadi kerugian baik dari segi waktu (rekrutmen & seleksi ulang) maupun biaya.
Apa saja langkah untuk melakukan rekruitmen dan seleksi SPG yang benar ?
- Susun job description untuk team SPG ini.
- Dan persyaratan dasar yang dibutuhkan yang disesuaikan dengan kebutuhan aktivitas yang akan dilakukan.
- Lakukan rekrutmen calon-calon SPG, kesampingkan yang tidak memenuhi persyaratan.
- Lakukan seleksi awal, dan susun rencana interview terlebih dahulu.
- Lakukan Interview
- Pilih calon yang paling memenuhi syarat.
- Sekali lagi, jelaskan mengenai tugas dan tanggung jawabnya, jika jadi diterima.
*** Untuk mengetahui bagaimana cara mengembangkan kemampuan SPG ini, baca juga artikel “7 Langkah Coaching untuk Meningkatkan Performa SPG” .
Berikut coba kita ulas lebih detail.
#1 : Susun Job Description
Ketika akan merekrut team SPG, tentu kita sudah tahu, dalam rangka aktivitas apa kita membutuhkan team SPG ini.
Misal team SPG untuk exhibition tentu berbeda dengan aktivitas blitzing di pasar.
Jadi jenis project / program berbeda, memiliki beberapa aktivitas yang berbeda, sehingga memiliki job desc berbeda juga.
Sejauh mana lingkup pekerjaan yang menjadi tanggung jawab team sales promotion ini.
Lakukan breakdown dengan jelas, fungsi dan aktivitasnya apa saja yang harus dikerjakan.
Setiap aktivitas tentu ada standarnya, bagaimana standar kinerja dari setiap aktivitas tersebut.
#2 : Buat Persyaratan untuk Sales Promotion Girl
Persyaratan untuk menjadi Sales Promotion Girl – SPG biasanya terbagi dalam dua bagian, yaitu :
Mengenai penampilan diri si SPG, seperti :
- Berpenampilan menarik, cheerful looking, proporsional dan memiliki senyum.
- Tinggi badan, disesuikan dengan kebutuhan, untuk exhibition biasanya ada persyaratan khusus mengenai tinggi badan ini.
- Dan beberapa persyaratan khusus, misal secara umum rambut tidak boleh panjang, kecuali produk tertentu seperti shampo.
- Kemudian terbiasa beraktivitas dengan menggunakan high heels.
- Tidak mengenakan perhiasan yang berlebihan.
- Rentang usia (biasanya 20 – 27 tahun).
Berikutnya persyaratan yang lainnya mengenai kemampuan / keahlian dan pengetahuanya atau inner beauty-nya, seperti :
- Latar belakang pendidikan, baik formal maupun yang informal, terutama yang berhubungan dengan aktivitas SPG seperti pelatihan-pelatihan.
- Pengalaman kerja dan aktivitas terakhir.
- Memiliki motivasi yang kuat, agresif, cerdas dan memiliki inisiatif tinggi.
- Mampu beradaptasi dengan lingkungan sekitar dengan cepat.
- Bisa bekerja dalam team dengan baik.
- Memiliki integritas yang tinggi.
#3 : Proses Rekrutmen
Berikutnya kita melakukan proses rekrutmen (recruitment) dari calon-calon yang memenuhi persyaratan.
Untuk sumber pelamar biasanya adalah :
Dari pihak ketiga, outsourcing, agency, atau komunitas / group.
Bisa juga dari iklan, baik yang formal maupun yang informal seperti broadcasting di beberapa group sosial media atau perpesanan.
Bisa juga atas rekomendasi dari team yang sudah ada, asalkan memenuhi persyaratan.
Saat ini cukup banyak agency yang menyediakan tenaga SPG ini, dan biasanya team SPG ini sudah cukup terampil.
Kita tinggal menghubungi agency ini, mereka akan meyediakan SPG sesuai dengan kriteria yang kita berikan.
Tentu saja akan ada biaya tambahan, dan mereka telah memiliki cara kerja / metode kerja sendiri, ini kadang cocok kadang tidak.
Recruitment harus dilakukan secara berkesinambungan dan terencana, hal ini untuk menghindari kesalahan dalam proses rekrutmen.
#4 : Lakukan Proses Seleksi Awal
Periksa dengan seksama semua dokumen lamaran.
Bandingkan dengan persyaratan yang diberikan.
Cari tahu lebih dalam tentang red flag ybs, yaitu segala sesuatu yang tidak jelas atau mencurigakan, diantaranya adalah :
- Sering pindah kerja dengan alasan yang kurang masuk akal.
- Penghasilan sebelumnya cukup tinggi / lebih tinggi dari yang kita tawarkan saat ini.
- Tingkat pendidikan di atas standar / terlalu tinggi.
- Ada beberapa informasi dalam surat referensi yang tidak lengkap.
- Ada masalah dengan uang.
- Dan lain-lainnya.
Jika dirasa calon yang masuk masih kurang, sebaiknya melakukan rekrutmen lagi, lebih baik nambah waktu daripada dipaksakan dengan calon yang kurang memenuhi persyaratan.
#5 : Proses Interview
Analisa dokumen pelamar, jika ada plus point baik berbentuk kemampuan ataupun prestasi yang pernah diraih.
Test interview berkisar pada materi :
- Latar belakang pendidikan dengan kemampuan saat ini.
- Aktivitas seputar pengalaman kerjanya.
- Interview diperdalam mengenai prestasi dan plus point lain yang dimilikinya.
- Sejauh mana motivasi dan atitude dalam bekerja.
- Test skill seputar kemampuan dalam berbicara / berkomunikasi dan menjelaskan, penawaran / offering, penutupan penjualan / closing dan kemampuan untuk menerima penolakan sampai beberapa level.
- Test pengetahuan seputar product knowledge (produk yang pernah di jual dan di promosikan), dan bagaimana cara mengambil sudut keunggulan sebuah produk, (diluar diferensiasi yang sudah ada).
Sekali lagi interview ini harus bisa menjawab :
Apakah calon memang memenuhi persyaratan ?
- Setelah melakukan pemeriksaan dasarnya, dilanjutkan dengan test skill dan knowledge.
Pertanyaan kedua, apakah bisa bekerja secara maksimal ?
- Cek latar belakang motivasi bekerja dan attitude pelamar.
Pertanyaan berikutnya, kemungkinan yang bersangkutan akan berhasil sejauh mana ?
- Cek mengenai pengalaman kerjanya, bagaimana effort yang bersangkutan untuk mencapai target-target yang diberikan.
- Tanyakan, apa saja upaya yang sudah dilakukan untuk mencapai atau melampaui target yang diberikan selama ini.
#6 : Pilih Calon Yang Paling Memenuhi Persyaratan
Lakukan rangking dari hasil test dan inteview.
Ambil sesuai kebutuhan dari rangking teratas, dan tambahkan tiga lagi sebagai cadangan.
Jika Sales Promotion Girls – SPG team ini bersifat tetap atau untuk kebutuhan reguler, harus ada masa percobaan atau masa probation.
Masa probation bervariasi, untuk level SPG biasanya antara 1 sampai dengan 3 bulan.
Sampaikan apa saja point penilaian dalam masa probation tersebut, (poin utama dan poin tambahan / nilai plus).
Siapkan materi untuk training dan coaching berdasar hasil analisa awal, yaitu gap antara standar kompetensi yang di persyaratkan dengan kompentensi actual hasil test dan interview.
Sembari proses training awal, lakukan pengecekan referensi atau hasil temuan yang mendekati red flag.
#7 : Tugas dan Tanggung Jawab
Proses rekrutmen dan seleksi sudah selesai, calon yang memenuhi syarat sudah didapatkan, tapi sebelum yang bersangkutan diterima, sampaikan dengan jelas semua tugas dan tanggung jawabnya.
Mereka mungkin sudah mengetahui dari awal melamar dan dari pengalaman mereka selama ini, tetapi hal ini perlu ditekankan lagi,
Dengan penekanan yang disesuaikan dengan kultur perusahaan yang baru, dan sifat dari project / aktivitas yang akan mereka masuki.
Jika semua sudah jelas, buatkan perjanjian kerja, yang menyangkut tugas, kewajiban, jam kerja, kompensasi serta reward dan punishment nya.
Proses di atas banyak dipakai untuk mencari tenaga SPG tetap / reguler atau untuk sebuah aktivitas jangka panjang,
Sedangkan untuk SPG event yang biasanya bersifat sebagai pendamping, maka proses rekrutmen lebih sederhana.
Demikian pembahasan kita tentang bagaimana melakukan rekrutmen dan seleksi team Sales Promotion Girl – SPG.
Terima kasih sudah mampir di blog Distribusi Pemasaran ini, semoga bermanfaat.
Salam Sukses Sehat dan Bahagia
Picture : www.bitebrands.co