Step to Call #8 – Evaluation dalam Sales Process

Evaluasi-Kunjungan-Salesman

SALESMANSHIP – SALES CALL

Evaluasi adalah tahap akhir dari satu siklus 8 (delapan) langkah kunjungan salesman (8 steps to sales call) dari sales process untuk salesman bidang distribusi.

Beberapa perusahaan menjadikan delapan langkah atau delapan tahap kunjungan salesman ini sebagai salesmanship, atau sebagai aturan dasar bagi tenaga penjualan (salesman) dalam melakukan aktivitas penjualan.

8 step call ini sering disebut juga sebagai 8P, yaitu :

  1. Persiapan (preparation),
  2. Pendekatan (approach),
  3. Pemeriksaan (stock check),
  4. Presentasi (presentation),
  5. Penjualan (closing),
  6. Pencatatan (administration),
  7. Pemajangan (merchandising),
  8. Penutupan (evaluation).

TUJUAN dan MANFAAT EVALUASI

Untuk apa salesman melakukan evaluasi ?

Tujuan salesman melakukan evaluasi adalah agar salesman mengetahui bagaimana hasil kunjungan penjualan yang telah dilakukannya dalam satu hari tersebut dan hasil yang telah dicapai sampai dengan hari ini.

Dengan mengetahui hasil pencapaian penjualan satu hari maka salesman bisa memperbaiki semua kekurangannya agar keesokan hari bisa beraktivitas lebih baik lagi.

Dan dengan mengetahui hasil akumulasi sampai dengan hari ini, maka salesman bisa mengetahui kinerja yang telah dicapai, baik yang telah sesuai target ataupun yang belum, sehingga bisa mengejar kekurangan tersebut.

APA SAJA YANG DI-EVALUASI ?

Pada tahap evaluasi ini apa saja yang harus dilakukan?

Intinya adalah seluruh aktivitas yang dilakukan salesman dalam satu hari kunjungan ke lapangan tersebut.

Sales Achievement (Pencapaian Penjualan)

Pencapaian penjualan adalah hal pertama yang harus dievaluasi, karena memang tujuan utama dari aktivitas penjualan adalah mencapai penjualan semaksimal mungkin.

Dalam melakukan evaluasi ada beberapa indikator yang biasa digunakan untuk mengukur seberapa bagus kinerja yang telah dicapai.

Bandingkan hasil pencapaian penjualan dengan target penjualan.

  • Sales value, merupakan indikator utama yang harus dievaluasi pertama kali, bandingkan dengan sales value target.
    • Cek pencapaian sales value hari ini, bandingkan dengan sales value target hari ini.
    • Cek pencapaian sales value akumulasi, bandingkan dengan sales value target akumulasi (MTD).
  • Sales volume, indikator berikutnya yang harus dievaluasi, bandingkan dengan sales volume target
    • Cek pencapaian sales volume hari ini, bandingkan dengan sales volume target hari ini per item.
    • Cek pencapaian sales volume akumulasi, bandingkan dengan sales volume akumulasi per item.
  • Pencapaian penjualan untuk tiap kelompok produk seperti :
    • Produk utama (fast moving atau existing), bandingkan dengan targetnya.
    • Produk fokus (produk baru, produk yg sedang di-treatment), bandingkan dengan targetnya.
    • Produk reguler (produk yang masih belum eksis, slow moving), bandingkan dengan target.

Bisa juga dibandingkan dengan Sasaran Penjualan Harian (SPH), sehingga bisa diketahui plus minus kunjungan dengan detail.

  • Cek di item produk apa saja yang telah sesuai dengan target harian dan akumulasi.
  • Cek di outlet mana saja yang telas sesuai dengan target harian dan akumulasi.
  • Cek silang antara item dan nama outlet.
  • Cari tahu penyebab target bisa tercapai,
    • Coba cek antara target dengan potensi outlet, apa memungkinkan untuk di-push lagi (untuk saving)
    • Coba cek apakan program ikut berkontribusi terhadap hasil pencapaian?, seberapa besar?, bandingkan dengan rata2 penjualan sekian periode sebelumnya.
  • Cari tahu penyebab target tidak tercapai.
    • Cek antara potensi dengan target penjualan, cek punya pesaing, cari secara real.
    • Apakah ada kaitannya dengan program yang sedang berjalan (kurang berhasil), atau program yang sudah berhenti (turun ke kondisi sebelumnya, atau malah lebih rendah).

Sales Call Effectivity (Efektivitas Kunjungan Penjualan)

Berikutnya adalah melakukan evaluasi terhadap efektivitas kunjungan salesman dan distribusi.

  • Call, atau kunjungan, bandingkan dengan target kunjungan, baik harian mupun akumulasi.
  • Effective Call, atau kunjungan yang efektif, bandingkan dengan target EC, dan EC bersyarat, baik harian maupun akumulasi.
  • RO, AO dan NOO, bandingkan dengan target RO, AO dan NOO, baik untuk harian mupun akumulasi.

Analisa jumlah outlet yang dimiliki, seperti jumlah dan RO dan AO serta rasionya, demikian juga dengan call dan efective call, termasuk rasionya.

Sales Promotion Program

Program promosi penjualan juga merupakan komponen yang harus juga dievaluasi, terutama dalam hal :

  • Progress Program, untuk program atau project, seperti promosi penjualan yang sedang dijalankan, harus selalu dilakukan monitoring, bagaimana progressnya, bandingkan dengan tujuan dan target yang hendak dicapai dari program tersebut.
  • Result, cek juga hasil dari program tersebut atau dampak dari program tersebut, apakan sudah sesuai dengan tujuan.

Collection (Penagihan)

Hasil penagihan merupakan komponen yang cukup vital, saya pribadi mengukur aspek penjualan melalui hasil tagihan dan penjualan tunai.

Karena tidak ada gunanya penjualan (kredit) yang tidak bisa menjadi uang kembali, malah berujung pada bad debt.

Ada dua indikator utama dalam collection :

  • Hasil penjualan tunai (dari kacamata keuangan dan collection ini yang terbaik), karena tidak menimbulkan piutang langganan, dan tidak menimbulkan biaya penagihan.
  • Hasil penagihan dikurangi biaya piutang langganan, artinya semakin kecil umur piutang, biaya piutang akan semakin kecil.

Untuk point #1 sudah jelas kan?, hasil penjualan tunai nilainnya sebesar penjualan tersebut, karena begitu barang berpindah, ada uang yang masuk senilai barang tersebut.

Untuk point #2, biasanya salesman agak bingung atau sama sekali tidak bedanya umur piutang 7 hari dengan yang 14 hari, atau dengan yang 28 hari.

Supaya salesman paham dan lebih care pada hasil penagihan ini, kita lihat contoh berikut ini :

  • Penjualan ke toko A sebesar Rp. 10 juta, dengan tempo 14 hari, artinya kredit selama 14 hari.
  • Penjualan ke toko B sebesar Rp. 10 juta, dengan tempo 7 hari, artinya kredit selama 7 hari.

Jika kita hitung biaya yang muncul sampai dengan jatuh tempo untuk masing-masing outlet adalah :

  • Biaya bunga atas nilai piutang Rp. 10 juta, selama 14 hari adalah 10 juta x (1/30)% x 14 hari = Rp.46.667,-
  • Biaya bunga atas nilai piutang Rp. 10 juta, selama 7 hari adalah 10 juta x (1/30)% x 7 hari = Rp.23.333,-

Dengan asumsi bunga 1% per bulan (dihitung 30 hari).

Maka nila tagihan pada saat jatuh tempo jika dibayar penuh adalah :

  • Hasil tagihan toko A = Rp.10 juta – Rp.46.667,- = Rp.9.953.333,-
  • Hasil tagihan toko B = Rp.10 juta – Rp.23.333,- = Rp.9.976.667,-

Beda kan ?

Itu baru dihitung dengan satu komponen saja, biaya bunga, karena ada banyak komponen, seperti opportunity cost (nanti pada level supervisor atau yang lebih tinggi harus paham ini).

Jika pada saat jatuh tempo ternyata toko B hanya membayar Rp. 2 juta saja, dan baru bisa di koleksi (di tagih) pada hari ke 28, berapa nilai tagihan toko B?, tinggi mana dengan nilai tagihan toko A ?.


Anda sudah menggunakan KPI untuk Team Penjualan dan Pemasaran Anda?

Metrik apa saja yang seharusnya ada di KPI . . . ?

Telah tersedia Paket KPI Principal & Distributor yang cukup lengkap


Coba hitung?

Nilai hasil tagihan toko B menjadi Rp. 10 juta – Rp.60.666,- = Rp.9.939.334,-

Bagaimana sekarang?,

Sekarang nilai tagihan toko A lebih besar dari nilai tagihan toko B. begitu seterusnya.

Sebagai catatan, ini hanya dihitung dengan cara yang sederhana untuk memberikan gambaran.

Stock (Stok)

Posisi stok di outlet juga menjadi komponen indikator dari kinerja salesman yang harus dievaluasi dan dianalisa dengan baik.

Yang harus diperhatikan adalah :

  • Sisa Stok, berpa sisa stok yang masih ada, memang yang ideal saat salesman datang barang sudah habis atau sisa sedikit sekali, tetapi tidak boleh terjadi stok kosong sama sekali, bagaimana jika ada konsumen yang mencari barang dan barang tidak ada?.
  • Buffer Stock, sisa stok yang ada harus bisa dijadikan buffer stok, artinya bisa memenuhi kebutuhan barang di toko tersebut sampai dengan barang berikutnya datang.
  • Barang Rusak (BS), jumlah barang rusak juga menjadi bahan evaluasi, karena barang rusak menimbulkan biaya, atau mengurangi nilai penjualan, otomatis mengurangi nilai piutang jika kredit dan hasil penagihan nantinya.
    • Kondisi penyimpanan di outlet harus diusahakan benar atau sesuai dengan standar (meski hal ini sulit, tapi sebisa mungkin salesman mengingatkan ke outlet, apa kerugian dan apa manfaatnya). 
    • Cara pengiriman barang, termasuk saat loading-unloding, juga berpotensi menimbulkan BS.
    • Perputaran barang, jika tidak diperhatikan maka barang akan kadaluarsa (ED).

Market Condition (Kondisi Pasar)

Kondisi pasar ini merupakan nilai tambah, artinya jika kita melakukan evaluasi, maka kita atau salesman akan semakin memahami kondisi pasar dan mulai belajar mengambil keputusan strategic dalam wilayah kerjanya.

Sebenarnya kondisi pasar ini adalah ranah supervisor ke atas, dan divisi pemasaran, tetapi sekali lagi, tidak ada salahnya salesman belajar materi ini.


Bagaimana Anda mengendalikan team Anda ?

Sudahkah apa yang seharunya Anda ketahui termuat dalam Laporan mereka ?

Telah tersedia Paket REPORTING STANDARD Principal & Distributor...!


  • Tingkat Penerimaan Produk (termasuk produk baru), merupakan salah satu indikator penting dari product performance, dan biasanya berhubungan dengan brand index (seperti tingkat brand awareness dan market share).
    • Secara sederhana, brand awareness bisa dilihat dari top of mind (TOP), yaitu merek produk apa yang akan disebut pertama kali oleh konsumen sasaran, saat kita sebut kategori produknya.
    • Semakin tinggi tingkat brand awareness, semakin tinggi pula kesempatan merek produk tersebut untuk dibeli konsumen.
    • Sedangkan market share adalah jumlah merek produk kita dibandingkan total produk yang berada di area tersebut yang dibeli oleh konsumen, dalam kategori yang sama yang ditunjukkan dalam persen.
    • Tentu saja semakin tinggi market share, hal ini menunjukkan kinerja merek produk tersebut yang semakin bagus.
  • Aktivitas Kompetitor, juga dijadikan sebagai indikator, tetapi lebih kepada kemampuan salesman untuk mendapatkan informasi seputar data-data aktivitas pesaing di outlet tersebut, seperti :
    • Merek produk apa saja yang masuk di outlet tersebut, dimulai dari yang paling besar share-nya di outlet tersebut.
    • Berapa volume dan value per periode, atau stock take outlet tersebut?.
    • Program apa saja yang sedang diikuti outlet tersebut?.
    • Apa pendapat outlet tentang program tersebut?.
    • Apa dampak dari program tersebut di pasar (outlet) dan bagi produk kita?
  • Saran dari outlet, catat dan perhatikan apa saja saran yang diberikan oleh outlet, biasaya disampaikan saat presentasi dan penanganan keluhan (keberatan).

PENUTUP

Tahap evaluasi sangat diperlukan, tetapi sering kali dilupakan, baik oleh salesman sendiri maupun supervisor selaku atasan.

Proses evaluasi bisa dikerjakan saat evening session dan dilanjutkan saat morning session (sales briefing) bersama-sama dengan manajemen (sales supervisor, sales manager, dll.).

Point yang harus diperhatikan saat evaluasi adalah, membandingkan pencapaian dengan target yang sudah ditetapkan untuk berbagai indikator kinerja.

Itulah sebabnya, penting bagi perusahaan untuk menyusun dan menggunakan indikator kinerja (key performance indicator – KPI) sebagai sales – marketing tools untuk meningkatkan performa tenaga penjualan.

KPI tidak hanya pencapaian penjualan dan pertumbuhan penjualan saja, tetapi ada yang lebih penting, yaitu komponen-komponen yang mendukung dan memungkinkan upaya untuk mencapai target bisa berhasil dengan baik.

Dengan melakukan tahapan evaluasi dengan baik, diharapkan salesman bisa meningkatkan kualitas kunjungan ke outlet, sehingga tujuan dan sasaran kunjungan penjualan bisa dicapai.

Artikel terkait :

Terima kasih atas kunjungan Anda di blog distribusi pemasaran dotcom, semoga Anda mendapatkan manfaat dan jangan lupa untuk meninggalkan saran dan kritik positif di kolom komentar.

Salam Sukses Sehat dan Bahagia

Picture : Octapix



Be the first to comment

Leave a Reply

Your email address will not be published.


*