Step to Call #1 – Preparation dalam Sales Process

sales-process

SALESMANSHIP – SALES CALLS – SALES PROCESS

Dalam melakukan aktivitas penjualan, salesman mengenal yang namanya kunjungan penjualan, salah satunya yang cukup terkenal adalah 8 (delapan) langkah kunjungan penjualan atau 8 step calls.

Delapan langkah kunjungan ini banyak di adopsi perusahaan yang bergerak dibidang distribusi atau oleh salesman bidang distribusi, terutama sub-bidang consumer product.

Pada artikel berikut ini kita akan mengulas mengenai step call tahap pertama, yaitu preparation atau persiapan.

Preparation atau persiapan dalam langkah kunjungan (step call) adalah aktivitas salesman untuk melakukan semua persiapan yang dibutuhkan untuk melakukan satu siklus kunjungan dalam satu hari tersebut.

TUJUAN PREPARATION (PERSIAPAN)

Tujuan salesman melakukan aktivitas preparation ada beberapa, yang paling utama adalah :

  • Salesman tidak ketinggalan perlengkapan atau kebutuhan yang harus dibawa pada hari itu.
  • Salesman memahami, apa saja yang harus dikerjakan pada hari itu, termasuk prioritas kerjanya.
  • Salesman mengetahui berapa target penjualan yang yang di cetak pada hari itu, bahkan per outlet dan per item produk yang harus dijual.
    • Toko atau outlet mana saja yang akan memberikan penjualan besar atau pareto pada hari itu, sehingga harus diberikan perhatian lebih.
    • Toko atau outlet mana saja yang harus melalui kerja ekstra untuk mendapatkan penjualan (toko yang sulit tetapi potensial).
    • Toko atau outlet yang kooperatif tetapi nilai omsetnya kecil atau sedang.
  • Salesman mengetahui target-target yang lain seperti call, effective call, pengembangan item produk per transaksi (IPT), outlet baru (NOO), dan lain-lain
  • Salesman memahami, berapa target collection pada hari itu (untuk sales team yang ada tugas penagihan).
    • Paham berapa target minimal collection pada hari itu.
    • Paham toko mana saja yang mudah dan yang sulit dalam penagihan.
  • Salesman lebih percaya diri (confident) karena telah memahami semua yang akan dihadapi pada hari ini.

Jadi intinya, tujuan dari persiapan ini salesman saat ke lapangan telah siap dalam hal :

  • Perlengkapan atau kebutuhan penjualan.
  • Mencetak penjualan sesuai target atau lebih.
  • Membawa hasil tagihan sesuai target.
  • Telah siap secara phisik dan mental.

YANG HARUS DIPERSIAPKAN

Mengacu pada tujuan dari preparation di atas, maka yang harus dipersiapkan adalah :

Perlengkapan dan Kebutuhan Penjualan

Dalam hal Perlengkapan dan Kebutuhan Penjualan, yaitu :

  • Sales tools kit (price list, katalog, brosur, ATK, dll.).
  • POP /  POS material (jika ada aktivitas MD), beserta perlengkapannya.
  • Dokumen penjualan, seperti Nota Penjualan, Surat Pesanan / Order, Nota Pengajuan Retur, Nota Tukar Barang, dan lain-lain.
  • Jika dokumen sudah digantikan peralatan elektonik seperti PDA, Aplikasi Penjualan dalam Smartphone, atau handheld, pastikan alat berfungsi dengan baik, baterei cukup, charger atau powerbank tidak ketinggalan dan lain-lain.
  • Kondisi kendaraan, jika ada driver tanyakan kondisi kendaraan ini, jika bawa kendaraan sendiri, lakukan pengecekan seperlunya, seperti surat-surat, ban, air radiator, BBM, dll.
  • Jika akan memasuki daerah khusus, pastikan sudah ada ijinnya (biasanya diurus oleh bagian General Affair).
  • Diri kita sendiri, mulai dari seragam (sudah sesuaikah), kerapian, kebersihan, jika ada standar grooming, maka ikuti seperti standar tersebut.

Pencapaian Target Penjualan & Distribusi

Dalam hal pencapaian Target Penjualan dan Distribusi, persiapannya adalah :

  • Daftar kunjungan salesman, rencana kunjungan salesman, rencana perjalanan salesman atau sales call plan.
    • Sales call plan ini harus diperhatikan, meski sudah dibuat sequence, akan tetapi kadang karena satu dan lain hal urutan harus diubah, misal ada penutupan jalan, ada outlet yang minta dikunjungi pada jam tertentu (sementara).
    • Perubahan jam dan urutan akan mempengaruhi outlet yang lain, jadi pastikan tidak terjadi permasalahan.
    • Perhatikan target call dan target effective call hari ini dan akumulasinya (MTD).
  • Breakdown sales target atau sasaran penjualan harian.
    • Salesman harus fokus pada sales target pada hari itu.
    • Perhatikan target harian, dan pencapaian target sampai dengan hari itu (akumulasi).
    • Perhatikan item produk apa saja yang telah tercapai atau sesuai target, bisakah ditingkatkan ?, dimana atau outlet mana ?
    • Perhatikan item produk yang minus, di item apa saja yang minus?, di outlet mana minus?, bagaimana cara untuk kompensasinya atau outlet mena saja yang bisa di tingkatkan order / penjualannya untuk item tsb?.
    • Perhatikan outlet mana saja yang telah memenuhi target?, dan kemungkinan untuk ditingkatkan.
    • Outlet mana saja yang belum bisa memenuhi target?, kendalanya apa saja?, mungkinkah dilakukan treatment seperti diberikan sales promotion?, apa keputusan atau saran manajemen dan atasan atas outlet2 tersebut.
  • Solusi atas komplain atau keberatan konsumen atau pelanggan.
    • Pastikan sudah dibicarakan dengan atasan atau manajemen, atau jika masalahnya tidak terlalu berat, bisa diputuskan sendiri.
    • Jika belum ada solusi dari manajemen dan atasan, maka harus ada yang disampaikan ke pelanggan bahwa komplainnya sudah diterima dan sedang dibicarakan, sehingga order produk tidak berhenti.
  • Target dan timeline dari program penjualan, sales promo atau project lainnya.
    • Ketika program atau project dibuat, tentu ada tujuan atau goal, pastikan tetap fokus pada tujuan tersebut.
    • Program atau project juga memiliki target, perhatikan target tersebut.
    • Setiap target juga punya tenggat waktu atau deadline, jadi pastikan target tercapai sebelum deadline.
    • Perhatikan progress yang dicapai, berapa persen, apakah sesuai antara actual dengan target dalam time line.
    • Contoh project atas pengembangan item produk, pembukaan NOO, aktivasi outlet, dll.

Pencapaian Target Collection

Dalam hal pencapaian Target Collection, yang harus disiapkan adalah :

  • Daftar Tagihan dan Dokumen untuk tagihan  seperti faktur penjualan (invoice), faktur pajak, TT, Nota Penjualan, Surat Jalan dan lain-lain.
  • Pastikan angka-angka dalam faktur (saldo) sama dengan dalam daftar tagihan.
  • Berikan perhatian ekstra untuk outlet yang bermasalah, jika permasalahan diluar batas kewenangan, berikan ke atasan atau manajemen.
  • Jika ada janji atau reward atas program, segera selesaikan, karena biasanya akan berdampak pada tagihan atau perolehan collection.
  • Form khusus untuk outlet yang bermasalah, seperti form Usaha Penyelesaian Piutang OD.

Mental dan Phisik

Dalam hal kesiapan Mental dan Phisik sales people, yang harus dilakukan sebelum beraktivitas adalah :

  • Membaca ulang semua komplain atau keberatan konsumen dan pelanggan, beserta solusi dan petunjuk penyelesaian dari manajemen atau atasan.
  • Memastikan telah memahami product knowledge dari semua barang yang akan ditawarkan pada hari itu, terutama untuk produk baru.
  • Siapkan mind set atau bentuk mind set yang positif untuk hari ini dan seterusnya, jika perlu lakukan afirmasi positif.

PENUTUP

Tahap pertama atau step call pertama dari sales process ini cukup penting, karena jika ada yang terlupakan, maka aktivitas kita sebagai salesman akan terganggu.


Anda sudah menggunakan KPI untuk Team Penjualan dan Pemasaran Anda?

Metrik apa saja yang seharusnya ada di KPI . . . ?

Telah tersedia Paket KPI Principal & Distributor yang cukup lengkap


Hal simple seperti alat tulis, PDA atau smartphone  yang low bat atau kelengkapan surat kendaraan sudah bisa mengganggu aktivitas kita, minimal waktu akan jadi panjang dan berresiko terhadap total call.

Sekali lagi perhatikan dengan baik tahap persiapan ini, dengan pertanyaan :

  • Apa saja goal hari ini ?
  • Berapa targetnya ?
  • Kapan target tersebut harus terpenuhi / deadline / timeline ?
  • Bagaimana persiapannya ?

Jika perlu buatkan cek list atas apa saja yang harus disiapkan, cara ini cukup baik, tetapi jarang dikerjakan oleh salesman.


Bagaimana Anda mengendalikan team Anda ?

Sudahkah apa yang seharunya Anda ketahui termuat dalam Laporan mereka ?

Telah tersedia Paket REPORTING STANDARD Principal & Distributor...!


Cara cek list ini pernah saya lihat di beberapa perusahaan, cek list yang telah di cek harus di tandatangani oleh atasan langsung, hal ini akan membentuk double checking.

Demikian pembahasan kita tentang step call bagian pertama, preparation atau persiapan ini, terima kasih sudah berkunjung ke blog distribusi pemasaran dotcom, semoga Anda bisa mengambil manfaatnya.

Artikel terkait :

Salam Sukses Sehat dan Bahagia

Picture : Octapix



Be the first to comment

Leave a Reply

Your email address will not be published.


*