Fakturisari, administrasi penjualan

SALES ADMINISTRATION

Bagi sebuah bisnis, adalah sangat penting untuk memastikan bahwa barang yang dijual dibayar tepat waktu.

Pembayaran yang terlambat, apalagi jika sudah jauh melampai jatuh tempo bisa menyebabkan banyak permasalahan, diantaranya yang utama adalah terganggunya cash flow perusahaan, dan semakin besar nilai over due sebuah piutang, maka potensi untuk menjadi bad debt akan semakin besar juga.

Bagi perusahaan yang bergerak di bidang pemasaran dan distribusi, adalah penting untuk mengetahui dan menelusuri terjadinya overdue tersebut, salah satunya adalah dengan melihat seberapa lancar pembayaran yang terjadi di saluran distribusi (distribution channel) produk tersebut.

Dan mayoritas penyebab buruknya collection adalah terganggunya pembayaran di saluran distribusi atau channel distribusi atau outlets, entah itu di sub-dist, grosir bahkan juga di level retail.

Sebagai profesional, yang menjadikan saluran distribusi atau outlet adalah sebagai mitra kerja, kita memiliki kewajiban untuk membantu outlet (sub-dist, agent, grosir, retailer, dst.) kita agar memiliki cash flow yang sehat dengan cara membantu memaksimalkan pencapaian target collection mereka.

Berikut beberapa kiat atau strategi fakturisasi (invoicing) yang bisa dilakukan untuk meningkatkan ketepatan pembayaran (on time payment) di outlets kita, yaitu dengan menerapkan :

Integrated System
Credit Limit
Incentive (on time payment / early payment)
Sales Discount
Penalty (late payment)
Make Payment Easy
Payment Term
Customer’s Pay Cycle
No Mystery Charges, No Gray Items
The Right Process

# 1 : INTEGRATED SYSTEM

Bagaimanapun juga, sebuah sistem administrasi yang terintegrasi (integrated system) sangatlah membantu, dimana sistem tersebut harus menghubungkan semua aktivitas utama, seperti stok, piutang dan penjualan.

Sistem administrasi tersebut, haruslah mampu memberikan laporan posisi piutang dan memberikan peringatan (alert system) beberapa hari sebelum piutang atau faktur tersebut jatuh tempo.

System juga harus mampu menampilkan atau melakukan tracking terhadap data piutang pelanggan yang dekat dengan tanggal jatuh tempo, yang jatuh tempo dan yang sudah lewat jatuh tempo, misalnya dalam format umur piutang (AR aging)

Dengan adanya system yang mampu menyajikan data kondisi piutang dan peringatan dini tersebut, diharapkan piutang yang over due bisa diminimalisir atau bahkan dihilangkan sama sekali.

# 2 : CREDIT LIMIT

Beberapa distribution channel, terutama yang pareto pasti akan memiliki pelanggan dengan pembelian kredit yang sangat variatif, artinya ada pelanggan dengan nilai belanja besar ada juga yang kecil.

Tidak masalah, yang bermasalah adalah jika ada pelanggan yang melakukan pembelanjaan tidak sesuai kemampuannya, sehingga seringkali menimbulkan pembayaran yang tidak tepat waktu.

Kita dapat mengurangi terjadinya pembelian yang tidak sesuai ini dengan menerapkan batas kredit (credit limit) atau plafon untuk tiap-tiap pelanggan.

Atau jika memang hal ini dirasa sulit, kita bisa terapkan untuk tiap-tiap kelompok pelanggan, jadi tidak harus per pelanggan.

Dan credit limit ini akan mudah diaplikasikan jika bisa terintegrasi dalam system administrasi yang digunakan.

Namun jika tidak, sebenarnya kita masih bisa menerapkan kartu piutang (customer record card), minimal untuk pelanggan yang sering memiliki piutang over due.

# 3 : ON TIME PAYMENT atau EARLY PAYMENT INCENTIVE

Ya, kita bisa melakukan analisa atas kondisi piutang langganan, berapa persen yang melakukan pembayaran tepat waktu dan berapa persen yang melakukan pembayaran dengan terlambat (faktur OD).

Kemudian dari hasil analisa tersebut, jika tingkat collection dengan OTP dibawah 70% tiap bulannya, maka bisa diterapkan incentive untuk OTP.

Sedangkan jika hasil analisa menunjukkan tingkat collection dengan OTP diatas 80% atau 90%, maka bisa diterapkan incentive untuk early payment.

Mengenai berapa besar nilai insentif yang bisa diberikan, bisa dihitungkan dari interest cost yang terjadi atau dari opportunity cost, atau cara yang lainnya, seperti dengan memperhitungkan cash disc dari supplier.

# 4 : SALES DISCOUNT

Diskon penjualan ini hampir sama dengan insentif untuk payment (on time dan early payment), bedanya diskon diberikan pada saat melakukan transaksi penjualan (pembelian oleh konsumen).

Diskon yang kita maksud adalah diskon yang berhubungan dengan term of payment, dimana jika kita sudah biasa menerapkan TOP sekian hari, dan ternyata tingkat collection yang on time pembayarannya mencapai 90% atau lebih, serta banyak mengambil early payment, maka diskon penjualan sebenarnya bisa diterapkan.

Penerapan sales discount (dan juga TOP) sangat berhubungan dengan strategi penjualan yang diambil, yang biasanya berhubungan dengan pengembangan territorial, jadi kita harus berhati-hati dalam mengambil kebijakan ini.

Sales discount bisa berupa diskon penjualan tunai atau cash sales, ini bisa kita terapkan kepada mereka yang pembayarannya sudah bagus, apalagi jika senang dengan early payment.

Selain diskon penjualan tunai, kita juga bisa terapkan diskon untuk mereka yang melakukan pemesanan barang lengkap dengan pembayarannya atau pre-order (early bird).

# 5 : PENALTY FOR LATE PAYMENT

Kebalikan dari insentif, yang diberikan saat pelanggan membayar tepat waktu atau membayar lebih awa, penalty kita berikan saat pelanggan terlambat membayar.

Hati-hati dalam menerapkan penalty ini, seperti kita ketahui, kita berada dalam bisnis yang bersifat berulang atau jangka panjang, artinya bisnis tidak terjadi pada satu kali transaksi saja.

Namun seperti kita ketahui, meski penalty kadang bisa berakibat kepada hubungan dengan pelanggan yang menjadi tidak baik, tetapi itu lebih baik, dengan demikian kita bisa memilih atau menetapkan pelanggan mana saja yang harus dipertahankan, dan pelanggan mana saja yang memang bisa dilepas.

Ada banyak bentuk penalty, seperti pemberlakuan denda sekian sekian persen dari nilai saldo, penurunan nilai plafon / batas kredit, penghentian pengiriman barang sampai dengan digunakannya pihak ketiga untuk melakukan penagihan.

Memberlakukan denda sekian persen dari nilai saldo yang dikalikan dengan jumlah waktu keterlambatan adalah yang paling sering dilakukan.

Untuk menghindari kesalahpahaman dengan pelanggan, sebaiknya pinalty dan bagaimana mekanismenya dikomunikasikan terlebih dahulu di awal transaksi.

Komunikasi ini bisa dalam bentuk surat pemberitahuan atau surat perjanjian yang kemudian dicantumkan juga di dalam faktur penjualan komersial yang digunakan.

# 6 : MAKE PAYMENT EASY

Mempermudah cara-cara pembayaran juga dapat meningkatkan collection atau mengurangi tingkat over due piutang pelanggan.

Seperti kita ketahui, konsumen ada beraneka macam, dan masing-masing menggunakan system yang berbeda-beda.

Ada yang suka menggunakan cek dan giro dalam bertransaksi, ada juga yang lebih suka menggunakan transfer atau tunai.

Pun penggunaan aneka jenis bank juga akan membantu mempermudah konsumen kita dalam melakukan pembayaran.

Apalagi bagi grosir, pasti punya banyak pelanggan yang terdiri dari para peritel kecil yang sering kali menggunakan bank pasar, dan jika system kita menolak pembayaran via bank pasar, maka dapat dipastikan akan meningkatkan piutang over due.

Bahkan saat ini, dengan adanya kemajuan teknologi, seperti internet, pembayaran haruslah lebih fleksibel, karena sudah banyak para pemain bisnis yang menggunakan pembayaran secara elektronik.

# 7 : PAYMENT TERMS

Payment term atau aturan pembayaran ini haruslah dibuat dengan jelas, dan harus dipastikan pelanggan atau konsumen mengetahui dan memahaminya.

Payment term bisa dibuat dalam sebuah perjanjian, atau bagian dari sebuah perjanjian dan point utamanya haruslah tercantum dalam faktur komersial perdagangan kita.

Dengan demikian tidak ada alasan bahwa konsumen atau pelanggan yang melakukan pelanggaran berdalih tidak mengetahui tidak memahaminya.

Misalnya mengenai TOP 30 hari, apakah 30 hari ini dihitung dari tanggal faktur diterbitkan, dari barang dikirim (keluar dari gudang) ataukah dari barang diterima konsumen / pelanggan.

Termasuk semua yang mempengaruhi pembayaran sebaiknya juga dicantumkan, atau dipastikan konsumen memahaminya, seperti diskon penjualan, insentif atau potongan untuk pembayaran tepat waktu atau pembayaran lebih awal, dan juga penalty yang bisa dikenakan kalau konsumen terlambat membayar.

# 8 : CUSTOMER’S PAY CYCLE

Beberapa customer atau pelanggan bisa jadi memiliki system yang sudah baku dan sangat sulit untuk dirubah, termasuk didalamnya mengenai masalah pembayaran, yang biasanya menyangkut cara pembayaran (transfer, giro / cek, dan lainnya), jenis mata yang digunakan, bank yang digunakan, waktu pembayaran atau jadwal pembayaran dan lain sebagainya.

Hal semacam ini biasanya terjadi pelangan yang besar (big customer), terutama yang chain store atau yang terpusat.

Dengan adanya jadwal yang sudah pasti tersebut, maka bisa dipastikan, mereka hanya bisa membayar sesuai dengan jadwal pembayaran yang mereka miliki, yang biasanya sebulan dua sampai empat kali.

Jadi yang bisa kita lakukan adalah mengatur jadwal order atau pengiriman kita kesana, sehingga tidak terjadi over due, atau kalau terjadi over due, bisa diminimkan.

# 9 : THERE ARE NO MYSTERY CHARGES atau GRAY ITEMS

Semua yang tercantum dalam tagihan baik haruslah jelas, pembayaran dengan nilai tersebut untuk apa, untuk pembayaran item apa saja, berapa jumlahnya, dan jika CN atau DN sebutkan atas dasar apa dan berapa nominalnya.

termasuk diskon atau insentif yang diterima, haruslah jelas perhitungannya, jika ada biaya tambahan juga harus disebutkan untuk apa biaya tambahan tersebut.

Yang jelas, jangan sampai ada angka-angka yang misterius atau ada item-item yang tidak jelas (gray items) yang ditagihkan.

Dalam sebuah tagihan (faktur penjualan), haruslah jelas, jenis item, harga dasar atau harga penjualan, diskon yang diperoleh karena jumlah item, diskon karena program, diskon karena waktu pembayaran jumlah yang harus dibayar, dasar pengenaan pajak, pajak yang dipotongkan, dan lain sebagainya.

Dengan demikian tagihan tersebut sudah sangat jelas, tidak menimbulkan tanda tanya dan keraguan.

# 10 : THE RIGHT PROCESS

Berikutnya adalah proses yang tepat, maksudnya semua prosedur penagihan atau pengiriman faktur ke pelanggan atau konsumen harus sudah tepat.

Selain mengenai siklus pembayaran yang harus diperhatikan, nominal dan item juga sudah sesuai dan tercantum dengan jelas, ada beberapa hal yang juga harus diperhatikan, seperti :

Kepada departemen mana faktur atau tagihan tersebut ditujukan, apakah ke pembelian atau langsung ke keuangan.

Kemudian siapa PIC atau kontak yang berwenang, cantumkan dengan jelas, nama, jabatan yang bersangkutan.

Selain itu biasanya sebuah tagihan akan melalui beberapa tahapan sebelum bisa dicairkan, seperti verifikasi dari bagian pembelian dan penerimaan barang (gudang) atau bagian pengadaan barang.

Kemudian tagihan dan faktur tersebut biasanya harus dilengkapi dengan beberapa dokumen terkait seperti bukti order, bukti penerimaan, faktur pajak dan dokumen lainnya untuk kemudian ditukar dengan tanda terima yang mencantumkan kapan dan bagaimana pembayaran akan dilakukan, serta nomer kontak untuk melakukan checking.

Semua prosedur atau tahapan proses penagihan ini harus kita jalankan dengan benar, baik waktu maupun dokumen yang harus dilengkapi serta meja atau ruang mana saja yang harus dimasuki.

Jika ada satu saja hal atau tahapan yang kita tidak lakukan, maka hal ini akan berpotensi terhadap mundurnya pembayaran oleh pelanggan tersebut.

10 Tip Fakturisasi (Invoicing), agar A/R Dibayar Tepat Waktu