5 Cara Sederhana dalam Pengelolaan Piutang Dagang yang Meningkatkan Penjualan

financial-piutang-dagang

MANAJEMEN DISTRIBUSI – MANAJEMEN PIUTANG DAGANG

Dalam operasional perusahaan yang bergerak di bidang distribusi dan pemasaran kita akan mengenal tiga macam transaksi penjualan, yaitu penjualan tunai, penjualan kredit / tempo dan penjualan secara titip / konsinyasi.

Untuk penjualan dengan cara tunai secara umum tidak akan terjadi masalah, karena siklus penjualan sudah selesai, dengan asumsi barang telah diterima dengan baik dan benar.

Namun akan berbeda halnya jika penjualan dilakukan secara kredit / tempo, ketika telah terjadi kesepakatan antara salesman mengenai jenis barang, kuatitas dan harganya, maka penjualan kredit masih menyisakan tugas lanjutan, yaitu penagihan piutang dagang pelanggan / account receivable tersebut.

Masalah akan muncul saat piutang (dagang) pelanggan tersebut tidak terbayar sesuai tempo yang telah disepakati, dimulai dari cash flow yang terganggu, bertambahnya biaya operasional karena harus melakukan penagihan ulang, hingga kerugian perusahaan karena ternyata piutang tersebut tidak terbayar.

Jika demikian, kenapa tidak berjualan tunai saja ?, apa sebenarnya fungsi dari penjualan kredit ?

Hakekat dari sebuah transaksi adalah pertukaran, termasuk transaksi penjualan, adalah pertukaran barang dengan alat pembayaran yang sah, yaitu uang.

Akan tetapi dikarenakan beberapa hal, diantaranya adalah keterbatasan dana, maka ditempuhlah penjualan secara kredit atau bayar secara tempo.

Bagi produsen / principal, penjualan kredit adalah bagian dari strategi pemasaran, diantaranya adalah  strategi untuk mengembangkan area pemasaran, strategi untuk mengembangkan cakupan distribusi dan strategi defensif untuk membendung kompetitor.

Principal memberikan tempo pembayaran ke main distributor, dan mewajibkan distributor untuk juga memberikan kredit kepada saluran distribusi dibawahnya, dengan maksud dan tujuan sama seperti diatas.

Bagaimana jika ternyata pelanggan distributor ini tidak melakukan pembayaran tepat waktu ?, apalagi jika umur piutang yang jatuh tempo ini melebihi tempo yang diberikan oleh principal ?.



Jika hal ini terjadi dibanyak pelanggan, maka akan banyak asset distributor yang terpakai di piutang pelanggan ini, selain itu, piutang yang tidak segera tertagih akan menimbulkan beban biaya yang tinggi serta berpotensi untuk terjadinya bad debt.

Itulah sebabnya diperlukan cara-cara strategis untuk mengelola piutang (me manajemen piutang dagang) ini, diantaranya adalah :

# 1 : Buat Prosedur Pengajuan Kredit

Modal kerja pedagang atau outlet secara umum cukup terbatas, sehingga outlet seringkali hanya order barang yang laku keras saja, itupun dalam jumlah yang terbatas, sangat sulit bagi sales team untuk meminta pedagang pelanggan ini menambah jumlah orderannya.

Salah satu cara bagi distribuor dan principal untuk meningkatkan volume penjualan adalah dengan memberikan fasilitas penjualan secara kredit.

Namun tidak semua outlet harus diberi fasilitas ini, ada beberapa syarat yang harus dipenuhi untuk mendapatkan fasiltas kredit ini.

Untuk itu harus ada sistem dan prosedur untuk proses pengajuan penjualan secara kredit, dimana isinya memuat setidaknya mengenai :

Type outlet apa saja yang bisa mendapat fasilitas kredit, misal Grosir / Wholesales, Retailer-1 (penggecer kelas 1, berada dijalan utama), Retailer-2 (pengecer kelas 1, berada di sekitar pasar), Supermaket, Minimarket, Dept Store dst.

Kelayakan outlet dalam hal tingkat keuangan, tingkat keramaian / potensi outlet (perputaran barang yang dijual) dan seberapa tinggi komitmen pemiliknya untuk memperbesar usaha dagangnya.

Standar penetapan batas kredit atau plafon kredit, serta bagaimana prosedur jika over credit limit, siapa dengan batas over CL berapa yang berhak memberikan approval, serta sejauh mana beban tanggung jawab atas approval tersebut, bagaimana jika ingin menaikan batas kredit limit.

Bentuk jaminan / bank garansi apa saja yang bisa diterima, rasio antara CL dengan nilai jaminan dan tatacara pencairannya.

# 2 : Buat Standar Pengelolaan Piutang Dagang

Standar penanganan atau pengelolaan piutang dagang / account receivable pelanggan harus dibuat, hal ini untuk memastikan proses pengendalian piutang agar bisa di collect tepat waktu.

Jika piutang dagang tidak bisa di tagih tepat waktu, maka proses penjualan juga akan terganggu (order penjualan akan di pending).

Piutang dagang harus ditagih tepat waktu, itulah sebabnya penting untuk membuat jadwal penagihan (biasanya sesuai jadwal kunjungan sales team) agar pelanggan bisa menyiapkan uang pembayarannya.

Pembayaran piutang dagang yang tepat waktu, secara otomatis akan meningkatkan performa pelanggan dimata distributor dan principal, sehingga plafond kredit akan dapat ditingkatkan.

Plafond kredit yang meningkat, secara otomatis memberikan peluang bagi sales team untuk meningkatkan penjualan.

Jadwal penagihan ini biasanya berbentuk daftar tagihan, yang berisi data pelanggan, tanggal pengambilan / penjualan dan jatuh tempo faktur penjualan serta nilai piutang yang harus dibayar pelanggan.

Selain itu untuk beberapa outlet, terutama yang sering membayar mundur, perlu dilakukan beberapa langkah antisipasi, seperti meminta BG  saat pengiriman barang dengan tanggal JT sesuai faktur, pemberitahuan beberapa hari lebih awal sebelum piutang jatuh tempo, dll.

Jika tingkat pembayaran mundur sudah parah, sebaiknya plafon kredit diturunkan, sehingga drop size barang juga turun, agar nilai penjualan / piutang ikut turun.

Type outlet tertentu juga harus diantisipasi proses penagihannya misal dengan melakukan tukar dokumen penagihan dengan tanda terima penagihan, seperti grosir inti, supermarket, minimarket yang sudah besar, atau oulet yang memiliki kantor pusat terpisah / chain store, dll.

# 3 : Standar Penanganan Piutang Overdue dan Bad Debt

Melakukan penjualan dengan proses kredit, pasti ada beberapa pelanggan yang tidak bisa membayar tepat waktu, bahkan ada yang sampai berlarut-larut hingga dikategorikan sebagai piutang bad debt.

Piutang overdue dan bad debt harus segera di selesaikan, agar pelanggan dapat melakukan aktivitas penjualan barang / produk kita seperti semula, atau jika memang tidak bisa, maka fasilitas kreditnya bisa dialihkan ke outlet potensial yang lain, agar penjualan tidak terganggu.

Piutang overdue harus dikelompokan menjadi beberapa, seperti od dibawah satu minggu, od satu minggu sampai dengan dua minggu, od dua minggu sampai dengan satu bulan, od satu bulan sampai dengan 3 bulan dan od lebih dari tiga bulan.

Setiap kelompok overdue memiliki resiko yang berbeda-beda, maka dari itu proses penangganannya juga berbeda.

Untuk overdue dibawah dibawah dua minggu, mungkin masih bisa ditangani oleh sales team atau collector / team penagihan, sedangkan od diatas dua minggu sampai dengan satu bulan, atasan langsung / supervisor sudah harus turun tangan.

Sedangkan untuk overdue diatas satu bulan, level manajer harus terlibat secara langsung, dan biasanya manajer tersebut akan melakukan negosiasi bagaimana sebaiknya proses pembayaran dari pelanggan tersebut.

Biasanya pelanggan tersebut diminta untuk membuat pernyataan kesanggupan pembayaran beserta nominal dan dalam tempo berapa lama, yang dituangkan dalam kertas bermaterei cukup.

Sedangkan untuk yang overdue diatas tiga bulan, sudah harus ada perlakuan khusus, karena kemungkinan untuk bad debt atau tidak tertagih sangat besar.

Pelanggan dengan piutang overdue diatas tiga bulan dan yang bad debt, sebaiknya ditagih tersendiri, terpisah dari team reguler sembari dilakukan negosiasi untuk mempercepat proses pembayarannya.

Untuk proses penagihan od lebih dari dua minggu, maka harus dibuatkan laporan khusus, yang didalamnya memuat aktivitas penagihan, mulai dari tanggal dan jam penagihan, dilakukan oleh siapa saja, bertememu dengan siapa saja, point penagihan seperti apa, hasilnya seperti apa, jika ada kesepakatan baru bentuknya seperti apa.

Dokumen ini biasanya sudah ada, dalam bentuk form, misal form ‘usaha penagihan piutang od’, hasil dari proses penagihan yang dituangkan di form ini harus mendapat tanda tangan dari pejabat terkait selevel manajer/ operational manager / sales manager / branch manager / finance manager.

# 4 : Pengamanan Terhadap Asset Piutang Dagang

Piutang Dagang adalah salah satu asset yang cukup besar dari suatu perusahaan, apalagi jika perusahaan tersebut bergerak di bidang pemasaran dan distribusi , maka dari itu memastikan keamanan dari asset yang berbentuk piutang dagang ini sangatlah penting.

Keberadaan faktur penjualan dan semua dokumen penagihan harus senantiasa berada dalam monitoring perusahaan.

Saat dokumen ini diserahkan ke team penagihan atau ke sales team untuk ditagih, harus ada serah terima dokumen yang mencatumkan semua data dokumen tersebut terutama nama outlet dan nominal piutang dagangnya.

Saat team penagihan / sales team kembali, maka harus dilakukan cross check terhadap dokumen tersebut dengan detail, baik dalam bentuk uang tagihan, TT, BG, bukti transfer maupun dokumen tagihan semula (tidak tertagih).

Secara periodik harus dilakukan audit, baik audit dilapangan untuk memastikan kebenaranan faktur penjualan tersebut, maupun audit di internal office untuk memastikan tidak ada dokumen yang hilang.

Untuk area penjualan yang berada diluar kota, maka proses field audit harus lebih sering, mengingat kondisi ini lebih rawan terhadap tindakan penyalahgunaan.

# 5 : Kebijakan Mengenai Piutang Dagang Pelanggan

Piutang dagang / account receivable ada karena memang bagian dari strategi perusahaan / strategi pemasaran, diantaranya untuk meningkatkan volume penjualan, meningkatkan market share dan mengikat pelanggan.

Untuk kebijakan mengenai pemberian fasiltas kredit haruslah diatur dengan baik, mulai dari siapa yang berhak (jenis / type outlet), berapa dan bagaimana menetapkan plafond kredit, bagaimana proses pengajuannya dan tempo pembayaran untuk tiap type outlet, tiap grup produk, tiap area yang kemungkinan akan berbeda satu dengan lainnya.

Untuk setiap area penjualan dan distribusi akan memiliki potensi piutang mundur yang berbeda-beda, dan setiap piutang mundur, memiliki tingkat resiko untuk tidak tertagih yang berbeda-beda pula.

Untuk mencegah kerugian yang cukup besar, setiap kondisi piutang yang mundur tadi, haruslah dibuatkan cadangan untuk piutang yang tidak tertagih (bad debt allowance), mengenai metode pencadangan piutang yang tidak tertagih ini, masing perusahaan bisa berbeda-beda, ada yang langsung dibiayakan tetapi ada juga yang memang dalam bentuk cadangan.

Semua kebijakan yang terkait dengan piutang dagang juga harus jelas, seperti kebijakan nilai atas retur penjualan, perlakukan nota kredit maupun nota debet (misal menyangkut PPn akan menjadi beban siapa).

Termasuk didalamnya biling system yang berlaku, apakah menetapkan hanya satu faktur saja, sehingga order pelanggan baru bisa di approval setelah faktur yang pertama dilunasi (one bill system), atau bisa dua faktur untuk kondisi tertentu.

Artinya sebuah order penjualan baru boleh diproses setelah mendapat ijin dari pihak keuangan, dalam hal ini bagian yang menangani piutang dagang pelanggan / AR customer.

Berikutnya yang juga harus diperhatikan adalah kebijakan yang berhubungan dengan analisa dan rasio-rasio yang berhubungan dengan piutang dagang, diantaranya adalah :

Perputaran Piutang (AR Turnover), yang menunjukan tingkat perputaran dari piutang dagang, dimana semakin besar nilai AR turnover, berarti piutang perusahaan tersebut semakin sehat.

Untuk perusahaan distribusi consumer product / fast moving consumer product, angka AR turnover sekitar 24 sampai dengan 50, yang artinya piutang dagang berputar 24 sampai dengan 50 kali per tahun.

Rata-rata Penagihan (Avg Collection), adalah rata-rata hari yang dibutuhkan untuk bisa meng-collect piutang dagang.

Semakin kecil angka average collection, berarti pengelolaan penagihan piutang perusahaan tersebut semakin baik.

Untuk AR turnover 24 sampai dengan 50, maka angka Avg Collection akan berkisar di angka 7 sampai dengan 15 hari, yang arting piutang dagang bisa di collect dalam periode tersebut.

Rasio Piutang ke Asset (AR to Asset Ratio), adalah besar asset yang dialokasikan untuk keperluan piutang dagang ini, semakin kecil rasio ini, artinya semakin kecil asset yang harus dialokasikan untuk AR.

Jika target pemberian kredit untuk strategi pemasaran, misal untuk perluasan market share telah tercapai, atau sesuai progress yang seharusnya, maka rasio AR to asset yang kecil menunjukan kinerja yang bagus dari manajemen piutang dagang, dan indikasi cash flow yang sehat.

AR Aging, atau Umur Piutang, menunjukan seberapa besar tingkat kolektibilitas piutang dagang, semakin kecil jumlah AR yang overdue, atau semakin kecil tingkat overdue- nya, artinya kinerja penagihan dan pengelolaan piutang dagang semakin baik.

 

Dengan pemilihan outlet yang sesuai untuk diberi kredit serta pengelolaan piutang dagang yang baik, maka proses collection akan bisa dilakukan dengan lebih tepat waktu, sehingga piutang overdue apalagi bad debt bisa diminimalisir, dan transaksi penjualan akan otomatis meningkat.

Demikian sekilas pembahasan mengenai 5 Cara Sederhana dalam Pengelolaan Piutang Dagang yang Meningkatkan Penjualan ini.

Terkait dengan supporting team, baca juga artikel berikut ini, “9 Tips me-Manajemen Persediaan yang Meningkatkan Penjualan” dan “7 hal wajib bagi Delivery Team untuk dapat Meningkatkan Penjualan“.

Terima kasih sudah mampir di blog Distribusi Pemasaran ini, semoga bermanfaat.

 

Salam Sukses Sehat dan Bahagia

 

>>>Anda dapat menelusuri artikel menarik lainnya melalui SITEMAP LINK ini
About Agus Octa 190 Articles
Agus Octa S, Praktisi dan Konsultan di bidang Distribusi dan Pemasaran.

Be the first to comment

Leave a Reply

Your email address will not be published.


*