Cara Mengukur Produktivitas Kerja Tenaga Penjualan bidang Distribusi

Agus Octa

SALES MANAGEMENT – PRODUKTIVITAS KERJA

Dalam aktivitas kerja sehari-hari, kita mengenal yang namanya produktivitas kerja, hal yang sama juga berlaku dengan tenaga penjualan.

Definisi umum dari produktivitas kerja adalah perbandingan kualitas dan kuantitas kerja dalam satuan waktu tertentu untuk mencapai kinerja maksimal secara efektif dan efisien dengan sumber daya yang digunakan.

Sementara itu definisi secara ekonomi dari produktivitas kerja adalah perbandingan secara matematis antara hasil kerja yang dicapai dengan sumber daya yang digunakan dalam sebuah proses produksi.

Perbandingan ini membutuhkan indikator produktivitas kerja untuk pengukurannya, sehingga bisa diperoleh hasil perhitungan yang jelas untuk hasil akhir yang dicapai.

Hal yang sama juga berlaku bagi tenaga penjualan, untuk mengukur produktivitas kerja mereka, dibutuhkan beberapa indikator yang bisa mengambarkan hasil akhir yang dicapai dengan jelas.

Hasil akhir dari tenaga penjualan adalah tercapainya berbagai target penjualan yang menjadi tanggungjawabnya.

Dalam artikel ini kita akan membahas cara untuk mengukur produktivitas kerja tenaga penjualan, secara spesifik untuk bidang kerja distribusi, atau salesman distribusi, yaitu :

  • Indikator produktivitas kerja secara umum.
    • Kuantitas kerja
    • Kualitas kerja
    • Ketepatan waktu penyelesaian
  • Faktor-faktor yang mempengaruhi produktivitas kerja.
    • Pengetahuan (knowledge)
    • Ketrampilan (skill)
    • Kemampuan (ability)
    • Pola pikir (mindset)
    • Sikap (attitude)
    • Perilaku (behaviour)
  • Indikator produktivitas kerja untuk tenaga penjualan bidang distribusi.
    • Target penjualan (sales target)
    • Pertumbuhan penjualan (sales growth)
    • Margin laba operasional (operational profit margin)
    • Database palanggan (customer database – RO dan AO)
    • Tingkat distribusi (distribution level – NDist., WDist. dan VDist.)

#1 : Indikator Produktivitas Kerja secara Umum.

Setiap perusahaan akan berusaha keras untuk mencapai produktivitas kerja yang maksimal baik secara personal dari diri karyawan maupun secara departemen atau divisi serta perusahaan.

Maka dari itu perusahaan harus melakukan evaluasi kinerja untuk semua karyawannya, agar bisa mencapi semua target yang menjadi tanggungjawab mereka.

Hal yang sama juga berlaku untuk departemen / divisi penjualan dan pemasaran, para tenaga penjualan atau sales force harus menjalani evaluasi kinerja.

Berikut adalah indikator produktivitas kerja yang umum yang juga berlaku bagi tenaga penjualan (sales force).

Kuantitas Kerja

Indikator kuantitas kerja mengacu kepada jumlah hasil kerja yang berhasil dicapai oleh salesman atau tenaga penjualan tersebut dalam periode tertentu.

Indikator kuantitas ini yang paling banyak digunakan untuk mengevaluasi kinerja sales team.

Contohnya adalah :

  • Pencapaian target penjualan, baik secara rupiah (sales value) maupun secara unit (sales volume).
  • Jumlah atau persentase distribusi yang berhasil dicapai, baik secara numeric, weighted maupun vertical distribution.

Kualitas Kerja

Indikator kedua yang umum digunakan adalah kualitas kerja yang mengacu kepada kualitas atau mutu dari proses kerja dan hasil kerja dari tenaga penjualan tersebut.

Kualitas kerja juga banyak digunakan sebagai alat untuk mengevaluasi kinerja team untuk faktor-faktor yang bersifat kualitatif.

Contohnya adalah :

  • Mutu produk yang dihasilkan perusahaan (produsen / principal), yang dijual oleh sales team.
  • Service level yang diberikan perusahaan, seperti ketepatan pengiriman, kondisi produk yang dikirim, penyelesaian retur, program dan lain-lain.
  • Bagaimana sales team melakukan komunikasi ke pelanggan seperti penawaran produk, presentasi program, cara menangani berbagai keluhan pelanggan, dan lain sebagainya.

Biasanya indikator kualitas kerja ini akan dikonversi ke kuantitas, hal ini untuk memudahkan membaca dan melakukan analisa atas data tersebut.

Ketepatan Waktu Penyelesaian

Indikator produktivitas kerja berikutnya yang umum digunakan adalah ketepatan waktu penyelesaian sebuah pekerjaan.

Bisa jadi secara kuantitas maupun kualitas hasil kerja bisa dipenuhi, tetapi untuk mencapai target tersebut ternyata dibutuhkan waktu yang lebih lama dari yang seharusnya, maka kinerja yang bersangkutan bisa dikatakan masih kurang.

Aspek waktu penyelesaian ini selalu digunakan secara bersama-sama dengan indikator yang lain, yaitu kualitas dan kuantitas untuk menentukan produktivitas seseorang dalam menyelesaikan pekerjaannya.

Dalam prakteknya, ketiga indikator tersebut memang akan selalu digunakan secara bersama-sama sebagai sebuah syarat untuk mencapai kinerja  atau produktivitas yang tinggi dari seorang tenaga penjualan.

Contohnya penjualan, akan melibatkan ketiga indikator produktivitas tersebut, yaitu :

Target penjualan akan berbentuk rupiah penjualan atau sales value dan unit penjualan atau sales volume, yang harus dicapai dalam periode tertentu, misal satu bulan atau satu cycle.

Kualitas ada dimana?, kualitas untuk target penjualan ada yang bilang tidak ada, tetapi saya pribadi memasukan unsur kualitas penjualan pada aspek harga jual aktual, atau harga jual real.

Perbandingan antara harga jual (price list) dengan harga jual aktual, akan menunjukan kualitas penjualan yang bisa dicapai tenaga penjualan tersebut.

Harga jual aktual adalah harga jual (price list) dikurangi berbagai diskon dan program yang menggerus margin, artinya ketika harga jual aktual sama dengan harga jual dalam price list, maka margin yang tergerus akan minim.

Dengan kata lain, kualitas penjualan dari sales force tersebut baik, karena tidak banyak membutuhkan diskon atau program untuk membantu mencapai target penjualannya.

 

#2 : Faktor-faktor yang Mempengaruhi Produktivitas Kerja.

Produktivitas kerja adalah sesuatu yang bisa dikelola dan dipengaruhi oleh berbagai faktor.

Setidaknya ada enam faktor yang bisa mempengaruhi produktivitas kerja seseorang, termasuk tenaga penjualan tersebut, yaitu :

Pengetahuan (Knowledge)

Pengetahuan atau knowledge adalah hasil akumulasi dari proses belajar seseorang, baik yang diperoleh secara formal maupun secara nonformal.

Pembelajaran secara formal berhubungan dengan pendidikan formal yang sudah ditempuh selama ini, sedangkan non-formal biasanya berbentuk berbagai pelatihan, seminar, workshop dan lain0lain yang sudah diikuti.

Dengan pengetahuan yang cukup, akan memberikan kontribusi pada tenaga penjualan tersebut dalam pemecahan dan penyelesaian masalah, kemampuan mencipta, daya kreasi, dan lain sebagainya.

Intinya jika memiliki pengetahuan yang luas serta pendidikan yang tinggi, maka seorang sales force diharapkan mampu melakukan berbagai tugas pekerjaan dengan hasil yang baik.

Ketrampilan (Skill)

Ketrampilan atau skill adalah kemampuan dan penguasaan aspek teknis operasional tenaga penjualan dalam bidang tertentu.

Contoh skill komunikasi yang baik, skill negosiasi yang ulet, skill membangun hubungan yang kuat, dan lain-lain.

Skill ini sendiri bisa didapatkan melalui proses belajar dan berlatih secara berkesinambungan atau terus menerus dalam bidang tertentu.

Jadi ketrampilan akan berkaitan dengan kemampuan tenaga penjualan untuk melakukan atau menyelesaikan berbagai aktivitas penjualan yang bersifat teknis.

Seorang tenaga penjualan yang memiliki banyak ketrampilan, diharapkan mampu menyelesaikan pekerjaan lebih cepat dan lebih baik yang bisa meningkatkan produktivitas mereka.

Kemampuan (Ability)

Kemampuan atau abilities merupakan faktor berikutnya yang mempengaruhi produktivitas kerja yang terbentuk dari sejumlah kompetensi, baik pengetahuan maupun ketrampilan yang dimiliki tenaga penjualan tersebut.

Artinya, ketika seorang tenaga penjualan memiliki pengetahuan dan keterampilan yang cukup tinggi, maka diharapkan yang bersangkutan akan memiliki kemampuan yang tinggi juga.

Pola Pikir (Mindset)

Pola pikir atau mindset adalah kumpulan pemikiran yang diperoleh dari pengalaman dan keyakinan seseorang sehingga sangat mempengaruhi perilaku, cara pandang atau pola pikir serta keputusan seseorang.

Seorang sales force harus memiliki pola pikir yang positif, sehingga cara pandang yang bersangkutan terhadap berbagai hal yang terjadi disekitarnya juga akan positif.

Mindset yang positif akan membuat berbagai aktivitas dan keputusan yang dibuatnya juga positif.

Sikap (Attitude)

Sikap atau attitude adalah kebiasaan atau kecenderungan yang dimiliki seseorang dalam merespon stimulus disekitarnya yang berpola atau memiliki bentuk.

Sikap ini terbentuk melalui serangkaian pengalaman dan pola pikir atau cara pandang seseorang terhadap sesuatu.

Seorang tenaga penjualan yang memiliki kebiasaan tepat waktu dan disiplin, karena memiliki pengalaman yang baik dengan kedisiplinan dan tepat waktu tersebut, serta memiliki pandangan positif terhadap sikap tersebut.

Perilaku (Behaviour)

Perilaku atau behaviour adalah respon yang diberikan seseorang dalam bentuk gerak hidup dari diri kita (tubuh, jasmaniah).

Perilaku secara umum berasal dari  pengalaman, pola pikir dan sikap seseorang dalam merespon stimulus disekitarnya.

Jika sikap lebih ke karakter seseorang yang tercipta, ketikan mendapat stimulus dari sekitar, maka perilaku lebih ke gerak hidup tubuh seseorang.

Perilaku dan sikap yang baik atau positif tentu akan berdampak pada kinerja dan produktivitas yang tinggi.

#3 : Indikator Produktivitas Kerja untuk Tenaga Penjualan bidang Distribusi

Pencapaian Target Penjualan (Sales Target Achievement)

Target Penjualan (Sales Target), adalah unit atau value (Rp.) dari produk atau jasa yang harus dicapai oleh tenaga penjualan dalam periode tertentu di area penjualan atau saluran distribusi tertentu.

Salah satu fungsi dari target penjualan adalah sebagai sarana untuk mengukur kinerja atau produktivitas tenaga penjualan di wilayah atau untuk channel tersebut.

Pencapaian sales target (sales target achievement) adalah indikator kinerja utama (KPI – key performance indicators) dari sales force.

Umumnya di-breakdown berdasarkan kriteria tertentu, seperti produk utama, produk reguler, produk dalam pengembangan dan lain-lain.

Semakin tinggi prosentase pencapaian penjualan, semakin baik kinerja sales force tersebut, dan semakin tinggi juga produktivitas mereka.

Pertumbuhan Penjualan (Sales Growth)

Pertumbuhan penjualan (growth of sales) adalah kenaikan jumlah penjualan dari waktu ke waktu atau dari periode ke periode berikutnya.

Sales growth umumnya dihitung menggunakan periodical tahunan (yearly), semester (mid-yearly), kwartal (quarterly) dan bulanan (monthly).

Pertumbuhan penjualan merupakan indikator keberhasilan strategi penjualan dan tingkat penerimaan pasar yang lebih baik.

Sama dengan sales target, pada sales growth juga dibagi dalam beberapa jenis berdasarkan kriteria tertentu seperti per grup produk, berdasar saluran distribusi, berdasarkan nicher atau wilayah dan lain-lain.

Sales growth dinyatakan dalam satuan persen, yang menunjukan semakin tinggi prosentasenya maka semakin tinggi juga kinerja penjualan dan produktivitas sales force tersebut.

Margin Laba Operasional (Operating Profit Margin – OPM)

Rasio margin laba operasi atau operating profit margin adalah rasio keuangan yang digunakan untuk melihat margin operasional perusahaan.

Pengertian sederhanannya adalah semakin tinggi margin laba operasi perusahaan, maka semakin andal perusahaan tersebut dalam mengendalikan biaya operasional mereka.

Dengan kata lain perusahaan mampu mempertahankan dan meningkatkan margin laba kotor (gross profit margin – GPM) dengan baik.

Komponen utama biaya operasional dari perusahaan yang bergerak dalam bidang distribusi dan penjualan adalah biaya operasional dari tenaga penjualan dan pengiriman.

Dengan memperhatikan rasio motor running cost dan delivery cost, maka operating profit margin bisa dikendalikan dengan baik.

Jumlah Database Pelanggan (Customer Database – RO dan AO)

Omset perusahaan berhubungan erat dengan potensi wilayah dan jumlah pelanggan yang berhasil diakuisisi.

Pemilihan pelanggan yang tepat dan jumlah pelanggan yang sesuai atau maksimal sangat menentukan keberhasilan penjualan perusahaan di wilayah tersebut.

Efektifitas jumlah pelanggan diukur melalui prosentase antara jumlah semua outlet (universal) atau outlet potensial dengan outlet yang sudah menjadi pelanggan atau registered outlet – RO.

Semakin tinggi rasio RO to universal outlet atau potential outlet, maka bisa dikatakan kualitas data pelanggan / customer database juga semakin baik.

Rasio berikutnya yang berhubungan dengan data pelanggan ini adalah jumlah outlet aktif atau rasio active outlet terhadap registered outlet.

Semakin tinggi rasio AO ke RO, bisa dikatakan kualitas data pelanggan aktif juga semakin baik.

Registered outlet atau database pelanggan berhubungan dengan jumlah kunjungan penjualan (sales call) yang dibuat sales force.

Sedangkan active outlet berhubungan dengan kunjungan penjualan yang efektif (effective call) yang berhasil dibuat oleh salesman.

Artinya dengan memperhatikan sales call dan effective call akan berdampak pada kualitas registered outlet – RO dan active outlet – AO perusahaan tersebut.

Dan semakin tinggi rasio RO to UO dan AO to  RO, maka semakin baik juga produktivitas perusahaan (sales force) tersebut.

Tingkat distribusi (distribution level – NDist., WDist. dan VDist.)

Indikator berikutnya yang sangat penting bagi penjualan dan distribusi adalah tingkat distribusi dari produk di wilayah tersebut.

Tools & Templates

Distribusi secara umum adalah adanya sebuah produk di sembarang outlet wilayah penjualan tersebut.

Distribusi tersebut biasa dikenal dengan distribusi numerik, jumlah outlet (titik penjualan) yang bersedia menjual / mendistribusikan produk kita, dengan satuan jumlah.

Pengertian distribusi numerik adalah jumlah outlet yang menyediakan produk atau barang tertentu dibandingkan total outlet yang ada di wilayah tersebut, dengan satuan persen.

Sementara distribusi tertimbang (weighted distribution) mengacu ke perbandingan antara total penjualan kategori produk tertentu dari outlet yang menjual produk tertentu dibandingkan total penjualan kategori produk tertentu di sembarang outlet di wilayah tersebut.

Satuan yang digunakan adalah persen.

Dan indikator yang ketiga adaah distribusi vertikal, yang mengacu pada tinggi rendahnya persediaan setiap item produk di sebuah outlet di wilayah tersebut.

Indikator distribusi yang biasa digunakan adalah distribusi numerik atau distribusi saja.

Baru kemudian jika ingin melihat kinerja distribusi lebih lanjut, bisa masuk ke distribusi berbobot atau distribusi tertimbang dan distribusi vertikal.

Artikel Terkait

Pengertian, Tujuan dan Analisa Distribusi secara Numeric & Weighted Distribution

Demikian tadi pembahasan kita mengenai cara mengukur produktivitas kerja tenaga penjualan bidang distribusi.

Apakah hanya itu saja, indikator produktivitas kerja tenaga penjualan ?

Jawabannya tidak.

Masih ada banyak indikator-indikator lain yang bisa kita gunakan untuk melihat kinerja dan produktivitas tenaga penjualan.

Kita bisa menggunakan berbagai indikator kinerja utama atau key performance indicator (KPI) untuk mengukurnya.

Jika Anda atau perusahaan Anda membutuhkan, kami menyediakan jasa untuk mengembangkan dan implementasi penggunaan KPI khusus untuk distributor dan principal.

Hubungi kami di Kontak website ini, untuk mendapatkan gambaran mengenai KPI Distributor dan Principal tersebut.

Terima kasih sudah berkunjung ke blog Distribusi Pemasaran dotcom, semoga Anda mendapatkan manfaat.

Salam sukses sehat dan bahagia

Picture : Freepik

Leave a Comment