Saluran Distribusi #1 : Menangani Tim Penjualan Agen atau Subdist

agen-sub-distributor
agen-sub-distributor

SALURAN DISTRIBUSI – AGEN / SUBDIST – TIM PENJUALAN

Pedagang perantara dalam saluran distribusi secara fungsi dibagi menjadi tiga kelompok, yaitu :

  • Agen atau pedagang penyalur
  • Grosir (wholesaler) atau pedagang besar
  • Pengencer (retailer / ritel)

Masing-masing pedagang beroperasional sesuai dengan fungsinya, atau sesuai jenis saluran distribusinya.

Agen atau sering disebut distributor atau sub distributor akan menyalurkan beberapa jenis produk dari beberapa pabrikan saja dalam kuantitas yang sangat besar serta dalam jangkauan yang sangat luas.

Agen adalah saluran distribusi dengan skala besar dan merupakan pedagang perantara pertama dalam mata rantai distribusi setelah distributor (dan atau principal).

Pedagang besar atau grosir atau wholesaler akan menjual produk dalam jenis yang lebih banyak daripada agen kepada para pengecer, tentu dengan kuantitas yang cukup besar atau disebut partai.

Grosir atau wholesaler ini adalah saluran distribusi dengan skala menengah dan merupakan pedagang perantara kedua dalam rantai pasok.

Pedagang perantara dalam rantai ketiga dari chanel distribusi (distribution channel) secara umum adalah pedagang pengecer atau ritel (retailer), yang berfungsi menjual produk dalam satuan yang lebih kecil, dan seharusnya langsung ke end user atau konsumen akhir.

Seperti kita ketahui, secara umum saluran distribusi adalah titik-titik penjualan (sales points) yang akan dilewati produk atau yang menghantarkan produk menuju konsumen akhir.

Secara umum agent (yang memiliki sales team) memiliki sistem dan manajemen yang sama dengan distributor, hanya dalam skala yang lebih kecil dan tidak sekompleks distributor, itulah sebabnya seringkali agen yang menjalankan fungsi distribusi secara aktif disebut sub-distributor (subdist).



Pada artikel kali ini kita akan membahas mengenai bagaimana menangani TIM PENJUALAN di agen atau subdist.

  • Manajemen Tim Penjualan
  • Struktur & Operasional Tim Penjualan
  • Manajemen Teritorial
  • Sistem Remunerasi
  • Manajemen Kinerja Tim Penjualan

# 1 : Manajemen Tim Penjualan

Sales team atau tim penjualan perlu dikelola sedemikian rupa agar bisa memberikan kinerja terbaiknya untuk bisa mencapai target-target yang dibebankan kepadanya, terutama target penjualan.

Mengapa sales team ini perlu dikelola ?, hal ini berkaitan dengan pasar, dimana kita tahu bahwa pasar sangatlah dinamik, dan sales team sangat dipengaruhi oleh keadaann pasar ini.

Saat ada produk baru, sales team perlu paham bagaimana strategi distribusi dan penjualannya, termasuk saat mengembangkan area, mengaktivasi channel, menjalankan program promosi sales team perlu pemahaman taktik dan strateginya.

Ketika terjadi perubahan harga, hal ini langsung berdampak terhadap kondisi penjualan, ketika perusahaan dan kompetitor menjalakan sebuah program promosi, hal ini langsung berdampak ke penjualan, bahkan ketika ada event tertentu, misal sepak bola, hal ini juga bisa berdampak kepada penjualan.

Semua perubahan pasar tersebut, baik yang bersifat positif maupun yang bersifat negatif secara langsung atau tidak langsung akan mempengaruhi emosi, mental dan spirit sales person yang tentu akan berujung pada kinerja tim penjualan.

Dalam manajemen sales team, yang fundamental adalah bagaimana sistem rekruitmen tim penjualan, skill dan kompetensi minimal yang dibutuhkan, kemudian bagaimana mengembangkan kemampuan sales person melalui pelatihan dan pembinaan yang berkelanjutan.

Berikutnya yang masih berkaitan adalah bagaiamana membuat perencanaan penjualan dan mem-breakdown ke semua tim penjualan, pengendalian dan terakhir melakukan evaluasi dan memberikan kompensasi yang tepat.

# 1.1 : Sistem Rekruitmen

Ada beberapa hal yang harus kita perhatikan didalam sistem rekruitmen ini, yaitu tingkat kebutuhan tenaga penjualan dan tingkat urgenitas dari pekerjaan yang tentu berkaitan dengan strategi yang hendak dijalankan.

Jika memang urgenitas pekerjaan mengharuskan dan pekerjaan tersebut tidak memungkinkan untuk ditangani oleh tim yang ada maka proses rekruitmen harus dikerjakan.

Dalam proses rekruitmen ini, ada beberapa tahapan, yaitu :

  • Perjelas posisi dan penempatan dengan membuatkan jobdesk (jobs description) terlebih dahulu.
  • Siapkan syarat minimal yang dibutuhkan, yang tentu disesuaikan dengan kebutuhan, syarat ini akan memuat setidaknya :
    • Pendidikan terakhir, bidang studi / fakultas / jurusan
    • Pengalaman kerja, dalam bidang apa (salesman property berbeda dengan salesman consumer goods)
    • Kompetensi minimal yang dibutuhkan, dan jika perlu psikotes.
  • Calon bisa didapat dari lingkungan perusahaan / karyawan (keluarga) / institusi penyedia tenaker (lembaga pelatihan), situs loker, dan lainnya.
  • Materi yang berhubungan dengan kepersonaliaan dan umum akan ditangani departemen personalia.
  • Materi yang bersifat khusus, harus ditangani oleh departemen penjualan dan distribusi sendiri, seperti kemampuan melakukan dealing / negosiasi, sejauh mana penguasan atas pasar / field force, kemampuan mengambil keputusan dan lainnya.
  • Buat perjanjian kerja yang menguntungkan kedua belah pihak dan bersifat mengatur dan meminimalisir kecurangan yang mungkin terjadi.

# 1.2 : Skill dan Kompetensi Dasar

Dalam proses rekruitmen ada persyaratan yang mutlak yaitu ketrampilan dan kompetensi dasar yang berhubungan dengan jenis pekerjaan.

Untuk salesman modern trade, ketrampilan dasarnya akan berbeda dengan salesman general trade, institusi dan team motor.

Salesman modern trade perlu paham mengenai aturan order, pembayaran, retur, tukar guling, dan aneka aturan yang ada di modern trade, yang cenderung lebih formal dibanding general trade.

Salesman general trade perlu memahami karakter pasar basah, prilaku grosir, pengecer termasuk cara pembayaran dan administrasinya.

Kemampuan dasar yang dibutuhkan selain yang diatas adalah ketrampilan bernegosiasi, presentasi dan ketrampilan lainnya.

# 1.3 : Pelatihan dan Pembinaan

Untuk meningkatkan kinerja dan memastikan salesman berada di jalur yang tepat, maka pelatihan dan pembinaan secara periodik wajib dilakukan.

Pelatihan tim penjualan banyak berkaitan dengan ketrampilan dan pengetahuan, seperti ketrampilan bernegosiasi, membaca buying signal, kemampuan presentasi dan lain sebagainya.

Pengetahuan biasanya berkaitan dengan product knowledge, program promosi, metode edukasi, event dan lain sebagainya.

Pembinaan banyak berkaitan dengan attitude salesman, spirit, motivasi dan berbagai perilaku yang bersifat positif.

Baik pembinaan maupun pelatihan harus diberikan secara periodik dan berkelanjutan, artinya tidak ada materi pelatihan / pembinaan yang berdiri sendiri.

Khusus untuk pembinaan, selain bersifat umum, perlu dilakukan pembinaan yang bersifat personal / customize yang disesuaikan dengan permasalahan / kebutuhan masing-masing personal.

Program pelatihan akan sangat baik jika didahului dengan analisa kebutuhan, sehingga bisa sesuai dengan ketrampilan yang dibutuhkan.

Program pelatihan dan pembinaan ada yang dilakukan didalam ruang (paparan konsep dan role play) dan ada yang langsung dilapangan (dengan langsung praktek di pasar).

# 1.4 : Perencanaan Distribusi dan Penjualan

Sebelum aktivitas distribusi dan penjualan dikerjakan, manajemen perlu membuat perencanaan untuk setiap area yang dicover, per item produk / kategori produk per peiode.

Untuk setiap area coverage dan setiap produk / kategori produk, ada beberapa hal yang harus ada dalam perencanaan distribusi penjualan ini, yaitu :

  • Target distribusi, bisa numeric distribution, weighted distribution atau vertical distribution
  • Target penjualan untuk setiap type outlet, dan akan sangat baik jika bisa membuat target untuk setiap outletnya.
  • Program-program yang akan digelontorkan pada periode tersebut, termasuk target (objective) dan mekanisme dari program tersebut.
  • Tim yang dibutuhkan, selain tim inti, seringkali dibutuhkan tim pendukung dilapangan, seperti tim promosi, tim merchandising dan lainnya (biasanya dari principal).
  • Alat bantu distribusi penjualan, seperti rak display, hanger, dan lainnya.
  • Produk khusus untuk type outlet tertentu, misal untuk R2 dan R3 ada produk dalam kemasan kecil / sachet dan lainnya.

# 1.5 : Pengendalian Sales Team

Pengendalian atau controling tim penjualan dimaksudkan agar apa yang sudah dicanangkan bisa terimplementasi dengan benar dan sesuai dengan planning yang sudah dibuat, serta untuk meminimalisir terjadinya tindak penyelewengan.

Pengendalian ini akan menyangkut administrasi dan pekerjaan lapangan, yaitu :

Pengendalian penjualan, berhubungan dengan tingkat pencapaian penjualan untuk setiap sub-area dan setiap kategori produk.

Pengendalian atas target distribusi dan penjualan lainnya, seperti tingkat distribusi, pengembangan item produk, dropsize, sales throught dan lainnya.

Pengendalian piutang penjualan, baik dikantor dan terutama dipasar, hal ini untuk memastikan kebenaran faktur dan nominal yang tertulis di faktur tersebut.

Pengendalian / kontrol atas implementasi dari program penjualan, seperti kesesuaian type outlet, jumlah outlet, jenis dan nominal nilai program, dan terutama dampak dari program.

# 1.6 : Evaluasi dan Kompensasi

Aktivitas wajib berikutnya di agen / subdist adalah melakukan evaluasi atas kinerja sales team dan supporting team, yaitu gudang, pengiriman dan administrasi (pemfakturan, piutang langganan dan lainnya).

Evaluasi ini akan meliputi proses dan kinerja yang telah dicapai dalam satu periode, dan untuk sales team tentu semua aspek yang mempengaruhi penjualan dan berhubungan langsung dengan sales team.

Untuk memudahkan proses evaluasi dan menghindari subyektivitas, baik aspek proses maupun hasil kinerja, harus dibuatkan aspek apa saja yang menjadi kriteria penialaian.

Salah satu tools manajemen kinerja yang cukup handal adalah menggunakan KPI (keys performance indicator)

*** Tentang KPI dibahas di sub bab tersendiri di artikel ini

Hasil analisa dari KPI bisa digunakan untuk menentukan performance appraisal dan menentukan besaran kompensasi untuk tim penjualan.

*** Tentang kompensasi dibahas di sub bab tersendiri di artikel ini

# 2 : Struktur dan Operasional Tim Penjualan

Mengatur tim penjualan, dapat diibaratkan mengatur pasukan perang, karena memang mereka akan berperang di pasar untuk memenangkan berbagai persaingan melawan para kompetitor.

Dalam menyusun formasi tim penjualan, haruslah mengacu kepada strategi yang sudah dibuat, dan goal setting yang telah ditetapkan.

Jika subdist banyak meng-cover modern trade, maka account sales pasti sangat besar peranannya, dan jika subdist konsen di pasar tradisional, dengan grosir-grosir dan hanya meng-cover sedikit ritel , maka salesman TO akan lebih cocok.

Sebaliknya jika subdist harus menangani penyebaran produk baru, maka salesman motoris dan canvassing bisa jadi sangat menbantu kecepatan proses penyebaran produk.

# 2.1 : Struktur Tim Penjualan

Struktur tim penjualan distributor, secara ideal akan tampak seperti gambar berikut ini :

struktur-organisasi-01
Gambar : struktur-organisasi-model-1

Pada Struktur diatas, tim penjualan dan distribusi disediakan oleh subdist (warna hitam), sedangkan secara operasional mereka akan di supervisi oleh tim penjualan dan distribusi dari principal (warna merah) yang ditempatkan di subdist.

Dan untuk membantu pemasaran, principal menempatkan tim motoris, MD dan SPG dibawah supervisor yang dibantu oleh TL.

struktur-organisasi-02
Gambar : struktur-organisasi-model-2

Pada struktur diatas, pihak subdist dengan tim penjualan distribusi secara lengkap, untuk tim motoris dengan fungsi distribusi berada dibawah canvass, atau langsung dibawah supervisor distributor (SS Dist).

Sedangkan pihak principal (ASS) akan memantau dan membantu proses pemasaran dengan tim SPG dan MD, dan ASR lebih difungsikan untuk membuka dan men-treatment area baru.

struktur-organisasi-03
Gambar : struktur-organisasi-model-03

Pada model diatas, semua aktivitas distribusi dan pemasaran dilakukan oleh tim dari subdist, sedangkan pihak principal akan membantu proses pemasarannya.

Model seperti diatas banyak di adopsi oleh perusahaan yang produknya sudah eksis di pasar, sehingga principal benar-benar fokus di sisi marketing terutama branding dan relationship.

Tentu saja, tidak harus diisi semua, formasi tim harus disesuaikan dengan kebutuhan di lapangan yang mengacu kepada strategi yang hendak dijalankan.

# 2.2 : Account Sales Team

Account sales team adalah tim penjualan yang melayani account customer atau pelanggan yang besar-besar terutama supermarket.

Di beberapa distributor account sales team hanya melayani modern trade saja, baik MT yang melayani partai, bersifat grosir seperti hypermart maupun yang hanya melayani secara eceran seperti minimarket.

Pendekatan ini diambil karena MT secara umum memiliki kesamaan dalam manajemen dan administrasi, seperti aturan dan jadwal order, penagihan / pembayaran, pengiriman barang, retur dan penataan / display produk.

# 2.3 : Taking Order Sales Team

Taking order (TO) sales team, banyak digunakan untuk subdist yang memiliki pelanggan yang sudah tetap atau pelanggan aktif.

Salesman TO ini hanya mengambil orderan saja, sehingga memiliki mobilitas yang sangat tinggi sekali dan motor running cost yang rendah dibanding salesman kanvas.

Barang akan dikirim dengan menggunakan armada pengiriman dengan jadwal dikirim pada hari yang sama atau hari berikutnya.

Jenis outlet yang dilayani oleh TO adalah SO (star outlet), wholesaler / grosir, retailer (besar), institusi, apotik, toko obat, baby shop dan special outlets.

# 2.4 : Canvassing Sales Team

Canvassing sales team adalah tim penjualan dan distribusi yang membawa barang secara langsung, sehingga barang bisa dikirim / di serah terimakan ke outlet pada saat itu juga.

Kelemahan dari tim kanvas adalah biaya yang cukup besar, jumlah yang terbatas, dan jika estimasi penjualan (sasaran penjualan harian ) kurang bagus, maka akan sering mengalami stock out / barang tidak ada di kanvas.

Jika barang yang diorder tidak tersedia di kanvas, akan menimbulkan kerugian yang cukup besar, karena barang hanya jalan-jalan saja, tanpa terjadi transaksi yang significant.

Jenis outlet yang dilayani oleh kanvas adalah type R2 dan R3 atau outlet khusus.

Untuk R3 seringkali menggunakan armada yang lebih kecil, bisa mobil box kecil, atau mobil tiga roda. Dan untuk produk dalam ukuran kecil (obat-obatan, peralatan elektronik) biasanya tim kanvas menggunakan sepeda motor yang dilengkapi dengan box kanvas khusus.

# 2.5 : Sales Motoris (Taskforce)

Sales motoris atau taskforce adalah tim penjualan dan distribusi yang menggunakan motor dan langsung membawa barang (kanvas).

Tim motoris ini meng-cover outlet jenis R3, yaitu rombong, warung atau pengecer kecil dengan pengambilan satuan kecil (peaces).

Kelebihan dari tim motoris adalah mobilitasnya yang sangat tinggi, karena menggunakan motor dan kanvas, sehingga bisa menjangkau outlet-outlet yang kecil yang berada di jalan kecil / gang.

Tim motoris seringkali digunakan untuk pemerataan produk atau pengenalan produk baru melalui distribusi di level grassroot.

Tim motoris seringkali bersifat temporary, tapi juga ada yang memang menggunakan tim ini secara tetap untuk meningkatkan distribusinya.

# 2.6 : MD dan SPG

MD dan SPG banyak dibutuhkan jika principal dan subdist mengcover modern outlet, karena memang ada beberapa modern outlet yang mengsyaratkan hal ini untuk membantu penjualan dan mengatus display barang.

MD berfungsi untuk melakukan display produk, terutama di modern outlet, tetapi banyak juga yang menggunakan MD ini untuk membantu mengatur barang di grosir / SO atau minimarket lokal.

SPG selain berfungsi melakukan penjualan, edukasi, promosi ke pelanggan, juga melakukan berbagai aktivitas pemasaran seperti saat principal melakukan event.

Tim SPG banyak digunakan saat principal melakukan launching produk baru, atau sedang melakukan treatment produk, seperti brand activation.

Secara umum, tim Motoris, SPG dan MD disediakan dan dikelola oleh principal.

# 3 : Manajemen Teritorial

Subdist atau agen yang memiliki tim penjualan biasanya memiliki area distribusi yang cukup luas, bahkan beberapa subdist memiliki kantor pusat dan beberapa kantor cabang dengan total coverage seluas propinsi atau lebih.

Subdist dengan coverage seluas itu haruslah mengelola areanya dengan baik, agar bisa melakukan distribusi dan penjualan secara maksimal.

# 3.1 : Mengatur Area Coverage

Principal menunjuk agen atau subdist untuk mengelola sebuah wilayah pemasaran, dimana luas wilayah ini cukup bervariasi, dan bisa jadi satu wilayah dikelola oleh lebih dari satu agen / subdist.

Pilihannya adalah, dalam satu wilayah terdiri dari lebih dari satu agen / subdist, tetapi berbeda sektor, misal sektor modern trade dikerjakan oleh agen A, sektor tradisional trade dikelola oleh subdist B, dan special outlet, apotik, toko obat dikelola oleh subdist C.

Model yang lain adalah seluruh wilayah dikelola oleh satu agen / subdist, baik sektor modern maupun sektor tradisional.

Dalam memilih subdist / agent, principal harus memperhatikan beberapa hal, yaitu coverage, capital dan competency.

Coverage menyangkut luas area yang dicover / bisa di cover oleh agen / subdist (produk harus inline atau sesuai dengan produk yang ditawarkan oleh principal).

Capital menyangkut kemampuan finansial dari agen / subdist tersebut, hal ini sangat berpengaruh untuk mendukung proses distribusi terutama untuk persediaan dan piutang pelanggan.

Competency adalah kredibilitas atau performa dari agen / subdist dalam mengelola area yang di cover tersebut.

Untuk setiap area yang dicover, harus dibagi lagi menjadi beberapa sub area, dimana setiap sub area ini akan di cover oleh satu atau lebih tim penjualan.

Misal untuk area Surabaya Sidoarjo Gresik, bisa diatur dengan mekanisme 4 account salesman, 4 TO grosir dan 4 TO ritel.

Sedangkan untuk area jember dan sekitarnya bisa diatur 2 TO utk dalam kota dan 2 kanvas untuk luar kota plus pinggir kota.

# 3.2 : Mengatur Kunjungan Salesman

Penetapan jenis tim penjualan dan jumlahnya mengacu pada jumlah dan jenis outlet yang ada dalam area tersebut.

Misal untuk area Surabaya, Gresik dan Sidoarjo memiliki modern trade dengan jumlah cukup banyak, demikian juga dengan grosir, sehingga diperlukan tim khusus untuk menangani modern trade dan grosir tersebut.

Sdangkan untuk wilayah Jember, karena jumlah outlet modern dan grosir relatif lebih kecil, maka cukup di cover oleh 2 TO secara mix type outlets.

Langkah berikutnya setelah membagi area coverage adalah mengatur jadwal kunjungan salesman untuk setiap area yang di-cover.

# 4 : Sistem Remunerasi Tim Penjualan

Bagaimana sistem remunerasi (sistem kompensasi) yang baik di subdist ?, secara umum sama saja dengan yang diberlakukan di perusahaan lain yang bergerak dalam distribusi dan pemasaran.

Intinya selain gaji pokok harus ada reward yang didasarkan pada goal dan strategi yang sedang dijalankan.

Gaji dan insentif bisa dikelola oleh subdist, atau bisa juga dikelola langsung oleh principal melalui perwakilan yang ditempatkan di subdist.

Tetapi beberapa insentif memang langsung dikelola oleh principal, terutama yang non reguler, seperti insentif pengembangan / peluncuran produk baru.

# 4.1 : Gaji (Salary)

Gaji pokok memang sebaiknya ada, secara standar harus merefer ke UMR dan UMK setempat, biasanya  dengan ketentuan minimal 70% dalam bentuk gaji pokok, yang lain bisa dalam bentuk tunjangan.

Beberapa tunjangan yang melengkapi gaji adalah tunjangan uang makan, tunjangan kesehatan dan tunjangan jabatan / posisi, tunjangan penempatan, tunjangan komunikasi dan lainnya.

Jika ybs ada dinas luar kota, maka harus ada tambahan untuk beberapa tunjangan yang dipengaruhi oleh jarak dan waktu kerja, terutama tunjangan uang makan.

Sedangkan untuk operasiona, sperti BBM dan kendaraan tidak masuk dalam gaji, tetapi masuk dalam biaya operasional tim penjualan.

# 4.2 : Insentif, Komisi dan bonus

Insentif, komisi dan bonus adalah kompensasi yang diberikan ketika sales team bisa mencapai target yang diberikan, dengan perhitungan / mekanisme yang sudah ditentukan.

Insentif diberikan berdasar pencapaian dengan range terntentu dan biasanya bersifat reguler yang mengacu kepada pencapaian penjualan total produk dan sebagian produk.

Komisi diberikan berdasar tingkat pencapaian yang biasanya dalam bentuk prosentase, sehinga secara umum nilai dari komisi tidak terbatas.

Bonus diberikan karena suatu prestasi tertentu, misal mencapai target tiga bulan berturut-turut, melampaui target reguler atau mencetak rekor pencapaian.

Insentif banyak diterapkan diperusahaan perdagangan secara umum, terutama consumer product dan medical, sedangkan komisi banyak diterapkan di perusahaan dengan penjualan langsung atau penjualan putus seperti mobil, motor dan property.

Tetapi di perusahaan distribusi, sistem komisi juga diterapkan, terutama saat membuka area baru, dengan tujuan memaksimalkan potensi area tersebut.

Komisi juga diterapkan untuk team MD terutama jika dikerjakan oleh pihak ketiga, maka kompensasi yang diberikan berbentuk komisi.

*** untuk lebih detail mengenai sistem kompensasi ini dapat Anda baca di Remuneration System yang Mendongkrak Penjualan di blog distribusi pemasaran ini.

# 5 : Manajemen Kinerja Tim Penjualan

Kinerja tim penjualan perlu untuk dikelola, karena memang tujuan utama subdist adalah mencapai performa tertinggi dan performa ini bisa dicapai jika setiap tim, terutama tim penjualan dan distribusi menunjukkan kinerja yang tinggi.

Subdist harus menentukan, elemen apa saja yang digunakan untuk memonitor pencapaian kinerja dan apa tolok ukurnya atau standarnya.

Secara umum elemen utama di tim penjualan adalah pencapaian penjualan, tingkat distribusi dan tingkat collection.

# 5.1 : KPI Tim Penjualan

Seperti disinggung diatas, key performance indicators untuk tim penjualan adalah penjualan, distribusi dan piutang.

Secara lebih detail, KPI nya kira-kira adalah sebagai berikut :

KPI Penjualan :

  • Total penjualan, indikator untuk pencapaian total produk dalam unit dan rupiah.
  • Penjualan produk fokus, indikator untuk produk yang sedang di fokuskan atau produk yang sedang di treatment.
  • Rasio retur penjualan, indikator bagaimana mengelola produk dilapangan agar retur minimal.

KPI Distribusi :

  • Distribusi numerik, indikator jumlah distribusi secara numerik, baik all produk maupun per kategori produk pada semua type outlet atau yang ditentukan. Untuk tahap lanjut bisa dipilah lebih detail dengan weighted dan vertical distribution per kategori produk.
    • Weighted distribution banyak digunakan untuk launching produk baru.
    • Numeric distribution untuk mengembangkan produk di area tertentu
    • Vertical distribution digunakan untuk mengukur kedalaman distribusi produk eksis di tiap outlet.
  • Rasio outlet aktif, sebagai indikator berapa banyak outlet yang aktif dibandingkan total registered outlet.

KPI Piutang :

  • Collection dalam satu periode, selain menunjukan performa A/R (dari sisi piutang) juga menunjukan bahwa salesman telah memilih outlet dengan benar (dari sisi distribusi dan penjualan) dan sebagai indikator bahwa produk bisa diterima pasar.
  • Collection dua minggu pertama, menunjukan tingkat kolektibilitas piutang.
  • Rasio tunai dan kredit, disesuaikan dengan strategi (syarat pembayaran) dan siklus hidup produk (existing level).
  • A/R Aging, menunjukan pengendalian produk dipasar dan pengedalian piutang langganan.

KPI Pengembangan Produk / produk baru :

  • Distribusi produk, untuk pengembangan atau launching, distribusi produk harus mengikuti mekanisme yang sudah ditentukan, misal distribusi di mini market lokal atau distribusi di R3 saja dengan jumlah tidak lebih dari sekian biji / satuan kecil, dlsb.
  • Outlet aktif / repeat, indikator untuk outlet yang telah aktif untuk kategori produk tertentu.
  • Item per outlet, indikator jumlah item yang di transaksikan di outlet tersebut, atau yang telah didistribusikan (untuk di pasarkan).

# 5.2 : Implementasi dan Pengendalian KPI

Ada banyak konsep dalam manajemen kinerja, KPI adalah salah satunya saja, dan kita memilih KPI karena beberapa alasan, diantaranya adalah flesibilitas dan kemudahan dalam implementasinya.

Fleksibel karena bisa diterapkan di semua unit kerja dan juga dapat disesuaikan dengan obyektif yang hendak dicapai atau strategi yang sedang digunakan.

Untuk subdist, tentu saja pemilihan KPI nya harus disesuaikan dengan tujuan dari distribusi dan penjualan, misal untuk produk baru, atau untuk membuka area baru atau yang lainnya.

KPI ini harus dimplementasikan di level corporate / perusahaan yang kemudian diturunkan ke level departemen untuk selanjutkan di breakdown ke semua level posisi di departemen tersebut.

Artinya akan ada KPI sub-distributor, misal sales volume / sales value, ratio – credit atau cash sales, A/R aging, distribution, service level dstnya.

KPI untuk departemen penjualan, KPI untuk departemen Gudang dan pengiriman, KPI untuk departemen admimistrasi dan piutang (office), KPI untuk departemen FA, dan seterusnya.

KPI untuk setiap personil, termasuk KPI untuk sales team yang disesuaikan dengan jabatan atau posisinya.

Kontrol KPI dilakukan oleh atasan masing-masing dan dibantu oleh departemen SDM / HRD / Personalia dengan mengacu ke data internal dan data eksternal (lapangan).

KPI harus di tinjau dan di audit secara periodik agar bisa disesuaikan dengan kondisi dilapangan dan bisa berjalan sesuai dengan yang seharusnya.

# 5.3 : Rewards vs KPI

KPI untuk kepentingan perusahaan adalah agar kinerja tim penjualan, departemen penjualan dan perusahaan (subdist) bisa di manage / dikelola dan ditingkatkan.

Sedangakan untuk sales person / sales team KPI merupakan indikator atau rapot dari aktivitasnya selama periode tersebut.

dalamKPI akan dapat dilihat, di elemen apa saja pencapain terbaiknya, dan di elemen apa yang masih kurang, sehingga pada periode berikutnya bisa ditingkatkan.

Selain itu KPI ini akan dikaitkan dengan insetif, komisi atau bonus dari perusahaan, jika pencapainya positif.

Selain dengan rewards KPI juga berkaitan dengan punishment, jika banyak target yang tidak tercapai dengan baik.

Jadi KPI akan berhubungan dengan reward dan punishment secara langsung, dan berkaitan dengan jenjang karir dan penentuan kenaikan gaji / grade dari sales person.

Demikian pembahasan kita mengenai bagaimana menangani tim penjualan agen atau sub-distributor yang merupakan salah satu saluran distribusi.

Terima kasih sudah berkunjung ke blog Distribusi Pemasaran dotcom ini, semoga bermanfaat.

Salam Sukses Sehat dan Bahagia.

>>>Anda dapat menelusuri artikel menarik lainnya melalui SITEMAP LINK ini
About Agus Octa 190 Articles
Agus Octa S, Praktisi dan Konsultan di bidang Distribusi dan Pemasaran.

Be the first to comment

Leave a Reply

Your email address will not be published.


*