Konsep POAC – Planning, Organizing, Actuating, Controling

POAC : Planning Organizing Actuating Controlling

Ada banyak konsep manajemen yang digunakan untuk mengelola perusahaan untuk mencapai tujuan mereka, salah satunya adalah konsep POAC.

Tak terkecuali perusahaan yang bergerak dalam bidang distribusi dan pemasaran, seperti distributor, agen, wholesaler, retailer dan principalnya sendiri juga menggunakan konsep manajemen.

Konsep POAC dalam distribusi pemasaran digunakan untuk mengelola perusahaan itu sendiri beserta berbagai aktivitas didalamnya.

POAC, atau Planning, Organizing, Actuating dan Controling, secara mudah diartikan sebagai proses dalam manajemen yang terdiri dari perencaan, pengelolaan, menggerakkan/pelaksanaan dan pengendalian/pengawasan.

Planning

Planning atau perencanaan dalam POAC adalah serangkaian langkah sistematik yang digunakan untuk mencapai tujuan organisasi atau untuk memecahkan permasalahan tertentu.

Planning meliputi pengaturan tujuan dan mencari cara bagaimana untuk mencapai tujuan tersebut, atau penetapan sebuah permasalahan dan sekaligun mencari tahu bagaimana solusi atas permasalahan tersebut.

Planning adalah sebagai fungsi utama manajemen yang meliputi segala sesuatu yang harus dikerjakan oleh seorang manager.

Di dalam planning, seorang manager akan menetapkan apa yang menjadi tujuan (objective dan goal) yang hendak dicapai atau permasalahan yang harus diselesaikan dan bagaimana melakukannya.

Dalam kasus penyelesaian permasalahan, tetap ada penetapan tujuan (objective dan goal), seperti akan bagaimana akhir dari permasalahan tersebut.

Dan dalam merumuskan tujuan, harus menggunakan kaidah SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound).

• Specific : tujuan harus spesifik, didefinisikan atau dirumuskan dengan jelas, sehingga tidak rancu atau ambigu. Gunakan 5W (+H) agar lebih mudah menetapakan :
  • Apa yang hendak dicapai (what),
  • Mengapa harus mencapai hal tersebut (why),
  • Siapa saja yang terlibat dalam proses pencapain tersebut (who),
  • Dimana atau kapan akan dilakukan (where/when) dan
  • Yang mana sumber daya yang terlibat tersebut atau apa saja batasannya (which).
• Measurable : sebuah tujuan haruslah bisa diukur dengan jelas, sehingga progress atau kemajuan yang dipacai bisa dilihat dan dengan melihat kemajuan tersebut membantu kita untuk tetap fokus serta bisa memenuhi tenggat waktu.
• Achievable / Attainable : sebuah tujuan boleh saja sangat menantang, tetapi akan percuma jika hal tersebut sangat sulit apalagi tidak mungkin untuk dicapai dengan sumber daya yang ada saat ini.
• Relevant / Realistic / Reasonable : tujuan tersebut haruslah masuk akal dan relevan dengan tujuan utama atau goal yang lebih besar, serta memiliki alasan yang sangat kuat mengapa harus tujuan tersebut.
• Time-bound / Timely / Time-Based : dan proses untuk mencapai tujuan tersebut tetap harus memiliki batasan waktu, kapan harus dicapai, termasuk tahapan pencapaiannya.

Decision Making biasanya menjadi bagian dari perencanaan (planning) ini, karena setiap pilihan, dibuat berdasarkan proses penyelesaian setiap rencana.

Tahapan Planning

Identifikasi dan Analisa

Hal pertama yang harus dikerjakan adalah melakukan analisa situasi dalam organisasi atau perusahaan tersebut seperti apa.

Lanjutkan dengan identifikasi permasalahan baik yang sudah terjadi maupun yang mungkin akan terjadi.

Proses analisa dan identifikasi bisa menggunakan SWOT, TOWS, atau management tools yang lain.

Penetapan Skala Prioritas

Saat melakukan identifikasi dan analisa permasalahan, akan ditemukan berbagai hal yang berhubungan dengan permasalahan dan tujuan atau solusi yang hendak dicapai.

Karena tidak mungkin untuk mengerjakan semuanya secara bersamaan, dan agar tidak semuanya terasa penting dan mendesak, harus dilakukan proses penetapan skala prioritas.

Dengan adanya penetapan skala prioritas, kita jadi tahu mana yang harus dikerjakan terlebih dahulu, mana yang kemudian, termasuk mana yang bisa ditinggalkan.

Menentukan Tujuan dan Sasaran

Berikutnya adalah menentukan tujuan dan sasaran yang hendak dicapai dari permasalahan tersebut, objective dan goal-nya seperti apa.

Identifikasi Faktor Pendukung dan Penghambat

Setelah menetapkan objective dan goal yang hendak dicapai, kita harus lakukan identifikasi faktor apa saja yang bisa mendukung tujuan dan sasaran tersebut.

Selain itu juga harus kita identifikasi faktor-faktor yang menjadi penghambat untuk mencapai tujuan tersebut.

Identifikasi faktor pendukung dan penghambat tersebut dilakukan secara internal dan eksternal, tujuannya kita tahu akan sesulit apa atau semudah apa untuk mencapainya.

Menyusun dan Mengembangkan Rencana

Setelah jelas situasinya seperti apa, permasalahan juga sudah jelas, lengkap dengan batasan-batasannya, serta kita sudah memiliki tujuan dan sasaran yang hendak dicapai, maka kita bisa mulai menyusun serangkaian rencana untuk mencapai objective dan goal tersebut.

Ini merupakan proses utama dari sebuah perencanaan, menyusun serangkaian aktivitas yang menuju ke satu arah.

Bisa jadi sebuah perencanaan terdiri dari beberapa tahapan atau terdiri dari rencana utama dan rencana kecil / pendukung.

Menetapkan Anggaran Biaya yang Dibutuhkan

Sebuah rencana dalam pelaksanaannya akan membutuhakan sumber daya, salah satunya adalah biaya yang mendukung pelaksanaan rencana tersebut.

Maka dari itu. dala proses planning ini. kita harus menetapkan berapa anggaran biaya yang dibutuhkan, dan kapan harus disediakan.

Organizing

Organizing atau pengelolaan dalam POAC adalah aktivitas untuk mengatur, mengelompokkan dan membagi tugas yang ada dalam planning ke semua anggota team yang ada.

Proses organizing dalam POAC ini meliputi :

• Aktivitas mencari anggota team yang sesuai dengan kebutuhan atau yang memiliki kapabilitas sesuai dengan pekerjaan yang ada dalam rumusan perencanaan.
• Mengelompokkan semua anggota tersebut berdasarkan kriteria tertentu, dan memilih salah satu dari mereka untuk menjadi leader bagi yang lainnya.
• Proses pada poin di atas bisa berlaku lebih dalam lagi, jika anggota kelompok ini cukup besar, sehingga akan membentuk struktur organisasi.
• Memberikan atau membagi pekerjaan ke semua anggota tersebut, disini bisa jadi satu pekerjaan dikerjaan oleh beberapa anggota team, atau satu angggota mengerjakan beberapa pekerjaan.
• Dalam mengerjakan pekerjaan, biasanya akan disusun panduan untuk proses kerjanya, deskripsi pekerjaan atau instruksi kerja.
• Setiap anggota team harus jelas tugas dan tanggungjawabnya, serta apa tolok ukur dan berapa lama waktu pengerjaannya,
• Karena berbentuk struktur, akan jelas siapa bertanggung jawab kepada siapa, termasuk otoritas yang dimiliki juga berbeda dan bertingkat.

Dengan adanya pengelolaan atau organizing yang baik, diharapkan semua anggota yang terlibat akan bekerja dengan baik sesuai tugas dan tanggungjawabnya.

Actuating

Actuating atau dalam bahasa Indonesia bisa kita artikan sebagai menggerakkan atau melaksanakan adalah aktivitas untuk merubaha apa yang ada dalam sebuah rencana menjadi tindakan nyata.

Actuating merupakan proses implementasi rencana menjadi serangkaian aksi atau tindakan yang dilakukan oleh semua anggota team sesuai dengan deskripsi pekerjaan masing-masing.

Jika planning adalah bagian dari visi, maka actuating adalah bagian dari misi, sehingga seluruh bentuk tindakannya akan mengacu pada rencana yang sudah dibuat dan bergerak menuju tujuan (objective) dan sasaran (goal) yang sudah dibuat.

Dalam proses ini, setiap anggota team akan menggunakan kompetensi yang mereka miliki untuk memastikan tugas dan tanggungjawab yang diberikan padanya dikerjakan dengan baik dalam waktu yang sudah ditentukan.

Controling

Controlling atau biasa kita terjemahkan sebagai pengendalian dan pengawasan dalam POAC adalah aktivitas yang digunakan untuk memastikan semua yang ada dalam perencanaan diaktualisasi dengan benar oleh orang yang tepat dalam waktu yang sudah ditentukan.

Jadi controlling atau pengendalian dan pengawasan ini digunakan untuk memaastikan semua alur kerja dalam sebuah organisasi, bisnis atau perusahaan berjalan sesuai rencana.

Secara proses controlling dilakukan oleh pimpinan masing-masing anggota team, sehingga pada gilirannya mengerucut ke pimpinan utama dalam organisasi tersebut.

Dalam proses controlling ada beberapa aspek yang penting seperti :

• Memastikan proses kerja sesuai dengan alur atau kerangka kerja yang sudah ditetapkan.
• Membandingkan setiap tahapan pekerjaan dengan target atau sasaran yang telah dibuat.
• Melihat berbagai potensi, baik yang positif (menuju kondisi yang lebih baik) atau yang negatif (menuju kondisi yang kurang baik, bahkan penyimpangan), dan melakukan tindak lanjut.
• Mengambil keputusan dengan cepat dan tepat berdasar berbagai kondisi dan kebijakan yang telah ditetapkan dalam proses perencanaan.
• Membuat analisa atas berbagai aktivitas yang dilakukan, terutama jika terjadi gap antara target dengan realisasinya.
• Menyiapkan rencana berikutnya berdasarkan hasil analisa dan gap yang terjadi.

Setelah proses controlling, dalam manajemen POAC siklus akan kembali ke perencanaan atau planning lagi, baik untuk rencana awal yang merupakan kelanjutan dari rencana sebelumnya, maupun rencana perbaikan atas rencana sebelumnya.

Kesimpulan Konsep Manajemen POAC

POAC dalam sebuah management model, yaitu salah satu bentuk bagaimana menjalankan konsep manajemen dalam sebuah organisasi baik dalam skala yang kecil, maupun dalam skala yang besar seperti sebuah perusahaan.

Dalam skala yang kecil, POAC bisa kita gunakan saat kita akan menjalankan sebuah project yang mungkin hanya terdiri dari beberapa orang saja.

Konsep utama dalam management model POAC adalah :

• Bagaimana mengelola atau memanajemen sebuah aktivitas agar berjalan dengan baik, dimana kita harus membuat sebuah rencana yang lengkap dengan tujuan dan sasarannya,
• Siapa saja yang harus terlibat, lengkap dengan kompetensinya dan
• Bagaimana setiap anggota team tersebut menjalankan tugas dan tanggungjawab mereka serta
• Bagaimana melakukan pengawasan dan pengendalian terhadap semua aktivitas tersebut.

Terima kasih sudah mampir di blog Distribusi Pemasaran dotcom, semoga artikel singkat ini bermanfaat.

Salam sukses sehat dan bahagia

Picture : Freepik