Mengenal Management Model PDCA (Plan-Do-Check-Act)

PDCA

Salah satu management model yang cukup terkenal yang banyak diterapkan perusahan adalah PDCA atau Plan Do Check Act dimana model ini banyak digunakan sebagai metode penyelesaian masalah dalam dunia bisnis baik produk maupun layanan.

Selain itu PDCA juga banyak digunakan ketika perusahaan melakukan suatu perubahan atau perbaikan dalam sistem manajemennya, dalam artian bagaimana sistem manajemen tersebut akan mempengaruhi setiap aktivitas, proses dan tindakan dari pelakunya dan kemudian diperluas pada setiap produk yang dihasilkannya, baik barang atau jasa.

Konsep PDCA ini merupakan guidance bagi setiap manager untuk melakukan proses perbaikan secara berkelanjutan, tanpa henti sehingga tercapai sebuah keadaan yang akan selalu lebih baik dalam organisasi perusahaan tersebut.

Dalam proses perbaikan yang kontinyu, atau untuk penyelesaian satu masalah yang akan dipecahkan, kita perlu melakukan identifikasi dan mencari penyebab masalah tersebut serta menemukan tindakan koreksinya atau solusinya yang harus didasarkan pada fakta dan data yang diperoleh.

Proses yang demikian dilakukan untuk menghindarkan pengambilan keputusan yang instan yang subyektif apalagi emosional.

Sering ada pertanyaan, mengapa harus melakukan peraikan yang terus menerus, apa tidak bisa dibuat sebuah standar untuk dicapai dan kenudian dijalankan, misal dalam segi layanan.

Benar, sebenarnyanya dalam proses perbaikan selalu mengacu pada sebuah standar, misal untuk layanan pasti ada standar layanan tertentu.

Tetapi kita harus ingat, sebuah bisnis secara umum memberikan layanan kepada konsumen mereka dimana tingkat permintaan atau kebutuhan layanan dari konsumen tersebut akan selalu berubah dalam bentuk yang selalu ingin lebih baik.

Dan ini berlaku untuk semuanya bukan cuma di produk jasa, produk yang tangible pun juga demikian, coba lihat di sekeliling kita, hampir semua barang yang ada saat ini memiliki berbagai elemen yang lebih baik dari sekian waktu sebelumnya.

Sekarang kita bahas mengenai PDCA ini, dimana metode ini digunakan untuk manajemen kualitas dengan menggunakan empat langkah berulang, Plan, Do, Check dan Act, kemudian balik lagi ke langkah pertama.

Lalu, apa itu PDCA?

Apa saja empat langkah berulang PDCA?

Bagaimana dengan kelebihan dan kekurangan dari PDCA?

Yuk, simak penjelasannya berikut ini.

Apa itu PDCA ?

Metode atau konsep PDCA ini pertama kali dikenalkan oleh Walter A. Shewhart pada tahun 1930-an, seorang ahli statistika asal Amerika Serikat, yang menggunakannya sebagai metode untuk mengontrol kualitas produk.

Kemudian pada 1950-an, PDCA dikembangkan lebih dalam oleh seorang pakar manajemen kualitas, William E. Deming, itulah mengapa, PDCA seringkali disebut sebagai ‘Shewhart Cycle’ atau ‘Deming Cycle’.

Model PDCA ini lebih dikenal sebagai siklus Deming atau siklus kualitas, karena memang Deming yang dinal sebagai Bapak kualitas ini adalah orang yang mempopulerkan penggunaannya serta memperluas penerapannya untuk berbagai lini bisnis.

Saat ini, PDCA digunakan sebagai metode yang memungkinkan perbaikan proses di tingkat organisasi dan peningkatan aktivitas atau layanan.

PDCA merupakan singkatan dari plan, do, check, dan act, selain terkenal untuk digunakan dalam proses perbaikan proses berkelanjutan, umumnya, juga digunakan untuk meminimalisir pemborosan (waiting time, failure, defects).

Lebih lanjut Deming memodifikasi PDCA menjadi PDSA (Plan-Do-Study-Act) untuk lebih menggambarkan rekomendasinya, tapi apapun namanya. model ini sangat bermanfaat untuk melakukan perbaikan yang bersifat terus menerus.

Empat Fase PDCA

Management model PDCA memiliki empat langkah berulang yang saling berhubungan satu dengan lainnya, yaitu:

Plan

Plan atau perencanaan ini adalah tahapan untuk merencanakan tujuan (objective) dan sasaran (goal) serta proses apa yang dibutuhkan untuk menentukan hasil yang sesuai dengan spesifikasi tujuan tersebut.

Dalam tahapan ini, dilakukan identifikasi peluang peningkatan, dan menetapkan prioritas selanjutnya, kemudian lakukan pemetaan dari identifikasi tersebut.

Dilakukan pula identifikasi kondisi aktual dari proses yang akan dianalisis, identifikasi penyebab masalah, dan penentuan solusi yang mungkin diterapkan sebagai penyelesaian masalah.

Beberapa tahapan yang diperlukan seperti identifikasi bentuk layanan jasa, keinginan dan harapan serta berbagai hal yang bisa meningkatkan kepuasan pelanggan untuk bisa memberikan hasil sesuai spesifikasi, kemudian deskripsikan proses tersebut dari awal hingga akhir.

Memfokuskan pada peluang yang bisa meningkatkan mutu atau kualitas, dengan melakukan identifikasi akar penyebab masalah, untuk menenmpatkan sasaran dan proses yang dibutuhkan agar memberikan hasil yang sesuai spesifikasi.

Setelah mendapatkan beberapa bentuk peluang perbaikan atau peningkatan kualitas produk atau layanan, selanjutnya pilih yang paling mungkin untuk diterapkan dengan hasil yang paling optimal.

Beberapa pertanyaan yang harus kita jawab dalam fase Planning adalah :

• Apa permasalahan yang kita sedang alami atau tujuan yang hendak kita capai ?
• Resouces apa saja yang diperlukan untuk memperbaiki atau menyelesaikan masalah ini atau untuk mencapai tujuan tersebut ?
• Sumber daya apa saja yang sudah kita miliki untuk saat ini yang bisa kita gunakan ?
• Bagaimana cara terbaik untuk memperbaiki masalah ini atau untuk mencapai tujuan tersebut dengan menggunakan resources kita ?

Menurut Sokovic dkk (2010), terdapat beberapa poin penting dalam fase ini, antara lain:

1. The quality concept and objectives
2. Statutory considerations
3. Product liability and product safety
4. Training for quality
5. The control of design

Do

Dalam fase ini, dilakukan implementasi dari fase plan, serta memilih dan mendokumentasikan berbagai informasi yang diperoleh.

Implementasi dari tahapan ini tidak dilakukan dalam skala yang luas, tetapi dalam skala kecil atau lebih kepada menguji option yang dipilih tersebut, apakah bisa work atau masih ada yang perlu di perbaiki.

Secara umum kita harus melakukan beberapa hal dalam tahapan ini, seperti :

• Mendaftar semua pilihan solusi yang paling memungkinkan atau yang paling potensial.
• Memilih salah satu solusi yang terbaik (dari segi pelaksanaan dan sumber daya yang kita miliki).
• Implementasi dari solusi tersebut dalam skala terbatas (trial), implementasi maksimal akan kita kerjakan setelah fase checking.

Dalam fase ini, akan kita temui beberapa kejadian tak terduga, hal-hal yang dapat kita jadikan sebagai pembelajaran dan pengetahuan, sehingga dapat dipertimbangkan.

Menurut Sokovic dkk (2010), terdapat beberapa poin penting dalam fase ini, antara lain:

1. Procurement
2. Just-in-Time Supplies
3. Process Capability
4. Product Reliability
5. Materials Handling
6. Servicing
7. Service Quality
8. Documentations and Records
9. Controlling Changes
10. Standards, Standardization, Conformity
11. Compatibility

Check

Dalam fase ini, dilakukan analisis terkait hasil fase do, atau implementasi dalam skala terbatas tersebut, dengan membandingkan sebelum dan sesudah fase do.

Hal ini dilakukan untuk memverifikasi dan memastikan, apakah terjadi peningkatan atau perubahan positif dari solusi yang dipilih tersebut, tentu kearah tujuan yang telah ditetapkan.

Jadi ini adalah tahap pengujian atau pengukuran seberapa efektif dan efisien solusi yang dipilih tersebut untuk mencapai tujuan atau memecahkan masalah.

Kemudian melakukan analisa apakah solusi tersebut dapat ditingkatkan atau justru harus menggunakan solusi yang lain.

Dalam tahap ini, jika pengukuran dan pengujian atas solusi dianggap kurang maksimal, kita bisa kembali ke tahap DO.

Menurut Sokovic dkk (2010), terdapat beberapa poin penting dalam fase ini, antara lain:

1. An Introduction to Statistics
2. Control Charts
3. Inspection
4. Functional Testing
5. Inspection and Measurement Equipment
6. Metrology
7. Quality Audits and Reviews
8. Quality-and Safety-related Cost
9. Benchmarking

Act

Dalam fase ini, dilakukan pengembangan metode sebagai standarisasi perbaikan apabila tujuan telah tercapai.

Apabila data tidak mencukupi atau terjadi perubahan kondisi, maka dapat dilakukan pengujian ulang perbaikan.

Selain itu, dapat pula memulai rencana baru pada fase pertama apabila implementasi tindakan tidak menghasilkan perbaikan yang efektif.

Jadi tahap Act ini adalah tahapan untuk menggunakan solusi tersebut dalam skala yang luas, dalam wilayah atau kondisi yang real dimana permasalahan terjadi.

Menurut Sokovic dkk (2010), terdapat beberapa poin penting dalam fase ini, antara lain:

1. Managing Nonconformity
2. Improvement
3. ISO 9001 Certification
4. Cultural and Organizational Aspects
5. Total Quality Management
6. Environmental Management Systems
7. Management System Integration

Kelebihan dan Kekurangan PDCA

PDCA memiliki kelebihan dan kekurangan yang akan dijelaskan lebih detail, sebagai berikut:

Kelebihan PDCA

• Penerapan dari metode PDCA dinilai jauh lebih efektif daripada pendekatan ‘the right first time’ RFT, yang juga merupakan konsep manajemen mutu (TQM – Total Quality Management), hal ini disebabkan penggunaan metode PDCA dimaksudkan untuk mencari metode perbaikan yang lebih baik secara terus menerus.
• PDCA merupakan suatu metode yang fleksibel, artinya, dapat digunakan untuk berbagai jenis bisnis dan aplikasi, seperti manufaktur, manajemen proyek, manajemen perubahan, pengembangan produk, manajemen sumber daya, dan lain sebagainya.
• PDCA merupakan metode yang sederhana dan mudah dipahami sehingga sangat mudah dalam penerapannya.

Kekurangan PDCA

Ada sedikit kekurangan pada model manajemen PDCA ini, seperti proses implementasinya yang tergolong memakan waktu yang lama, sehingga kurang cocok digunakan sebagai metode penyelesaian masalah bersifat mendesak.

Hal ini dikarenakan proses implementasi dari PDCA dilakukan sesuai dengan langkah berulang yang ada atau dalam satu siklus (plan do check act), sehingga memerlukan waktu yang lebih lama apabila terjadi perubahan atau menghasilkan perbaikan yang kurang efektif.

Baca juga :

Konsep POAC, Planning Oragnizing Actuating dan Controlling

Kesimpulan

PDCA merupakan suatu metode yang populer yang banyak digunakan perusahaan dari berbagai bentuk bisnis untuk peningkatan proses berkelanjutan (CPI-Continual Process Improvement).

Sesuai dengan namanya, PDCA digunakan untuk merencanakan suatu tindakan, melakukan suatu tindakan, memeriksa kesesuaian rencana, dan bertindak sesuai dengan apa yang telah dipelajari.

PDCA memiliki kelebihan dan kekurangan, dimana PDCA merupakan metode yang efektif, fleksibel, sederhana, dan mudah dipahami.

Namun, PDCA juga dinilai sebagai metode yang kurang tepat diterapkan pada permasalahan yang mendesak.

Demikian penjelasan terkait apa itu PDCA, keempat fase PDCA, serta kelebihan dan kekurangan PDCA. Terima kasih sudah mampir di blog Distribusi Pemasaran dotcom, semoga artikel singkat ini bermanfaat.

Salam sukses, sehat, dan bahagia

Picture : Freepik