Selling Skills : Organization Skills, Ketrampilan Mengorganisasi Data dan Aktivitas Penjualan

Agus Octa

SELLING SKILLS – ORGANIZATION SKILLS

Tidak salah jika kita katakan salesman paling malas dengan aktivitas yang satu ini, bahkan di level manager pun kadang masih demikian.

Sehingga organization skills adalah ketrampilan yang paling jarang dimiliki oleh para tenaga penjualan.

Karena pada umumnya salesman paling malas jika harus berurusan dengan administrasi, termasuk data dan laporan, padahal aktivitas dari organizational ini hampir selalu berhubungan dengan data dan administrasi.

Aktivitas seorang sales person akan selalu berhubungan dengan prospek, konsumen, pelanggan, produk, program penjualan, promosi penjualan, dan lain-lain.

Proses dari mencari prospek, mengkonversi lead tersebut menjadi konsumen, merubahnya menjadi pelanggan, mengidentifikasi permasalahan mereka, memberikan solusi terbaik, memberikan program yang sesuai dan seterusnya adalah aktivitas panjang dan tidak pernah berhenti.

Rentetan aktivitas tersebut akan memunculkan banyak data dan informasi yang harus dikelolan dengan baik.

Selain itu seorang sales person harus mengatur bisa mengatur kapan dan dengan siapa saja melakukan prospecting, melakukan proses marketing (MQL), melakukan aktivitas penjualan (SQL) dan seterusnya.

Jelas ini bukan aktivitas yang mudah, dan banyak sales person yang kedodoran di aktivitas ini, dikejar waktu untuk bertemu klien A, harus mempersiapkan presentasi dengan klien B, dan seterusnya.

Belum lagi deadline dari progress report sudah dekat, pimpinan meminta penjelasan beberapa lead yang berada di stage ke sekian dari sales pipeline.

Tanpa pengorganisasian yang baik, maka seluruh pekerjaan kita akan amburadul, kita akan merasa selalu dikejar deadline.

Jadi penting bagi sales person untuk memiliki kemampuan organization skills / organizational skills.

Pengertian Organization Skills

Organization skills adalah kemampuan dan ketrampilan untuk mengatur atau mengorganisasi semua aktivitas, data dan informasi sedemikian rupa sehingga sebuah pekerjaan bisa selesai tepat waktu, efektif dan efisien.

Organization skills adalah ketrampilan yang berhubungan dengan kegiatan administratif, seperti membuat catatan, mengarsip data, dokumentasi, dan lain-lain.

Berhubungan dengan aktivitas perencanaan strategis seperti mengalokasikan sumber daya, mengatur jadwal kegiatan, dan lain sebagainya dengan tujuan membuat secara terorganisir untuk tetap berada di puncak beban kerja kita dan untuk menghindari tenggat waktu yang terlewat

Fungsi dan Manfaat Organization Skills

organization skills

Setiap karyawan wajib memiliki ketrampilan yang bisa membantu meningkatkan kinerja mereka, salah satunya adalah organization skills ini.

Fungsi organization skills adalah untuk membantu karyawan mengatur proses pekerjaan sedemikian sehingga tercapai efektivitas dan efisiensi sesuai yang diharapkan.

Dengan kata lain, skill mengorganisasi ini akan membuat karyawan tahu mana yang harus diprioritaskan, bagamana tahapan menyelesaikan sebuah pekerjaan, cara menganalisa, cara mengatur sumber saya, mendelegasikan pekerjaan, cara bekerjasama, dan seterusnya yang memudahkan selesainya pekerjaan tersebut.

Bagi sales person, organization skills ini akan membuat kita (salesman) mampu membuat sales call plan dengan baik, melakukan proses approach sesuai dengan kondisi target market, memahami apa saja problem mereka, serta tahu harus memberikan treatment apa ke mereka.

Semuanya ada dalam lembaran kerja yang tertata sesuai kondisi atau progress dari target market tersebut (Funneling Progress Forms).

Dengan demikian kita, sales person akan bisa melakukan follow-up kepada semua target market yang disesuaikan dengan tahapan mereka, serta mengetahui berapa rasio konversi kita, beserta analisanya.

Semua itu dimungkinkan hanya jika kita memiliki kemampuan dan ketrampilan organization skills yang baik.

Jenis-jenis  Organization Skills

Ada banyak sekali jenis-jensi dari ketrampilan mengorganisasi (organizational skills) yang harus dikuasai oleh karyawan pada umumnya, termasuk sales person atau tenaga penjualan.

Berikut adalah beberapa ketrampilan organisasional yang sering dibutuhkan, yaitu :

Administratif (Administrative)

Administratif adalah kemampuan kita mengorganisasi berbagai data dan informasi dalam berbagai format yang disesuaikan dengan kebutuhan.

Dengan ketrampilan administratif, maka data dan informasi akan berada dalam tempat atau file yang terstruktur dengan rapi, sehingga saat kita membutuhkannya, maka data dan informasi tersebut bisa kita akses dengan mudah dan cepat.

Kemampuan administratif bisa membagi atau mengelompokan data berdasarkan kriteria tertentu, mengurutkan data berdasar kondisi tertentu, dan seterusnya sehingga aktivitas kita akan banyak terbantu oleh skill ini.

Prioritas (Prioritazion)

Mampu memprioritaskan tugas akan membuat pekerjaan kita jauh lebih mudah, lebih cepat dan lebih efektif.

Membuat daftar tugas yang harus dikerjakan terlebih dahulu dan memahami tenggat waktu untuk setiap perkerjaan akan mengarah pada perencanaan yang lebih baik.

Seiring bertambahnya pengalaman, kita akan menjadi lebih percaya diri dan lebih paham dalam mengetahui atau mengenali tugas mana yang paling penting dan mana yang bisa menunggu.

Mereka yang tidak terorganisir dengan baik, cenderung untuk mengatasi dengan cara yang serampangan dan menangani segala hal yang muncul didepan mereka.

Akibatnya bisa ditebak, ada banyak pekerjaan yang seharusnya selesai lebih dahulu, justru belum kelar, sebaliknya pekerjaan yang kurang urgent justru diselesaikan dengan terburu-buru.

Parahnya, mereka yang tidak terorganisasi ini akan merasa pekerjaan mereka tidak pernah selesai.

Prioritas membuat kita tetap di jalur dengan urutan yang kita butuhkan untuk menyelesaikan berbagai hal.

Untuk ini, kita harus menyadari tugas yang ada didepan kita dan proses untuk masing-masing tugas tersebut.

Periksa tenggat waktu dan detail mendesak lainnya terlebih dahulu agar kita lebih terorganisir.

Berpikir Kreatif (Creative Thinking)

Pengertian creative thinking adalah kemampuan untuk berpikir secara lebih luas dan seringkali di luar kebiasaan.

Kemampuan berpikir kreatif adalah seseorang yang mampu berpikir secara ‘out of the box’ atau diluar batasan-batasan yang umumnya digunakan.

Jika kita bisa mengeluarkan ide dan gagasan yang ‘out of the box’ dan pemikiran tersebut tentunya adalah yang bermanfaat, maka itu adalah sesutau yang istimewa. 

Kemampuan berpikir kreatif pada karyawan diharapkan dapat menghasilkan penyelesaian atas suatu persoalan (problem solving) yang lebih baik.

Dalam lingkup perusahaan, mereka yang duduk dengan jabatan setingkat manajer atau di atasnya umumnya memiliki cara berpikir yang kreatif.

Itulah sebabnya mereka mampu menghadirkan solusi atas berbagai kendala dalam pekerjaan dengan kreatif, sehingga semua tugas dapat terselesaikan dengan baik.

Produktifitas (Productivity)

Secara umum productivity skills adalah kecakapan dan kemampuan untuk menghasilkan sesuatu yang remarkable secara produktif.

Atau tercapainya kinerja maksimal secara kualitas dan kuantitas kerja dalam satuan waktu tertentu secara efektif dan efisien dibandingkan dengan sumber daya yang digunakan.

Seperti kita ketahui, saat ini masih banyak orang yang terjebak kesibukan yang palsu.

Kelihatannya sangat sibuk, bekerja secara multitasking, hampir semua kerjaan adalah urgen, akan tetapi semuanya tidak ada yang memberikan high impact atau remarkable.

Bagi tenaga penjualan dan pemasaran, seringkali kita juga melihat mereka yang masih banyak membuang waktu mereka untuk pekerjaan atau lebih parah aktivitas yang jauh dari kata produktifitas.

Tenaga penjualan yang terjebak dalam pekerjaan yang kurang produktif, umumnya karena tidak memiliki beberapa selling skills yang dibutuhkan, sehingga mereka mengira telah bekerja dengan baik.

Sedangkan sales person yang melakukan aktivitas yang sebenarnya kontra produktif, adalah mereka yang tidak menyadari, betapa pentingnya menggunakan waktu dan tenaga mereka sebaik mungkin.

Pengambilan Keputusan (Decision Making)

Decision making skills adalah kemampuan untuk mengambil keputusan dengan cepat dan benar, dalam berbagai situasi.

Umumnya decsision making skills merupakan proses penyelesaian masalah dengan metode pengambilan keputusan dari beberapa pilihan yang ada, dengan mempertimbangkan dampak positif negatif yang terjadi.

Proses pengambilang keputusan yang paling tepat bisa dilakukan dengan mengikuti proses mulai dari memastikan informasi yang relevan dan mempertimbangkan setiap keputusan yang paling memungkinkan.

Berikut adalah tahapan umum dalam pengambilan keputusan, yaitu :

  • Melakukan definisi atas permasalahan yang hendak dibuatkan keputusannya.
  • Mengumpulkan semua alternatif keputusan yang paling memungkinkan.
  • Lakukan analisa pro dan kontra atau dampak positif dan negatif dari setiap bentuk keputusan tersebut (risk analysis).
  • Pertimbangan tujuan atau objective dari keputusan tersebut.
  • Pilih salah satu keputusan terbaik, yang paling memungkian.

Penjadwalan (Scheduling)

Schedulling skills adalah kemampuan untuk menyusun atau menjadwalkan beberapa jenis pekerjaan dengan mempertimbangkan berbagai hal.

Skeduling ini umumnya digunakan untuk mengatur aktivitas pertemuan kita dengan team sendiri, klien, kolega, atasan atau pihak-pihak tertentu.

Dengan kita membiasakan diri memiliki skedul yang pasti dan terencana dengan baik, maka kita membuat berbagai persiapan untuk aktivitas pertemuan tersebut dengan lebih baik.

Aktivitas skeduling ini biasanya menjadi bagian atau bentuk implementasi dari berbagai planning atau perencanaan yang telah kita susun.

Itulah sebabnya, skeduling ini biasanya dibuat hanya dalam rentang waktu yang pendek, hanya sekian hari kedepan atau sekian minggu kedapan, berbeda dengan planning yang bisa dalam rentang satu tahun.

Bagi orang penjualan dan pemasaran, aktivitas skeduling ini menjadi rutinitas yang sangat sering mereka lakukan, terutama jadwal pertemuan dengan klien, mitra kerja atau bahkan dengan internal team sendiri.

Alokasi Sumber Daya (Resources Allocation)

Alokasi sumber daya adalah salah ketrampilan dan kemampuan yang sangat penting dalam organization skills.

Kemampuan alokasi sumber daya adalah bagaimana kita mengatur atau mengalokasikan berbagai sumber daya yang ada sesuai prioritas kebutuhan dengan tepat agar mendapatkan hasil yang maksimal.

Bahkan mengetahui kapan harus menggunakan sumber daya tersebut penting, untuk mencegahnya menjadi habis atau digunakan pada waktu yang salah.

Keterampilan organisasi, dalam pengertian ini, berarti kita sangat sadar akan sumber daya yang kita miliki dan kebutuhan sumber daya tersebut untuk setiap project yang sedang dan akan kita kerjakan.

Kekuatan kita juga harus dalam menghubungkan sumber daya yang benar dengan kebutuhan yang tepat untuk memastikannya sesuai dengan kemampuan mereka sendiri.

Untuk memastikan alokasi yang tepat, kita harus terlebih dahulu mengidentifikasi sumber daya yang mungkin relevan sebelum memulai setiap project.

Team Work

Pengertian umum team work adalah kolaboratif sekelompok orang untuk mencapai tujuan bersama atau untuk menyelesaikan pekerjaan secara efektif dan efisien bersama-sama.

Bisa juga kita artikan, team work adalah kemampuan untuk bisa bekerja bersama dengan orang lain atau secara team.

Soft skill team work ini akan sangat menunjang hard skills yang kita miliki dalam aktivitas kita sehari-hari karena banyak pekerjaan yang harus diselesaikan secara team.

Sebagai seorang salesman, bisa kita mengatakan, bahwa kita bisa melakukan proses approach, presentation sampai sales closing secara individual.

Tetapi akan ada aktivitas lanjutan yang membutuhakan keterlibatan orang lain, bahkan bagian lain untuk menyelesaikan pekerjaan kita.

Contoh, kita telah melakukan penutupan penjualan, dealing sudah selesai, maka aktivitas berikutnya adalah bagaimana produk yang kita tawarkan tersebut bisa sampai ke tangan konsumen kita.

Tidak mungkin kita sendiri yang akan melakukan pengiriman produk tersebut, pasti pekerjaan tersebut harus dikerjakan oleh delivery team.

Kemudian ternyata produk tersebut masih membutuhkan teknisi untuk pemasangannya, lagi-lagi ada orang lain yang menuntaskan pekerjaan kita.

Apalagi jika ada sedanga exibition, maka kita otomatis harus melakukan koordinasi dengan banyak pihak dan banyak orang sebagai satu team.

Tools & Templates

Team work adalah salah satu skill utama dalam organization skills yang wajib dikuasai sales force team.

Manajemen Waktu (Time Management)

Kemampuan dalam mengatur waktu atau manajemen waktu merupakan skill yang sangat penting yang harus dikuasai oleh semua karyawan, termasuk tenaga penjualan dan pemasaran.

Adakalanya dalam perusahaan ada tuntutan untuk menyelesaikan beberapa pekerjaan dalam waktu yang hampir bersamaan.

Jika kita tidak bisa mengelola waktu kita dengan baik, sudah pasti akan ada banyak pekerjaan yang berantakan, tidak selesai seperti yang seharusnya.

Menetapkan Tujuan (Setting Goals)

Rasanya hampir semua aktivitas kita pasti ada tujuannya, apapun bentuk aktivitas tersebut.

Tanpa tujuan yang jelas, maka aktivitas kita tidak akan memiliki arah, tidak akan menuju kemana-mana, atau dengan kata lain kita akan berkutat di satu titik tanpa mendapatkan kemajuan atau hasil sama sekali.

Menetapkan tujuan atau setting goals dalam organization skills akan membuat semua aktivitas kita mengarah ke sebuah tujuan atau sasaran.

Akibatnya kita akan melakukan semua hal yang bisa membawa kita semakin dekat ke tujuan tersebut, dengan berbagai cara.

Coba bayangkan saat kita keluar rumah tanpa adanya tujuan yang jelas, sudah pasti kita tidak akan tahu hendak kemana kaki harus melangkah, harus secepat apa kita berjalan, harus lewat mana saja, apa yang harus kita persiapkan, semuanya tidak jelas, karena tidak ada tujuan pasti.

Baca artikel : Selling Skills – Ketrampilan Penjualan yang Harus Dimiliki Setiap Salesperson

Kesimpulan Organization Skills

Sekali lagi, organization skills adalah ketrampilan yang sangat penting bagi siapapun yang memiliki aktivtas, terutama para pekerja seperti salesman dan marketer (pemasar).

Ketrampilan ini akan membuat pekerjaan kita sebagai penjual menjadi tertata dengan baik, terorganisasi sehingga kita bisa menyelesaikan pekerjaan kita dengan baik dan dengan tepat waktu.

Agar kita memiliki ketrampilan organisasional yang baik, maka ada banyak ketrampilan atau skill lain yang memungkinkan kita bisa melakukannya.

Contoh skill-skill di atas hanya sebagian saja dari sekian skills yang bisa mendukung ketrampilan organisasi kita.

Mungin tidak semua kita kuasai dengan baik, tetapi ada beberapa skill yang wajib untuk pelajari dan kita kuasai agar kita bisa meningkatkan kinerja kita dengan kemampuan organisasional.

Terima kasih atas kunjungan Anda di blog Distribusi Pemasaran Dotcom, semoga Anda mendapatkan manfaat.

Salam sukses sehat dan bahagia

Picture : Freepik

Leave a Comment