Kamu Office Sales Representative, Ini 11 Skills yang Wajib Dikuasai

Agus Octa

OFFICE SALES REPRESENTATIVE SKILLS – KETRAMPILAN WAJIB SALES REPS KANTOR

Office Sales Representative atau Office Sales Reps adalah perwakilan penjualan perusahaan yang prosentase aktivitasnya lebih banyak dihabiskan di kantor.

Untuk berhasil dalam peran sebagai tenaga perwakilan penjualan kantor (non-lapangan), penting untuk memiliki keterampilan tertentu yang akan cocok untuk pekerjaan tersebut.

Semakin banyak keterampilan yang dimiliki yang berkaitan dengan peran sebagai office sales representative, maka semakin mudah untuk menjadi salesman yang sukses.  

Apa saja ketrampilan atau skills yang wajib dimiliki oleh seorang Office Sales Representative ?,

Dan apa yang dimaksud dengan Office Sales Representative tersebut?,

Serta apa perbedaannya dengan Field Sales Representative ?, 

sales representative

Dalam artikel ini kita akan membahas mengenai :

  • Pengertian Office Sales Representative
  • Ketrampilan atau Skill wajib Office Sales Reps
  • Product Knowledge
  • Effective Communication Skills
  • Active Listening Skills
  • Problem Solving Skills
  • Rapport Building Skills
  • CRM Tools Skills
  • Social Media Skills
  • Technology n Information Skills
  • Information Gathering Skills
  • Time Management Skills
  • Prospecting Skills

Pengertian Office Sales Representative

Office Sales Representative adalah tenaga perwakilan penjualan (sales reps) yang dalam aktivitas penjualan mereka lebih banyak dilakukan melalui kantor atau jarak jauh.

Jadi tidak seperti perwakilan penjualan lapangan (field sales reps), office sales reps akan banyak menghabiskan sebagian besar waktu mereka dengan telepon, chatting dan  menulis email penawaran.

Sedangkan tugas mereka tidak berbeda jauh dengan field sales force, yaitu untuk membantu pelanggan mendapatkan solusi mereka dengan produk atau layanan kita dengan menerapkan strategi penjualan.

Office sales reps ini hampir sama persis dengan Tele-Sales atau penjualan jarak jauh (maksudnya dari kantor).

Perbedaan utamanya ada pada proses penjualan atau aktivitas penjualan yang dilakukan, dimana jika tele-sales lebih fokus ke penciptaan penjualan melalui serangkaian penawaran dan promosi penjualan.

Sedangkan office sales representative akan lebih fokus ke bagaimana calon konsumen, konsumen atau pelanggan mendapatkan solusi atas problem mereka, mendapatkan apa yang menjadi keinginan mereka.

Secara umum mereka akan membuat calon konsumen mengenal produk dan merek terlebih dahulu, kemudian memastikan mereka memiliki pengalaman dengan merek produk tersebut.

Jika calon konsumen sudah mencoba (trial) merek produk tersebut, baru kemudian sales reps akan memastikan konsumen tersebut mencoba lagi (retrial) dengan beberapa treatment, yang dibarengi dengan berbagai edukasi.

Jadi seorang sales representative akan melakukan beberapa aktivitas pemasaran sebelum melakukan penjualan, kecuali konsumen tersebut memang telah berada pada tahapan yang sudah siap untuk membeli.

Sesuai dengan namanya, sales representative atau perwakilan penjualan, mereka mewakili perusahaan  untuk melakukan serangkaian aktivitas penjualan di sebuah wilayah, dengan berbagai aktivitas mulai dari mengenalkan hingga melakukan penutupan penjualan.

Sedangkan perbedaan utama dengan field sales representative (umumnya kita sebut sebagai sales reps saja) adalah tempat mereka beraktivitas, dimana field sales representative akan lebih sering berada di lokasi konsumen atau di pasar, sedangkan office sales representative akan lebih banyak berada di kantor.

Keterampilan atau Skill Wajib bagi Office Sales Representative

office sales reps

Untuk saat ini seorang office sales representative akan semakin banyak dibutuhkan oleh perusahaan, untuk melakukan aktivitas pengenalan merek produk sekaligus aktivitas penjualan.

Sebenarnya proses pengenalan produk sudah dilakukan oleh tim pemasaran, tetapi sering sekali konsumen tidak menerima pesan tersebut secara utuh.

Atau jika konsumen telah menerima pesan secara utuh, persepsi mereka masih belum terbentuk dengan baik dan benar seperti yang diharapkan.

Sehingga sales representative bersama orang-orang marketing perlu melakukan dorongan agar calon konsumen dan konsumen bisa lebih memahami sebuah merek produk dan segera take action.

Untuk bisa menjalankan tugas mereka dengan baik, seorang office sales reps, perlu memiliki beberapa ketrampilan atau skill yang berhubungan dengan penjualan atau proses penjualan.

Berikut adalah beberapa ketrampilan (skills) yang paling banyak dibutuhkan seorang office sales representative untuk menunjang aktivitas mereka, yaitu :

#1 : Product Knowledge (Pengetahuan Produk)

Product knowledge (pengetahuan produk) bisa jadi adalah skill atau keterampilan paling penting yang harus kita miliki sebagai perwakilan penjualan kantor (office sales representative).

Dengan kata lain, kita harus memiliki pengetahuan mendalam tentang produk yang kita tawarkan dan jual.

Calon konsumen dan pelanggan pasti akan menanyakan banyak pertanyaan kepada kita tentang produk yang kita tawarkan.

Dan karena kita tidak tahu persis apa yang akan mereka tanyakan, jadi penting untuk mengumpulkan informasi sebanyak mungkin tentang setiap aspek produk, mulai dari manfaatnya hingga kekrangannya.

Dengan memiliki pengetahuan produk dengan baik, akan membantu kita memberikan promosi dan penawaran yang kuat kepada calon konsumen, klien dan pelanggan dan akan meningkatkan rasio konversi penjualan kita.

Memahami produk beserta fungsi atau kegunaannya juga akan membantu kita mendapatkan kepercayaan (trust)  yang lebih baik dari klien dan pelanggan kita.

Selain produk sendiri, kita juga wajib mempelajari produk kompetitor, terutama yang head to head dengan produk kita.

Hal ini juga untuk memudahkan kita menjawab jika klien, konsumen atau pelanggan bertanya dengan membandingkan dengan kompetitor.

Baca juga : 11 point Penting dari Product Knowledge yang Wajib diketahui Salesman

#2 : Effective Communication Skills (Keterampilan Komunikasi yang Efektif)

Ini adalah skill kedua yang wajib dikuasai oleh mereka yang berkecimpung di dunia penjualan, yaitu komunikasi yang efektif.

Untuk office sales representative, penting untuk memiliki bentuk keterampilan komunikasi verbal dan tertulis yang baik.

Ini karena sebagian besar aktivitas mereka dengan klien, konsumen atau pelanggan baik saat edukasi atau menawarkan produk dilakukan melalui telepon, pesan pendek (short messages) atau email.

Kemampuan kita untuk berkomunikasi secara efektif akan sangat mempengaruhi tingkat keberhasilan dalam melakukan penjualan.

Aktivitas seorang office sales representative akan banyak membuat draf memo atau referensi.

Membuat koneksi dengan klien dan rekan kerja kita sangat penting dalam peran sebagai perwakilan penjualan kantor ini.

Yang perlu kita ingat adalah bahwa kesan yang kita tinggalkan pada klien atau pelanggan kita akan memengaruhi cara mereka memandang diri kita, merek produk dan perusahaan yang kita wakili.

Baca juga : Selling Skills – Effective Communication Skills (Komunikasi yang Effektif)

#3 : Active Listening Skills (Keterampilan Mendengarkan secara Aktif)

Salah satu bentuk komunikasi yang efektif adalah bagaimana kita bisa menjadi pendengar atau mendengarkan secara aktif.

Skill ini sangat penting baik untuk field sales reps maupun office sales reps.

Hanya saja jika field sales representative bisa menunjukkan bahasa tubuh mereka dan menangkap non verbal communication dari customer atau clients, tidak demikian dengan office sales representative.

Untuk office sales representative saat berkomunikasi melalui telepon, klien atau pelanggan yang kita ajak bicara tidak dapat mencatat bahasa tubuh atau kontak mata kita.

Disinilah tantangan bagi seorang perwakilan penjualan kantor dalam menerapkan aktivitas mendengarkan secara aktif.

Kita dituntut memahami pesan yang tidak mereka ucapkan (non-verbal communication) yang biasanya bisa kita dapatkan saat face to face.

Dan kita juga dituntut untuk membuat mereka yang kita ajak bicara ini mengerti bahwa kita memperhatikan apa yang mereka sampaikan atau menghargai aktivitas komunikasi tersebut.

Berlatih mendengarkan secara aktif dengan memahami kebutuhan klien atau pelanggan dan menunjukkan bahwa kita benar-benar peduli pada mereka juga akan membantu menciptakan dan membangun hubungan baik dengan mereka.

Baca juga : Selling Skills : Active Listening Skills (Mendengarkan secara Aktif)

#4 : Problem Solving Skills (Keterampilan Memecahkan Masalah)

Ini adalah skill berikutnya yang sangat penting untuk dimiliki oleh seorang sales reps, termasuk mereka yang melakukan aktivitas penjualan dari kantor.

Dan inti dari sales representative adalah penguasaan ketrampilan memecahkan masalah atau memberikan solusi permasalahan konsumen, klien atau pelanggan.

Tentu saja permasalahan yang berhubungan dengan produk atau layanan yang sedang ditawarkan atau yang dimiliki perusahaan.

Dan ketrampilan ini akan berhasil dengan baik hanya jika didukung oleh minimal semua ketrampilan diatas, yaitu product knowledge, communication dan listening.

Dan karena seorang office sales representaive bekerja dari kantor, maka ketrampilan menggunakan media sosial, teknologi internet dan aplikasi manajemen pelanggan akan sangat mendukung.

Sedangkan problem solving skills ini sendiri ada konsepnya dan harus dipelajari dipraktekan dan dikuasai sehingga kita bisa terampil menggunakannya.

Ada banyak metode atau tools yang berhubungan dengan problem solving, tidak harus kita kuasai semua, tapi cukup beberapa saja, tapi harus dikuasai dengan baik.

Selain itu kita harus selalu belajar dan terbuka untuk setiap solusi baru yang datang dari siapa saja, sehingga kita semakin kaya akan ketrampilan ini.

Baca juga : Selling Skills : Problem Solving Skills

#5 : Rapport-Building Skills (Keterampilan Membangun Kedekatan)

Membangun hubungan baik juga harus selalu dilakukan oleh mereka yang berkecimpung dengan dunia penjualan.

Seperti kita ketahui, ada banyak manfaat dari terbangunnya sebuah kedekatan (dalam arti positif) dan hubungan baik tersebut.

Kedekatan dan hubungan baik hanya akan terbentuk jika kita sebagai perwakilan penjualan atau sales representative mampu membuat klien, konsumen atau pelanggan percaya pada kita.

Trust ini sangan penting dalam proses penjualan yang sedang kita jalankan.

Dengan adanya kedekatan dan kepercayaan dari klien atau pelanggan, maka akan lebih mudah bagi kita untuk memberikan saran (keputusan pembelian merek produk) kepada mereka.

Jadi kita harus mampu membuat koneksi dengan klien karena semakin baik hubungan kita dengan mereka, semakin besar kemungkinan mereka untuk membeli dari produk dari kita.

Memahami siapa target pasar kita dan dari mana mereka berasal akan bermanfaat tidak hanya dalam penjualan kita tetapi juga masa depan kita sebagai sales representative dalam membangun karir.

Sebagai perwakilan penjualan kantor, kita harus terlibat secara efektif dengan berbagai kepribadian dan usia.

Jadi sangat penting untuk memahami klien, konsumen dan pelanggan kita untuk membangun kedekatan dan hubungan dengan mereka.

#6 : CRM Tool Skills (Keterampilan penggunaan Alat CRM)

Saat ini kebutuhan ketrampilan bekerja dari jarak jauh semakin dibutuhkan, termasuk dalam aktivitas penjualan.

Dan untuk meningkatkan kinerja penjualan, salah satunya adalah dengan mengelola pelanggan sedemikian sehingga bisa lebih efektif.

Salah satunya adalah dengan menggunakan alat bantu atau aplikasi untuk mengelola pelanggan (customer management) atau yang saat ini lagi trending adalah CRM.

CRM adalah salah satu alat manajemen berupa aplikasi yang fungsi utamanya adalah untuk mengelola atau memajemen hubungan pelanggan.

CRM – Customer Relationship Management, adalah aplikasi yang saat ini banyak sekali digunakan perusahaan yang memiliki banyak pelanggan yang harus dikelola secara efektif dan efisien.

Mengetahui cara menggunakannya dengan benar akan sangat meningkatkan efisiensi kita di tempat kerja.

Ada beberapa fitur CRM yang dapat kita manfaatkan yang akan membuat hari-hari kita lebih mudah, seperti :

  • Penjadwalan,
  • Pengaturan rencana kerja,
  • Pengiriman email secara masal,
  • Pengelompokan data pelanggan,
  • Treatment untuk setiap kelompok pelanggan,
  • Monitoring aktivitas pelanggan yang berhubungan dengan email kita, dll.

#7 : Social Media Skills (Keterampilan Menggunakan Media Sosial)

Saat ini kita hidup di dunia informasi, dimana hampir setiap saat kita akan selalu bersentuhan dengan beragam informasi.

Adanya smartphone dan gadget lainnya serta tersedianya beragam aplikasi social media telah merubah pola hidup hampir semua orang.

Kita bisa lihat, bahwa saat in hampir semua orang selalu mengakses platform social media, bahkan sedikit terasa aneh jika ada seorang milenial yang tidak memiliki akun media sosial.

Itu artinya penting bagi seorang office sales representative untuk paham akan penggunaan social media tersebut.

Karena kita bisa mendapatkan banyak informasi tentang apa saja, yang berhubungan dengan klien, konsumen atau pelangan kita dari media social tersebut.

Termasuk bagaimana kita membarikan informasi yang dibutuhkan klien atau pelanggan melalui platform sosial ini.

Jadi  penting bagi kita untuk memahami trik dan taktik terbaik untuk menggunakannya demi keuntungan (positif) kita / perusahaan.

#8 : Technology & Information Skills (Keterampilan Teknologi & Informasi)

Sekali lagi, kita harus menyadari bahwa kita hidup dalam dunia informasi dan teknologi yang semakin canggih.

Jika dahulu untuk berkomunikasi dengan mereka yang berada di kota lain, kita hanya bisa bercakap-cakap melalui telepon atau berkirim berita melalui faximile, tidak demikian dengan hari ini.

Saat ini kita bisa berkomunikasi dengan  hampir setiap orang dibelahan dunia manapun dengan sangat mudah dan dengan biaya yang semakin terjangkau.

Bahkan kita bisa melihat semua aktivitas mereka, dengan menggunakan video call, secara langsung dan personal.

Dan saat ini hampir semua orang bisa mengakses informasi apapun secara personal, baik siang maupun malam, tidak terikat oleh waktu.

Kondisi inilah yang harus dipahami oleh para office sales representative, kondisi dimana hampir setiap orang memiliki akses informasi dan menggenggam perangkat teknologi.

Artinya jika kita ingin menjangkau mereka dengan cepat dalam jumlah yang masive serta secara personal, maka gunakan teknologi informasi yang sudah tersedia saat ini.

Internet dan berbagai platform yang ada didalamnya, akan banyak membantu aktivitas kita sebagai sales repensentative dalam beraktivitas.

Dalam lanskap teknologi informasi yang terus berubah, kita harus mengikuti perkembangan perangkat lunak dan perangkat keras yang digunakan perusahaan dan pelanggan kita.

#9 : Information- Gathering Skills (Keterampilan Mengumpulkan Informasi)

Cara terbaik untuk bisa memberikan layanan kepada konsumen, klien atau pelanggan adalah dengan memiliki informasi yang cukup tentang mereka.

Apa yang menjadi kebutuhan mereka, apa yang menjadi keinginan mereka, apa yang menjadi harapan mereka serta apa saja yang ditakutkan dan mereka hindari.

Selain itu sebagai seorang office sales representative, kita wajib menjadi peneliti yang baik dengan kemampuan untuk mengumpulkan informasi yang akurat tentang pesaing, tren pasar, vendor saat ini, dan berbagai hal yang berhubungan dengan klien potensial kita.

Informasi dan pengetahuan yang kita kumpulkan akan sangat membantu kita membuat keputusan yang lebih baik dalam hal penawaran, penjualan dan pelayanan yang berhubungan dengan berbagai produk perusahaan kita.

Dan dengan adanya teknologi informasi, sosial media, dan berbagai platform lain, tentu akan semakin memudahkan kita untuk mendapatkan dan mengumpulkan informasi tersebut.

#10 : Time Management Skills (Keterampilan Manajemen Waktu)

Hampir semua aktivitas kita akan selalu berhubungan dengan waktu, baik aktivitas pribadi maupun saat kita bekerja.

Dan semua orang memiliki jumlah waktu yang sama, tidak lebih dan tidak kurang, apapun profesi mereka.

Itulah sebabnya, ketrampilan untuk mengelola waktu dengan baik, sangat dibutuhkan untuk meningkatkan kinerja kita.

Semakin baik kita dalam mengatur waktu kita, semakin banyak waktu yang kita miliki untuk berbicara dengan klien lain.

Dan semakin banyak klien yang kita jangkau, maka penjualan kita akan semakin meningkat secara kuantitas.

Time management bukan hanya akan meningkatkan kuantitas kinerja kita, tetapi juga kualitas kinerja kita.

Karena semakin kita bagus mengatur waktu, maka efektivitas penggunaan waktu akan meningkat, efisiensi juga akan meningkat, sehingga akan ada lebih banyak waktu untuk melakukan rechecking pekerjaan-pekerjaan yang membutuhkan perhatian ekstra.

#11 : Prospecting Skills (Keterampilan Mencari Prospek)

Sebagai perwakilan penjualan kantor, penting untuk memiliki keterampilan mencari calon pelanggan yang baik.

Prospek adalah seseorang yang kita lihat memiliki ketertarikan dengan produk yang dijual perusahaan kita serta memiliki kebutuhan dan kemampuan untuk membeli produk tersebut.

Dalam bisnis yang kita masuki, akan ada beragam kondisi pasar, mulai dari mereka yang tidak paham kebutuhan mereka apa, paham kebutuhan tapi tidak tahu dimana mencarinya, atau tahu produknya tapi masih bingung harus memilih merek yang mana.

Dari sini sudah terlihat betapa heterogennya kondisi sebuah market dalam segmen yang sama tersebut.

Tugas seorang sales representative adalah mengelompokkan target market tersebut sesuai kondisi mereka, kemudian memberikan treatment yang sesuai dengan kondisi tersebut dengan satu tujuan, menggeser posisi mereka lebih dekat ke penutupan penjualan.

Dan jika kita paham proses penjualan melalui sales funnel, maka kita akan paham, bahwa untuk menghasilkan satu pelanggan, dibutuhkan beberapa konsumen, dan untuk menghasilkan satu konsumen, dibutuhkan beberapa calon konsumen.

Demikian seterusnya, artinya untuk menghasilkan satu pelanggan, kita harus mencari lebih dari satu prospek.

Penutup Sales Representative Skills

Demikian pembahasan kita mengenai office sales representative skills yang wajib dikuasai jika ingin berhasil dan memiliki kinerja yang lebih baik.

Tentu masih ada skills yang lain yang jika kita kuasai akan membuat aktivitas kita sebagai sales reps lebih mudah dan lebih baik.

Bagaimana dengan Anda?, skills mana saja yang sudah Anda kuasai dengan baik.

Terima kasih atas kunjungan Anda di blog Distribusi Pemasaran dotcom, semoga Anda mendapatkan manfaat.

Salam sukses sehat dan bahagia

Pict : Photo by Karolina Grabowska from Pexels

4 thoughts on “Kamu Office Sales Representative, Ini 11 Skills yang Wajib Dikuasai”

  1. Office sales reps, apakah salesman ini sama dengan salesman pada umumnya, tapi mereka lebih banyak menghandle pelanggan mereka dari kantor?
    thanks pak

    Reply
    • kira-kira seperti itu.
      office sales reps ini perwakilan perusahaan (principal) yang aktivitasnya jauh lebih banyak dari kantor, biasanya memang pelanggan mereka lebih tersebar, sehingga akan lebih praktis dihandle dari kantor.

      Reply

Leave a Comment