SALES ADMINISTRATION – SALES SUPPORT
Administrasi penjualan, bagian yang yang shampir selalu ada di perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan atau bisnis.
Bagi perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan dan distribusi (distributor / trader / key-wholesaler), keberadaan administrasi penjualan atau administrasi sales ini sangat penting.
Pada artikel sebelumnya kita sudah membahas mengenai Tugas Staff Administrasi Marketing, secara umum dalam fungsi yang hampir sama dengan fungsi penjualan.
Pada artikel ini, kita akan membahas tentang Tugas Staff Administrasi Penjualan, di perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan dan distribusi.
Bagian ini disebut juga Administrasi Sales, Admin Penjualan, Admin Sales, Sales Admin, Sales Administration, sales analys, sales service, atau nama yang lain lagi.
Beberapa memiliki fungsi yang sama, beberapa bersifat khusus, artinya mengerjakan tugas yang lebih khusus.
Contoh Sales Analys, memiliki tugas yang hampir sama dengan sales admin / admin penjualan pada umumnya, tetapi lebih detail ke penerbitan berbagai laporan untuk kepentingan analisa lebih lanjut oleh para decision maker (Sales Manager, Sales Director, GM Sales dll.).
Untuk perusahaan kecil menengah yang bergerak dalam bidang produksi, seringkali administrasi penjualan menjadi satu dengan administrasi marketing (bersifat umum).
Sedangkan untuk perusahaan kecil menengah yang bergerak dalam bidang distribusi dan penjualan, administrasi penjualan juga mengurusi hampir semua aktivitas yang berhubungan dengan penjualan dan distribusi.
PENGERTIAN PENJUALAN DAN DISTRIBUSI SECARA UMUM
Di sini akan saya uraikan sedikit tentang perusahaan yang bergerak dalam bidang distribusi (penjualan dan distribusi), secara umum saja.
Tujuannya, agar bagian administrasi penjualan memiliki gambaran, seperti apa team penjualan yang mereka support tersebut.
Secara umum pengertian penjualan, selling atau sales adalah aktivitas pertukaran produk berupa barang atau jasa kepada pihak lain dengan menggunakan alat pembayaran yang sah dan disepakati kedua belah pihak.
Atau dalam bahasa yang umum penjualan adalah aktivitas jual beli dengan menggunakan alat pembayaran yang sah dan diakui kedua belah pihak.
Sedangkan pengertian distribusi adalah aktivitas untuk menyampaikan produk dari produsen ke konsumen dengan cara mengirimkan produk tersebut ke tempat yang tepat pada waktu yang tepat.
Penjualan dan distribusi adalah dua aktivitas yang berbeda sama sekali, satu aktivitas memindahkan barang / menukar barang dengan alat pembayaran yang sah.
Yang satunya lagi memindahkan barang dari satu lokasi ke lokasi yang lain yang sesuai atau ke lokasi yang tepat, dan tidak ada proses penukaran barang dengan alat pembayaran.
Namun dalam bisnis distribusi, keduanya merupakan dua bagian yang tidak terpisahkan, menjual dan mendistribusikan / mengirim barang atau jasa.
Perusahaan distributor, akan selalu bersentuhan dengan aktivitas penjualan dan distribusi, sehinga aktivitas tersebut harus dibantu atau di-support oleh bagian lain, diantaranya adalah bagian administrasi (admin penjualan atau admin distribusi).
Perusahaan distributor, ada yang skala usahanya kecil – menengah dengan wilayah penjualan dan distribusi satu dua kota saja atau sebagaian dari wilayah propinsi.
Tapi ada juga yang memiliki skala sangat besar dengan wilayah penjualan dan distribusi mencakup beberapa wilayah propinsi atau seluruh propinsi (nasional), bahkan sampai lintas negara.
Untuk distributor kecil dan menengah, biasanya memiliki struktur organisasi yang sederhana saja, dan memiliki team penjualan yang tidak terlalu banyak dan tidak terlalu beragam.
Biasanya hanya terdiri dari team penjualan atau salesman taking order dan salesman kanvas, yang dikomandoi oleh satu atau lebih supervisor / manajer.
Sales taking order untuk menangani outlet yang sudah menjadi langganan tetap dan memiliki rata-rata pengambilan / penjualan cukup besar, seperti grosir, atau ritel yang besar.
Sales taking order (TO) juga biasanya juga menangani outlet modern (madern trade) seperti minimarket, supermarket, atau outlet khusu (special outlet type).
Sales kanvas (canvasser), adalah sales yang berjualan dengan langsung membawa barang, sehingga barang bisa langsung diberikan / diturunkan saat itu juga.
Sales kanvas ini hanya melayani pembelian dalam jumlah yang relatif lebih kecil dibandingkan sales TO, atau outlet-outlet kecil yang sering kali tidak bisa dijangkau oleh sales TO.
Armada yang digunakan sales kanvas ini bermacam-macam, mulai dari truck box kecil sampai yang besar.
Tapi ada juga yang menggunakan sepeda motor tiga roda(triseda) dengan box kecil dibelakangnya, model ini cukup banyak dipakai karena sangat lincah, bisa masuk ke jalan-jalan yang lebih kecil.
Ada juga kanvas yang menggunakan sepeda motor, dengan box kecil dibelakangnya, biasanya produk yang dibawa berukuran kecil, seperti obat-obatan, atau area yang dilayani tidak terlalu jauh.
Untuk perusahan distributor yang besar, formasi sales team akan sangat kompleks, strukturnya juga cukup komples dan berjenjang, yang disesuaikan dengan wilayah yang layani.
Biasanya distributor besar akan memiliki kantor pusat, kantor cabang, gudang utama, gudang kecil (cabang) dan gudang pembantu untuk anak cabang.
Sehingga secara wlayah akan terbagi menjadi wilayah nasional, regional, sub-regional / cabang, distrik dan sub-distrik.
Masing wilayah akan dipengang oleh NSM – National Sales Manager, RSM / RM – Regional Sales Manager / Regional Manager, ASM – Area Sales Manager / BM – Branch Manager, DM – District Manager dan SS / ASS – Sales Supervisor / Area Sales Supervisor.
Apakah setiap distributor besar selalu memilki pembagian wilayah seperti itu?,
Tidak selalu, beberapa akan menggunakan pembagian Nasional, Area, Distrik / Sub-distrik, dengan pemegang wilayah NSM, ASM / SM dan ASS / SS.
Atau dengan pembagian Nasional, Regional dan Distrik / Cabang, dengan pemegang wilayah NSM / GM, RSM / RM, BM / DM.
Dan masih ada pembagian yang lain yang disesukan dengan kebutuhan dan tujuan dari distributor tersebut.
Mengenai sales team, biasanya juga sangat bervariasi, mulai dari sales kanvas (canvasser), sales taking order (TO), sales account / account sales / sales executive (Acc-Sls, SE), task force/ team motor (TM/TF), dan lain-lain.
Kemudian masing-masing juga masih dibagi lagi yang disesuaikan dengan type atau jenis outlet yang akan dilayani, seperti TO untuk Key-Wholesaler, TO untuk key- Retailer, TO untuk special outlet, Sales Account untuk MT- Chainstore, MT – Lokal, dan lain-lain.
Tentu masing – masing memiliki karakteristik dancara kerja yang sedikit berbeda, terutama yang melayani key-account modern trade atau HCO.
ADMIN SALES / ADMINISTRASI PENJUALAN
Di atas kita sudah bahas sedikit tentang distributor dan team penjualannya, mulai dari distributor kecil menengah dan distributor kelas nasional yang memiliki team penjualan sangat banyak, komplek dan berjenjang.
Kita akan coba memilah-milah sedikit apa saja tugas dari admin penjualan / admin sales ini, baik untuk distributor kecil maupun yang besar.
Pengertian dan Tugas Sales Admin
Untuk perusahaan distributor kecil menengah, pembagian tugas tidak begitu banyak atau ada beberapa tugas yang dirangkap, sebagai akibatnya, struktur organisasinya sangat sederhana dan cenderung flat.
Di perusahaan kecil dan menengah, umumnya hanya terdiri dari bagian Administrasi Umum dan Keuangan, bagian Penjualan / Pemasaran, dan bagian Gudang dan Pengiriman.
Maka tugas Administrasi Penjualan adalah :
- Menangani dokumen umum yang berhubungan dengan penjualan.
- Memeriksa dan mencatat surat /dokumen yang masuk.
- Membuat surat /dokumen penawaran (proposal).
- Mengarsip dan mendistribusikan surat / dokumen masuk ke bagian terkait.
- Menangani dokumen penjualan dari team penjualan (salesman).
- Melakukan entry data ke system (Nota Penjualan, Surat Jalan, Nota Kredit Retur, Nota Kredit, dan lain-lain).
- Menerbitkan Faktur Penjualan dengan faktur pajaknya, dokumen retur barang, NK / CN, baik dari system aplikasi ataupun secara manual, misal via excel, (bagi yang masih manual system).
- Melakukan pemeriksaaan kebenaran setiap dokumen penjualan, seperti :
- Kebenaran barang yang terjual (Nota Penjualan / Surat Jalan dengan Faktur Penjualan)
- Kebenaran barang yang akan dikirim (Surap Pesanan dari Langganan Faktur Penjualan)
- Memastikan Nama dan Alamat Pelanggan tepat, termasuk alamat pengiriman barang.
- Memastikan Syarat Penjualan / Pembelian sesuai dengan aturan, seperti jangka waktu kredit, atau tunai jika konsumen / pelanggan masih baru.
- Memastikan diskon yang diberikan benar, sesuai dengan aturan, seperti penjualan ke type outlet grosir, atau berdasarkan kuantitas pembelian / penjualan.
- Memastikan program penjualan benar dan masih berlaku, misal program bogof.
- Melakukan pemeriksaan dokumen terkait seperti dokumen retur barang, nota kredit dan lain-lain.
- Memastikan toko yang melakukan retur barang, pernah membeli barang tersebut dari perusahaan dalam periode yang ditentukan.
- Memastikan barang yang diretur, adalah barang yang memang diijinkan untuk diretur, (untuk barang fast moving biasanya tidak bisa diretur).
- Memastikan harga yang tepat, sesuai dengan aturan (harga pada saat ini atau harga saat pembelian), termasuk diskon yang diberikan.
- Untuk Nota Kredit / Credit Note, atau potongan yang diberikan setelah faktur diterbitkan, harus dipastikan dilakukan sesuai aturan yang berlaku, termasuk siapa yang berhak menandatangani dokumen tersebut.
- Menangani penjualan tunai dan hasil tagihan.
- Menerima setoran hasil penjualan tunai atau hasil tagihan.
- Memeriksa kebenaran giro / cek, seperti nominal yang tertulis, tanggal, nama, dan lain-lain.
- Memeriksa kebenaran barang yang terjual dengan jumlah uang yang diterima / disetor.
- Melakukan pencatatan, membukukan hasil penjualan tunai dan tagihan, (sesuai standar akuntasi atau pembukuan sederhana yang digunakan).
- Menangani penjualan kredit.
- Menerima dan mengarsip dokumen penjualan kredit sesuai standar dari salesman sesuai aturan, misal diarsipkan berdasar sales team, jadwal kunjungan dan tanggal jatuh tempo.
- Menyiapkan dokumen penagihan dan faktur jatuh tempo untuk penagihan.
- Menangani promosi penjualan.
- Menyiapkan dan memeriksa dokumen promosi, (barang promosi diambil di gudang promosi).
- Memastikan barang promosi digunakan dengan benar.
- Melakukan pencatatan distribusi barang-barang promosi, apakah sampai ke outlet yang tepat sesuai list yang diberikan perusahaan.
- Menangani biaya operasional
- Membuat rencana anggaran biaya untuk sales team (mingguan / bulanan).
- Memeriksa pengajuan biaya operasional dari sales team dan membagikan biaya operasional (biaya bisa diambil di bagian adm sales atau langsung ke kasir).
- Membuat laporan penjualan dan promosi penjualan
- Membuat laporan penjualan (tunai dan kredit), termasuk , retur dan berbagai potongan yang diberikan.
- Membuat laporan penerimaan hasil penjualan tunai dan hasil penagihan.
- Membuat laporan penggunaan dan distribusi barang promosi.
- Membuat laporan barang penjualan dan persediaan per lokasi / gudang (sebagai bahan untuk cek sisa stok barang / stock opname)
- Membuat laporan perincian biaya operasional sales team.
Tugas atau Job Desk Admin Penjualan Distributor Besar
Jika perusahaan distribusi dan penjualan tersebut berskala lebih besar, maka struktur organisasi akan lebih lengkap lagi, misal adanya:
- Bagian keuangan (finance dept / div),
- Bagian akunting (accounting dept / div),
- Bagian audit (audit dept / div),
- Bagian penjualan dan distribusi (sales distribution dept / div),
- Sub-bagian administrasi penjualan (sales admin section) <<<
- Sub-bagian penjualan jarak-jauh (telesales section) <<<
- Sub-bagian penjualan daring (on-line sales section)
- Sub-bagian penjualan luring (off-line sales Group-1 section)
- Sub-bagian penjualan luring (off-line sales Group-2 section)
- Sub-bagian penjualan luring (off-line sales Group-3 section)
- Dst.
- Bagian administrasi atau bagian office (administration / office dept / div),
- Sub-bagian pelayanan penjualan (sales service / invoicing section), <<<
- Sub-bagian piutang langganan (collection / AR admin section),
- Sub-bagian pengawasan kredit (debtor / credit control section),
- Bagian gudang dan logistik (warehouse n logistic dept / div),
- Bagian urusan umum dan personalia / SDM (general affair n personel / HRD dept / div),
- Bagian pengolahan data dan teknologi informasi (EDP / IT dept / div).
Maka tugas Administrasi Penjualan / Sales Admin adalah sama dengan diatas, kecuali :
- Menangani pembukuan secara umum.
- Menangani biaya operasional.
- Menerima dan membukukan hasil penjualan tunai dan hasil tagihan.
- Membuat laporan biaya / laporan pembukuan
Bahkan untuk perusahaan yang lebih besar aktivitas administrasi penjualan / sales admin akan dibagi lagi, seperti : (yang saya kasih tanda <<<, dua bagian tersebut saya breakdown untuk menunjukan posisi SA / Admin Penjualan)
Bagian pelayanan penjualan (“Sales Service” / “Invoicing”), dengan tugas utama :
- Penerbitan faktur penjualan / komersil dan faktur pajak.
- Entry data penjualan ke system aplikasi (nota penjualan, surat jalan, surat pesanan, retur penjualan, nota kredit, nota debit).
- Melakukan pemeriksaan kebenaran aturan penjualan, diskon, TOP, program promosi, nama langganan, dll.
- Melakukan pengarsipan dokumen penjualan (copy faktur, daftar faktur, copy Nota Kredit, Copy Nota Kredit Retur, dll).
- Menerima order via telpon / fax / email / pesan singkat, dan membuatkan Surat Pelasanan Langganan atau mencatat di buku order via kantor.
- Memproses pesanan langsung (via telpon / fax/ email / sms / dll.) yang bersifat urgent dengan melakukan pengecekan batas kredit dan meminta persetujuan pejabat terkait.
- Penerbitan laporan penjualan harian, mingguan, bulanan.
- Penerbitan laporan kinerja penjualan, seperti pencapain penjualan, sales call / kunjungan penjualan, effective call/ kunjungan efektif, hasil penagihan, dan lain-lain versus target yang diberikan, per hari, minggu dan per bulan.
- Mengarsip semua copy dokumen penjualan (copy; faktur, NK/CN, NKR/SRN, NR/RN, ND/ND, Daftar Faktur, Faktur Pajak, program / proposal promosi, dll.)
Bagian “Sales Analyst” atau “Sales Admin” (khusus menerbitkan berbagai laporan untuk analisa, diluar laporan standar dari system)
- Menerbitkan laporan standar dari system, via bagian terkait (EDP / Sales Service / Collection / Warehouse Admin / Petty Cash / Gaf-HRD / dll.) , baik laporan penjualan, persediaan, piutang, promosi penjualan, biaya operasional, biaya promosi, dll.
- Menerbitkan atau membuat berbagai laporan khusus yang berhubungan dengan penjualan, seperti :
- Sales Trend (by product / by area / by spc-cluster / by team / by dist-channel / dll.), yang dihubungakan dengan berbagai treatment yang dilakukan.
- Sales Progress (by …) yang dihubungkan dengan berbagai program dan treatment yang dilakukan.
- Melakukan monitoring atas progress dari produk baru, area baru, saluran distribusi baru dll.
- Melakukan monitoring atas progress program yang sedang dijalankan.
- Melakukan proses awal dari berbagai program beban principal atau pihak ketiga (mis. agency).
- Melakukan monitoring atas barang promosi, termasuk distribusinya.
Bagian “Telesales”, ini seringkali dirangkap oleh bagian “sales admin” atau “sales service / invoicing”, dengan alasan :
Bagian sales service adalah bagian yang paling paham mengenai semua hal yang berhubungan dengan penjualan, seperti :
- Menguasai Produck knowledge,
- Menguasai price structure / price list (harga grosir dan pengecer baik GT , MT maupun special outlet),
- Menguasai program yang sedang berjalan,
- Tata aturan penjualan atau syarat penjualan, seperti TOP, syarat pembelian kredit, batas kredit dan cara pengajuan perubahan kredit limit, dll.
Sehingga dianggap yang paling bisa menjelaskan atau berkomuniasi dengan konsumen / pelanggan.
Sedangkan bagian sales admin / admin penjualan / sales analyst, biasanya hanya bisa menerima orderan yang sudah final, artinya pembeli adalah pelanggan yang sudah paham dengan produk, diskon, TOP dan program yang sedang berjalan.
Sebagai catatan, bagian sales service / invoicing adalah bagian pengendalian penjualan, sehingga secara aturan tidak diperkenankan melakukan aktivitas penjualan, baik secara langsung (field) maupun tidak langsung (tele / via phone).
Itulah sebabnya ada sub-bagian telesales, yaitu team penjualan yang kesehariannya banyak berada di kantor, tidak terjun ke lapangan (pasar phisik) secara langsung, tetapi untuk melakukan penjualan dari office.
Nah dengan saya sedikit perincian seperti ini, maka kita semakin paham, apa dan bagaimana sebenarnya staff administrasi penjualan itu?.
Ternyata ada beberapa posisi / jabatan yang memiliki pekerjaan berbeda yang memiliki nama yang sama, yaitu administrasi penjualan / sales administration / admin penjualan / admin sales.
Tugas atau job desk dari administrasi penjualan / sales administration / admin penjualan / admin sales ini bisa sama, bisa berbeda.
Tergantung apa fungsi dari posisi / jabatan tersebut (lihat lagi di pembagian di atas).
Yang satu dibagian operasional penjualan, biasa disebut admin penjualan / sales admin / sales analyst, dll.
Dengan tugas utama menerbitkan melakukan analisa data, menyajikan data, dalam bentuk beraneka laporan penjualan, distribusi, promosi, dll.
Yang lainnya berada dibagian pengendalian (office / administration), biasa disebut administrasi penjualan / administrasi sales / pelayanan penjualan / sales service / invoicing (tugas utamanya menerbitkan faktur) / sales control / dll.
Dengan tugas utama menerbitkan faktur penjualan beserta komponen yang menyertainya (nota retur / nota kredit, dll) dan laporan standard.
Baca juga :
KESIMPULAN
Tugas staff administrasi penjualan, admin penjualan atau sales admin dibagian office adalah memberikan support atas aktivitas team penjualan / sales team yang berada dilapangan dan melakukan pengendalian, dengan melakukan :
- Proses administrasi penjualan, mulai memproses order sampai menerbitkan faktur komersil dan faktur pajak.
- Proses administrasi berbagai hal yang berhubungan dengan penjualan, seperti retur penjualan, nota kredit, nota debet, dll.
- Memastikan kebenaran dan validitas semua dokumen yang diproses.
- Menerbitkan laporan penjualan harian, mingguan dan bulanan.
- Membantu proses order langsung via office.
Sedangkan administrasi sales, sales admin, atau sales analyst adalah membantu para pengambil keputusan (manajer penjualan / SM, ASM, RSM, dst.) dengan menerbitkan berbagai laporan khusus.
Laporan standard yang dihasilkan dari system aplikasi, kadang masih harus diolah lagi dengan menggunakan berbagai filter atau query dan dihubungkan dengan komponen atau elemen yang lain untuk menghasilkan data dan informasi yang menunjang decision making.
Demikian pembahasan kita mengenai tugas dari administrasi penjualan atau sales admin, tentu setiap perusahaan akan memiliki spesifikasi yang berbeda, yang disesuaikan dengan core business perusahaan tersebut.
Terima kasih sudah berkunjung ke blog distribusi pemasaran dotcom, semoga bermanfaat.
Salam Sukses Sehat dan Bahagia
Picture : Freepix