Tugas Staff Administrasi Marketing

administrasi_marketing

MARKETING ADMINISTRATION – MARKETING SUPPORT

Kita sering dengar istilah Admin Marketing,  Staff Marketing, Staff Administrasi Marketing, Marketing Support atau istilah lainnya yang berhubungan dengan administrasi.

Apa sebenarnya fungsi admin marketing ini ?

Apa saja tugas dan tanggung jawab seorang admin marketing?

Sebelum membahas  lebih dalam mengenai administrasi marketing, ada baiknya kita luruskan dulu pengertian dari marketing itu sendiri.

PENGERTIAN MARKETING SECARA UMUM

Marketing, istilah ini sudah jamak digunakan dalam bahasa Indonesia, dan merupakan serapan dari bahasa aslinya, bahasa Inggris yang memiliki arti pemasaran.

Kita lebih sering mendengar istilah marketing daripada pemasaran, dalam artian secara umum yang sebenarnya kurang tepat, yaitu marketing yang diidentikkan dengan penjualan.

Ya, istilah marketing yang dimaksudkan untuk menjelaskan penjualan, sehingga ketikan menyebutkan tenaga marketing, itu sebagai pengganti dari kata tenaga penjualan, hanya saja lengkap dengan tugas memasarkan, dimana pendekatannya juga pendekatan penjualan.

Itulah sebabnya, banyak diluar sana, masyarakat umum yang mengambil pengertian marketing sama atau identik dengan salesman atau tenaga penjualan, tidak salah, tetapi kurang tepat.

Pengertian marketing secara umum yang diidentikkan dengan penjualan atau sales tersebut biasanya terjadi di perusahaan kecil yang biasanya memiliki sistem penjualan secara langsung ke konsumen atau direct selling dan direct marketing, keduanya diartikan sama.

Berbeda dengan perusahaan menengah keatas, mereka sangat paham dengan istilah  marketing, sales dan bagian-bagian yang ada didalam divisi atau departemen atau unit marketing,

Marketing memiliki arti yang jauh lebih luas dari penjualan, dan sales atau penjualan ini adalah bagian dari marketing.

Struktur organisasi marketing ini bisa jadi adalah divisi atau departemen yang biasa disebut divisi pemasaran (marketing division) atau departemen pemasaran (marketing department) dan dikendalikan oleh seorang Kepala Divisi Pemasaran (Marketing Division Head) atau Kepala Departemen Pemasaran (Marketing Department Head).

Selain sebagai bagian dari sebuah perusahaan (dept / div), struktur organisasi marketing bisa berdiri sendiri, baik sebagai perusahaan pemasaran (bergerak dibidang pemasaran / bagian pemasaran) ataupun berdiri sendiri sebagai sebuah Unit Bisnis Strategis (Strategic Business Unit).

Sebagai unit bisnis ataupun bagian dari perusahaan, maka struktur ini masih memiliki bagian atau sub-bagian lagi didalamnya, diantaranya adalah Penjualan (Sales), Distribusi (Distribution), Komunikasi Pemasaran (Marketing Communication), Hubungan Masyarakat (Public Relation), Periklanan (Advertising),  Pemasaran Digital (Digital Marketing) dan seterusnya.

Nah, kalau sudah seperti ini, kita tahu bahwa marketing ini sangat luas, meliputi berbagai aktivitas yang sangat banyak, termasuk didalamnya aktivitas penjualan.

Jadi marketing tidak sama dengan penjualan, tetapi lebih luas dari penjualan, dan penjualan adalah bagian dari aktivitas dalam marketing.

ADMIN MARKETING ADMIN PENJUALAN

Baik, kita sudah paham secara global, bahwa marketing bukan saja penjualan, tetapi lebih luas, namun dalam marketing memang ada aktivitas penjualan.

Karena artikel ini sedang membahas administrasi marketing (bukan perbedaan marketing dengan sales), maka kita akan coba bahas admin pemasaran atau administrasi marketing ini dengan pengertian umum dulu (marketing yang diidentikkan dengan penjualan).

Pengertian dan Tugas Admin Marketing

Karena marketing diidentikkan dengan penjualan, maka admin marketing akan identik juga dengan admin penjualan.

Di perusahaan menengah kebawah atau perusahaan kecil, dimana fungsi marketing adalah fungsi penjualan, maka tugas administrasi adalah tugas diluar operasional marketing.

Di perusahaan kecll, biasanya hanya terdiri dari bagian Administrasi, bagian Marketing, dan bagian Gudang (jika produk mereka adalah barang / tangible product, untuk yang bergerak dibidang jasa, maka tidak ada bagian gudang).

Maka tugas Administrasi Marketing adalah :

  • Menangani surat masuk dan surat keluar.
    • Verbal atau pemeriksaan dan pencatatan surat (dokumen) masuk.
    • Pembuatan surat (dokumen) keluar, termasuk surat penawaran (proposal).
    • Distribusi surat (dokumen) masuk ke bagian terkait.
  • Menangani dokumen penjualan, seperti Nota Penjualan, Surat Jalan, Faktur Penjualan, dll.
    • Melakukan  entry data (Nota Penjualan, Surat Jalan, Nota Retur / Nota Kredit)
    • Menerbitkan Faktur Penjualan, (+Faktur Pajak)
    •  Memeriksa kebenaran setiap dokumen penjualan, dengan mencocokan dengan barang terjual (NP, FP) atau yang akan dikirim (SJ, FP).
  • Menangani penjualan tunai dan hasil tagihan.
    • Menerima setoran hasil penjualan tunai atau hasil tagihan (uang atau giro / cek).
    • Memeriksa kebenaran barang dengan jumlah uang yang diterima / disetor.
    • Melakukan pencatatan, membukukan hasil penjualan tunai dan tagihan, (sesuai standar akuntasi atau pembukuan sederhana).
  • Menangani penjualan kredit.
    • Menerima dan mengarsipkan dokumen penjualan kredit sesuai standar (misal, berdasarkan rute dan jatuh tempo).
    • Menyiapkan dokumen / faktur jatuh tempo untuk penagihan (ke salesman / marketing atau kolektor).
  • Menangani promosi penjualan.
    • Menyiapkan dan memeriksa barang promosi dengan dokumen promosi.
    • Memastikan barang promosi digunakan dengan benar.
    • Melakukan pencatatan distribusi barang-barang promosi.
  • Menangani biaya operasional
    • Membuat rencana biaya (mingguan / bulanan).
    • Memeriksa dan membagikan biaya operasional.
  • Membuat laporan
    • Laporan penjualan (tunai dan kredit), retur dan berbagai potongan / diskonnya.
    • Laporan penerimaan hasil penjualan tunai dan hasil penagihan.
    • Laporan distribusi barang promosi
    • Laporan barang terjual (sebagai bahan untuk cek sisa stok barang / stock opname)
    • Laporan pembukuan sederhana (perincian biaya, kas dan laba rugi).

Atau jika perusahaan tersebut adalah produsen (manufaktur) maka ada bagian produksi, dengan beberapa sub-bagian lagi yang sederhana.

Untuk perusahaan yang sedikit lebih besar, maka struktur organisasi akan lebih lengkap lagi, yaitu bagian keuangan & akuntansi (finance – accounting), bagian marketing, bagian administrasi, bagian gudang.

Maka tugas Administrasi Marketing adalah sama dengan diatas, kecuali :

  • Menangani pembukuan secara umum.
  • Menangani biaya operasional.
  • Menerima dan membukukan hasil penjualan tunai dan hasil tagihan.
  • Membuat laporan biaya / laporan pembukuan

Karena semua tugas tersebut akan ditangani bagian keuangan dan akuntansi.

Bahkan untuk perusahaan yang lebih besar aktivitas administrasi penjualan akan ditangani bagian fakturisasi (invoicing), seperti :

  • Penerbitan faktur penjualan dan faktur pajak.
  • Entry data penjualan (nota penjualan, surat jalan, retur penjualan) ke sistem
  • Pemeriksaan kebenaran aturan penjualan, diskon, TOP, promosi dll.
  • Distribusi dan pengarsipan dokumen penjualan.
  • Penerbitan laporan penjualan

Sedangkan aktivitas penerimaan penjualan tunai dan penerimaan hasil tagihan akan ditangani oleh bagian collection dan kasir (untuk phisik uang, cek dan giro), seperti :


Bingung cara membuat KPI untuk Team Penjualan dan Pemasaran Anda?

Kini ada solusinya . . .

Telah tersedia Paket KPI Principal & Distributor yang cukup lengkap


  • Memeriksa dokumen hasil tagihan dan penjualan tunai.
  • Entry data collection atau pelunasan.
  • Mengarsip dan menyiapkan dokumen penagihan (faktur penjualan, nota retur, tanda terima dokumen, dll.).
  • Membuat laporan penerimaan hasil tagihan dan penjualan tunai atau transaksi harian / mingguan / bulanan.
  • Membuat laporan penerimaan cek dan atau giro mundur atau dokumen lain seperti RTGS, Bukti Transfer, LLG dll.

Dan untuk kasir, seperti :

  • Menerima phisik hasil penjualan tunai dan penagihan.
  • Membukukan hasil penjualan tunai dan penagihan.
  • Membuat RAK – rencana anggaran kas.
  • Memproses dan membukukan klaim biaya operasional .
  • Membuat laporan keuangan (penerimaan dan pengeluaran kas bank).

SUPPORTING TEAM

Supporting team adalah team yang melakukan aktivitas untuk mendukung aktivitas utama unit usaha tersebut, atau lebih dikenal dengan bagian administrasi, back office, atau sebutan lainya diluar bagian operasional atau bagian marketing.

Supporting team ini melakukan aktivitas untuk memastikan bagian operasional dapat melakukan aktivitas mereka dengan baik, sesuai dengan standar operasional.

Supporting team terdiri dari semua bagian dalam unit usaha tersebut diluar unit inti, jadi untuk perusahaan yang bergerak dalam bidang pemasaran dan distribusi, supporting akan terdiri dari :

  • Bagian keuangan (finance), menangani keuangan unit, penerimaan dan operasional (pengeluaran).
  • Bagian akuntasi (accouting), menangani pembukuan / akuntasi beserta laporan keuangan.
  • Bagian pembelian (purchasing), kadang dirangkap bagian pengadaan (procuriment), menangani ketersediaan barang dagangan.
  • Bagian logistik (logistic), menangani persediaan dan pengiriman barang (distribusi).
  • Bagian pelayanan penjualan (sales service) atau bagian fakturisasi (invoicing), menangani masalah fakturisasi.
  • Bagian piutang (AR atau Collection), menagani masalah piutang dagang
  • Bagian urusan umum (general affair), menangani urusan umum, seperti perijinan, kepersonaliaan, dapur, dll.
  • Dan bagian lainnya diluar bagian operasional utama unit bisnis.

TUGAS UTAMA STAFF ADMINISTRASI MARKETING

Sekali lagi, yang dimaksud marketing disini bukan marketing dalam arti sempit yang identik dengan penjualan, melainkan marketing dalam arti luas, yang merupakan induk dari semua aktivitas yang berhubungan dengan pasar dan pemasaran.

Berikut adalah contoh Job Desk atau Tugas Staff Administrasi Marketing.

Ringkasan pekerjaan secara umum :

Bertanggung jawab untuk melakukan kegiatan administrasi perusahaan (office),  mengelola database informasi office, mengkompilasi, menyimpan, dan mengambil informasi perusahaan.

Tanggung jawab utama :

  • Mengkomunikasikan informasi umum perusahaan kepada publik.
  • Mengoperasikan atau menjalankan sistem manajemen file sesuai standar.
  • Melakukan pengarsipan dan akses file untuk personel.
  • Melakukan penelitian administrasi yang berhubungan dengan project yang sedang dijalankan.
  • Mengelola jadwal meeting /konferensi , mulai dari memesan ruang konferensi, akomodasi peserta dan semua kebutuhan yang berhubungan dengan acara tersebut.
  • Menangani pengaturan perjalanan bagian operasional dan pimpinan (bersama bagian sekretariat) dan menyusun laporan biaya pengeluaran (expense report).
  • Mengatur dan memelihara file atau dokumen, baik hard file (kertas) dan soft file (elektronik).
  • Memulai dan mengawasi proyek, termasuk kegiatan perusahaan.
  • Menyebarkan (mendistribusikan) informasi dengan menggunakan telepon, layanan surat, situs Web, dan email.
  • Memanfaatkan (utilisasi) peralatan kantor (office equipment), seperti mesin faks, mesin fotokopi, pemindai (scanner),  sistem konferensi video dan telepon.
  • Melakukan dan mencatat aktivitas korespondensi.
  • Membuat  dokumen untuk mengolah data  (spreadsheet) .
  • Melakukan entri data.
  • Membuat laporan marketing dan presentasinya.
  • Menangani anggaran, terutama untuk aktivitas marketing.
  • Melakukan negosiasi dengan vendor.
  • Menangani atau memproses pesanan pembelian.
  • Mengatur gudang dan mengelola persediaan agar tidak out of stock ataupun over stock.
  • Menjamu tamu perusahaan.
  • Mendukung anggota staf eksekutif.
  • Melakukan review atas  memo masuk, kiriman, serta laporan dan memberikan tanggapan dengan tepat.
  • Mempersiapkan semua agenda secara lengkap.
  • Membuat  risalah rapat.

baca juga :

KESIMPULAN

Tugas admin marketing atau administrasi marketing, tentu disesuaikan dengan aktivitas utama dari team marketing tersebut, yaitu :

Marketing dalam arti sempit, yaitu marketing yang idektik dengan penjualan, maka tugas admin marketing akan seputar aktivitas penjualan, mulai dari merekap penjualan, memproses penjualan dan menerbitkan laporan penjualan.

Marketing dalam arti luas, yaitu marketing sebagi induk dari semua aktivitas yang berhubungan dengan pasar dan pemasaran, maka tugas administrasi marketing adalah lebih ke pengolahan data yang diambil dari bagian supporting yang lain (invoicing, collection, inventory, accounting, dll) untuk menyusun berbagai laporan.

Membantu team operasional dalam menangani project-project serta menyiapkan berbagai keperluan untuk koordinasi antar team, serta memastikan produk dan atributnya dalam keadaan ready.

Demikian pembahasan kita mengenai tugas dari administrasi pemasaran atau admin marketing, tentu setiap perusahaan akan memiliki spesifikasi yang berbeda, yang disesuaikan dengan core business perusahaan tersebut.

Terima kasih sudah berkunjung ke blog distribusi pemasaran dotcom, semoga bermanfaat.

Salam Sukses Sehat dan Bahagia

Picture :



Be the first to comment

Leave a Reply

Your email address will not be published.


*