MANAJEMEN TENAGA PENJUALAN
Seseorang yang menjabat sebagai Manajer Penjualan Area / Area Sales Manager sebuah Perusahaan yang bergerak di bidang Pemasaran dan Distribusi Consumer Product, tampak sedang pusing, karena tiga orang sales team nya mengundurkan diri bersamaan.
Kebetulan tiga orang salesman tersebut berada di sub – area / district yang berbeda-beda, praktis ini satu masalah lagi, yaitu proses recruitment-nya yang pasti akan panjang.
Sementara sales target hukumnya wajib untuk tercapai, jadi tidak mungkin ASM tersebut minta target penjualannya untuk diturunkan, yang hanya di sebabkan oleh kekosongan sales team-nya di beberapa sub-area.
Akhirnya ASM tersebut meminta bantuan temannya, dan dapat satu orang salesman, yang kebetulan lagi “ingin keluar” dari perusahaan lamanya.
Di salah satu sub-area, ASM tersebut, dalam interview nya yang singkat memberi salah satu persyaratan, yaitu, salesman yang bisa bergabung minggu depannya akan sangat diprioritaskan.
Karena dia tidak ingin sub-area tersebut kosong, secara hitungan omset, lebih baik dapat tambahan meski sedikit, daripada tidak dapat tambahan omset sama sekali.
Rasio biaya di abaikan untuk sementara.
Dan di sub – area yang ketiga, ASM tersebut mengisi kekurangan salesman dengan seseorang yang dia interview via telpon, karena kebetulan yang bersangkutan adalah teman dari salah seorang sales team nya.
Untuk sementara sang ASM bisa bernafas lega, karena “merasa” tiga sub – area yang sales teamnya mengundurkan diri sudah diisi, berarti tidak terjadi ke vacum-an di tiga area tersebut.
Tapi begitu lewat bulan / periode, masalah lainya muncul, masalah performance, di mana dua dari tiga sub-area yang salesman nya baru, tingkat pencapain penjualannya jauh dibawah target yang telah ditetapkan.
Ternyata 2 salesman yang baru di rekrutnya memiliki performa yang dibawah standar, di mana salah satunya adalah titipan, jadi dia coba pertahankan.
Supervisornya yang seharusnya mensupervisi di kantor area (kantor cabang / area sales office) harus dikirimnya untuk melakukan trainning ulang ke salesman (yang berada di district / sub-area) tersebut.
Sementara yang satunya adalah hasil proses rekrut cepat, di beri warning, dan karena keterbatasan sales supervisor team, salesman tersebut tidak mendapatkan trainning lanjutan.
Dan pada akhir periode berikutnya, performa sales yang di training oleh supervisor tersebut ada kenaikan performa, pencapainnya ada kenaikan.
Tetapi performa pencapaian penjualan di kantor cabang mengalami penurunan, karena beberapa kali ditinggal supervisornya, di mana supervisor ini memiliki tanggung jawab terhadap call ke pareto outlet.
Salesman yang tidak mendapat bimbingan sama sekali tersebut hasilnya tetap sama, dan konsekuensinya yang bersangkutan harus mengundurkan diri, kembali terjadi kekosongan sales team.
Masalahnya ternyata tidak selesai.
Dan satu salesman baru yang tidak bermasalah dengan performa, yang merupakan titipan, ternyata memiliki masalah di attitude, yaitu masalah keuangan.
Ternyata hal yang semula dianggap sudah selesai oleh ASM ini belum selesai, malah sekarang menimbulkan masalah yang lebih banyak dan lebih parah.
Satu salesman baru (yang tidak mencapai performa dengan baik) mengundurkan diri, area tersebut kosong lagi.
Satu salesman baru melakukan pelanggaran, masalah keuangan.
Satu salesman baru, memiliki performa yang masih dibawah standar.
Semua berawal dari pengunduran diri tiga orang saleman nya yang bisa dikatakan sudah jadi, dan tidak ada pengganti (salesman yang memiliki attitude dan performa yang baik) dalam waktu yang secepat itu.
Apakah Anda pernah mengalami hal tersebut ?, maksud saya adalah, sales team kita di beberapa sub-area mengajukan resign, mendadak lagi.
Jika kita sebagai profesional di bidang pemasaran / penjualan dan perusahaan kita tidak memiliki sebuah sistem manajemen tim penjualan yang baik, bisa jadi kita akan kedodoran dalam mengawal pencapain sales target yang disebabkan keluarnya beberapa salesman tersebut.
Di dalam manajemen tenaga penjualan (sales force management system), salah satu elemennya adalah merekrut dan memilih tenaga penjualan di mana elemen ini memiliki objective tenaga penjualan harus selalu ada dan dalam kondisi siap dalam operasional (lapangan dan office), nah proses ini harus diterapkan di perusahaan yang bergerak dalam bidang distribusi, penjualan dan pemasaran.
Mengatur agar Sales Team Tetap Ada
Cerita diatas bisa terjadi di perusahaan manapun, perusahaan yang tidak bisa memastikan sales team nya tetap utuh untuk semua area, sub-area atau semua sektor penjualan.
Intinya jika ada salesman yang tidak bisa menjalankan tugasnya sebagaimana mestinya (baik sakit, ijin, resign), akan selalu ada yang menggantikannya.
Atau kalaupun salesmannya harus kosong, tidak dalam waktu yang lama, apalagi sampai berlarut-larut hingga menimbulkan masalah baru, dan area tersebut masih tetap bisa di-cover setidaknya pareto outlet-nya.
Pertanyaannya sekarang, sales team management system seperti apa yang harus diterapkan perusahaan agar setiap area / sub-area tidak pernah kehilangan sales teamnya, atau tetap tercover, jika ada yang mengundurkan diri secara mendadak.
Setiap perusahaan yang bergerak di pemasaran, penjualan atau distribusi pasti memiliki tim penjualan, dan setiap perusahaan yang memiliki sales team, harus menggunakan manajemen tim penjualan yang baik, salah satunya adalah manajemen yang bisa memastikan tujuan-tujuan perusahaan dalam hal penjualan tercapai.
Strategi # 1 : Persyaratan Pengajuan Resign
Seorang karyawan mengundurkan diri dari perusahaan adalah hal yang lumrah, dan hal ini sering terjadi, apalagi di perusahaan yang bergerak di pemasaran, distribusi dan penjualan.
Sehingga perusahaan perlu membuat mekanisme syarat pengunduran diri, yaitu :
- Minimal pengajuan Surat Pengunduran Diri harus sekian hari, sekian minggu atau sekian bulan, hal ini sangat tergantung jabatan dan project yang sedang dikerjakan.
- Jika ybs sedang dalam special project, maka wajib menandatangani perjanjian khusus yang berkenaan dengan pengunduran diri, agar project tidak terbengkalai.
- Surat Persetujuan Pengunduran Diri harus dilampiri Clearance Sheet / Lembar Persetujuan dari semua departemen / section terkait.
- Clearance Sheet, setidaknya berisi status bersih dari dept keuangan dan logistic / warehouse.
Meski syarat diatas sering diabaikan oleh karyawan / salesman, namun bisa sedikit membantu, minimal ada pasal yang bisa dipakai untuk menghambat proses resign yang mendadak, agar bisa diundur.
Strategi # 2 : Recruitment secara Berkala
Perusahaan harus mengadakan proses recruitmen secara berkala, sehingga perusahaan memiliki database kandidat salesman sesuai grade-nya.
Dengan memilki database calon salesman, maka perusahaan memilki waktu untuk mengamati kapabilitas dan attitude kandidat salesman tersebut dengan baik.
Sehingga profile kandidat salesman ini semakin lengkap, hal ini mengurangi tingkat kegagalan salesman tersebut jika nanti benar-benar jadi bergabung.
Strategi # 3 : Bentuk Salesman Bayangan
Selain cara diatas ada cara yang lainnya, yaitu membentuk salesman bayangan.
Ini ibarat pemain cadangan, mereka dilatih sama, atau hampir sama dengan salesman reguler, tetapi sementara tidak mengerjakan area seperti salesman reguler.
Pertanyaan berikutnya adalah, bagaimana dengan biayanya, pasti perusahaan tidak akan mau membiayai team cadangan ini, high cost.
Memang harus ada biayanya, biaya ini menjadi tidak seberapa jika dibandingkan dengan kerugian yang bisa terjadi jika seandainya ada area penjualan yang tidak ada sales teamnya, diantaranya :
- Kerugian pertama, terjadi kehilangan penjualan pada periode tersebut.
- Kerugian kedua, terjadi multiple efek dari loss sales tersebut, yaitu produk kompetitor akan masuk, pelanggan berpindah produk karena produk kita tidak ada yang menawarkan ke pasar.
- Jika ini sampai berkepanjangan, maka bukan tidak mungkin produk kita dianggap tidak ada oleh pasar, dan akan berdampak sangat buruk ,jika sampai konsumen juga tidak mendapakan produk tersebut dipasar saat konsumen tersebut membutuhkannya.
- Dan jika nanti kita coba menjual lagi, maka diperlukan upaya yang tidak sedikit untuk mendapatkan pelanggan kita lagi, biayanya menjadi sangat besar.
Selain itu, biaya untuk team bayangan ini bisa di-cover melalui aktivitas tim bayangan itu sendiri, yaitu fungsikan team tersebut sebagai team promosi atau team task force.
Jika perusahaan kita bergerak di bidang distribusi, maka kita bisa membentuk team task force dan team ini kita jual ke principal, untuk membantu memasarkan / spreading produknya ke outlet-oulet yang lebih kecil, atau ke area yang tidak bisa dijangkau tim reguler distributor.
Jadi task force team ini harus dibuatkan jadwal barang-barang yang akan dibawa, serta area coverage -nya, misal senin, selasa minggu 1, membawa produk A (dari principal X), rabu, kamis minggu 1, membawa produk B (dari principal Y) dan seterusnya.
Ingat team ini bisa dijual ke principal, karena principal pasti ada dana untuk pengembangan area.
Jika perusahaan kita adalah produsen / penghasil produk, berarti kita jadi principal nya, maka team bayangan ini sangat memungkinkan, karena principal punya banyak sekali team untuk menunjang aktivitas pemasarannya.
Dan biaya untuk tim bayangan ini bisa diambilkan dari biaya pengembangan area baru, biaya pengembangan produk baru, biaya pengembangan produk lama / aktivasi produk, dan terakhir bisa diambilkan dari selisih harga principal dengan harga jual team spreading ini (selisih DBP dengan CBP / RBP plus).
Nah dari uraian dan contoh diatas, maka bukan hal mustahil untuk membentuk tim bayangan ini, dalam prakteknya tim ini tidak diberi nama tim bayangan, tapi sesuai dengan aktivitasnya, tetapi ada persiapan lebih untuk tim tersebut, mulai dari salesmanship, call/efektif call, product knowledge, basic dari selling skill dan sebagainya.
Dan secara periodik tim ini akan ikut / membantu tim reguler, sehingga tim ini sudah sangat familiar dengan semua aktivitas salesman reguler, baik canvassing, taking order, bahkan dimungkinkan sampai ke account sales / account executive.
Dengan metode tersebut, maka saat tim ini dibutuhkan, maka tim bayangan ini sudah siap tempur, minimal sudah 70% siap, dan perusahaan juga telah mengenal attitude team tersebut.
Dan untuk perusahaan yang bergerak di bidang distribusi, maka sangat wajib hukumnya untuk memiliki salesman bayangan atau salesman cadangan ini.
Karena salah satu Key Performance Indicator dari distributor adalah memiliki tim penjualan yang lengkap (dan memiliki spesialisasi).
Demikian yang bisa saya sampaikan, semoga ada manfaatnya buat teman-teman semua.
Terima kasih sudah mampir di blog Distribusi Pemasaran ini, dan Happy selling
Salam Sukses, Sehat dan Bahagia