MANAJEMEN PENJUALAN – MEREKRUT SALESMAN
Pada tulisan saya sebelumnya saya membahas mengenai salah satu dampak dari pengunduran diri / resign beberapa tim penjualan di area / distrik yang berbeda tetapi dalam waktu yang relatif bersamaan.
Dimana disana digambarkan perusahaan belum memiliki standar baku atau sistem dalam mengelola tenaga penjualan (sales team management system), dimana salah satunya adalah “perekrutan tenaga penjualan”
Bagi teman-teman yang belum sempat membaca dan ingin mengetahui “Apa Yang Terjadi, Jika Beberapa Sales Team Resign Bersamaan ?...,”, dapat membuka link tersebut.
Perekrutan ini dalam arti luas memiliki arti salah satunya adalah ketersediaan tenaga penjualan pada waktu dan tempat yang dibutuhkan.
Sebuah perusahaan yang bergerak dibidang penjualan, pemasaran dan distribusi, seharusnya mengaplikasikan manajemen tenaga penjualan ini dengan baik, agar kondisi kekosongan tenaga penjualan di area bisa diminimalisir.
Pada tulisan kali kita akan membahas mengenai “Perekrutan dan Seleksi Sales Team”, yang merupakan bagian dari manajemen sales team.
PROSES SELEKSI
Pada proses ini kita akan melakukan penjaringan calon salesman sekaligus menyeleksi berdasar kebutuhan formasi team.
Ketika strategi pencapaian penjualan dibuat, tentu bersamaan itu harus dibuat juga aturan dalam eksekusi strategi tersebut dan analisa kebutuhan team untuk mengksekusinya.
Dalam analisa kebutuhan sales team, hal pokok yang harus ada adalah standar kompetensi dan keahlian yang dibutuhkan agar goal setting bisa dicapai dengan baik.
Berikut tahapan dalam proses seleksi sales team.
Tahap # 1 : Deskripsi Pekerjaan
Deskripsi pekerjaan / jobs description harus dibuat dengan akurat dan jelas point-point nya, dengan menyesuaikan kebutuhan akan jenis pekerjaannya.
Sebutkan dengan jelas standar kompetensi dan keahlian yang dibutuhkan, jika memang diperlukan rentang pengalaman bisa disebutkan juga.
Buat point-point tersebut berurutan sesuai skala prioritasnya, serta cantumkan point mana saja yang sifatnya wajib dan mana yang sifatnya nilai tambah.
Hubungkan juga kebutuhan tugas dengan standar performa yang dibutuhkan.
Tahap # 2 : Profil Pribadi
Sesi ini digunakan untuk mengetahui kemampuan standar yang wajib dimiliki dan kemampuan tambahan yang diharapkan dimiliki oleh kandidat salesman sebagai nilai tambah.
Dengan menggunakan psikotest maka profil dari kandidat bisa diketahui lebih akurat.
Profile utama yang dibutuhkan untuk seorang salesman adalah, memiliki ambisi diri yang tinggi, menyukai tantangan dan memiliki daya juang yang tinggi, suka bersosialisasi, memiliki empati dan kemampuan bernegosiasi yang tinggi.
Tahap # 3 : Sumber Tenaga Kerja
Calon salesman bisa berasal dari internal dan eksternal, lebih baik jika dikombinasikan dengan memprioritaskan yang dari dalam.
Sumber internal bisa dari team promo, tim sales merchandiser, tim task force atau dari sales reguler jika yang dicari untuk sales dengan grade diatasnya, seperti account sales.
Sementara dari luar cukup banyak, mulai dari yang fresh graduate, sampai yang sudah memiliki pengalaman di dunia penjualan.
Jika merekrut dari luar dan yang sudah berpengalaman, pastikan yang bersangkutan bisa mengikuti culture dan system yang ada diperusahaan ini, jangan membawa culture dan system dari luar.
Tahap # 4 : Test & Interview
Pada psikotest diatas dipakai untuk mengetahui kemampuan dasar seseorang, type, kemampuan memahami masalah, kepribadian dan lain-lain.
Pada sesi ini test lebih di fokus kan pada kemampuan seorang salesman dalam memecahkan kasus-kasus umum dalam penjualan, termasuk keputusan yang akan diambil seperti apa jika menghadapi suatu kasus.
Test dibagi dalam 3 tahap, pertama test tulis atas kasus-kasus umum yang sering terjadi, kandidat salesman akan mendapatkan beberapa pertanyaan seputar penjualan.
Test kedua berbentuk FGD,/ focus group discusion dimana kandidat akan dibagi dalam beberapa kelompok, tiap kelompok berisi beberapa orang, tidak lebih dari 5 orang.
Mereka akan diberi kasus, yang harus mereka diskusikan secara kelompok solusinya, Kemudian diadakan presentasi terbuka, dimana mereka akan berdiskusi antar kelompok.
Disini kita akan melihat kemampuan seseorang dalam memimpin, bernegosiasi dan mempertahankan pendapatnya, sekaligus kemampuan penalaran dan pemahaman atas kasus.
Test ketiga berbentuk presentasi, mereka harus mempresentasikan salah satu saran / konsep / strategi yang pernah di alaminya. Waktu dibatasi hanya sekitar 10-15 menit.
Terakhir adalah interview, sesi ini biasanya hanya beberapa orang kandidat saja, karena mereka telah di filter di sesi sebelumnya.
Materi interview lebih ke seputar kenapa berminat dengan perusahaan ini, apa yang akan dilakukan di perusahaan ini, apa yang diharapkan dari bergabungnya di perusahaan ini dan kompensasi yangdiharapkan seperti apa.
tujuan test presentasi ini bukan kepada isi materi yang dipresentasikan, tapi lebih kepada bagaimana calon salesman ini mempresentasikan sesuatu, menjawab semua pertanyaan panelis seputar isi presentasi tersebut, dan bagaimana calon salesman tersebut meyakinkan panelis akan kebenaran, isi materi, benefit, informasi dari isi presentasinya.
PELATIHAN & PENDAMPINGAN
Setelah kandidat bergabung, maka tiba saatnya kondidat untuk mengikuti serangkaian program pelatihan dan bimbingan / pendampingan.
Kandidat akan didampingi oleh seorang mentor yang biasanya atasan langsung, untuk salesman berarti sales supervisornya dan beberapa orang trainer, yang akan memberikan materi secara bergiliran.
Untuk pendamping ini wajib memenuhi beberapa persyaratan, seperti :
- Keahlian menjual, yang tentu saja menguasai beberapa teknik selling skill.
- Memiliki pemahaman penuh terhadap struktur penjualan.
- Menguasai seluruh area beserta market profile dari area tersebut.
- Memahami karakter dasar dari pareto outlets di area tersebut.
- Dan lain-lain
Perusahaan harus sudah punya jadwal program pelatihannya, dimana program ini akan berlangsung selama 3 bulan, dengan proses penilaian 3 tahap, yaitu per bulan.
Materi Pelatihan / Trainning
Materi menyangkut orientasi perusahaan, baik internal, seperti depatemen-departemen yang ada diperusahaan tersebut secara sekilas, maupun ekternal seperti semua yang akan berhubungan dengan departemen penjualan, seperti principal jika perusahaan ini adalah distributor, kemudian outsourcing yang ada di perusahaan tersebut, dll.
Kemudian system dan prosedur internal departemen dan lintas departemen, lengkap dengan semua formulir yang harus digunakan, serta culture yang selama ini ada.
Dan yang lebih penting adalah kompentensi dan skill yang dibutuhkan saat akan merekrut sales team ini.
Misal, perusahaan sedang mengembangkan area baru, dimana dibutuhkan salesman untuk menangani supermarket, minimarket, grosir dan retailer.
Maka materi pelatihan harus seputar account sales wajib bagi salesman yang diposisikan untuk menangani pareto dan supermarket.
Training mengenai trading term supermarket wajib, aturan seputar pareto outlet wajib, dan bisa ditambahkan dengan pengetahuan tentang space management.
Seterusnya dibuatkan materi pelatihan untuk membentuk ybs sebagaimana yang diharapkan.
Secara umum materi pelatihan harus mencakup aspek fungsional, keahlian yang dipersyaratkan, ke-organisasian dan sikap mental yang sehat.
Penilaian Atas Hasil dan Proses
Harus dibuatkan form penilaian atas progress perkembangan ybs, baik untuk aktivitas sehari-hari maupun kemampuan penyerapan, dan implementasi serta hasil dari materi pelatihan.
Penilaian harus dibuat oleh pendamping / mentor / atasan langsung minimal 1 minggu sekali, hasil langsung didiskusikan ke yang bersangkutan dengan didampingi trainner.
Sebulan sekali harus ada meeting bersama yang harus dihadiri salesman ybs, HRD, mentor dan atasan dua tingkat atau manager pihak yang membutuhkan team tersebut (user).
Meeting membicarakan totaly dari progress yang dicapai yang bersangkutan, minimal mengenai kompetensi dasar dan skill yang sudah dikuasai, proses dan prosedur kerja, dan hasil kerja.
Jika hasil penilaian atas hasil pelatihan tidak menunjukan progress yang positif, maka kepada yang bersangkutan diingatkan, bahwa jika dalam periode berikutnya hasilnya tidak berubah positif,maka salesman tersebut akan di manage out.
Setelah melewati masa pelatihan dan bimbingan selama tiga bulan penuh, diharapkan salesman tersebut telah mengusai kompetensi dan skill yang di persyaratkan.
Salesman telah memahami seluruh administrasi serta alur system dan prosedur penjualan yang berlaku diperusahaan tersebut.
Salesman juga telah memahami product knowledge, dan penguasaan product knowledge akan berdampak positif bagi sales person, seperti tercipta rasa percaya diri, kemampuan dalam presentasi dan negosiasi meningkat, sehingga bisa menghandle konsumen dengan lebih baik.
Program berjalan beserta metode evaluasinya dan salesman telah mengenal hampir semua outlet yang akan menjadi tanggung jawabnya.
Dan dalam masa tiga bulan ini, diharapkan perusahaan juga telah bisa menilai attitude dari salesman tersebut, termasuk melakukan checking kebenaran atas track record ybs di lapangan.
Dengan metode seperti diatas maka, harapan untuk memiliki sales team yang handal, memiliki integritas yang tinggi, dan spirit serta motivasi yang tinggi akan tercapai.
Demikian yang bisa saya sampaikan, semoga bermanfaat dan terima kasih sudah mampir di blog Distribusi Pemasaran ini.
Salam Sukses, Sehat dan Bahagia.