Bagaimana Cara Memberikan Customer Service yang Baik?

Pada artikel sebelumnya, kita telah memahami apa itu layanan pelanggan atau customer service, apa saja komponennya, seberapa penting, dan keterampilan apa saja yang dibutuhkan.

Layanan pelanggan atau customer service adalah sebuah kunci untuk mencapai kepuasan pelanggan dengan melibatkan pemberian bantuan dan dukungan sebelum, selama, dan setelah pembelian produk.

Hal ini berkisar antara menangani pertanyaan produk, menyelesaikan permasalahan dengan efisien, hingga menawarkan tindak lanjut pasca pembelian.

Esensi dari layanan pelanggan atau customer service adalah bagaimana kita menciptakan pengalaman positif bagi pelanggan dalam berbelanja.

Nah, tujuan ini tentu saja sangat mungkin kita raih dengan menerapkan beberapa strategi dalam memberikan layanan pelanggan atau customer service yang baik.

Mari kita simak penjelasan berikut ini!

Prinsip Layanan Pelanggan atau Customer Service yang Baik

Dalam upaya memberikan layanan pelanggan atau customer service yang baik, terdapat beberapa prinsip yang harus dipenuhi.

1. Keramahan dan kesopanan merupakan kebutuhan mendasar yang perlukan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.
2. Empati atau bentuk penghargaan yang diberikan perusahaan terhadap keinginan dan kebutuhan pelanggan.
3. Pelanggan harus menerima atensi dan jawaban yang tepat atas segala keluhannya.
4. Penting untuk mempertimbangkan pendapat yang diberikan pelanggan.
5. Untuk menjamin kepuasan pelanggan, mereka memerlukan pilihan dan fleksibilitas dari customer service, dan membutuhkan jaminan bahwa terdapat beberapa layanan yang dapat mereka akses.
6. Pelanggan harus diberi informasi mengenai produk secara tepat, ringkas, dan tepat waktu.
7. Kita harus menghormati waktu yang dimiliki pelanggan, sehingga penting untuk memiliki semua informasi pelanggan.

Bagaimana Cara Memberikan Layanan Pelanggan atau Customer Service yang Baik?

Ketika Anda pemula dalam hal ini, dan belum memiliki tim layanan pelanggan atau customer service, Anda dapat menyusun tim Anda dengan mengikuti beberapa tahapan berikut ini.

1. Menentukan tujuan dari layanan pelanggan atau customer service Anda.
2. Menetapkan proses layanan pelanggan atau customer service yang ingin Anda tawarkan.
3. Identifikasi peluang layanan pelanggan atau customer service Anda.
4. Mempekerjakan staff layanan pelanggan atau customer service yang tepat.
5. Melaksanakan pelatihan layanan pelanggan atau customer service untuk tim.
6. Monitoring kinerja tim layanan pelanggan atau customer service Anda.
7. Berinvestasi dengan software Customer Relationship Management (CRM).
8. Memanfaatkan ulasan atau review yang diberikan oleh pelanggan.

Nah, setelah membentuk tim layanan pelanggan atau customer service, Anda harus mengetahui bagaimana cara memberikan layanan yang maksimal.

Berikut terdapat beberapa tips & tricks yang dapat Anda terapkan untuk memberikan layanan pelanggan atau customer service yang baik.

1. Kita dapat berinvestasi pada jenis pelatihan atau pembelajaran komprehensif dan berkelanjutan untuk tim customer service, agar memiliki sumber daya manusia yang berpengetahuan unggul.
2. Kita juga dapat memanfaatkan teknologi yang ada untuk meningkatkan efisiensi, seperti menggunakan artificial intelligence dalam setiap pertemuan dengan pelanggan.
3. Setiap interaksi yang terjalin dengan pelanggan harus mencerminkan kebutuhan dan preferensi masing-masing pelanggan, sehingga akan menjamin pengalaman unik bagi setiap pelanggan.
4. Penting untuk meninjau service channel (media sosial, e-mail, Chatbot, telepon, dan sebagainya) Anda saat ini dan memanfaatkan berbagai manfaat yang ditawarkan oleh channel baru.
5. Seorang customer service harus berfokus pada pemberian layanan terbaik kepada pelanggan, sekaligus bagaimana dampak bisnis dalam pengambilan keputusannya.
6. Memanfaatkan kekuatan dari sistem Customer Relationship Management (CRM) untuk menyatukan aktivitas customer service dengan semua bagian bisnis, agar lebih terintegrasi dan produktif.
7. Memanfaatkan analisis pelanggan dengan mengidentifikasi bagian yang perlu ditingkatkan, baik dalam praktik sehari-hari maupun pengalaman layanan pelanggan.

Manfaat Layanan Pelanggan atau Customer Service yang Baik

Banyak manfaat yang dapat kita peroleh ketika memberikan penawaran layanan pelanggan atau customer service yang maksimal.

Dengan menawarkan layanan pelanggan atau customer service yang proaktif, kita dapat menciptakan pengalaman yang lebih personal dan bermanfaat bagi pelanggan.

Sehingga, kepuasan yang dirasakan pelanggan akan lebih besar, dan hubungan dengan pelanggan akan lebih baik.

Hal ini mengarah pada peningkatan loyalitas dan retensi pelanggan, serta mengoptimalkan perolehan prospek, koneksi, konversi, penjualan, dan pendapatan.

Selain itu, dengan memberikan layanan pelanggan atau customer service yang baik, kita dapat meningkatkan reputasi di antara pelanggan dan pesaing.

Lalu, menurut Anda, apa yang akan terjadi apabila Anda tidak menawarkan layanan pelanggan atau customer service yang baik?

Tentu saja akan banyak hal negatif yang dapat berdampak pada bisnis Anda.

Penjualan menurun, perolehan reputasi negatif, brand recognition yang buruk, rendahnya kepuasan pelanggan, dan pembengkakan biaya, merupakan beberapa kerugian dari layanan pelanggan atau customer service yang buruk.

Contoh Layanan Pelanggan atau Customer Service yang Baik

Terdapat beberapa contoh strategi layanan pelanggan atau customer service yang baik dan digunakan oleh beberapa brand besar, yang dapat kita jadikan inspirasi.

Dengan mengamati bagaimana brand besar menerapkan strategi layanan pelanggan atau customer service-nya, kita dapat mengoptimalkan interaksi layanan pelanggan atau customer service dalam bisnis kita sendiri.

Berikut beberapa contohnya.

Amazon

Sejak didirikan pada tahun 1994, Amazon selalu memberikan prioritas utamanya pada kepuasan pelanggan.

Layanan pelanggan atau customer service yang dimiliki Amazon, sangat mudah diakses dalam berbagai channel yang dimiliki.

Bahkan, pelanggan yang membutuhkan bantuan, akan segera mendapatkan solusinya hanya dalam hitungan menit.

Zappos

Selain Amazon, Zappos memiliki sistem pengembalian dan penukaran barang yang sangatlah hebat.

Pelanggan yang berbelanja di Zappos, dapat merasakan pengalaman pengembalian atau penukaran barang yang mudah dan tidak merugikan, dengan pengiriman yang cepat.

Selain itu, setiap channel layanan pelanggan atau customer service yang dimiliki Zappos, akan selalu siap sedia 24 jam selama 7 hari penuh untuk membantu pelanggan, dengan seorang customer service yang ramah dan berpengetahuan.

Artikel Terkait: Strategi Meningkatkan Ulasan Pelanggan (Customer Reviews)

Kesimpulan

Dapat kita simpulkan bahwa dengan berinvestasi pada layanan pelanggan atau customer service yang unggul, kita dapat memberikan pengalaman berkualitas kepada pelanggan.

Kepercayaan dan kredibilitas yang meningkat akibat dari layanan pelanggan atau customer service yang baik, akan menjadi kunci utama dalam kesuksesan bisnis kita.

Selain itu, layanan pelanggan atau customer service sangatlah mungkin untuk membuat pelanggan melakukan pembelian kembali dari waktu ke waktu.

Inilah yang menjadi alasan mengapa layanan pelanggan atau customer service merupakan sebuah aset yang sangat berharga dalam bisnis kita.

Demikianlah pembahasan singkat mengenai prinsip layanan pelanggan atau customer service, strategi menyusun tim layanan pelanggan atau customer service dan bagaimana cara pelayanannya, serta manfaat yang diperoleh.

Terima kasih sudah mampir di blog Distribusi Pemasaran dotcom, semoga artikel singkat ini bermanfaat.

Salam sukses, sehat, dan bahagia.

Picture: Freepik