Selling Distribution

Sales Territory Management – Bag.1 : Definisi, Fungsi dan Dasar Penyusunan

sales-territory-management

SALES MANAGEMENT

Penjualan adalah salah satu aktivitas dalam sebuah bisnis, bahkan beberapa ahli mengatakan bahwa sales adalah jantungnya perusahaan, baik sales dalam bentuk barang maupun jasa.

Dan salah salah satu elemen yang menentukan keberhasilan sebuah penjualan adalah bagaimana bisnis atau perusahaan tersebut dalam mengelola wilayah penjualan atau biasa kita sebut sales territory management (manajemen wilayah penjualan).

Dengan memahami bagaimana seharusnya sebuah perusahaan mengelola wilayah penjualan, maka perusahaan akan dapat mengetahui sebesar apa potensi bisnis suatu wilayah dan bisa menentukan, bagaimana cara yang paling efektif dan paling efisien untuk memperoleh hasil maksimal sesuai potensinya.

Pembahasan tentang Sales Territory Management (Manajemen Wilayah Penjualan) akan mencakup hal-hal sebagai berikut :

  • Definisi sales teritory dan sales territory management
  • Fungsi sales territory management
  • Dasar penyusunan territory management
    • Strategi bisnis
    • Beban kerja (working load)
    • Potensi bisnis atau potensi pasar
    • Area coverage
    • Tipe outlet
    • Time allocation
  • Penyusunan dan Pengaturan Sales Territory
    • Mengetahui potensi pasar
      • Potensi outlet
      • Potensi penjualan
    • Menetapkan target area, target outlet dan standard coverage
      • Target outlet dan target area
      • Standard kunjungan (call)
      • Standard kunjungan efektif (effective call)
      • Standard tipe outlet atau klasifikasi outlet
      • Standard siklus kunjungan (call cycle)
      • Standard penjualan per tim penjualan
    • Melakukan Mapping
      • Mapping area
      • Proses pemetaan
      • Jenis pemetaan
      • Pemetaan sales team
    • Menyusun Call Plan
      • Call route model
      • Menyusun call plan

Dan akan kita bahas secara berurutan dalam Sales Territory Management bagian-1 : definisi, fungsi dan dasar penyusunan, bagian-2 : market potensial, target dan standard coverage dan bagian-3 : mapping dan call plan, serta beberapa artikel terkait.

DEFINISI

Sales Territory

Sales Territory atau Wilayah Penjualan atau Territory Penjualan adalah suatu area atau daerah geografis tertentu yang didalamnya terdapat konsumen atau pelanggan yang memiliki potensi penjualan atau potensi bisnis yang dikelola oleh sales team.

Sales team ini akan meliputi :

  • Sales Person atau Salesman (terdiri dari satu atau lebih kecamatan).
  • Sales Supervisor atau Field Sales Supervisor (terdiri dari beberapa kecamatan atau satu kota plus kabupaten)
  • District Sales Manager atau Head of District (terdiri dari sedikit kota dan kabupaten)
  • Area Sales Manager atau Head of Area (terdiri dari beberapa kota dan kabupaten).
  • Regional Sales Manager atau Head of Regional (biasanya terbagi dalam dua atau tiga regional, seperti Regional Barat – Jabar, Banten DKI plus Sumatera, Regional Tengah – Jateng, DI Jogya plus Kalimantan, Regional Timur – Jatim, Banustra, Sulawesi plus Irian dan Maluku).
  • National Sales Manager atau National Sales Head (mengelola seluruh wilayah nasional Indonesia).
  • Dan seterusnya seperti Country Manager untuk wilayah yang lebih besar lagi.

Sales Territory Management



Manajemen Wilayah Penjualan atau Sales Territory Management adalah metode pengelolaan sebuah wilayah penjualan atau sales territory mulai dari pengetahuan dan pemahaman tentang wilayah penjualan, penyusunan rencana pengelolaan, implementasi serta evaluasi terhadap metode pengelolaan dan hasil dari pengelolaan wilayah penjualan tersebut.

Jadi sales territory management adalah sebuah aktivitas yang dilakukan secara periodik dan berkelanjutan yang bersifat dinamik.

Bersifat dinamik, artinya manajemen wilayah penjualan tidak bersifta statis, mati atau kaku, melainkan bersifat dinamis dan fleksibel namun tetap ada standar-standar bakunya, mengikuti beberapa kondisi seperti kondisi pasar, kompetitor, goal setting perusahaan dan lain sebagainya.

Sehingga sebuah sales territory management harus selalu diperbarui dan disesuaikan dengan kebutuhan, kondisi dan tujuan perusahaan, seperti :

  • Adanya perubahan strategy bisnis (perusahaan), yang tentu diikuti dengan perubahan strategi pemasaran dan penjualan.
  • Adanya perubahan kondisi pasar, seperti adanya outlet baru, hilangnya beberapa outlet, perubahan status outlet daan lain sebagainya.
  • Adanya perubahan prilaku konsumen, value migration dan lain-lain.
  • Adanya aktivitas kompetitor yang memaksa perusahaan harus mengubah strategi pengelolaan wilayah penjualan.
  • Dan lainnya.

FUNGSI SALES TERRITORY MANAGEMENT

Di atas sekilas telah kita bahas, mengapa perusahaan perlu melakukan pengelolaan wilayah penjualan, lebih detail bisa kita lihat dari fungsi dari sales territory management yaitu :

  • Agar bisnis atau perusahaan dapat mengenal dan memahami seperti apa wilayah atau territorial untuk melakukan aktivitas penjualan dan pemasaran.
  • Agar perusahaan dapat mengetahui potensi pasar dari wilayah tersebut.
  • Agar dan perusahaan bisa menyusun metode dan strategi pengelolaan sales territory sehingga diperoleh hasil yang maksimal.
  • Agar perusahaan dapat menyusun metode coverage yang paling efektif dan efisien.
  • Untuk memperjelas wilayah yang menjadi tanggung jawab sales team.
  • Untuk mengatur sumber daya perusahaan sehingga tercipta keseimbanngan atau rasio yang sesuai antara resouces dengan results.

Banyak perusahaan yang enggan menyusun sales territory, atau jikapun ada, hanya dibuat ala kadarnya dan seringkali tidak dijalankan dan tidak ada monitoring.

Kondisi semacam ini biasanya terjadi diperusahaan keluarga dengan bisnis yang masih kecil, dimana perusahaan tersebut menganggap belum atau tidak perlu menyusun atau mengatur wilayah penjualan.

Sales team hanya di beritahu, disuruh jualan di area tertentu dan diberi target global (gelondongan) sekian rupiah per bulan.

Padahal jika wilayah penjualan diatur dengan baik, maka perusahaan akan mendapatkan beberapa benefit dari territory management ini, diantaranya adalah :

  • Memiliki data area yang lengkap dengan data outlet dengan masing-masing type serta potensi penjualan untuk setiap outlet tersebut.
  • Memiliki data total outlet (outlet universe), data outlet potensial (primary target outlet), data outlet atau saluran distribusi yang aktif serta pelanggan atau outlet dengan repeat yang tinggi.
  • Dengan data tersebut, maka produktivitas sales team dapat ditingkatkan sehingga akan mampu meningkatkan sales growth yang tinggi.
  • Memberikan data analisa atas kinerja sales team di suatu area atas kunjungan (call), kunjungan yang efektif (EC), kunjungan efektif bersyarat dan data lainnya.
  • Dan lainnya.

DASAR PENYUSUNAN TERRITORY MANAGEMENT

Setiap perusahaan atau bisnis akan memiliki manajemen wilayah penjualan yang berbeda-beda, meski perusahaan tersebut bergerak dalam bidang bisnis yang sama.

Hal ini disebabkan adanya kepentingan dan kebutuhan yang berbeda-beda, sehingga tiap perusahaan akan membuat strategi manajemen wilayah penjualan yang paling sesuai dengan arah bisnis perusahaan tersebut.

Ada banyak hal yang menjadi dasar pertimbangan untuk menyusun manajemen wilayah penjualan, berikut adalah beberapa hal yang sering digunakan sebagai bahan pertimbangan, yaitu :

Business Strategy

Strategi bisnis perusahaan sangat menentukan pola atau metode pengelolaan wilayah penjualan.

Perusahaan yang menyasar segmen premium (SES A+), bisa jadi memiliki metode sales territory management yang lebih simple dibanding dengan produk yang menyasar segment umum atau rata-rata (SES B, SES C).

Perusahaan dengan strategi masuk kepasar melalui pasar retail akan memiliki bentuk manajemen territory yang berbeda dengan perusahaan yang memilih strategi menggunakan saluran distribusi grosir atau agen.

Working Load

Working load atau beban kerja dari tim penjualan juga harus menjadi dasar pertimbangan dalam penyusunan sales territory management.

Sebagai contoh, perusahaan A, dan perusahaan B, sama-sama memiliki wilayah pemasaran dan penjualan yang sama, dan kedua perusahaan juga bergerak dalam bisnis yang sama.

Namun kedua perusahaan akan memiliki bentuk manajemen wilayah penjualan yang berbeda manakala beban kerja tim penjualan keduanya berbeda.

Perusahaan A, memiliki target kunjungan di suatu wilayah sebesar 2.200 outlet, sedangkan perusahan B, memiliki target kunjungan 850 outlet di wilayah yang sama.

Jika frekuensi kunjungan atau call cycle 2/4 atau 2x per periode (bulan) dan target kunjungan per hari adalah 20 outlet kecuali sabtu yang hanya 10 outlet, agar target kunjungan outlet tercapai maka perusahaan A membutuhkan tim penjualan yang lebih banyak, yaitu :

Jumlah team penjualan = 2.200 / (((20×5)+10)x2) = 2.200 / 220 = 10 sales force

Sedangkan perusahaan B membutuhkan tim penjualan relatif lebih sedikit, yaitu :

Jumlah team penjualan = 850 / (((20×5)+10)x2) = 850 / 220 = 4 sales force (dibulatkan, artinya ada beberapa team dengan target dibawah 20 atau 10 kunjungan per hari).

Business Potential atau Market Potential

Potensi bisnis atau potensi pasar juga akan mempengaruhi bentuk atau model manajemen wilayah penjualan.

Sebuah wilayah dengan luasan coverage yang sama, namun memiliki potensi pasar yang berbeda, maka akan menimbulkan bentuk coverage yang berbeda juga.

Hal yang simple mengenai kebutuhan tim penjualan, semakin besar potensi sebuah area, maka kebutuhan tim akan semakin besar juga.

Demikian juga dengan call cycle, semakain tinggi potensi bisnisnya atau potensi pasarnya, biasanya call cycle akan semakin besar atau frekuensi juga akan semakin besar.

Area Coverage

Luasan area atau wilayah penjualan tentu harus menjadi pertimbangan penyusunan territory management.

Semakin luas sebuah area atau wilayah pemasaran, tentu dibutuhkan jarak tempuh yang semakin besar (panjang)  untuk bisa meng-cover semua titik penjualan di area tersebut.

Dan semakin besar atau panjang jarak tempuh, maka dibutuhkan model coverage yang berbeda dan atau kebutuhan team penjualan yang semakin besar (banyak).

Outlet Type

Sebuah wilayah penjualan akan memiliki beragam outlet, masing-masing outlet memiliki karakteristik yang berbeda-beda, yang secara umum dibedakan menjadi grosir, pengecer dan pengecer kecil, kemudian sektor modern dan tradisional, serta berbagai jenis type outlet.

Secara umum ada lebih dari 120 jenis outlet yang terbagi atas 6 segment utama, yaitu saluran modern, saluran tradisional, saluran institusi, saluran khusus / specialistis, saluran arus bawah dan saluran maya.

Saluran modern (modern Trade) seperti Hypermarket, Supermarket, Dept Store, Mini Market, Shoping Mall, yang masing-masing terbagi lagi dengan skala nasional, regional, lokal dan mandiri, multi level dan lainnya.

Saluran tradisional (general trade), seperti grosir dan semi grosir, P & D, toko obat bebas, rokok dan permen, toko kelontong, toko toiletris dan toko camilan, toko AMDK, dan lainnya, dimana masing-masing terbagi lagi dalam skala usaha kecil, menengah dan besar.

Saluran institusi seperti koperasi, instansi, toko terminal, toko stasiun, sekolah, SPBU, airport, dan lainnya.

Saluran khusus (specialistis) seperti apotik dan toko obat, horeca, toko ATK, toko bangunan, toko kaca, toko besi, toko mainan, toko kamera, toko souvenir dan boneka, toko eletronik, toko baju, toko optik, toko HP dan lainnya.

Saluran maya seperti toko online, market place, sosial media, web / blog / portal, email marketing, messenger, TV media, smart card dan lainnya.

Saluran arus bawah terbagi atas pengecer tipe 2 (Ret-2) seperti toko los dalam pasar, toko lapak dalam pasar, toko semi permanen dan pengecer tipe 3 (ret-3) seperti gerobak, kaki lima, asongan dan lainnya.

Outlet yang berbeda, membutuhkan teknik peng-cover-an yang berbeda pula, baik waktu maupun cara atau metodenya.

Perusahaan dengan fokus modern trade, akan berbeda manajemen wilayah penjualannya dengan perusahaan yang fokus ke general trade.

Perusahaan yang meng-cover horeca atau HCO akan berbeda manajemen territory-nya dengan perusahaan yang meng-cover institusi atau special outlet.

Perbedaan bukan saja pada waktu, call cycle, atau jenis tim penjualan (canvass, taking order, sales executive, sales account dll.), tetapi juga pada berbagai strategi yang berhubungan dengan territory management.

Beberapa jenis outlet hanya bisa dikunjungi pada hari tertentu, jam tertentu, atau bahkan ada beberapa outlet yang memiliki jadwal kunjungan yang sudah khusus.

Time Allocation

Dalam menyusun territory management, alokasi waktu juga harus menjadi pertimbangan.

Alokasi waktu ini akan meliputi waktu untuk melakukan kunjungan dan administrasi, waktu kunjungan masih terbagi lagi waktu yang digunakan untuk perjalanan, waktu untuk menunggu, waktu untuk melakukan deal (perkenalan, cek stok, presentasi, penutupan penjualan, dll), waktu untuk telpon (pre call) dan lain-lain.

Perusahaan tentu sudah menentukan waktu operasional, seperti 5 hari kerja atau 6 hari kerja yang tentu akan berimbas terhadap jam kerja per hari.

Dan jam kerja per hari juga akan berimbas kepada waktu yang dimiliki sales team untuk melakukan kunjugan ke outlet.

Demikian pembahasan mengenai Sales Territory Management atau Manajemen Wilayah Penjualan untuk bagian pertama, yang membahas mengenai definisi, fungsi dan dasar penyusunan sales territory management.

Pembahasan lebih lanjut bisa kita dapatkan di artikel berikutnya di bagian kedua dengan judul yang sama.

Terima kasih sudah berkunjung ke blog Distribusi Pemasaran dotcom, semoga Anda bisa mendapatkan manfaat, dan jangan lupa, berikan komentar positif yang membangun.

Salam Sukses Sehat dan Bahagia

>>>Anda dapat menelusuri artikel menarik lainnya melalui SITEMAP LINK ini
Tagged , ,

Leave a Reply

Your email address will not be published.