SOP Penerimaan Barang dari Principal

Agus Octa

sop penerimaan barang

SIKLUS PEMBELIAN – SOP PENERIMAAN BARANG DARI PRINCIPAL

Salah satu aktivitas distributor adalah melakukan pengadaan barang 

Atau pembelian barang dagangan dari principal atau supplier.

Dalam siklus pengadaan atau pembelian ada dua aktivitas utama, yaitu :

  1. Aktivitas order barang ke principal atau supplier
  2. Aktivitas penerimaan barang dari principal atau supplier

Barang dagangan bisa dikirim ke perusahaan dan diterima di gudang distributor,

Baik di gudang pusat maupun di cabang.

Atau dikirim langsung ke pelanggan dan diterima di gudang pelanggan juga.

Praktek pengiriman langsung ke (gudang) pelanggan biasanya dilakukan oleh pelanggan besar.

(Pelanggan besar = key outlet atau pareto  outlet).

Ada beberapa persyaratan agar barang bisa dikirim langsung dari pabrik (principal / supplier) ke customer.

Salah satunya adalah kuantitas atau jumlah order ada minimalnya, biasanya harus satu truk.

Bagaimana SOP pengadaaan atau pembelian dan penerimaan barang dari principal atau supplier?

Sebuah SOP – Standard Operating Procedure atau Standar Operasional Prosedur adalah suatu alur / cara kerja yang sudah distandarkan.

Prosedur ini memiliki kekuatan sebagai petunjuk (mengikat) bagaimana sebuah aktivitas harus dikerjakan,

Siapa yang harus mengerjakan dan bertanggung jawab,

Serta dokumen apa saja yang harus digunakan.

SOP adalah suatu alur atau cara kerja yang sudah ter-standarisasi,

Yang memiliki kekuatan sebagai petunjuk yang mengikat

Dalam sebuah SOP biasanya akan ada minimal empat bagian ini, yaitu :

  1. Tujuan
  2. Ruang lingkup
  3. Dokumen dan definisi
  4. Prosedur, yang terdiri dari :
    1. Petunjuk pelaksanaan
    1. Penanggung jawab

Berikut adalah contoh prosedur atau SOP penerimaan barang dari principal.

Contoh SOP Penerimaan Barang dari Principal atau Supplier

SOP Prosedur Penerimaan Barang dari Principal / Supplier

System : Siklus Pembelian

Procedure : Penerimaan Barang dari Principal

Tujuan

Untuk meningkatkan kemampuan dalam memonitor ketepatan pengiriman barang

Serta pengelolaan persediaan di gudang dengan bantuan informasi yang diperoleh,

Sehingga diharapkan kebutuhan akan tempat dan masalah dokumentasi, dapat diselesaikan dengan cepat,

Dan tetap pada jalur pengendalian internal yang berlaku.

Ruang Lingkup

Prosedur ini meliputi proses penerimaan barang dari pabrik baik di gudang perusahaan

Maupun pengiriman langsung kepada pelanggan dengan memperhatikan kondisi dari barang tersebut.

Kondisi barang saat diterima adalah diterima dalam kodisi baik dan jumlah benar, ada barang rusak, atau dalam kondisi ada barang hilang.

Jika barang yang diterima kurang baik atau bermasalah, tambahan prosedur dibutuhkan dalam proses penerimaan barang ini.

Atas kondisi barang yang kurang baik tersebut, penerimaan pada gudang penerima dibedakan menjadi 3 macam, yaitu :

  1. Kondisi Barang Rusak Ringan (D1)
    • Kerusakan pada karton, basah, robek, penyok, tetapi barang atau isi tetap dan tidak mengalami kerusakan sama sekali,
    • Serta barang masih layak jual.
  2. Kondisi Barang Rusak Berat (D2)
    • Kerusakan tidak saja di karton, tetapi sudah mengarah ke produk, seperti penyok, robek, retak, pecah, dan lain sebagainya.
    • Barang tidak layak jual, meski hanya isi saja.
  3. Kondisi Barang Hilang (D3)
    • Barang hilang atau tidak sampai ke tujuan.

Dokumen Delivery Order (DO), dan Surat Angkut (SA),  digunakan untuk melakukan proses penerimaan barang, yaitu dengan membuat BPG yang diproses melalui sistem komputer.

Untuk pengiriman barang langsung ke pelanggan, DO diproses bersamaan dengan proses fakturisasi.

Stock Card dicetak setiap hari sebagai pengganti KPG manual untuk setiap item barang.

Bagi cabang / satelit yang belum menggunakan sistem komputerisasi / aplikasi,

Maka KPG manual harus tetap dibuat sebagai alat kontrol stok yang paling up to date.

EDP Regional dapat mengirimkan Stock Card cabang / satelit secara periodik.

Dokumen dan Definisi

  • Bukti Penerimaan Barang (BPG)
    • Formulir ini digunakan untuk mencatat penerimaan barang dari pabrik.
    • Formulir ini dapat dibuat secara manual atau dalam sistem komputer, dibuat dalam rangkap 2, yaitu :
      • BPG Asli : Arsip WDS / WHK
      • BPG Copy : Arsip WDS / WHK dilampirkan pada penagihan ongkos bongkar muat / biaya kuli.
    • Bagi cabang / satelit non computer system, BPG manual dikirim ke EDP regional untuk dilakukan proses ke system / aplikasi.
  • Buku Register Penomoran BPG
    • Buku yang digunakan oleh bagian gudang, yang memuat :
      • Tanggal penerimaan barang,
      • Tanggal BPG, 
      • Nomer BPG,
      • Nomer referensi SA,
      • Tanggal pengiriman dokumen ke bagian berikutnya.
    • Juga digunakan mencatat berbagai hal yang berhubungan dengan penerimaan barang.
    • Buku ini berfungsi juga sebagai :
      • Alat bantu pengawasan dokumen yang dikirim
      • Menghindari penomoran ganda atau meloncat.
  • Kartu Persediaan Gudang (KPG) – Manual Proses
    • Kartu ini masih digunakan untuk cabang / satelit yang belum memiliki system komputer
    • Kartu ini berfungsi untuk mencatat pergerakan / transaksi barang berdasarkan dokumen  yang diarsip oleh gudang.
    • Bagi cabang yang telah menggunakan system komputer, stock card harus dicetak setiap hari sebagai pengganti KPG Manual.
    • KPG manual dapat digunakan / diproses jika stock card masih diyakini kebenarannya.
  • Kartu Stappel
    • Kartu ini berfungsi untuk mencatat pergerakan barang berdasarkan mutasi phisik barang tsb.
    • Kartu ini diletakkan didekat atau di barang tersebut,
    • Di update setiap ada barang masuk / keluar.
  • Inventory Status Report
    • Laporan ini hanya diterapkan pada cabang yang belum memiliki system terkomputerisasi.
    • Laporan ini digunakan untuk memonitor status barang pada masing masing lokasi dengan kondisi phisik di gudang cabang / satelit.

Prosedur

Petunjuk Pelaksanaan

Prosedur Penerimaan Barang di Gudang Cabang Distributor

  1. Membawa barang berikut dokumen SA asli dan 1 lbr copy-nya, (Transporter)
  2. Serta menyerahkannya kepada WDS / WHK di gudang cabang/ satelit. (Transporter)
  3. Menerima dan memeriksa apakah barang yang diterima sesuai dengan SA. (WDS / WHK)
    1. Jika barang sudah sesuai, SA bisa ditandatangani.
    2. Apabila kondisi barang yang diterima dalam kondisi tidak baik (D1, D2 atau D3) harus dijelaskan pada SA, di kolom keterangan dan harus ditandatangani oleh transporter
    3. Masukkan barang dalam gudang, dan segera catat penerimaan tersebut dalam Kartu Stappel.
  4. Setelah ditandatangani, (Transporter)
    1. Kembalikan copy SA ke pihak transporter
    2. Selanjutnya SA ini akan di fax ke kantor pusat (logistic), sebagai informasi bahwa barang tersebut telah diterima oleh cabang /satelit.
  5. Berdasarkan data SA asli tersebut, (WDP)
    1. Catat dan lakukan penomoran pada buku Register Penomoran BPG,
    2. Proses data tersebut kedalam sistem komputer.
  6. Untuk cabang / satelit yang non computer system,
    1. BOG ini dibuat secara manual dengan informasi yang menyerupai sistem,
    2. Kemudian dikirim ke EDP Regional.
  7. Lakukan pencetakan BPG (print out), dan ditandatangani. (WDP)
    1. Arsip BPG tersebut dengan lampiran SA.
    2. KPG manual dapat dilakukan oleh cabang / satelit.
    3. Jika cabang tidak membuat KPG manual, Stock Card dari sistem komputer bisa digunakan sebagai pengganti KPG dan harus dicetak setiap hari.
    4. Proses KPG manual masih dapat diteruskan jika Stock Card tersebut masih belum dinyakini kebenarnya.
    5. Untuk cabang/ satelit non compter system, catat BPGmanual kedalam KPG manual
  8. Apabila pada SA terdapat keterangan yang menunjukkan kondisi barang saat diterima, maka dokumen ini diproses sbb :
    1. Buat perhitungan kerugian, kwitansi, bukti jurnal memo atas nama transporter tsb.
    2. Buatkan Nota Debet untuk kondisi rusak ringan (D1) dan kondisi rusak berat (D2).
    3. Sedangkan untuk barang hilang, segera dibuatkan Faktur komersil dan Faktur Pajak.
    4. Bukukan  transaksi ini di memorial, dan lakukan klaim dengan mengirimkan dokumen ke Bagian Logistik Kantor Pusat
  9. Untuk pembebanan ke Transporter, pengiriman Nota Debet harus dilampiri dengan copy dari SA dan kwitansi / faktur.

Prosedur Penerimaan Barang di Gudang Pelanggan

  1. Barang berikut dokumen SA langsung dikirim ke pelanggan. (Transporter)
  2. Menerima barang dan menandatangani SA sesuai dengan kondisi barang yang diterima. (Pelanggan)
    1. Apabila kondisi barang rusak, kurang atau hilang, maka cantumkan informasi tersebut pada SA sesuai dengan kondisi barang saat diterima.
  3. Bersama dengan langganan, (Transporter)
    1. Menandatangani SA.
    2. Kirim SA tersebut via fax ke logistik kantor pusat.
  4. Kirim / fax SA ke cabang / satelit untuk mempercepat proses. (Logistik)
  5. Menerima SA dan memeriksa apakah pelanggan dan transporter telah menandatangani dokumen tersebut. (WDS / WHK)
    1. Untuk selanjutnya dapat dilakukan proses seperti pada prosedur penerimaan barang di gudang cabang.
  6. Khusus untuk prosedur penerimaan barang di gudang langganan dilakukan dengan proses DO dan Faktur. (WDP / WHK)

Baca juga :

Saluran Distribusi #2 : Menangani Persediaan, Pengiriman dan Administrasi Agen (Subdist)

9 Tips Me-Manajemen Persediaan yang Meningkatkan Penjualan

Penutup SOP Penerimaan Barang

Demikian salah satu contoh prosedur atau SOP penerimaan barang dagangan dari principal atau dari supplier.

Dimana barang tersebut bisa diterima di gudang (cabang), atau dikirim langsung untuk diterima di gudang pelanggan.

Pada contoh ini dengan asumsi perusahaan distribusi (distributor) memiliki kantor cabang, dan barang dikirim ke cabang.

Terima kasih atas kunjungan Anda ke blog Distribusi Pemasaran Dotcom ini, semoga Anda mendapatkan manfaat.

Salam Sukses Sehat dan Bahagia

Picture :

1 thought on “SOP Penerimaan Barang dari Principal”

Comments are closed.