Saluran Distribusi #2 : Menangani Persediaan, Pengiriman dan Administrasi Agen atau Subdist

SALURAN DISTRIBUSI – AGEN / SUBDIST – PERSEDIAAN, PENGIRIMAN & ADMINISTRASI

Selain sales team, keberhasilan subdist atau agent juga ditentukan oleh departemen lain yang secara langsung berpengaruh terhadap operasional, yaitu tim gudang, tim pengiriman dan tim administrasi penjualan (distribusi).

Tim gudang bertanggung jawab terhadap pengelolaan persediaan agar agen atau subdist memiliki kemampuan untuk menyediakan barang yang akan didistribusikan.

Tim pengiriman bertanggung jawab terhadap ketersediaan barang / distribusi produk di outlet yang telah melakukan ordering melalui tim penjualan.

Tim administrasi bertangung jawab terhadap pengolahan data penjualan, persediaan dan piutang langganan, serta memberikan support dalam bentuk laporan untuk monitoring dan pengambilan keputusan.

Pada artikel Saluran Distribusi #2 ini kita akan membahas mengenai :

• Gudang dan persediaan
  • Posisi persediaan harus optimal
  • Mengatur Persediaan
  • Stock Opname
• Pengiriman barang
  • Armada Pengiriman
  • Pentingnya Rute Pengiriman
  • Memahami aturan pengiriman barang di Outlet
• Administrasi penjualan, persediaan dan piutang langganan.
  • Biaya Operasional Tim Penjualan
  • Nota dan Faktur Penjualan (commercial invoice)
  • Mengelola Piutang Dagang
  • Administrasi Gudang dan Pengiriman
  • Audit Piutang dan Persediaan

#1 : Gudang dan Persediaan

Persediaan adalah salah satu elemen penting penunjang keberhasilan penjualan di agen atau subdist, dengan persediaan yang cukup, maka kemungkinan terjadi barang kosong di outlet dapat dihindari.

Dengan demikian kebutuhan konsumen dapat terpenuhi dan kemungkinan terjadi kehilangan penjualan menjadi lebih kecil.

Tujuan utama dari pengelolaan persediaan adalah agar terjadi kesimbangan antara jumlah persediaan dengan kemampuan untuk melayani customer dan persediaan berada pada posisi safety level.

#1.1 : Posisi Persediaan Harus Optimal

Hal pertama yang harus diperhatikan adalah posisi persediaan harus dalam posisi aman atau optimal, yang menjamin tidak ada stock barang yang kosong.

Tetapi juga harus diperhatikan, bahwa stock barang jangan terlalu berlebih (over stock) yang mengakibatkan dana agen / subdist terhenti di sana.

Agar persediaan berada dalam posisi yang optimal, maka barang harus dijaga agar berada dalam posisi safety stock.

Secara sederhana safety stock dapat dihitung dari maximum usage dikurangi average usage dikalikan lead time.

Kemudian kapan stock harus ditambah atau kapan pembelian harus dilakukan adalah dengan memperhatikan titik reorder (reorder point).

Reorder point (ROP) secara sederhana adalah average usage dikalikan lead time dan hasilnya ditambahkan safety stock.

#1.2 : Mengatur Persediaan

Mengatur persediaan, dengan tujuan utama adalah subdist mampu melayani pelanggan sesuai kebutuhan, dan mampu mengelola persediaan seoptimal mungkin.

Selain itu dengan pengelolaan yang baik, maka barang rusak bisa diminimalisir, posisi (jumlah) stock bisa akurat, stock dalam keadaan fresh, dan lainnya.

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pengelolaan stock adalah :

Pengaturan Gudang :

Pengaturan gudang berhubungan dengan area coverage, artinya semakin dekat posisi gudang dengan area yang di-cover, maka proses distribusi akan semakin efektif dan semakin efisien.

Selain gudang utama, biasanya subdist juga memiliki gudang pembantu atau gudang di cabang atau gudang pembantu / stock point.

Tujuan dari adanya gudang pembantu atau stock point adalah untuk mempercepat dan meningkatkan pelayanan distribusi ke pelanggan yang berada jauh dari gudang utama.

Atur Barang Berdasar Status Produk :

Dalam setiap gudang, harus diatur berdasar status produk, hal ini untuk memudahkan monitoring barang.

Pembagian barang berdasar status produk minimal adalah :

• G/S (goods stock), barang baik layak untuk dijual, layak konsumsi, berada dalam masa jual.
• G/S NED (goods stock – near ED), barang baik, tapi tidak layak dijual (outlet) tapi layak konsumsi, bisa dijual langsung ke enduser atau retur ke principal.
• B/S NED (bad stock – near ED), barang rusak kemasan, isi baik, tidak layak jual ke outlet, layak konsumsi, bisa jual ke enduser terbatas, atau retur ke principal.
• B/S (bad stock), barang rusak tidak layak jual, tidak layak konsumsi, dimusnahkan / retur ke principal.
• G/S Promo, barang untuk keperluan promosi, dan seringkali dengan packaging khusus (BOGOF, B2GOF, dll.).
• B/S Promo, barang promosi yang sudah rusak, biasanya karena pengiriman, atau karena salah penyimpanan.

Atur secara Grouping System

Posisi barang dalam gudang harus diatur berdasar group atau kelompok yang sudah ditentukan, hal ini untuk memudahkan monitoring, penghitungan, loading / unloading dan lainnya.

Grouping bisa berdasar principal, jika item per principal kecil, kemudian per kategori jika item per principal cukup banyak.

Bahkan untuk principal yang memiliki banyak merek, bisa dibuak per kategori per merek, dan jika memungkinkan bisa dikelompokan lagi.

Kemudian buatkan peta atau layout dari posisi barang tersebut, sehingga posisi tidak banyak berubah, serta akan memudahkan proses monitoring / audit.

Perhatikan FIFO :

Semua pengaturan diatas, harus tetap mengacu kepada kemudahan menjalan FIFO system, sehingga produk dalam kondisi paling fresh.

Agar FIFO berjalan dengan baik, setiap kali barang datang, harus ada pencatatan per ED, demikian juga saat barang keluar, ED harus dicatat, sehingga bisa diketahui, stock yang ada ED nya kapan saja.

System Penyimpanan :

Untuk sistem penyimpanan ada beberapa macam, selain tergantung dari luas dan tinggi gudang, juga tergantung jenis barang serta kemudahan akses yang ingin diterapkan.

Ada beberapa macam model penyimpanan, mulai dari yang sederhana hingga yang sangat canggih yang tentu berbiaya sangat mahal.

Untuk yang memiliki area gudang luas, ada baiknya menggunakan model melebar / horizontal yang relatif simpel dan low cost.

Sedangkan untuk gudang dengan area kecil, sebaiknya menerapkan model vertikal atau racking system, yang tentu membutuhkan biaya yang relatif lebih mahal.

Ruang Penyimpanan :

Ruang penyimpanan harus mengikuti spesifikasi penyimpanan yang sudah ditentukan oleh principal yang sudah disesuaikan untuk setiap kategori produk.

Biasanya yang harus diperhatikan adalah :

• Suhu ruangan, humidity / kelembaban dan sirkulasi udara.
• Ketinggian palet.
• Jarak antar barang.
• Barang yang boleh dan tidak boleh berdekatan (berbau tajam, mudah terbakar dll.).

*** untuk lebih detail dapat Anda baca 9 tips mengelola persediaan yang meningkatkan penjualan.

#1.3 : Stock Opname

Berikutnya yang harus dikerjakan oleh tim gudang adalah melakukan stock opname secara internal, hal ini wajib dilakukan untuk meminimalisir terjadinya selisih barang.

Opname harus dibagi dua macam, yaitu opname secara global atau per unit, namun untuk seluruh barang dan dilakukan secara periodik, misal tiap minggu, dua minggu atau minimal satu bulan sekali.

Opname berikutnya per kelompok barang, tetapi secara detail, baik unit maupun fraction (pecahan) sehingga bisa diketahui jumlah yang sebenarnya dari barang tersebut.

Opname yang kedua ini dilakukan secara bergantian, tetapi harus sudah kembali ke kelompok barang semula dalam waktu paling lama tiga bulan, hal ini untuk meminimalisir kesalahan.

#2 : Pengiriman Barang

Pengiriman barang ke pelanggan adalah salah satu aktivitas yang sangat penting yang ikut menentukan keberhasilan distribusi produk di suatu area.

Saat sales team berhasil melakukan dealing atau memunggut ordering pelanggan, maka saat juga pelanggan berharap barang pesanannya akan bisa diterima sesegera mungkin atau sesuai permintaannya.

Dan untuk saat ini, banyak sekali pelanggan yang meminta service level kurang dari atau minimal 1 x 24 jam dari ordering, apalagi untuk produk consumer goods (terutama yang fast moving / fmcg) dan medical product.

Jika subdist atau agen tidak mampu memberikan pelayanan yang cepat, sesuai permintaan pelanggan, bisa jadi pelanggan akan beralih ke produk lain yang tentu akan merugikan subdist / agen, main distributor dan principal.

Beberapa hal berikut bisa meningkatkan service level yaitu :

#2.1 : Armada Pengiriman

Jumlah dan jenis armada pengiriman sangatlah menentukan ketepatan dan kecepatan pengiriman barang ke pelanggan.

Armada pengiriman haruslah disesuaikan dengan area dan jenis outlets yang di-cover, selain itu letak outlet dan jenis / kategori produk juga harus dipertimbangkan.

Untuk dalam kota, akan sangat membantu jika menggunakan armada yang kecil yang bisa masuk ke jalan-jalan yang kecil, termasuk penggunaan armada pengiriman roda tiga dan roda dua.

Selain armada dan tim pengirman reguler , akan baik jika disiapkan armada pengirman temporary atau untuk special order.

Tim ini akan meng-cover permintaan pengirman yang bersifat urget / sangat urgent atau special order tersebut, karena selain waktunya yang kadang tidak sesuai dengan tim reguler, seringkali tidak pada rute saat itu.

Bagaimana saat tidak ada special order atau yang urgent, tim ini bisa berkerja sama dengan tim promo untuk melakukan aktivitas promo seperti market blitz ataupun direct selling.

#2.2 : Pentingnya Rute Pengiriman

Rute pengiriman harus dimiliki oleh tim pengiriman, dimana rute ini dibuat berdasarkan call plan tim penjualan dan special order yang masuk.

Dengan rute pengiriman, maka akan ada banyak manfaatnya, yang paling utama adalah customer tahu, kapan barang akan diterima, bahkan karena telah terjadwal, customer akan bisa memperkirakan jam kedatangan pengiriman.

Jadwal yang selalu tepat ini akan membantu pelanggan mengatur stock barang, artinya saat outlet mendapat pesanan barang yang stocknya menipis, outlet berani menjanjikan, karena outlet tahu barangnya akan diterima tepat waktu.

*** Anda dapat membaca artikel tentang 7 hal wajib bagi delivery untuk dapat meningkatkan penjualan, sebagai gambaran yang lebih detail tentang delivery system.

#2.3 : Memahami Aturan Pengiriman Barang di Outlet

Hal lain yang wajib dikuasai oleh tim pengiriman adalah pemahaman terhadap aturan pengirman di setiap outlet / type outlet.

Modern trade, memiliki aturan yang paling kompleks yang berkaitan dengan pengiriman, seperti hari apa saja pengiriman barang, bagaimana standar barang saat diserah terimakan, bagaimana prosedur tukar barang / retur dan dokumen apa saja yang dibutuhkan.

Dalam modern  trade, aturan di minimarket akan berbeda dengan supermarket, juga berbda dengan horeca ataupun dept store.

Sama-sama type outlet minimarket pun seringkali memiliki aturan yang berbeda-beda, mulai yang tersentral (DC), atau yang harus dikirim ke beberapa outlet untuk satu faktur, dan lain sebagainya.

Untuk grosir seringkali satu DO harus diturunkan di beberapa gudang / tempat yang berbeda, dan tiap grosir memiliki karakter yang berbeda-beda pula.

Itulah sebabnya, sangat penting bagi delivery team untuk menguasai wilayah pengiriman dan mengenal karakter dan aturan setiap outlet dalam wilayah tersebut.

#3 : Administrasi Penjualan, Persediaan dan Piutang Langganan

Departemen lain yang sangat menentukan keberhasilan distribusi dan penjualan subdist adalah administrasi penjualan, persediaan dan piutang.

Tentu saja masih ada bagian lain yang secara tidak langsung juga berpengaruh, seperti bagian keuangan dan personalia / HRD.

#3.1 : Biaya Operasional Tim Penjualan

Biaya operasional dari tim operasional, terutama salesman sangat penting, apalagi jika sedang mendistribusikan produk baru.

Biaya operasional biasanya adalah pengganti BBM, service berkala, uang makan dan penginapan untuk luar kota.

Ada beberapa metode klaim BO ini, ada yang menerapkan lumpsum system, ada yang by activity, atau by area coverage.

Yang mana yang terbaik ?, semua baik, tergantung diterapkan dimana dan pada kondisi yang bagaimana.

Lumpsum system, akan cocok jika call plan sudah jadi atau baku (tapi ingat call plan bersifat dinamis), sehingga jarak tempuh dan waktu sudah bisa diestimasikan dengan tepat.

Sedangkan by activity akan baik diterapkan untuk pengembangan area atau produk yang masih baru, karena akan banyak aktivitas untuk treatment pasar yang tidak selalu sama.

BO by area coverage biasanya diterapkan untuk sales team yang mengcover area luar kota, tetapi tidak menginap, atau area pinggiran yang sering kali berada jauh dari pusat.

Area ini biasanya di kerjakan satu bulan sekali, karena jarak tempuh yang cukup jauh, sehingga dibutuhkan perhitungan tersendiri untuk fuel dan meal expenses nya.

Untuk dinas luar kota, memang harus ada tambahan, selain biaya menginap, sales team harus makan diluar lebih dari sekali, artinya harus ada tambahan uang makan dan uang bbm.

Untuk level supervisor, biasanya menerapkan budget khusus untuk operasional, misal dalam kondisi normal mendapat jatah BBM untuk sekian kilometer, jika ybs keluar kota yang non reguler, bisa mengajukan biaya tambahan untuk dinas luar.

Biaya operasional ada yang sudah include dalam margin di subdist, namun ada jug ayang menerapkan system klaim tersendiri, atau ada budget tersendiri untuk team operasional.

Dengan menggunakan BO yang sudah masuk dalam margin yang diberikan ke agen, maka keuntungan untuk agen adalah, jika penjualan naik, maka akan ada tambahan keuntungan yang berasal dari biaya yang tetap (fixed cost).

Tetapi kerugiannya adalah saat penjualan menurun, atau saat pertama kali memasarkan / mendistribusikan produk yang tentu saja omset masih kecil, subdist akan terbebani biaya ini.

Jika menggunakan biaya operasional yang terpisah dari margin distributor, atau istilahnya ada subsidi biaya operaional, termasuk gaji tim, maka dalam kondisi apapun, subdist / agen akan tetap mendapatkan profit.

#3.2 : Nota dan Faktur Penjualan (commercial invoice)

Nota penjualan dan faktur penjualan harus ditangani dengan baik, agar tidak terjadi kesalahan data penjualan yang tentu saja bisa mengaburkan data dan informasi penjualan.

Nota penjualan biasanya digunakan oleh team motoris atau kanvass, yang kemudian bersama-sama dengan PO dari TO / AE akan di proses untuk dijadikan faktur penjualan.

Proses fakturisasi selain untuk memenuhi aturan juga digunakan untuk proses validasi atas harga, jenis barang dan program yang di dijalankan.

Dengan proses fakturisasi ini akan didapat data penjualan yang sangat dibutuhkan oleh pihak subdist / agen, main distributor dan principal.

Faktur yang telah diverifikasi ini akan digunakan dikirim ke gudang untuk digunakan mengirimkan barang, jika faktur tersebut berasal dari PO sales team.

sedangkan faktur yang berasal dari nota penjualan, akan langsung masuk ke departemen collection, sebagai penjualan tunai atau kredit.

Data laporan yang dihasilkan dari departemen adminitrasi penjualan ini antara lain :

• Laporan Aktivitas Harian (daily activity), yang memuat aktivitas salesman satu hari sebalumnya dan akumulasinya. Di dalam LAH minimal harus memuat :
  • Sales volume dan sales value per item produk per kategori produk per tanggal tersebut
  • Sales return volume dan sales return value per produk per tanggal tersebut
  • Call dan Effective call per tanggal tersebut
  • Implementasi dan pencapaian program penjualan (sales promo – TP/CP/SP)
  • Akumulasi dari sales, sales return, call, EC dan program (MTD).
• Laporan distribusi dan penjualan yang terkait dengan aktivitas tertentu, seperti :
  • Laporan untuk launching produk baru
  • Laporan untuk pengembangan item produk di area atau type outlet tertentu
  • Laporan distribusi yangberkaitan dengan aktivasi merek dan outlets.
  • Dan lainnya.
• Laporan mingguan dan bulanan yang berkaitan dengan penjualan dan distribusi, seperti :
  • Distribusi produk (reguler, fokus, launching, dll.) per item dan per group product per type outlets.
  • Penjualan per unit dan per rupiah untuk tiap item / group / kategori / dll.
  • Dan lain-lain yang membantu monitoring penjualan di agen.

#3.3 : Mengelola Piutang Dagang

Sama halnya dengan administrasi penjualan, piutang langganan di agen / subdist harus dikelola dengan benar, karena aset terbesar dari subdist biasanya ada di piutang langganan ini.

Principal seringkali telah menentukan prosentasi penjualan tunai dan kredit untuk setiap produk atau per kategori produk dengan alasan tertentu.

Produk existing tentu memiliki trading term yang berbeda dengan produk yang baru launching, produk existing akan memilik kredit yang lebih pendek atau tunai.

Sedangkan produk baru seringkali harus diberi extra kredit dan kadang dalam kuatitas yang sangat kecil, sehingga nominal faktur juga kecil.

Pengelolaan piutang dagang, memang sepenuhnya menjadi wewenang subdist / agent, artinya seandainya terjadi overdue atau A/R aging yang tinggi, semua sepenuhnya menjadi tanggung jawab subdist.

Akan tetapi bagaimana cara agen membayar ke main distributor atau principal, jika kondisi piutang langganannya buruk.

Agen dengan kondisi piutang langganan yang buruk, akan berdampak terhadap bisnis agen itu sendiri, dan secara perlahan juga berdampak ke main distributor dan principal, itulah sebabnya principal harus melakukan monitoring juga terhadap kondisi piutang agent, meski tidak secara langsung.

Untuk penagihan bisa dibebankan ke sales team (jual dan tagih) atau menggunakan kolektor khusus, atau kombinasi dimana kolektor hanya menagih piutang overdue sekian hari, hal ini dilakukan agar tidak mengganggu rute tim penjualan.

Beberapa laporan standar yang harus dikeluarkan oleh bagian collection adalah :

• Umur piutang (A/R aging) per dua minggu dan bulanan / cycle /periode.
• Umur piutang (A/R aging) produk / kategori tertentu yang sedang dalam program khusus.
• Historical pelanggan (kartu langganan), untuk monitoring trend piutang langganan.
• Dan lainnya.

*** sebagai referensi tambahan silahkan Anda baca tentang 5 cara sederhana pengelolaan piutang dagang yang meningkatkan penjualan. 

#3.4 : Administrasi Gudang dan Pengiriman

Performa gudang dan pengiriman juga sangat menentukan keberhasilan penjualan agen / subdist, karena dengan adanya administrasi gudang dan pengiriman yang baik, maka ketersediaan barang bisa lebih terjaga, dan performa pengiriman juga termonitoring.

Administrasi gudang akan meliputi saat penerimaan barang, saat barang dikeluarkan dan status setiap barang serta kondisi setiap barang / kelompok barang (batch).

Setiap barang yang masuk dan keluar akan dicatat dalam kartu gudang, dan barang hanya bisa keluar dengan dokumen yang sudah ditentukan yaitu faktur penjualan dan surat jalan atau dokumen lain yang sudah ditentukan.

Kemudian harus ditetapkan, tingkat verifikasi dari setiap dokumen tersebut, artinya meski dokumen lengkap, jika verifikasi kurang, maka gudang berhak menolak mengeluarkan barang.

Kita sering kali mendengar barang hilang atau selisih kurang di gudang agen / subdist, atau terjadi banyak ketidak cocokan antara pencatatan dengan pisik barang.

Jika hal ini terjadi secara terus menerus, bukan tidak mungkin agen akan mengalami kerugian yang bisa mengancam bisnisnya.

Itulah sebabnya, penting bagi principal untuk membantu agen membuat dan menjalankan sistem pengelolaan gudang dan pengiriman yang baik.

Jika gudang cukup besar dan persediaann juga memiliki jumlah item yang banyak,maka sebaiknya dibuat penangung jawab khusus untuk setiap kelompok produk tersebut, yang akan membantu kepala gudang dalam melakukan pengawasan barang.

Karena tidak mungkin kepala gudang akan sanggup mengawasi barang dalam jumlah yang sangat besar tersebut.

Sedangkan untuk pengiriman, ang harus diperhatikan adalah kecocokan antara faktur atau surat jalan dengan barang yang dibawa.

Kemudian setelah pengiriman, semua barang harus diturunkan dan harus dilakukan pengecekan ulang jika ada barang yang tidak terkirim.

Beberapa laporan yang harus dikeluarkan oleh administrasi gudang dan pengiriman adalah :

• Posisi stock harian, yang digunakan oleh sales team berjualan.
• Laporan posisi persediaan (untuk setiap kategori dan jenis gudang).
• Laporan perubahan status produk.
• Laporan mutasi barang untuk setiap gudang.
• Laporan barang promo dan barang rusak.
• Dan lainnya

#3.5 : Audit Piutang dan Persediaan

Terakhir agen atau subdist harus melakukan audit secara berkala dan random, terutama untuk piutang dan persediaan.

Audit piutang harus dilakukan baik secara internal (didalam kantor) maupun secara lapangan atau audit piutang dengan mencocokan secara langsung ke pelanggan.

Proses audit bisa dilakukan oleh tim yang dibentuk secara khusus dan oleh bagian FA atau bagian audit jika memang memiliki tim tersendiri.

Inti dari audit piutang adalah untuk memastikan bahwa faktur tersebut benar, tidak fiktif dan nominalnya juga sesuai.

Sedangkan audit persediaan harus dilakukan secara periodik setiap bulannya, selain itu harus dilakukan audit yang bersifat random.

Dengan principal memperhatikan tim gudang dan pengiriman, kemudian piutang dan administrasi yang memberikan suporting ke tim penjualan, maka diharapkan performa agen / subdis dapat ditingkatkan.

Selain itu, dengan pengelolaan yang benar,  agen atau sub distributor yang merupakan salah satu pedagang perantara saluran distribusi,  dapat meminimalisir terjadinya tindak kecurangan yang dilakukan oleh oknum karyawan.

Terima kasih sudah mampir di blog Distribusi Pemasaran dotcom ini, semoga mendapatkan manfaat.

Salam sukses sehat dan bahagia