MENINGKATKAN SALES CALL & EFFECTIVE CALL
Ada banyak cara bagi salesman untuk meningkatkan volume penjualannya, salah satunya adalah dengan meningkatkan kunjungan penjualan / sales call dan mengkonversi tiap kunjungan semaksimal mungkin menjadi kunjungan efektif / effective call.
Call dan Effective call adalah pondasi bagi sebuah perusahaan yang bergerak dibidang distribusi, penjualan dan pemasaran,
Terutama untuk produk-produk yang bersifat konsumer (consumer product)
Pengertian Sales Call dan Effective Call
Pengertian dari Sales Call, bisa jadi setiap perusahaan memiliki definisi tersendiri, yang memang disesuaikan dengan jenis industri dan teknik covering mereka.
Namun secara umum pengertian dari aktivitas ini memiliki banyak kesamaan.
Pengertian Sales Call
Pengertian Call atau sales call adalah kunjungan seorang salesman ke titik penjualan atau saluran keluaran / saluran distribusi atau outlet yang berfungsi sebagai grosir atau retail dan berbentuk aneka outlet di sektor modern maupun tradisional.
Pengertian Effective Call
Sedangkan pengertian Effective Call adalah kunjungan penjualan / sales call tersebut diatas efektif sesuai / mencapai tujuannya, yaitu terjadi transaksi penjualan.
Ada perusahaan yang mengartikan EC – efective call ini cukup jika terjadi transaksi, tidak harus transaksi penjualan,
Jadi jika sebuah kunjungan salesman / sales call terjadi transaksi penagihan saja (misal membayar sebagian / cicil) atau hanya terjadi retur penjulan / sales return saja sudah bisa dikatakan sebagai EC.
Saya pribadi lebih setuju dengan definisi Effective Call adalah sales call yang diikuti dengan transaksi penjualan yang normal.
“Lho kok ada yang normal, berarti ada yang tidak normal ?”
Iya, kadang jika EC ini menjadi salah satu target sales team yang harus dicapai, sales team yang nakal bisa membuat EC – effective call proforma atau bohongan, sekedar ada EC-nya.
Misal, hanya menjual dua atau tiga bungkus mie instant saja (sebagai syarat ada transaksi),
Padahal salesman tersebut meng-cover outlet dengan type wholesaler / grosir yang selalu membeli dalam satuan karton (misalnya, lebih dari 10 karton).
Pengertian EC dengan Syarat (ECS)
Ada juga perusahaan yang menerapkan ECS (EC dengan Syarat).
EC-S, atau EC dengan “Syarat”, adalah kunjungan dikatakan efektif jika memenuhi sebuah syarat.
Bentuk dari syaratnya ini bermacam-macam, diantaranya yang sering digunakan adalah jika EC tersebut sesuai dengan jadwal kunjungan salesman tersebut atau sesuai Call Plan atau ada produk tertentu dan lainnya.
EC-S yang lain adalah, jika transaksi penjualan tersebut memiliki syarat minimal sekian SKU untuk type outlet tertentu (ini yang paling banyak digunakan).
Misal :
- untuk WHS minimal 5 karton boleh mix,
- untuk Semi WHS minimal 3 karton boleh mix,
- untuk Ret-1 minimal 1 karton boleh mix isinya,
- Ret-2minimal ½ karton boleh mix, dan seterusnya.
Tiga elemen kunjungan tersebut (Call, EC dan EC-S) adalah sebagian dari elemen kunjungan yang ada, yang digunakan untuk membentuk strategi kunjungan salesforce agar maksimal, efektif dan efisien
Elemen kunjungan ini adalah bagian dari manajemen teritorial / sales territory management / time and territory management,
Sebuah manajemen untuk mengelola sebuah area pemasaran, distribusi dan penjualan agar target dan pencapaian bidang pemasaran, distribusi dan penjualan bisa maksimal.
Cara Meningkatkan Call dan Effective Call
Bagi beberapa perusahaan yang sudah besar, untuk meningkatkan penjualan sudah tidak menggunakan elemen call dan effective call lagi,
Karena baik akurasi call dan EC mereka sudah mencapai 95%, bahkan sering kali pencapaian sales call nya bisa diatas 100%.
Bagaimana cara salesman atau perusahaan pemasaran atau perusahaan distribusi untuk meningkatkan kunjungan penjualannya atau sales call-nya?.
Langkah #1, Pemetaan Area
Baik itu salesman bidang penjualan pemasaran (principal – sales reps), salesman bidang penjualan distribusi (sales dist), maupun salesman penjualan langsung / direct selling , sangat penting untuk memetakan area coverage nya.
Tujuan dari pemetaan area ini sebenarnya adalah untuk mendapatkan profil pasar,
Dimana dapat diketahui berapa total outlet di area tersebut, dan yang lebih penting adalah diketahuinya jumlah tiap type outlet serta letak geografis dari outlet tersebut.
Memetakan area yang di cover ini dimulai dari melakukan survey titik-titik penjualan di area tersebut.
Biasanya untuk area baru survey bisa dilakukan cukup 1 minggu saja, dan akan disempurnakan dalam 3 bulan (13 minggu) berikutnya.
Sebagai referensi Anda dapat membaca artikel mengenai teknik pemetaan area dan survey outlet .
Jika data base outlets telah dimiliki, maka survey dan pemetaan area ini bisa dilewati.
Data base pelanggan / outlets, minimal harus memuat registered outlets, active outlets dan primary target outlets.
Jika aktivitas distribusi dan penjualan sudah beroperasi, dan tidak mungkin bagi perusahaan tersebut untuk jeda melakukan survey dan pemetaan area secara menyeluruh, maka pemetaan dan survey ini dapat dilakukan secara partial.
Misal dengan cara mengambil satu hari dalam satu minggu untuk melakukan survey dan pemetaan,
Sehingga beberapa minggu kemudian semua area akan ter-survey semua, dan profil pasar bisa didapatkan.
Langkah # 2 : Memaksimalkan Rute Kunjungan
Setelah data base outlets didapatkan, compare database tersebut dengan data real,
Yaitu kunjungan yang selama ini terjadi, kemudian lakukan pemaksimalan / rekayasa rute kunjungan salesman (route engineering), dengan cara :
- List semua outlets yang ada ( yang telah dimiliki), list juga minggu berapa, hari apa outlets tersebut di cover.
- Tingkatkan kerapatan kunjungan ke hari-hari tertentu, misal Data kunjungan salesman sbb :
- Week 1, D1 = 5, D2 = 7, D3 = 12, D4 = 6, D5 = 15, D6 = 2 ; total 47 calls
- Week 2, D1 = 4, D2 = 9, D3 = 18, D4 = 3, D5 = 14, D6 = 3 ; total 51 calls
- Sebisa mungkin sales call dirapatkan ke minggu pertama, terserah masuk di hari mana saja, misal hasilnya menjadi seperti ini :
- Week 1, D1 = 9, D2 = 7, D3 = 15, D4 = 13, D5 = 15, D6 = 2 ; total 61 calls
- Week 2, D1 = 0, D2 = 9, D3 = 18, D4 = 0, D5 = 10, D6 = 0 ; total 37 calls
- Atau bisa juga di rapatkan ke minggu kedua, yang penting berusaha memaksimalkan tiap hari kerja dengan sales call yang tinggi.
- Dalam satu minggu, usahakan sales call ini di rapatkan di hari-hari tertentu, bebas yang penting sesuai target sales call (biasanya untuk penjualan distribusi consumer goods sekitar 20 sales calls), anggap akhirnya menjadi seperti berikut ini :
- Week 1, D1 = 6, D2 = 7, D3 = 18, D4 = 15, D5 = 15, D6 = o ; total 61 calls
- Week 2, D1 = 0, D2 = 9, D3 = 18, D4 = 0, D5 = 10, D6 = 0 ; total 37 calls
Langkah # 3 : Aktivasi Outlet
Nah sekarang kita punya 3 macam hari kerja, yaitu :
- Hari kerja tanpa ada sales call, seperti W1-D6, W2-D1,W2-D4, W2-D6
- Hari kerja kurang maksimal sales call nya, yaitu sales call < 18
- Hari kerja mendekati sales call target yaitu 18 calls keatas
Proses perubahan jadwal sales call harus tetap mempertimbangkan elemen kunjungan seperti jadwal untuk terima order, tukar TT, terima barang, jadwal kompetitor dsb.
Program Kunjungan Penjualan
Siapkan strategi / program kunjungan yang strategis, ambil dari database outlet secara prioritas,
Dimulai dari yang paling mungkin untuk di kunjungi.
- Buatkan monitoring progress kunjungan, yang berisi
- nama outlets,
- contact person / key person,
- hasil kunjungan,
- permasalahan dan solusinya utk tiap outlet yang di target.
- Bicarakan tiap permasalahan ini dengan atasan / supervisor / manager,
- apakah akan tetap dikunjungi normal,
- di berikan sales promo / consumer promo (sudah ada potensi),
- di aktivasi dengan event kecil (potensi outlet masih kecil, tapi potensi pasar cukup besar) atau
- di tangguhkan kunjungannya (dianggap terlalu berat untuk saat ini).
- Ingat, tiap sales call tidak boleh ada yang sia-sia, harus ada progress positif dan di record di monitoring form agar dapat diketahui progress nya.
Program Aktivasi Outlet
Siapkan strategi aktivasi outlet, jadi selain kunjungan, outlet perlu diberikan program penjualan dan distribusi,
Misal dengan program display (bisa juga berbentuk display contest).
- Kelompokkan outlets dalam dua atau tiga kelompok display / pajangan,
- misal display untuk mini market,
- display untuk retail besar (R1) dan
- display untuk retail menegah (R2).
- Lakukan program display dalam periode pendek, sekitar dua atau tiga bulan saja, ulangi ke tahap kedua, setelah dilakukan seleksi.
Memaksimalkan Hari Kerja
Maksimalkan hari kerja dengan kunjungan yang masih minim,
Seperti kunjungan < 18 calls dengan menambah sales calls,
Dan hari kerja yang kosong tersebut sementara bisa diisi dengan berbagai aktivitas penjualan dan distribusi seperti market blitz dan topping up atau direct selling.
Dengan beberapa langkah diatas yang dilakukan secara terus menerus, maka jumlah kunjungan akan dapat meningkat dengan drastis.
Dalam proses ini akan terjadi outlets yang memang tidak bisa di masuki / tidak bisa menerima barang, dan outlets yang bisa menerima barang / produk dari perusahaan kita.
Lakukan terus proses strategi memasuki pasar ini sampai dicapai target kunjungan penjualan yang diinginkan perusahaan,
Sehingga produk akan secara merata berada di outlet-outlet yang menjadi target untuk di cover.
Baru kemudian dilanjutkan ke strategi berikutnya, yaitu mengkonversi sales call ini menjadi effective call untuk menciptakan active outlets sebanyak mungkin.
Proses aktivasi outlets bisa dilakukan dengan melakukan beragam aktivitas dan promosi yang berkorelasi langsung dengan outlets seperti in-store promotion dan merchandising, kemudian event marketing dan lain-lain.
Langkah # 4 : Konversi Sales Calls Menjadi Effective Calls
Setelah strategi peningkatan sales call dijalankan, maka langkah berikutnya adalah melakukan strategi untuk mengkonversi sales call ini menjadi effective call.
Proses ini tidak dijalankan dengan menunggu target sales call tercapai dulu, tetapi dijalankan hampir bersamaan,
Karena pada hakekatnya aktivitas peningkatan sales call adalah bagian dari aktivitas menciptakan effective call.
Pada langkah-langkah diatas ada aktivitas untuk meng-aktivasi outlet dengan cara display, market blitz dan topping up atau direct selling.
Ya, itu adalah sebagian dari aktivitas untuk menciptakan effective calls.
Yuk kita lanjutkan ke aktivitas berikutnya.
Kerja Bareng Principal
Program Fokus ke Konsumen
Selain program diatas, lakukan program yang fokus ke konsumen akhir / end user, seperti :
- Direct selling, lakukan DS langsung ke end user, ajak team dari principal untuk melakukan aktivitas ini, biasanya principal akan support team SPG untuk aktivitas ini.
- DS bisa dilakukan di pasar dimana ada outlet yang sedang di treatment atau ikut program display dengan sasaran end user.
- DS juga bisa dilaksanakan di perumahan, pabrik, tempat keramaian sekitar outlet yang di treatment.
- Sekali lagi manfaatkan hari kerja yang sedikit actual sales call nya dan hari kerja yang sales call nya masih kosong.
Event yang Melibatkan Konsumen
Lakukan event-event yang melibatkan target konsumen / pengguna akhir / end user
- Event harus didekat outlet yang di treatment, dimana satu event harus meng cover / mengaktivasi sekian outlets (ada metode perhitungannya).
- Event harus mengikuti kondisi tingkat penerimaan merek produk oleh konsumen akhir / end user, artinya ada event / program untuk tahap Awareness, tahap Interest, tahap Desire dan tahap menciptakan Take Action.
- Sekali lagi harus ada dukungan dari principal untuk menciptakan dan membangun brand image merek produk tersebut.
Evaluasi
Lakukan evaluasi dari tiap outlets / kelompok outlets dalam satu area yang di treatment, dengan mempertimbangkan program dari setiap saluran distribusi hingga ke konsumen akhir.
- Harus ada program untuk mendorong trade mengambil produk sesuai kuota / plafond.
- Dilanjutkan dengan program untuk outlet di level bawahnya.
- Terakhir buatkan program untuk konsumen akhir.
- Jadi harus ada pull dan push program agar terjadi turn over produk yang tinggi.
- Terakhir harus diberikan loyalty program, dengan loyalty reward yang disesuaikan dengan tingkat loyalitasnya dan type outlet-nya.
- Dengan berbagai aktivitas ini diharapkan akan terjadi peningkatan actual sales call dan diikuti dengan konversi sales call ke effective call yang mencapai 100%.
Langkah # 5 : Monitoring dan Evaluasi
Selalu gunakan monitoring (mirip CRC ; customer record card), yang memuat perkembangan dari outlet tersebut,
Dimulai dari masih database outlets, kemudian di jadikan target outlets, terus dikonversi menjadi active outlets yang selanjutnya di tetapkan call-cycle-nya serta standar drop size nya untuk kemudian diletakkan / ditetapkan kapan call-plan-nya.
Berikutnya lakukan evaluasi secara periodik, ganti outlet yang tidak / kecil kontribusinya dengan yang lebih baik kontribusinya.
Demikian pembahasan kita tentang meningkatkan sales call dan mengkonversinya menjadi effective call.
Terima kasih sudah berkunjung ke blog Distribusi Pemasaran ini, semoga bermanfaat.
Salam Sukses Sehat dan Bahagia