Cara Menyusun Rencana Perjalanan Salesman yang Mudah

Agus Octa

RENCANA PERJALANAN SALESMAN – RPS

Dalam sales teritory management, ada hal yang paling krusial yang harus mendapatkana perhatian khusus manajemen perusahaan, yaitu Sales Call Plan, atau Rencana Perjalanan Salesman, atau apa nama lainnya.

Rencana Perjalanan Salesman adalah dokumen penting yang mengarahkan bagaimana, kapan dan siapa yang yang harus salesman datangi, termasuk produk apa yang harus mereka tawarkan di toko atau outlet tersebut.

Sayangnya, dokumen Rencana Perjalanan Salesman atau RPS ini, seringkali kurang mendapatkan perhatian dari manajemen perusahaan, termasuk petinggi bagian penjualan.

Dalam prakteknya, mereka hanya membuat daftar toko yg harus dikunjungi oleh salesman mereka dari hari pertama (Senin) sampai hari ke enam (Sabtu).

Hanya itu, tidak lebih.

Dan yang lebih parah, yang dibuat bukan daftar toko atau outlet, tapi hanya wilayah yang harus mereka kunjungi setiap harinya.

Tokonya terserah salesman-nya, yang penting mengunjungi sekian toko, dan membawa pulang sekian rupiah sebagai target penjualan mereka.

Akibatnya, distribusi produk jauh dari merata, jauh dari outlet yang potensial.

Pemilihan outlet, juga semau salesman, termasuk mau dikunjungi berapa hari sekali, juga diputuskan oleh salesman sendiri.

Kalau sudah seperti itu, apa bisa diharapkan jumlah pelanggan berkembang dan meningkat?

Apalagi mengharapkan pertumbuhan penjualan, rasanya akan sangat sulit.

Sebenarnya untuk menyusun rencana perjalanan salesman, atau rute kunjungan salesman, ada beberapa hal yang harus diperhatikan.

Dasar dari penyusunan rencana perjalanan ini adalah bagaimana mengelola sebuah wilayah penjualan, yang dapat Anda baca, di artikel Sales Territory Management bagian 1, yang membahas fungsi dan dasar TTM / STM.

Bagian 2 membahas mengenai market potential, target dan standard coverage.

Dan bagian 3, yang mengulik tentang mapping wilayah dan call plan.

Pada artikel ini, akan kita bahas mengenai cara penyusunan rencana perjalanan salesman, dengan cara yang sederhana dan mudah.

Cara Menyusun Rencana Perjalanan Salesman yang Mudah

Rencana Perjalanan Salesman
Rencana Perjalanan Salesman

Rencana perjalanan salesman adalah bagian dari bagaimana mengelola sebuah wilayah penjualan atau sales territory management.

Saya biasa menyebutnya Time and Territory Management, karena ada waktu yang harus Anda perhitungkan ketika menyusunnya.

Sama saja koq, tidak perlu diperpanjang.

Dalam sales territory management, ada urutan yang harus kita kerjakan, sampai kita mendapatkan sales call plan, atau rencana kunjungan penjualan, yang juga sama dengan RPS ini.

Berikut tahapan cara menyusun rencana perjalanan salesman yang mudah dan sederhana, yaitu :

  • Menetapkan wilayah distribusi atau area penjualan.
  • Membagi wilayah tersebut sesuai dengan jumlah salesman.
  • Membagi setiap wilayah salesman menjadi 6 (enam), 12 (dua belas) atau 24 (dua puluh empat) bagian.
  • Buat rencana perjalanan salesman.

Untuk memperjelas, yuk kita bahas satu per satu tahapan di atas.

Penetapan Wilayah Distribusi Penjualan

Hal pertama yang dilakukan adalah menetapkan wilayah distribusi atau wilayah penjualan yang akan dicakup (area coverage).

Untuk memudahkan penetapan wilayah distribusi, Anda bisa mengacu ke batas-batas wilayah yang telah dibuat oleh pemerintah.

Misal, wilayah distribusi penjualan Anda meliputi 5 (lima) kota dan kabupaten.

Tentu Anda sudah tahu, mana saja batas dari semua wilayah kota dan kabupaten tersebut.

Apakah harus persis satu kabupaten penuh?

Jawabannya tidak, Anda bisa hanya mencakup sekian kecamatan dalam kabupaten tersebut.

Karena dasarnya adalah kemudahan untuk mengakses wilayah tersebut, atau jalan yang akan digunakan untuk menuju wilayah tersebut seperti apa?

Selain jalan menuju sebuah wilayah, yang lebih penting adalah, bagaimana potensi penjualan atau pasar di wilayah tersebut?

JIka menurut Anda baik, berpotensi dan layak untuk di-cover atau dicakup, dan jalan akses menuju wilayah tersebut mudah, maka wilayah tersebut bisa Anda tetapkan sebagai wilayah distribusi penjualan Anda.

Dalam kasus ini, Anda sebagai principal, sehinggan Anda bisa menetapkan wilayah distribusi penjaulan produk Anda sendiri.

Jika Anda adalah distributor, maka pembagian wilayah akan tergantung kapling dari principal yang diberikan kepada Anda.

Membagi Wilayah Besar Menjadi Wilayah Kecil sesuai Jumlah Salesman

Tahap kedua, adalah membagi wilayah besar atau wilayah distribusi penjualan tersebut kedalam wilayah yang lebih kecil lagi.

Jika wilayah yang kecil ini dirasa masih terlalu besar atau terlalu luas untuk bisa dikerjakan oleh satu salesman, maka wilayah kecil tersebut harus dibagi lagi menjadi wilayah yang lebih kecil lagi.

Hal demikian dilakukan seterusnya sampai satu wilayah kecil pantas untuk dikerjakan oleh satu salesman.

Bagaimana jika jumlah salesmannya terbatas, sementara wilayahnya masih sangat luas?

JIka kondisi ideal tidak bisa dipenuhi, dan perusahaan memutuskan untuk menggunakan tenaga penjualan yang ada dahulu, maka konsekuensi adalah kemampuan untuk mendistribusikan produk secara merata akan berkurang.

Tingkat kerapatan antar outlet yang membawa produk Anda secara langsung dari sales team akan berkurang.

Hal yang demikian sangat wajar, terutama untuk perusahaan dengan produk yang baru diluncurkan ke pasar.

Jadi selain luasan wilayah distribusi penjualan, juga tergantung struktur organisasi penjualan di perusahaan Anda, seperti apa.

Dan struktur organisasi penjualan di sebuah perusahaan, sangat tergantung dari jenis produk yang dijual atau industrinya apa.

Untuk produk konsumer, (consumer product atau consumer goods) tentu berbeda dengan produk non consumer, apalagi yang fast moving (fast moving consumer goods).

Jadi bagi wilayah besar menjadi wilayah yang lebih kecil sesuai jumlah tenaga penjualan yang ada saat ini atau yang mau dibentuk.

Tentu nanti setiap sekian salesman (biasanya 7 sampai 12 salesman) harus ada koordinator atau supervisor yang mengatur, mengarahkan dan memimpin mereka.

Hal terpenting yang harus Anda perhatikan dalam pembagian wilayah kecil ini adalah potensi wilayah dan jumlah outlet yang ada di wilayah tersebut.

Sehingga, bisa saja satu kecamatan di handle satu salesman, dua salesman atau tiga salesman.

Sebaliknya, satu salesman bisa saja menghandle dua atau tiga kecamatan, jika memang potensinya tiap kecamatan tersebut relatif lebih kecil.

Membagi Wilayah Kecil sesuai Jumlah Hari Kunjungan

Pada langkah ke dua, Anda sudah memiliki wilayah kecil yang menjadi tanggung jawab setiap salesman Anda.

Langkah berikutnya, Anda harus membagi wilayah kecil ini sesuai jumlah hari kunjungan untuk setiap outletnya.

Jumlah hari kunjungan ke setiap outlet berhubungan dengan frekuensi kunjungan setiap outlet per periode atau per empat minggu (hampir satu bulan).

Jadi akan ada outlet yang dikunjungi satu minggu satu kali atau 4/4, dua minggu satu kali atau 2/4 dan empat minggu satu kali atau 1/4.

Kalau outlet satu minggu harus dikunjungi dua kali (8/4) bagaimana?

Ya tidak masalah, bisa saja demikian, biasanya terjadi di modern trade (MT), seperti supermarket, minimarket, atau outlet modern yang lain.

Kalau frekuensi kunjungan ke setiap outlet adalah dua minggu sekali per periode (2/4), maka hari kunjungan salesman tersebut adalah 12 (dua belas) hari.

Artinya wilayah kecil yang menjadi tanggung jawab salesman tersebut harus dibagi menjadi dua belas bagian lagi.

Jika frekuensi kunjungan salesman adalah satu minggu sekali, atau empat kali per periode (4/4), maka hari kunjungan salesman tersebut adalah 6 (enam) hari.

Artinya wilayah kecil yang menjadi tanggung jawab salesman tersebut harus dibagi menjadi enam bagian lagi.

Bagaimana jika ada outlet yang dikunjungi dua kali per periode (2/4), dan ada yang dikunjungi satu kali periode (1/4) ?

Acuanya adalah yang terbanyak, yaitu dua puluh empat hari kunjungan, mengacu ke kunjungan satu kali per periode atau 1/4.

Untuk hari-hari dimana kunjungan tersebut adalah kunjungan ke dua di periode tersebut, maka hari kunjungan dihitung satu saja.

Pembagiannya adalah satu wilayah kecil yang menjadi tanggung jawab salesman tersebut dibagi dengan jumlah hari kunjungan setelah dikurangi kunjungan yang ke dua (dalam satu hari penuh).

Menyusun Rencana Perjalanan Salesman

Nah, setelah tahu setiap outlet harus dikunjungi berapa kali, sekarang Anda bisa menghitung, berapa kemampuan salesman untuk mengunjungi outlet (coverage power) dalam satu periode.

Jika semua outlet harus dikunjungi dua kali per periode, atau dua minggu sekali (2/4) dan satu hari salesman Anda bisa mendatangi 20 (dua puluh) outlet, maka satu periode coverage power-nya adalah 240 outlets, dengan asumsi hari sabtu tetap mengunjungi 20 outlets.

Umumnya hari Sabtu salesman hanya mengunjungi 10 outlets, sehingga total satu periode jumlah outlet yang bisa dikunjungi adalah 220 outlets.

Sekarang tinggal mendaftar, outlet mana saja yang harus dikunjungi di minggu pertama dan hari pertama (Senin), hari kedua (Selasa), demikian seterusnya sampai minggu ke empat hari ke enam (Sabtu).

Tentu saja outlet yang didaftar sudah melewati survey area atau sudah melakukan transaksi awal sekian kali sesuai kebijakan perusahaan.

Dan karena keterbatasan kemampuan salesman dalam meng-cover outlets, maka Anda bisa menerapkan skala prioritas atas dasar tertentu, misal potensi atau kontribusi omsetnya.

Kesimpulan

Demikian pembahasan kita mengenai cara menyusun rencana perjalanan salesman yang mudah, dimulai dari :

  • Penetapan wilayah distribusi penjualan,
  • Membagi wilayah besar menjadi wilayah yang lebih lecil sesuai jumlah salesman,
  • Membagi wilayah kecil sesuai jumlah hari kunjungan,
  • Dan terakhir menyusun rencana perjalanan salesman dengan membuat daftar outlet yang hendak dikunjungi.

Cara diatas hanya mempertimbangkan luasan wilayah penjualan atau geografi wilayah penjualan dan jumlah salesman yang dimiliki perusahaan.

Sementara outlet dilayani semua outlet, tidak membagi atau mengelompokan mereka berdasarkan kriteria tertentu, dan kemudian membentuk tim yang sesuai dengan tipenya.

Karena dalam prakteknya, akan ada outlet tipe grosir, outlet tipe pengecer, dan pengecer ada yang besar, menengah dan kecil.

Demikian juag masing-masing tipe outlet tersebut berasal dari sektor tradisional dan modern, sehingga mereka memiliki tatacara order dan kunjungan salesman yang juga berbeda-beda.

Hal ini tentu saja harus dipertimbangkan dalam menyusun rencana perjalanan salesman, misal dengan membentuk sales team sesuai tipe outlet seperti [key] account executive (KAE/AE) untuk grosir besar dan supermarket, sales taking order (TO) untuk grosir sedang dan pengecer besar, dan sales kanvass (CVSR) untuk pengecer sedang dan kecil.

Semua kembali kepada sales territory management yang digunakan perusahaan tersebut, termasuk goal dan objective dari STM / TTM tersebut.

Bagaimana dengan perusahaan Anda?,

Terima kasih sudah berkunjung ke blog Distribusi Pemasaran dotcom, semoga Anda mendapatkan manfaat.

Salam sukses sehat dan bahagia

Picture :