Pentingnya Sistem Informasi Pemasaran Dalam Membuat Keputusan

sistem informasi pemasaran

SISTEM INFORMASI PEMASARAN – [ Konsep ] 

Pembahasan mengenai Sistem Informasi Pemasaran / Marketing Information System akan mencakup :

  1. Model Sistem Informasi Pemasaran
  2. Sistem Pencatatan Internal
  3. Sistem Intelejen Pemasaran
  4. Sistem Riset Pemasaran
  5. Sistem Analisis Pendukung Keputusan Pemasaran
  6. SIP dan Teknologi Informasi

Setiap perusahaan perlu untuk mengetahui perkembangan situasi dan kondisi pasar dan pemasarannya, memantau perkembangan produk sendiri dan perkembangan produk kompetitor, baik langsung maupun tidak langsung.

Memantau bagaimana kompetitor merespon semua strategi pemasaran, strategi pengembangan merek dan bagaimana produk kita di pasar.

Memantau lingkungan yang mempengaruhi kondisi merek produk kita, regulasi-regulasi baru, kondisi ekonomi, perubahan teknologi, dan semua isu yang berhubungan dengan perusahaan dan merek

Memantau kondisi produk dalam saluran distribusi baik di tingkat distributor, wholesaler, retailer baik di sektor modern channel maupun traditional channel (modern trade dan general trade), baik saluran distribusi umum maupun saluran distribusi khusus seperti institusi, koperasi ,SPBU dll.

Untuk itulah perusahaan perlu membangun sebuah Sistem Informasi Pemasaran (Marketing Information System) yang solid dan handal agar perusahaan melalui para profesional-nya dapat mengambil dan membuat keputusan yang tepat dan cepat dalam membawa arah perusahaan.

 

# 1 : MODEL SISTEM INFORMASI PEMASARAN

Fungsi sistem informasi pemasaran adalah memberikan sebuah informasi bagi para manajer pemasaran dan mendistribusikan informasi tersebut kepada orang yang tepat dan dalam waktu yang tepat.

Gambar berikut menunjukkan alur data informasi pada model sistem informasi pemasaran.

Tujuan sistem informasi pemasaran adalah agar para manajer / direktur pemasaran tersebut lebih mampu dalam melakukan analisa, perencanaan, implementasi, pengendalian dan evaluasi atas keputusan dan strategi pemasaran.



Manfaat sistem informasi pemasaran adalah menghasilkan informasi dan data internal (catatan internal) perusahaan, aktivitas intelejen pemasaran, riset pemasaran dan audit pemasaran serta sistem analisis pendukung keputusan pemasaran.

Di mana data dan informasi tersebut bersumber dari kondisi internal perusahaan, lingkungan pemasaran, segmen dan target pasar, data kompetitor dan kekuatan lingkungan makro yang mempengaruhi kondisi perusahaan.

 

# 2 : SISTEM PENCATATAN INTERNAL (INTERNAL DATA)

Media data dan informasi yang paling dasar dari marketing information system (MIS) adalah semua catatan dan data historical dari semua transaksi dan hasil analisa serta laporan dari internal departemen dan internal perusahaan.

Data dan informasi internal ini menyangkut :

# 2-1 : Data Pembelian

Data pembelian dimulai dari supplier, bahan baku / raw material dan bahan tambahan, proses pengiriman, proses penyimpanan bahan baku, proses produksi, penangananan barang jadi.

Untuk proses produksi tentu saja data yang masuk ke departemen pemasaran bersifat global, dan biasanya sudah dibuatkan di bagian PPIC (product planing & inventory control).

Kepentingan departemen pemasaran terhadap data dan informasi ini adalah :

  1. Sebagai materi tambahan untuk proses komunikasi pemasaran (diferensiasi dan atau keunggulan kompetitif dalam hal material dasar, material tambahan serta proses produksi).
  2. Untuk menyusun product knowledge dan USP sebagai alat bantu presentasi dan closing di bagian penjualan.
  3. Untuk menyusun alokasi dan distribusi produk, yang berkaitan dengan posisi raw mat, work in process dan finishing goods (WIP & FG).

# 2-2 : Data Distribusi

Data distribusi dimulai dari barang di gudang principal / gudang barang jadi, dikirim ke main distributor, ke sub-distributor, ke agen atau grosir inti, ke grosir, ke pengecer, dan ke penjual yang lebih kecil lagi, seperti kios, kaki lima, lapak dan sebagainya.

Saat produk didistribusikan dan melewati semua saluran distribusi (distribution channel) di atas, baik di modern channel, general channel maupun special channel, tentu ada banyak informasi yang dibutuhkan, diantaranya :

  • Jumlah semua outlet / saluran keluar / saluran distribusi / distribusi numerik , dan jumlah dari tiap jenis outlet, seperti
    • super market, mini market, hypermarket, dept store, dst. (sektor MT)
    • grosir inti, whs, swhs, toko kelontong, warung, pasar, kios (Retailer; R1, R2, R3) dan lainnya (sektor GT)
    • MM-SPBU, Apotik dan toko obat, Intitusi, Baby Shop, koperasi dan lainnya. (sektor Special Trade).
  • Dan dari saluran / outlet tersebut data yang dihimpun adalah selling in, selling out, stock take, program promo, dan berbagai aktivitas baik produk sendiri maupun produk kompetitor.
  • Ketepatan pengiriman / service level, stock, product status, product handling dan lain sebagainya.

# 2-3 : Data Penjualan

Data penjualan ini adalah kondisi yang lebih detail dari data selling in, selling out, selling through dan aktivitas promosi, dimana titik fokus tentu pada selling in dan dampak program promosi yang dijalankan.

Data penjualan juga mengambil data analisa atas aktivitas marketing communication, trade marketing dan sales promotion (trade / consumer promotion) yang mempengaruhi selling in dan selling out di suatu area / distrik / outlet.

# 2-4 : Data Stock / Persediaan

Data persediaan berhubungan dengan seberapa banyak perusahaan harus menyediakan stok agar pasar tidak pernah kosong atau mengalami OOS tetapi stock tidak menumpuk dalam jumlah berlebih di gudang persediaan.

Out of stock berarti kehilangan kesempatan penjualan, yang dapat berdampak lebih jauh lagi, seperti masuknya kompetitor.

Over Stock  menimbulkan biaya, seperti biaya bunga dan biaya sewa, dan capital yang seharusnya bisa di pergunakan untuk operasional dan mengembangkan bisnis, malah tertahan di stock yang tidak segera cair.

Dan bagaimana stock diatur di gudang seperti  pengelompokan, FIFO, stacking, temperatur, dan lain yang berhubungan dengan kondisi yang disyaratkan dalam manajemen penyimpanan tiap barang.

Dan yang paling utama adalah data posisi stock, untuk barang baik maupun barang rusak, di semua warehaouse, warehause transit, canvass dan semua stock point.

# 2-5 : Data Hasil Tagihan, Piutang dan Hutang (Collection, A/R dan A/P)

Data hutang piutang secara umum di ambil di departemen keuangan atau admistrasi sub-dept collection atau account receivable.

Departemen pemasaran lebih banyak berhubungan dengan masalah piutang, karena secara umum hasil penjualan / collection juga menjadi tanggung jawab sales team ( dan collector).

Di beberapa peusahaan pemasaran dan distribusi, sales team juga dibebani untuk menagih piutang langganan, menukar tanda terima tagihan dan mengambil giro maupun mengurus transfer hasil penjualan.

Diperlukan data untuk membuat keputusan taktis dan membuat keputusan strategis yang berhubungan dengan collection / hasil penagihan ini, karena hakekat penjualan adalah hasil penagihan.

# 2-6 : Data Keuangan (mrc, adpro, dll.)

Di sini data yang diambil adalah motor running cost (MRC) dan advertising – promotion cost (adpro), serta biaya event atau aktivitas pemasaran yang lain.

Motor running cost, tentu sangat penting bagi departemen pemasaran dan penjualan, karena dari data ini bisa diketahui rasio biaya operasional sales team wajar atau tidak.

Dari data ini juga bisa dipakai untuk menentukan pengembangan sebuah area, apakah split (atau merge) area dibutuhkan atau tidak.

Termasuk untuk membuat analisa efektifitas dan efisiensi sebuah adpro (advertising & promotion) juga membutuhkan data dari sini, sehingga keputusan yang berhubungan dengan adpro bisa di buat lebih akurat dan cepat.

# 2-7 : Sistem Pelaporan

Semua data yang diambil, tidak akan memberikan arti apapun jika data-data tersebut tidak diolah sedemikian rupa dan disajikan dalam bentuk laporan yang komprehensif.

Banyak para user / supervisor / manajer yang menganggap membuat (meski otomatis), membaca dan menganalisa laporan adalah pekerjaan yang membosankan dan membuang-buang waktu, mereka lebih enjoy dengan melihat fakta dilapangan, merangkumnya sendiri dan mengambill keputusan dilapangan.

Cara analisa dan keputusan langsung di lapangan atau field decision making ini dianggap lebih baik dan lebih cepat, serta data yang didapat lebih akurat.

Hal diatas memang tidak salah, tetapi juga kurang tepat, market visit dan field decision making memang dibutuhkan, dan kadang memang harus dikerjakan, tetapi mengabaikan data yang sudah diolah menjadi informasi dengan sistem pengolahan data yang baik adalah sebuah kesalahan.

Kemampuan kita sebagai manajer untuk market visit sering kali terbatas, mengingat luas area, region yang menjadi tanggung jawab kita, maka adalah bijak jika kita mau melihat dan melakukan analisa atas data informasi yang sudah dihasilkan yang kemudian dikombinasikan dengan fakta dilapangan berdasar random market visit.

Market visit yang diikuti dengan field decision making seharusnya diprioritaskan ke hal-hal yang sifatnya urgent, dan sebaiknya tetap melakukan cross check dengan data informasi di office agar decision making kita lebih akurat.

Dalam merancang sistem informasi pemasaran yang baik, harus dihindari menciptakan laporan yang terlalu banyak sekaligus / bersamaan.

Sebuah laporan harus disusun sedemikian sehingga mudah dibaca dan sesuai dengan waktu yang dibutuhkan, yaitu :

  • SIP harus memberikan data informasi utama yang menjadi kebutuhan para manajer dalam menganalisa dan memutuskan sesuatu.
  • SIP harus memberikan data referensi atau data pendukung dari data informasi utama diatas.
  • SIP harus disusun sistematis, dimulai dari resume atau overview, yang dilanjutkan ke data informasi global dan didukung oleh data yang bersifat detail.
  • SIP harus diterbitkan pada waktu yang tepat sesuai periodical atau umur histrical / trend yang dianggap valid, jadi tidak boleh menerbitkan laporan yang premature atau expired.
  • Melihat aturan diatas maka akan muncul laporan harian, mingguan, dua mingguan, bulanan, kuartalan, semesteran dan tahunan
  • Diluar daily, weekly, biweekly, monthly, quarterly, mid year, dan yearly akan muncul laporan yang sifatnya temporary, bisa temporary dalam harian, mingguan atau bulanan.

 

# 3 : SISTEM INTELEJEN PEMASARAN

Dengan sistem intelejen pemasaran, maka informasi sehari-hari mengenai perkembangan yang berkaitan dengan lingkungan pemasaran bisa di dapatkan dan termonitoring.

Sumber data lingkungan pemasaran, didapat perusahaan dari berbagai cara, seperti :

  • Pengamatan langsung oleh para manajer, dimana data didapat saat para manajer terjun ke lapangan, atau kunjungan ke pasar atau saat ke distributor.
  • Data dari sales team, baik formal mapun informal, biasanya sales team secara formal akan diberikan form yang harus diisi yang berkaitan dengan kondisi yang ada di pasar, seperti program apa yang lagi ramai di pasar, produk baru apa yang sedang diluncurkan, dsb.
  • Data dari distributor dan saluran distribusi, jadi disini setiap distribution channel / saluran distribusi akan dimintai data tertentu yang berkaitan dengan aktivitas penjualan dan pemasaran.
    • Misal saat melakukan launching produk baru, maka informasi pergerakan dan respon end user pada setiap saluran distribusi bisa membantu perusahaan untuk melihat progressnya.
    • Atau saat ada program promosi, baik trade promotion, consumer promotion maupun corporate promotion, maka informasi kondisi implementasi program ini bisa sangat membantu untuk analisa efektivitas program.
  • Data dari ghost shoppers, dengan menggunakan ghost shoppers ini diharapkan data yang didapat benar-benar alami, tanpa ada upaya untuk merubah data supaya tampak baik.
    • Ghost shopper lebih sering melakukan pengamatan dan melakaukan aktivitas layaknya pembeli, dengan cara demikian maka kondisi outlet dan produk sendiri maupun kompetitor dapat diamati dengan lebih alami dan akurat.
  • Data dari pihak ketiga, yaitu penyedia data yang mereka dapatkan dari melakukan pengamatan dan survey.
    • Perusahan-perusahaan riset ini dapat mengumpulkan data mengenai toko dan panel konsumen secara lengkap dan menyeluruh.
  • Data dari divisi riset atau audit pemasaran, beberapa perusahaan sudah membentuk divisi riset dan pengembangan produk, yang salah satu aktivitasnya melakukan audit pemasaran dan riset pemasaran.

 

# 4 : SISTEM RISET PEMASARAN

Bagaimanakah cara melakukan Riset Pemasaran, dapat dibaca di artikel  “Dalam Menyusun Strategi Pemasaran, Riset Pemasaran Sangat Penting, Bagaimanakah Cara Riset Pemasaran yang Benar ?” ini.

 

# 5 : SISTEM ANALISIS PENDUKUNG KEPUTUSAN PEMASARAN

Sedang mengenai bagaimana melakukan  audit pemasaran dan sistem analisis pendukung keputusan pemasaran saya bahas tersendiri di tulisan yang lain, di blog Distribusi Pemasaran ini.

 

# 6 : SISTEM INFORMASI PEMASARAN & TEKNOLOGI INFORMASI

Kemajuan yang demikian pesat dari teknologi digital, terutama internet, mobile phone dan social media telah merevolusi banyak dunia usaha dan industri dalam berbagai aktivitasnya.

Dengan perkembangan internet dan teknologi informasi tersebut, maka seluruh sistem yang ada di dunia ini terhubung dan membentuk jaringan data terbesar dengan informasi nyaris tanpa batas.

Digital teknologi memungkinkan perusahan dapat terhubung dengan perusahaan lain, dan perusahaan juga dapat terhubung dengan individu dari belahan manapun di seluruh dunia.

Artinya dengan memanfaatkan digital teknologi, internet teknologi, maka sistem informasi pemasaran juga harus bertransformasi ke dalam sistem webbing dan hubbing ini, atau ke sistem networking.

Dengan adanya smartphone / PDA / Palmgrid maka aktivitas salesman pada saat itu akan secara langsung meng-update data penjualan, data stock, data collection dan data-data yang lain pada tingkat depo / distrik / cabang dan kantor pusat saat itu juga.

Sehingga pemanfaatan yang maksimal dari perkembangan internet dan digital teknologi ini akan membuat data dan informasi menjadi sangat cepat dan sangat akurat, meski sumber data berada ditempat yang jauh, di belahan bumi yang lain sekalipun.

 

Demikian pembahasan kita mengenai sistem informasi pemasaran / marketing information system, yang memang sangat dibutuhkan para pengambil keputusan.

Data dan informasi awal dari sistem ini bisa didapatkan dari pencatatan internal / data internal perusahaan, dari kegiatan intelejen pemasaran dan dari riset / audit pemasaran.

Dan dengan perkembangan teknologi informasi yang sedemikian pesat, digital dan internet teknologi telah merubah perilaku perusahaan dan individu, dunia menjadi semakin dekat dan informasi menjadi semakin terbuka.

Manfaat sistem informasi pemasaran akan semakin maksimal manakala perusahaan bisa memanfaatkan teknologi digital, teknologi informasi dan teknologi internet. dimana komponen diatas akan membuat sistem informasi pemasaran menjadi sangat cepat, akurat dan tanpa batas.

Terima kasih sudah mampir di blog Distribusi Pemasaran ini.

Salam Sukses Sehat dan Bahagia

 

>>>Anda dapat menelusuri artikel menarik lainnya melalui SITEMAP LINK ini

Be the first to comment

Leave a Reply

Your email address will not be published.


*