Salesmanship #12 : Manajemen Waktu Kerja Sales Executive (untuk Salesman Pemula)

SALESMANSHIP – SALES PEMULA

Setiap orang akan selalu memiliki 24 jam sehari dan 7 hari seminggu, tidak lebih dan tidak kurang. Tidak ada orang yang memiliki waktu kurang 24 jam perhari atau lebih dari 7 hari per minggu, tidak ada.

Yang membedakan satu dengan yang lainnya adalah bagaimana seseorang tersebut mampu memanfaatkan waktu yang dimilikinya semaksimal mungkin, seefisien mungkin dan seefektif mungkin, bukan dengan mengurangi waktu istrirahat atau menambah waktu kerja secara ekstrem, tetapi dengan mengelola waktu sedemikian rupa yang disesuaikan dengan aktivitasnya.

Mereka yang tidak mampu mengelola waktu yang dimilikinya, biasanya akan selalu merasa kekurangan waktu, merasa waktu berjalan sedemikian cepatnya, padahal banyak pekerjaan yang belum terselesaikan, banyak yang masih tertunda dan bahkan terbengkalai, itu semua disebabkan buruknya manajemen waktu.

Kita mengenal yang namanya time management, yang secara sederhana mengulas bagaimana mengelola waktu yang efektif dan efisien, sehingga  mampu memberikan kinerja atau hasil yang maksimal.

Pada artikel seri salesmanship ini, kita akan mengulas sedikit tentang bagaimana mengelola waktu kerja, bagi seorang sales executive atau salesman yang bergerak dibidang penjualan langsung.

1. Perencanaan Waktu Kerja
   1. Pentingnya Pekerjaan yang Terencana
   1. Menyusun Rencana Kerja
      1. Daftar Aktivitas
      1. Menetapkan Sasaran Kerja
      1. Membuat Skala Prioritas
2. Meningkatkan Produktivitas Kerja
   1. Rencana Kerja
   1. Gunakan Alat Bantu Kerja
   1. Biasakan Tercatat – To DO List
   1. Komitmen
3. Penutup dan Kesimpulan

# 1 : PERENCANAAN WAKTU KERJA

Sekali lagi setiap orang memiliki waktu yang sama, 24 jam sehari dan 7 hari seminggu, tidak lebih dan tidak kurang, akan tetapi dalam menggunakan waktu tersebut setiap orang akan berbeda-beda, sehingga tiap orang akan memiliki produktivitas yang berbeda-beda pula, meski memiliki kompetensi yang sama.

Itulah sebabnya, penting bagi setiap orang yang berkecimpung dalam dunia usaha untuk bisa mengelola waktunya, sehingga mampu menciptakan produktivitas yang maksimal, istilahnya me-manajemen waktu atau time management.

Secara sederhana, definisi time management atau manajemen waktu adalah kemampuan untuk mengelola atau mengorganisir waktu atau kemampuan untuk merencanakan berbagai aktivitas, melakukan pekerjaan sesuai rencana, dan melakukan pengawasan atas efektivitas dari penggunaan waktu serta melakukan evaluasi atas hasil penggunaan waktu tersebut.

Tujuan dari manajemen waktu adalah agar kita dapat melakukan pekerjaan secara efektif dan efisien sehingga tercapai produktivitas yang tinggi (atas penggunaan waktu tersebut).

Manfaat dari pengelolaan waktu adalah :

• Membantu seseorang, team atau unit kerja untuk mencapai sesuatu (target kerja) dengan membuat skala prioritas terhadap semua aktivitas yang akan dijalani.
• Membantu baik perorangan, team atau pun organisasi menyelesaikan pekerjaan tepat waktu, dan akan mengurangi kecenderungan untuk menunda-nunda pekerjaan.
• Menghindari terjadinya crash atau bentrok waktu kerja untuk beberapa pekerjaan.
• Bagi salesman, dengan pengelolaan waktu yang baik, salesman akan mampu memanfaatkan waktu untuk melakukan dan membuat janji kerja, kunjungan atau presentasi dengan baik, sehingga akan mengurangi terjadinya waktu yang terbuang karena menunggu atau kehilangan kesempatan karena terjadi crash waktu.
• Pengelolaan waktu yang baik, dapat meningkatkan kepercayaan dan kepuasan konsumen dan calon konsumen, serta menciptakan kesan profesional di mata prospect (calon konsumen).

# 1.1 : Pentingnya Pekerjaan yang Terencana

Sebagai seorang karyawan, salesman atau profesional yang lain, pasti memiliki aktivitas kerja, baik pekerjaan yang bersifat rutin atau pun yang pekerjaan yang bersifat tambahan atau project.

Mengerjakan pekerjaan yang rutin, seharusnya mudah atau dengan kata lain tidak akan mengalami keterlambatan, karena pekerjaan yang bersifat rutin sudah tertata sedemikian rupa, entah sudah memenuhi kaidah efektif dan efisien atau belum.

Tetapi bagaimana dengan pekerjaan yang melibatkan pihak lain, orang lain, organisasi lain, departemen lain, apalagi mereka yang berada diluar perusahaan sehingga tingkat kendali kita menjadi sangat minim.

Tentu hal ini menjadi permasalahan tersendiri, karena seringkali kita tidak mengetahui aktivitas dan keberadaan mereka yang berada diluar kendali kita.

Bagaimana menyiasati hal ini ?

Tentu dengan membuat pekerjaan yang terencana dengan baik, atau membuat perencanaan kerja.

Dengan perencanaan kerja yang baik, memang tidak serta merta mampu membuat semua jadwal kerja kita terpenuhi, apalagi yang melibatkan pihak lain atau pihak luar seperti klien atau pelanggan.

Tetapi dengan perencanaan kerja yang baik, setidaknya akan meningkatkan produktivitas atas waktu kita dan tentu terhadap hasil kerja kita.

Pekerjaan yang terencana, artinya kita mengorganisir semua tugas atau pekerjaan kita, kapan akan kita lakukan, berapa lama dan seterusnya.

Di perusahaan biasanya mereka membuat yang namanya time table, yang didalamnya berisi apa saja yang harus dikerjakan perhari, per minggu, dua minggu dan per bulannya.

Demikian juga untuk salesman atau sales exeutive, wajib juga membuat perencanaan kerja, baik yang bersifat administratif maupun pekerjaan yang ada di lapangan.

Secara umum orang-orang lapangan seperti sales executive malas untuk melakukan aktivitas yang berhubungan dengan administratif, termasuk didalamnya membuat perencanaan kerja yang dianggap juga pekerjaan administratif.

Mereka akan lebih suka langsung ke lapangan, kata mereka biasanya adalah yang penting dapat omset, ya…, memang tidak salah, yang penting dapat omset.

Coba cara berfikirnya dibalik, jika tanpa perencanaan kerja yang matang saja bisa “dapat omset”, bagaimana jika pekerjaan tersebut direncanakan dengan matang, tentu hasilnya akan jauh lebih baik, omset yang didapat bisa berkali lipat.

Dan satu lagi, beberapa pekerjaan yang berhubungan dengan kertas, seperti membuat laporan, membuat perencanaan, yang dianggap sebagai pekerjaan administratif, tidak semuanya benar.

Kenapa begitu ?

Karena beberapa aktivitas yang berhubungan dengan kertas tersebut (reporting) adalah sebuah alat bantu, yang membantu Anda, yang membantu kita melihat progress dari aktivitas kita, dan berfungsi sebagai kompas penunjuk arah.

Bayangkan Anda berjalan di hutan tanpa ada penunjuk arah, Anda akan muter-muter, dan beruntung jika bisa keluar dari hutan.

Jadi, membuat perencanaan kerja sangat penting, termasuk bagi mereka yang bekerja di lapangan, seperti salesman, sales executive, medical reps, sales reps, sales promotion atau apapun namanya, sangat penting.

# 1.2 : Menyusun Rencana Kerja

Tidak ada patokan khusus untuk menyusun rencana kerja, tiap orang atau tiap organisasi memiliki style tersendiri, tetapi secara umum semua rencana kerja memiliki format global yang sama.

Dalam rencana kerja akan terbagi menjadi aktivitas rutin yang sudah terjadwal dan aktivitas yang masih direncanakan.

# 1.2.1 : Daftar Aktivitas

Untuk membuat rencana kerja, yang pertama kita lakukan adalah melakukan pendataan aktivitas rutin kita apa saja, baik di kantor maupun diluar kantor jika ada.

AKtivitas rutin yang terjadwal, biasanya dibagi menjadi :

• Jadwal kerja harian (daily)
• Jadwal kerja mingguan (weekly)
• Jadwal kerja dwi mingguan (bi-weekly)
• Jadwal kerja bulanan (monthly)
• Dan jadwal kerja sementara (temporary)

Jadwal kerja biasanya adalah aktivitas yang sudah rutin yang terjadi di internal office, kemudian aktivitas tersebut ditambahkan rencana kerja lapangan yang seringkali bisa berubah-ubah

Perubahan yang terjadi bisa karena kondisi dari klien atau prospek atau calon konsumen yang tidak memungkinkan untuk dikunjungi, atau waktu yang kemudian berubah sehingga harus di re-skedul atau jadwal ulang.

Contoh aktivitas rutin tersebut seperti :

• Persiapan salesman :
  • Cek sales toolkit
  • Cek kelengkapan presentasi, demo, kendaraan dan kelengkapan pribadi
  • Ambil tagihan (jika ada)
  • Ambil material promo
  • Ambil titipan untuk pelanggan (bonus / hadiah, program dll.)
• Sales briefing (Morning Session) :
  • Kinerja penjualan hari sebelumnya (Lap Penjualan)
  • Kinerja kunjungan salesman (Lap Kunjungan / Lap Aktivitas harian)
  • Sasaran penjualan hari itu
  • Program promosi penjualan yang sedang dan akan dijalankan
• Pengecekan atau penyerahan Nota Penjualan dan Surat Pesanan Langganan, untuk perusahaan yang menerapkan on-line system sales executive biasanya hanya melakukan pengecekan atau validasi barang, jenis dan jumlah serta program yang diberikan.
• Penyelesaian hasil tagihan (jika ada), karena seringkali penagihan dilakukan oleh kolektor.
• Sales briefing (Evening session) :
  • Pengisian scoreboard untuk monitoring
  • Penyelesaian komplain pelanggan bersama supervisor atau manager
  • Monitoring pengiriman barang pesanan sebelumnya
  • Pembahasan efektivitas kunjungan hari itu
  • Pembahasan progress dari program promosi penjualan terhadap penjualan
• Dan lain-lain

Sedangkan aktivitas dilapangan seperti :

• Hunting prospect :
  • Call by Phone, untuk mencari data dan informasi seputar klien dan jika memungkinkan membuat janji pertemuan dengan PIC
  • Soft call, melakukan kunjungan perdana, penjelasan awal tentang produk dan perusahaan, membuat janji pertemuan
  • Mencari referensi dari pelanggan lama (bisa dengan kunjungan langsung, atau by phone jika sudah akrab dengan pelanggan).
• Penawaran produk :
  • Penawaran yang disesuaikan dengan jadwal estimasi kebutuhan pelanggan (data estimasi atau analisa kebutuhan pelanggan dari perusahaan)
  • Penawaran atas permintaan pelanggan
  • Penawaran pengembangan kebutuhan pelanggan, cabang, anak perusahaan, mitra kerja dll.
• Presentasi produk :
  • Presentasi kepada calon konsumen atau prospect untuk pertama kali, disesuaikan dengan tingkat status pelanggan (sales funneling, sales pipeline), gunakan konsep AIDA atau sales funnel.
  • Presentasi kepada calon pelanggan yang meminta penjelasan ulang, pemantapan dan lain sebagainya yang intinya membutuhkan informasi lebih jauh seperti program garansi, after sales service dll.
• Dan aktivitas lapangan lainnya.

# 1.2.2 : Menetapkan Sasaran Kerja

Dari daftar aktivitas yang kita miliki, ada aktivitas yang bersifat tetap dan rutin, daftar tersebut harus kita kompilasi menjadi satu yang disesuaikan dengan tujuan dari aktivitas tersebut.

Setiap aktivitas tentu memiliki tujuan, tujuan tersebut harus ditetapkan meskipun itu hal yang sederhana atau sepele, dan harus dipenuhi, contoh melakukan pengecekan sales toolkits, targetnya adalah semua yang dibutuhkan harus terbawa, alat bantu yang digunakan adalah cek list, maka proses cek list harus dilakukan.

Itu hal yang sangat sederhana dan seringkali diremehkan oleh salesman, bahkan oleh mereka yang sudah senior, akibatnya, seringkali saya melihat sales executive yang melakukan demo produk tetapi tidak memiliki alat yang lengkap, dengan berbagai alasan seperti tertinggal, rusak dan lain sebagainya.

Apa akibatnya ?

• Pertama demo bisa batal, karena alat tersebut tidak bisa didapatkan di lapangan dengan segera.
• Kedua, demo tetap bisa jalan, tetapi harus pinjam dari calon konsumen, hal ini tentu mengurangi profesionalisme sales executive itu sendiri (dan performa perusahaan).
• Ketiga, demo tetap jalan, alat diakali sedemikian rupa sehingga tampak kurang etis, dan tidak profesional di mata konsumen.

Sasaran kerja atau target yang lebih besar, tentu harus ditetapkan, seperti :

• Angka penjualan atau unit produk yang harus terjual per hari, per minggu dan per bulannya.
• Jumlah kunjungan, kunjungan efektif seperti demo, presentasi dan aktivitas lainnya juga harus ditetapkan.
• Target konversi dari prospek hingga closing berapa persen atau berapa orang juga harus ditetapkan.
• Jumlah target yang harus dikunjungi, atau target prospect juga harus ditetapkan.
• Dan lain-lainnya.

# 1.2.3 : Membuat Skala Prioritas

Setelah membuat daftar aktivitas baik yang rutin maupun yang akan dikerjakan, kemudian dilengkapi dengan target atau sasaran kerja, maka langkah selanjutnya menetapkan skala prioritas atas semua aktivitas tersebut.

Penetapan skala prioritas ini tentu menggunakan banyak pertimbangan, seperti :

• Waktu yang dimiliki oleh klien, kapan bisa di temui.
• Waktu yang dimiliki oleh sales executive sendiri, kapan bisa menemui.
• Tingkat kepentingan atau potensi dari pertemuan tersebut, misal prospect termasuk konsumen kelas kakap yang memiliki potensi besar terhadap kenaikan penjualan atau bisnis perusahaan.
• Tahapan atau status dari konsumen yang didasarkan pada sales funnel, apakah pada posisi cold prospect, warm prospect atau hot prospect, tentu kita mendahulukan hot prospect jika waktunya bersamaan dan potensinya sama.
• Dan aspek lain yang dijadikan patokan bagi perusahaan.

# 2 : MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS KERJA

Tujuan dari bekerja adalah mencapai hasil yang maksimal, baik hasil kerja untuk pribadi atau tujuan pribadi maupun hasil kerja dari sisi perusahaan yang tentu saja dihubungkan dengan tujuan dari perusahaan yang biasanya tertuang dalam target kerja.

Untuk mencapai hasil kerja yang maksimal, maka produktivitas kerja harus dimaksimalkan juga atau ditingkatkan secara terus menerus.

Untuk meningkatkan produktivitas kerja, ada beberapa hal yang bisa kita lakukan diantaranya adalah :

# 2.1 : Buat Rencana Kerja

Membuat rencana kerja diyakini sebagai salah satu aktivitas yang mampu mendongkrak kinerja kita dengan baik, seperti kata orang bijak, ‘mereka yang tidak membuat perencanaan, berarti merencanakan kegagalan’.

Artinya betapa pentingnya sebuah perencanaan, bukan hanya dalam bisnis yang besar, namun dalam skala kecil yaitu aktivitas kita sendiri jika tidak direncanakan dengan baik, seringkali meleset atau tertunda-tunda.

Pada pokok bahasan sebelumnya kita sudah membicarakan mengenai bagaimana membuat perencanaan kerja atau rencana kerja secara sederhana.

# 2.2 : Gunakan Alat Bantu Kerja

Komponen kedua yang bisa membantu meningkatkan kinerja kita adalah penggunaan alat bantu kerja, baik yang berbentuk soft tools maupun hard tools

Soft tools ini termasuk berbagai peralatan yang berbentuk aplikasi yang mampu mempercepat proses kerja kita, yang mampu membantu kita mengambil keputusan dan yang mampu membuat aktivitas kita lebih mudah, lebih elegant dan lebih-lebih lainnya.

Sedangkan hard tools adalah alat bantu kerja yang bersifat phisik, yang juga akan banyak membantu aktivitas kita dalam bekerja.

Seringkali beberapa alat bantu kerja merupakan satu paket, naik soft tools maupun hard tools, seperti satu set komputer atau laptop, yang terdiri pisik komputer / laptop dan soft ware yang membuat komputer tersebut bisa beroperasi.

Saat ini ada banyak alat bantu kerja, seperti aplikasi untuk membantu membuat rencana kerja, aplikasi untuk membantu presentasi dan lain sebagainya.

Tugas orang sales adalah belajar semua peratalatan tersebut, untuk alat bantu pisik biasanya orang sales sudah familiar, tetapi kalau disuruh belajar yang soft tools, agak susah, karena memang sifatnya yang mendekati administratif.

Tetapi jika kita betapa dengan menguasai peralatan tersebut akan banyak aktivitas kita yang terbantu, maka saya yakin rekan-rekan salesman akan dengan senang hati belajar.

Coba lihat, Anda semua pasti punya smartphone, namanya aja telpon pintar, yang tentu didalamnya banyak menu yang canggih yang ketika Anda bisa menggunakan, banyak sekali aktivitas Anda yang terbantu.

# 2.3 : Biasakan Tercatat – To DO List

Ini juga merupakan momok bagi orang lapangan, yaitu tidak suka mencatat, mereka lebih suka mengandalkan ingatan, dan ketika lupa apa yang terjadi?

Menggunakan alat bantu untuk melakukan pencatatan seputar aktivitas kita tentu akan sangat membantu pekerjaan kita, yang pada gilirannya akan meningkatkan kinerja kita juga.

Saat ini ada banyak cara untuk membuat catatan, mulai dari penggunaan agenda kerja, form To DO list atau menggunakan alat bantu PDA atau saat ini bisa menggunakan laptop, tablet atau smartphone.

# 2.4 : Komitmen yang Tinggi

Memiliki komitmen yang tinggi sangat diperlukan untuk memastikan semua rencana kerja yang telah dibuat bisa dijalani dengan baik.

Tanpa memiliki komitmen yang tinggi, semua rencana kerja bisa berantakan, satu aktivitas tidak dikerjakan sesuai jadwal yang telah dibuat, maka aktivitas berikutnya juga akan terkena dampaknya.

Baca juga :

Salesmanship # 8 : Menutup Penjualan (Sales Closing)

Salesmanship # 7 : Menangani Keberatan Konsumen dan Pelanggan

Salesmanship # 5 : Mencari Prospek dan Menangani Pelanggan

# 3 : PENUTUP dan KESIMPULAN

Mengelola waktu kerja sangat penting bagi mereka yang ingin mencapai puncak produktivitas, tidak terkecuali bagi salesman atau sales executive.

Ada banyak cara untuk mengelola waktu kerja atau manajemen waktu kerja, cara sederhana adalah dengan menyusun rencana kerja atau membuat perencanaan kerja.

Untuk menyusun perencanaan kerja, mulailah dengan melakukan listing seluruh aktivitas kita, baik yang rutin maupun yang insidentil.

Sebuah perencanaan kerja yang baik, akan berisi seluruh aktivitas rutin dan aktivitas tambahan yang sequence atau berurutan berdasar skala prioritas.

Sebuah perencanaan kerja yang baik juga harus memuat target atau tujuan yang hendak dicapai dari aktivitas tersebut, sehingga bisa digunakan sebagai alat bantu monitoring atau minimal sebagai reminder.

Dan perencanaan kerja, bisa membantu meningkatkan produktivitas kerja kita, selain penggunaan alat bantu kerja, organiser dan komitmen yang tinggi untuk menjalani perencanaan kerja yang telah disusun.

Bagaimana dengan Anda?, sudahkan membuat perencanaan kerja untuk membantu meningkatkan produktivitas Anda?

Terima kasih sudah berkunjung ke blog distribusi pemasaran dotcom, semoga Anda mendapatkan manfaat.

Salam Sukses Sehat dan Bahagia

Picture :