Sales Promotion Representative (SPR), Pengertian, Fungsi dan Tugasnya

Agus Octa

SPR – ASPR – SALES FORCE

Sales Promotion Representative – SPR atau Area Sales Promotion Representative – ASPR, tentu tidak asing lagi ditelinga mereka yang bekerja di dunia distribusi dan pemasaran.

SPR atau ASPR adalah perwakilan dari principal yang bertugas dalam bidang penjualan dan promosi, sesuai dengan namanya.

Seorang SPR atau ASPR, memiliki wilayah kerja yang tidak terlalu luas, biasanya distrik atau kalau kita biasanya menyebutnya kota atau kabupaten.

Seorang ASPR atau SPR secara umum ditugaskan oleh perusahaan (principal) untuk membantu distributor dan team dalam menjalankan aktivitas distribusi dan penjualan mereka.

Jadi apa pengertian Sales Promotion Representative atau Area Sales Promotion Representative ini ?

Pengertian ASPR atau SPR

Pengertian ASPR atau SPR adalah team dari principal atau perusahaan penghasil produk yang bertugas dalam bidang penjualan (sales) dan promosi (promotion) di sebuah wilayah distribusi dan pemasaran.

Sering dikatakan, bahwa Sales Promotion Reps atau Area Sales Promotion Reps ini adalah wakil dari principal yang ditugaskan untuk membantu berbagai aktivitas distributor atau distribution team melalui penjualan dan promosi dalam wilayah yang terbatas.

Benar wilayah ASPR atau SPR ini sangat terbatas, biasanya satu atau beberapa distrik (kabupaten dan atau kota).

Seorang ASPR biasanya hanya menangani satu grup produk saja, ada yang lebih, untuk grup produk dengan item yang sedikit.

Satu grup produk umumnya terdiri dari beberapa item produk, baik dalam satu kategori atau tidak dalam satu kategori, yang pasti dari satu principal.

Fungsi Area Sales Promotion Reps – ASPR

Area Sales Promotion Reps

Perusahaan, dalam hal ini principal, membentuk divisi, departemen atau unit penjualan dan promosi untuk memastikan produk yang dihasilkan perusahaan bisa berada di pasar, di terima oleh konsumen yang menjadi target market mereka.

ASPR – Area Sales Promotion Representative, akan memastikan produk perusahaan bisa terdistribusi di seluruh wilayah yang menjadi tanggung jawabnya.

Membantu distribution team dari distributor (internal atau eksternal) dalam hal selling-in atau menjual / memasukan produk ke outlet atau saluran distribusi.

Melakukan analisa pergerakan produk di saluran distribusi, termasuk bagaimana produk mengalir keluar menuju konsumen.

Jika aliran produk ke konsumen atau pemakai akhir (consumer / end-user) tersendat, ASPR atau SPR ini harus mencari cara bagaimana mencairkan stok di outlet tersebut.

Jadi mereka akan menyusun program untuk membantu selling-out saluran distribusi atau outlet, biasanya yang end-channel atau retailer.

Jadi fungsi dari ASPR atau SPR ini adalah :

  • Memastikan produk terdistribusi di semua titik-titik penjualan atau outlet (semakin ke bawah, semakin baik, istilahnya go retail).
  • Memastikan terjadi keseimbangan antara selling-in dan selling out, dengan selling through sesuai standard produk dan perusahaan tersebut.
  • Menciptakan permintaan di level konsumen akhir (end-user) atau customer demand.
  • Menyusun dan mengusulkan ke ASPS program promosi lokal (local promo) yang menyasar pada trade (dist. channel) dan consumer.
  • Mengenalkan produk beserta fungsinya ke konsumen sasaran dengan berbagai program komunikasi mereka.
  • Memastikan sales force team dari distributor paham tentang Product Knowledge produk perusahaan.
  • Mewakili perusahaan untuk membangun hubungan baik dengan outlet (terutama pareto outlet), distributor (dengan semua team-nya) dan konsumen yang menjadi target produk perusahaan.

Itu kira-kira fungsi dari Area Sales Promotion Reps – ASPR tersebut.

Diperusahaan yang berbeda, bisa jadi fungsi mereka sedikit berbeda, karena memang akan disesuaikan dengan produk yang mereka bawa dan tujuan pembentukan team sales promotion tersebut.

Tugas atau Jobs Description ASPR / SPR

Jika kita telah mengetahui apa fungsi perusahaan membentuk ASPR, tentu kita sudah punya bayangan apa kira-kira tugas atau jobdesk (jobs description) dari ASPR atau SPR ini.

Sekali lagi, di perusahaan yang berbeda, bisa jadi jobdesk mereka akan sedikit berbeda, karena memang disesuaikan dengan produk dan tujuan pembentukan team ini.

Dalam artikel ini saya kita lebih fokus ke ASPR untuk perusahaan yang bergerak dalam bidang consumer product atau consumer goods.

Berikut jobdesk ASPR atau SPR secara umum :

Main Jobs Desc :

  1. Product Distribution (memastikan produk terdistribusi di seluruh wilayah penjualan)
  2. Product (brand) Advertising n Promotion (melakukan aktivitas promosi dan periklanan (adpro) merek produk)
  3. New Open Outlet (melakukan pembukaan outlet-outlet / distribution channel baru)
  4. New Open Area (melakukan pembukaan wilayah distribusi baru atau saluran distribusi baru)
  5. Brand Activation (menjalankan berbagai program aktivasi merek)
  6. Dist. Channel Activation (menjalankan berbagai program untuk mengkativasi saluran distribusi atau outlet)
  7. Direct Selling (melakukan aktivitas penjualan langsung, baik ke end-channel maupun ke end-user)
  8. Merchandising (melakukan penataan dan pemajangan produk di retailer)
  9. To Assist SLD (membantu salesman distributor – SLD, untuk berbagai aktivitasnya yang berhubungan dengan distribusi dan penjualan)
  10. Mengusulkan ke ASPS program untuk meningkatkan selling-in dan selling-out (STT dan STC) outlet.
  11. NPL Monitoring (mengawal proses peluncuran produk baru).
  12. Customer Management (mengelola pelanggan, meningkatkan retensi, kepuasan dan loyalitas pelanggan).

Detail Jobs Desc :

#1 Mendistribusikan produk diseluruh wilayah penjualan.

  • Melakukann survey potensi wilayah penjualan, untuk mendapatkan outlet-outlet yang memiliki potensi penjualan dan distribusi.
  • Melakukan analisa atas Customer Base atau Registered Outlet (CB/RO) distributor dengan potensi area.
  • Melakukan analisa atas Active Outlet dengan Registered Outlet (AO vs RO).

#2 Melakukan aktivitas promosi dan periklanan produk atau merek produk.

  • Merancang berbagai program untuk mengkomunikasikan merek dan atau produk ke target market melalui berbagai media periklanan lokal.
  • Merancang berbagai program promosi penjualan yang disesuaikan dengan tujuan (objective) yang menyasar trade (TP), consumer (CP) dan salesman (SFI).
  • Menyiapkan berbagai material yang berhubungan dengan periklanan dan promosi penjualan.
  • Mengkomunikasikan berbagai aktivitas advertising dan promotion tersebut ke pihak terkait seperti distributor dan outlet (tertentu, biasanya pareto).
  • Monitoring eksekusi adpro program, secara administratif maupun lapangan.

#3 Melakukan pembukaan outlet baru

  • Membantu distributor membuka outlet baru (terutama yang sulit), dengan berbagai program (initial program)
  • Mengelola outlet tersebut sampai kondisi tertentu (penjualan stabil) untuk kemudian diserahkan ke distributor.
  • Melakukan analisa potensi penjualan atas outlet tersebut.

#4 Melakukan pembukaan area baru atau saluran distribusi baru (channel tersebut belum aktif, minimal si wilayah tersebut).

  • Melakukan survey dan pemetaan (profil pasar) wilayah baru tersebut.
  • Menyiapkan strategi pembukaan wilayah baru (pembukaan bisa oleh temporary team bentukan principal, atau dengan bantuan sales team dari distributor atau gabungan).
  • Memimpin proses pembukaan wilayah baru tersebut.
  • Monitoring perkembangan NOA.

#5 Mengusulkan dan menjalankan berbagai program aktivasi merek (brand activation).

  • Melakukan analisa atas beberapa merek dengan brand index yang rendah.
  • Mengusulkan program untuk meningkatkan brand index tersebut sesuai dengan kondisinya.
  • Monitoring pelaksanaan brand activation.

#6 Mengusulkan dan menjalankan berbagai program aktivasi saluran distibusi (channel activation).

  • Melakukan analisa atas beberapa outlet yang kurang aktif.
  • Mengusulkan dan mengeksekusi program untuk mengaktifkan outlet tersebut.
  • Monitoring pelaksanaan channel activation.

#7 Penjualan langsung ke konsumen (end user) atau ke retailer (end-channel).

  • Melakukan aktivitas penjualan langsung yang disertai dengan program promosi dan edukasi ke end-user, untuk menciptakan permintaan (demand).
  • Melakukan aktivitas penjualan langsung ke end-channel atau retailer kecil disertai program promosi, edukasi, pengenalan produk agar terjadi permitaan ke level diatasnya atau agar outlet aktif.
  • Menjalankan One Day Promotion sebagai bagian dari aktivitas brand activation (point 5) dan channel activation (point 6).

#8 Melakukan aktivitas penataan dan pemajangan produk di retailer.

  • Bersama-sama MD melakukan aktivitas merchandising baik di MT mapun di GT.
  • Memastikan display produk telah sesuai tema yang diusung.
  • Memastikan semua elemen-elemen pemajangan produk telah digunakan dengan benar.
  • Memeriksa produk yang didisplay layak jual.
  • Memeriksa stok produk tersedia, termasuk yang dipajang.

#9 Membantu salesman distributor.

  • Melakukan analisa atas distribusi distributor, baik numerik, berbobot maupun vertikal (Nd, Wd, Vd).
  • Mengusulkan program untuk membantu distribusi dan penjualan.
  • Membantu distributor team untuk mencapai target penjualan dan target distribusi.
  • Memastikan stok distributor aman.
  • Melakukan mengusulkan purchase order ke ASPS untuk item-item yang sedang ada program atau yang menyentuh reorder point.

#10 Mengusulkan berbagai program selling-in dan selling-out ke ASPS

  • Melakukan analisa atas selling-in dan selling-out.
  • Mengusulkan program untuk meningkatkan selling-in.
  • Mengusulkan program untuk membantu selling-out outlet.

#11 Mengawal dan monitoring peluncuran produk baru.

  • Melakukan analisa atas kinerja (selling-in selling-out ratio) di setiap outlet, tipe outlet atau sub-area.
  • Memastikan target selling terpenuhi (termasuk target selling-out nya).
  • Melakukan pendataan semua informasi yang berhubungan dengan aktivitas peluncuran produk baru tersebut.

#12 Mengelola pelanggan.

  • Membangun hubungan baik dengan pareto outlet dan non-pareto outlet.
  • Mengusulkan program untuk meningkatkan retensi pelanggan.
  • Menjalankan program untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.
  • Menjalankan program untuk meningkatkan loyalitas pelanggan.

Baca juga :

Menyusun Formasi Sales Force yang Efektif dan Efisien

Sales Force – Kanvasing (Kanvaser), Pengertian, Fungsi dan Tugasnya

Sales Force – Sales Motoris (Task Force), Pengertian, Fungsi dan Tugasnya

Kesimpulan

Itu tadi pembahasan kita mengenai pengertian, fungsi dan tugas atau jobdesk dari ASPR atau SPR di perusahaan yang bergerak dalam bidang consumer product atau consumer goods.

Secara umum mereka mengawal proses distribusi (termasuk penjualan tentunya) dan pemasaran dari sutau produk di wilayah yang menjadi tanggung jawab mereka.

Bertanggung jawab langsung pada ASPS (Area Sales Promotion Supervisor) atau SPS (Sales Promotion Supervisor) dan bekerja sama dengan sales team dari distributor, serta dibantu oleh TF, MD dan SPG.

Bagaimana menurut Anda?, ada pendapat lain atau masukan ?

Jangan segan-segan, dengan meninggalkan pesan di kolom komentar dibawah ini.

Bagi Anda atau perusahaan Anda yang membutuhkan bantuan untuk membentuk atau membangun Sales Promotion Team, silahkan hubungi kami di “kontak” ini, dengan senang hati kami akan membantu.

Silahkan cek beberapa materi pelatihan yang kami miliki di link “Jasa Konsultasi dan Pelatihan” ini

Terima kasih sudah berkunjung ke blog Distribusi Pemasaran dotcom ini, dan semoga Anda mendapatkan manfaat.

Salam sukses sehat dan bahagia

Picture : Freepik.com

13 Nov 2021 : 08.33 WIB by Agus Octa

8 thoughts on “Sales Promotion Representative (SPR), Pengertian, Fungsi dan Tugasnya”

  1. Selamat malam pak agus

    Secara gamblangnya apakah aspr ini ibaratnya junior suprvisor ya pak?mengingat di job desk nya juga ada point “mengontrol tim yg di pimpinnya”!!dan jika iya apakah tdk lebih efisien di lebur menjadi satu (asps) sj untuk job desk aspr,selain efisiensi biaya toh juga tdk jauh beda dengan job desk asps.

    Terimakasih
    Mohon bimbingannya
    Maaf sebelumnya

    Reply
    • ASPR atau SPR, adalah bagian dari Sales Promotion Team, dengan luasan tanggung jawab yang sudah ditentukan oleh perusahaan.
      Karena bagian dari Sales Promotion Team, maka tugas ASPR / SPR, tentu tidak berbeda jauh dengan satu tingkat di atasnya, yaitu ASPS / SPS.
      Perbedaan yang paling utama adalah luasan wilayah yang menjadi tanggungjawabnya, dimana ASPS / SPS ini tentu lebih besar, dan masih ada beberapa tugas dan tanggungjawab yang menjadi kewajiban ASPS / SPS.
      Secara umum, beberapa tugas dalam jobdesk ASPR / SPR lebih untuk membantu dan melaksanakan tugas dari atasan mereka di lapangan.
      Mengenai apakah tidak sebaiknya dilebur saja menjadi ASPS / SPS, kenapa harus dilebur ?.
      Jika wilayah penjualannya memang kecil, ya tidak perlu ada ASPS, cukup ASPR saja.
      Adanya ASPR/SPR dan ASPS/SPS itu karena wilayah dan skope kerja yang cukup luas, yang tidak mungkin bisa dikerjakan dengan efektif dan efisien oleh ASPS/SPS saja, sehingga perlu dibantu oleh para ASPR/SPR untuk beberapa wilayah yang lebih kecil.
      atau sebaliknya, karena wilayah yang luas, dan ada banyak ASPR/SPR, maka harus ada koordinator, yaitu ASPS/SPS sebagai team leader.

      Kuranglebih seperti itu, dan semoga bisa menjawab pertanyaan Anda.

      Reply
  2. Salam sehat sll P Agus
    Sy mu tanya, langkah effektip apa terkait jobdesk ASPR yg begitu banyak pada kegiatan promosi dlm menciptakan consumer & selli in sedangka target call per hari nya masih byk sekita 50 outlet/ hari,.
    Terima Kasih

    Reply
    • job desc ASPR dengan ASPS secara umum sama, luasan cakupan wilayahnya yg berbeda,
      hanya saja seringkali ASPR lebih ke fungsi pelaksana,
      misal untuk program, kebanyakan hanya mengusulkan, misal untuk program A, alasannya apa, tujuannya apa disampaikan ke ASPS, kemudian ASPS akan melakukan validasi dan analisa atas alasan dan tujuan tadi dengan kondisi yg ada dilapangan, jika benar dan memang harus dibuatkan program, yg membuat tetap ASPS, yg menyetujui ASPM atau SMM, yg melaksanakan ASPR.

      kembali ke pertanyaan Anda, begitu banyak aktivitas ASPR, sedangkan call/day nya bisa 50 outlet/hari
      Aktivitas yg ada di jobdesc ASPR tsb, tidak serta merta dikerjakan semua secara berbarengan, tapi dikerjakan sesuai kondisi yg ada dilapangan.
      jika di lapangan membutuhkan hampir semuanya, tentu tetap skala prioritas atau bagi tugas dengan ASPR yg lain (jika ada lebih dari satu ASPR dalam wilayah tersebut).
      sedngkan Call 50 outlet/ day, ini dalam rangka apa?, untuk project apa?
      karena keseharian ASPR bukan penjualan, tetapi memastikan penjualan terjadi, itupun tidak secara langsung dengan mengawasi bagian sales distribusi melakukan aktivitas penjualan.
      tugas ASPR yg memastikan penjualan seperti : apakah pemerataan sudah dilakukan oleh salesman distribusi?, jika belum kenapa?, jika memang sangat sulit untuk selling-in, maka ASPR akan membantu, biasanya dengan program atau aktivitas.
      ingat dalam proses distribusi, distributor akan cenderung ke weighted distribution (kecuali distributor besar), sedangkan principal, minta semuanya, termasuk numeric distribution.
      termasuk dalam urusan selling-out, ASPR punya kewajiban untuk membantu dan memastikan selling-out terjadi sesuai potensi pasar di wilayah tersebut, jika kurang, ASPR wajib membuat aktivitas untuk membantu meningkatkan selling-out di wilayah tersebut atau toko/outlet tersebut. (dengan mengusulkan program ke ASPS).
      artinya kalau keseharian ASPR wajib call ke 50 outlet, itu saya justru tidak paham, untuk apa mereka melakukan itu, spreading?

      kira2 begitu Pak Roni …

      Reply
  3. Tugas pokok ASPR cukup banyak ternyata, selama ini memang sudah ke aktivitas membantu tim distributor dalam hal selling-out, untuk masalah selling-in ada, tapi tidak banyak.

    Yang saya tanyakan, apakah memang sebanyak itu tugas-tugas dari seorang ASPR, selama ini beberapa tugas yg ada di jobdesk ini menjadi tanggung jawab ASPS, seperti pengelolaan pelanggan, karena cukup berat.

    Tapi secara umum sangat mencerahkan sekali, terima kasih Pak Agus Octa, sehat selalu ya Pak …

    Reply
    • Sebenarnya ASPR atau ASPS memiliki tugas pokok yang hampir sama, tetapi pasti ASPS memiliki cakupan yang lebih luas dan lebih dalam lagi.
      Selain tentu ada beberapa jobdesk ASPS yg tidak ada di level dibawahnya.
      Contoh untuk customer management, level ASPR juga kebagian tugas, biasanya dalam bentuk kunjungan rutin untuk mendapatkan masukan seputar produk, dan ASPS juga akan melakukan kunjungan juga, tetapi dengan frekuensi yang lebih jarang.
      Tujuannya untuk membangun dan meningkatkan hubungan baik dengan outlet tersebut.
      Selain itu monitoring atas pergerakan produk, tetesan distribsi dsb, hanya bisa dilakuakn oleh ASPR, yang memiliki jumlah dan waktu kunjungan lebih banyak dibanding level supervisor.

      Kira-kira demikian Pak Adji, btw thanks sudah berkunjung.

      Reply
      • pak agus octa,bagaimana kalau ada kasus principal menempatkan 1 tim penjualan regular dan 1 tim pemasaran ( marketing ) di distributor, jadi supaya job desc nya tidak tumpang tindih, menurut bapak agar kedua departement ini bisa saling bersinergi dgn distributor itu pembagian tugas nya bisa seperti apa??
        1 pertanyaan lagi pak, mengenai program promosi yang mau di ajukan, baik nya menggunakan murni anggaran principal atau sharing budget dengan distributor.. demikian pak
        Terima kasih pak agus octa, sehat dan sukses selalu..

      • Terima kasih Sdr. Yoga

        Mengenai team marketing yang ada di distributor, seharusnya tidak akan ada tumpang tindih dengan aktivitas sales dari distributor.

        Karena sudah jelas, principal team bertanggung jawab penuh pada aspek pemasaran plus distribusi yang aktivitasnya di kerjakan oleh team distributor.
        Dan distribution team (dari distributor) fokus pada aspek distribusi dan penjualan (selling in atau sales to trade).
        Gampangnya, selling-in urusan distributor, selling-out urusannya principal.

        Dalam praktek, jika selling-in gagal, sebenarnya team distributor gagal, tapi kewajiban team principal untuk membantu proses selling in tersebut.
        Dan dalam mencapai selling out agar sama dengan selling in, team principal akan melakukan berbagai aktivitas pemasaran, intinya create demand.

        Dalam kasun NOO, atau aktivasi outlet, team principal akan melakukan aktivitas penjualan juga, sampai kondisi tertentu, untuk kemudian outlet tsb diserahkan ke distributor.

        Jadi tidak pernah bersinggungan, yang ada bersinergi.

        Jika principal juga menempatkan orang sales di distributor, tentu ada tujuannya.
        misalkan mereka eksklusif untuk tipe outlet tertentu,
        misal pareto oulet / key outlet, MT-(NKA, RKA) atau saluran distribusi khusus (untuk jenis produk tersebut).
        Bisa juag sebaliknya, ditempatkannya orang sales oleh principal di distributor untuk membantu meningkatkan distribusi, dengan banyak membuka outlet baru, mengaktifkan outlet yang mati suri atau kurang aktif, dari sisi penjualan (biasanya plus berbagai program sales promo).

        Apakah tidak bersinggungan dengan team marketing?,
        Tidak, jika sudah dibagi tugasya dengan jelas.
        Team marketing akan banyak konsen ke aktivitas yang menyasar konsumen atau consumer marketing dan team sales (principal) lebih fokus ke trade marketing.
        ….
        Untuk anggaran program promosi, idealnya dari principal, distributor tidak ada dana dan kewajiban untuk program pomosi.
        Akan tetapi dalam prakteknya, distributor harus juga melakukan promosi penjualan, terutama jika membuat kesalahan yang mengakibatkan stok menumpuk, mau tidak mau harus bikin trade promo, dan biasanya dibantu oleh principal.

        Konsepnya, principal harus care ke konsumen akhir, kemudian ke trader, baru ke distributor, dan penjualan yang dilakukan oleh principal adalah jual ke konsumen melalui distributor dan saluran distribusinya. (selling through dist, bukan selling to dist).

        Kira-kira begitu, Sdr Yoga… semoga bisa membantu.

Leave a Comment