DISTRIBUTION MANAGEMENT – Usaha Distribusi
Bagaimana langkah memulai usaha distribusi produk konsumer secara umum ?, atau apa saja tahapan memulai usaha sebagai distributor produk konsumer ?.
Ada lagi yang bertanya, bagaimana atau apa saja persiapan yang harus dilakukan untuk mendistribusikan produk konsumer ?.
Pertanyaan tersebut yang paling sering diberikan ke saya saat bertemu dengan para pelaku usaha, baik secara langsung maupun via telepon.
Ketika saya tanya lebih jauh, beberapa pelaku usaha ini umumnya sudah memiliki usaha, ada yang memang sudah memiliki produk, tetapi belum berkembang secara distribusi, produk masih berada disekitar situ-situ saja.
Ada yang memang usahanya bidang perdagangan, skala grosir, dan ingin berkembang lebih jauh menjadi distributor.
Ini yang paling banyak yang berhubungan dengan bagaimana tahapan mendistribusikan barang, pengelolaan wilyah beserta sistem operasional dan administrasinya.
Pada artikel ini, saya coba menjawab pertanyaan, “Apa saja tahapan atau langkah memulai usaha (baru) distribusi produk konsumer ?”, secara umum saja, khusus untuk aspek pasar, jadi diluar urusan legalitas atau perijinan dan lain-lainnya.
Baik bagi pemilik produk (principal), maupun perusahaan yang memang bergerak dalam bidang distribusi (distributor) dan perdagangan yang hendak melakukan distribusi.
Sekali lagi, saya coba membuat tahapan-tahapan guna mempersiapkan DISTRIBUSI di suatu wilayah secara garis besar saja.
Agar hasilnya bisa maksimal, harus dilakukan penyesuaian atau tambahan sesuai dengan keinginan Anda dan perusahaan Anda sesuai GOAL, STRATEGY yang ditempuh dan KONDISI REAL di Lapangan.
Secara umum ada beberapa produk yang harus mengutamakan distribusi, jadi tingkat pemerataan (availability) yang baik dan tingkat space pemajangan (visibility) menjadi salah satu faktor utama penentu tingkat keberhasilan penjualan.
Jadi meski merek atau brand mereka tidak dibangun secara khusus, volume penjualan bisa didapat dengan cukup baik, asalkan distribusi dilakukan dengan solid, merata pada titik-titik penjualan yang potensial, contohnya adalah produk air minum dalam kemasan (AMDK), snack, candy.
Tentu, jika brand juga dibangun, hasilnya akan jauh lebih baik lagi, karena brand yang memiliki ekuitas yang tinggi, akan mampu menggerakkan konsumen untuk membeli produk.
Distribusi yang SOLID, artinya harus memperhitungkan densitas outlet, numeric, weighted dan vertical distribution serta dilakukan pemajangan yang cukup sehingga konsumen bisa melihat produk tersebut.
Tahap # 1: Tentukan Goal
Hal yang sepele, namus sering dilupakan saat memulai usaha, termasuk usaha distribusi adalah menetapkan GOAL dengan tepat, dalam bentuk rumusan yang SMART – Specific, Measurable, Achievable, Realistic dan Timely.
Minimal yang harus ditetapkan adalah :
- Omset Penjualan dalam satu periode (bulanan,
kwartal, semester atau tahunan).- Dalam Rupiah (Sales Value).
- Dalam Unit (Sales Volume).
- Tentukan, segmen dan target pasar dari produk
tersebut.- Detailkan secara geografi (jika mungkin by :
usia, gender, family size, family life cycle, pekerjaan, pendidikan,
pendapatan). - Detaikan secara psikografis (misalkan by gaya
hidup atau life style).
- Detailkan secara geografi (jika mungkin by :
- Tentukan Strategi Penjualan dan Distribusi yang
hendak digunakan.- Distribusi sendiri (Owned Dist.).
- Single Distribution.
- Multi Distribution.
Saya asumsikan perusahaan menggunakan pilihan yang ke-3, Multi Dist. , artinya principal akan menunjuk beberapa distributor-distributor lokal, cara ini cukup bagus, dan budget tidak begitu besar.
- Untuk Aspek Pemasaran & Promosi Penjualan,
principal akan support :- Team Pemasaran, SPG / TL, TaskForce, Sales Reps,
atau yang lainnya. - Sales Promotion, akan ada berbagai program untuk
mendukung selling-in dan selling-out sales distributor. - Marketing Program, terutama untuk aktivasi merek
dan distribution channel (brand activation dan channel activation)
- Team Pemasaran, SPG / TL, TaskForce, Sales Reps,
Tahap # 2 : Tentukan Area dan Teamnya
Langkah berikutnya dalam tahapan usaha distribusi adalah menetapkan area atau wilayah distribusi dari produk tersebut, jenis saluran distribusi yang akan digunakan, agar produk bisa dijangkau target konsumen dengan mudah, serta menentukan jumlah dan tipe dari team yang akan mengerjakan area tersebut.
- Tentukan segment pasar dan target pasar yang hendak
dibidik (berhubungan dengan saluran distribusi (dist. channel)). - Tentukan channel distribusi yang hendak dibidik,
berhubungan dengan segmen pasar yang disasar. - Tentukan tingkat Distribusi (numeric) yang
hendak dicapai,- Tentukan, area dan berapa outlet yang hendak
di-cover (sesuai target market). - Jenis dan jumlah outlet per area, dihitung
berdasar target yang telah ditetapkan atau goal yang hendak dicapai seperti di
tahap #1. - Bisa dikombinasikan dengan Weighted
Distribution, volume atau value produk di area tersebut (di outlet yang
potensial).
- Tentukan, area dan berapa outlet yang hendak
- Tentukan formasi team untuk merealisasikan
tujuan di atas,- Jika distribusi oleh principal sendiri, maka
harus dibentuk team penjualan dan team pemasaran, team bisa digabung (seperti
sales reps, yang bertugas melakukan penjualan dan pemasaran). - Jika menggunakan distributor luar, berarti
principal hanya membentuk team pemasaran saja, dengan tugas utama, mengenalkan
produk dan mengaktivasi merek dan saluran distribusi, agar produk bisa diterima
di outlet (trader treatment) dan dikenal konsumen (consummer treatment). Saya
asumsikan pilihan ini yang diambil. - Jumlah team dihitung berdasar beban distribusi
dari setiap team, secara umum perhitungannya ada adalah :- Tetapkan pola kunjungan dan siklus kunjungan
(call cycle) - Call cycle ¼, 1 x per cycle (bulan)
- Call cycle 2/4, 2 x per cycle (bulan)
- Call cycle 4/4, 4 x per cycle (bulan), biasaya
untuk MT - Secara umum sales call per hari = 20 outlet
(bisa lebih bisa kurang, tergantung medan atau jarak tempuh dan kerapatan /
densitas dan jenis outlets) - Jadi, CC ¼, jumlah outlet per salesman = ((5 x
20 + 10) x 4) = 440 outlets - CC 2/4, jumlah outlet per salesman = ((5 x 20 +
10) x 2) = 220 outlets - CC 4/4, jumlah outlet per salesman = ((5 x 20 +
10) x 1) = 110 outlets
- Tetapkan pola kunjungan dan siklus kunjungan
- Dari perhitungan di atas sudah jelas, berapa
kemampuan cover tiap salesman.- Misal di Malang dan sekitarnya ada 2000 outlets,
maka kebutuhan salesman = 2000 / 440 = 5 salesforce (dengan CC ¼) - Atau saya balik, 5 salesman akan menghasilkan =
5 x 440 = 2200 outlets, jika tiap outlet dikunjungi 1 bulan sekali (dengan CC
1/4).
- Misal di Malang dan sekitarnya ada 2000 outlets,
- Jika distribusi oleh principal sendiri, maka
Tahap # 3 : Lakukan Mapping Area
Setelah wilayah distribusi sudah ditetapkan, langkah berikutnya dalam usaha distribusi adalah memetakan (mapping) area, agar bisa dilihat dengan jelas tingkat potensi dari wilayah tersebut, serta bagaimana cara melakukan proses distribusi yang paling efektif dan efisien.
- Hal-hal yang perlu dipertimbangkan :
- Strategi penjualan dan distribusi yang dipilih.
- Jenis dan jumlah sales team.
- Pembagian area dan prioritas area (area mana yg
diprioritaskan). - Pembagian jenis outlet dan prioritas jenis
outlet (jenis outlet apa saja dan outlet mana saja yg diprioritaskan). - Kelayakan dan potensi pasar di area tersebut.
- Coverage system yg digunakan :
- By saluran / channel (pembagian didasarkan dist
channel). - By geografis (pembagian didasarkan area
geografis), biasanya model ini yang sering digunakan.
- By saluran / channel (pembagian didasarkan dist
- Jumlah minimal outlet dan potensinya per sales
team, artinya dihitung juga berapa potensi penjualan di area tersebut, sehingga
didapatkan rasio biaya terhadap penjualan yag wajar. - Kondisi geografis, pertimbangkan waktu, tingkat
kemacetan, jarak, dan lain-lain. - Kondisi pasar, jam buka, jam order, jam tagih, dan
lain-lain.
- Lakukan proses pemetaan :
- Bagi wilayah (batas area, estimasi jumlah
konsumen, jumlah outlet semesta). - Hitung potensi area (potensi wilayah, potensi
outlet, potensi penjualan, dan lain-lain.) - Lakukan pencacahan ( jalan, letak outlet, waktu
tempuh).
- Bagi wilayah (batas area, estimasi jumlah
- Lakukan uji area dan evaluasi.
- Lakukan pembenahan (route engineering), ingat…,
mapping harus bersifat dinamis.
Tahap # 4 : Susun Call Plan (Jadwal Kunjungan Salesman)
Satu paket dengan proses mapping dalam usaha distribusi adalah langkah menetapkan jadwal kunjungan atau rute perjalanan salesman, agar pasar tahu kapan mereka akan dikunjungi salesman (produk tersebut).
- Ada banyak pola / pattern dari call plan, yang
paling sering digunakan adalah pola cloverleaf (seperti bentuk daun, oval /
melingkar per tangkai, satu tangkai untuk satu hari atau satu siklus
penjualan). - Tentukan prioritas outlet, prinsipnya kemudahan
(selling-in) dan potensi outlet (selling-out). - Tentukan jumlah kunjungan per hari, umumnya 20
outlet per hari, sabtu 10-15 per hari. - Jenis dan lokasi outlet juga menentukan jumlah
kunjungan, utk MT kurang dari 20, untuk GT R1, R2 minimal 20 outlet per hari,
R3 dan R22, 30 sd 40 outlet perhari. - Tentukan siklus kunjungan 1 / 4, 2 / 4, 4 / 4
atau 8 / 4.
Tahap # 5 : Breakdown Target Penjualan
Saat salesman berada dilapangan (di pasar atau di outlet), salesman harus tahu, produk apa yang harus ditawarkan, berapa jumlahnya, sistem pembayarannya bagaimana, dan seterusnya.
Itulah sebabnya, salesman harus memiliki target untuk setiap outlet tersebut, jadi target dari perusahaan, atau area harus di breakdown hingga per salesman team dan per outlet.
- Lakukan breakdown sales target (target penjualan
yg di tahap #1)- Breakdown per area.
- Breakdown per sub-area.
- Breakdown per sales team atau per sales point /
activity point. - Breakdown per outlet atau per hari dengan
memperhitungan potensi dan jenis outlet.
- Jika memungkinkan mulailah menyusun sasaran
penjualan harian, bisa didasarkan pada potensi atau hasil penjualan dan market
visit. - Breakdown target ini dalam unit dan dalam
rupiah. - Target harus dibarengi dengan amunisi yang
diberikan ke sales team (sales promotion), yang juga telah di breakdown.
Tahap # 6 : Susun Standard Biaya Operasional (Motor Running Cost – MRC)
Team dalam melakukan operasional memerlukan biaya, agar biaya bisa efektif, tepat sasaran dan efisien maka harus disusun standar dari biaya operasional tersebut, untuk semua team atau semua level yang ada.
- Berdasarkan mapping area, susun estimasi MRC
tiap sales team. - Apa saja yg masuk sebagai biaya operasional
(uang makan, penginapan, bbm, kendaraan / sewa, pulsa, ganti oli, dll.)
tergantung perusahaan. - Yang menjadi pertimbangan MRC :
- Dalam Kota (DK) atau Luar Kota (LK), tetapkan
standar DK dan LK nya spt apa. - Jarak tempuh (BBM, waktu, jumlah outlet).
- Tetapkan standar uang makan (meal expense) DK
dan LK (menginap) - Tetapkan standar uang penginapan per sales team
(plus sopir). - Tetapkan biaya lain spt parkir, retribusi, tol
dll.
- Dalam Kota (DK) atau Luar Kota (LK), tetapkan
- Atur system yang digunakan, biasanya lumpsum
dengan menyertakan bukti untuk proses klaim biaya (claim expenses) operasional. - Hitung rasio biaya operasional terhadap
penjualan sebagai bahan analisa dan pertimbangan.
Tahap # 7 : Susun Sistem Remunerasinya
Salah satu hal penting saat memulai usaha distribusi adalah menyusun Sistem Remunerasi atau Sistem Imbal Jasa (kompensasi) yang akan diterapkan dalam perusahaan tersebut, termasuk didalamnya Sistem atau Skema Insentif, Bonus atau Komisinya.
- Susun job class untuk setiap posisi yang
dibutuhkan di perusahaan tersebut, berikut syarat-syarat untuk setiap job class
tersebut. - Susun Standar Gaji yang akan diterapkan,
didasarkan pada job class yang telah disusun.- Perhatikan UMK dan UMR setempat, jika belum bisa
memenuhi persyaratan, lakukan komunikasi dengan baik ke karyawan. - Perhatikan prosentase pembagian antara gaji
pokok dan tunjangan, lihat aturan dari disnaker, komunikasikan dan tuangkan
juga dalam PKWT dan KKB. - Atur komponen gaji tersebut apa saja.
- Perhatikan UMK dan UMR setempat, jika belum bisa
- Tetapkan komisi atau insentif yang digunakan.
- Susun skema insentif tetap.
- Susun skema insentif khusus atau pengembangan.
- Skema bisa dijadikan satu atau terpisah.
- Perhatikan antara komponen insentif dengan
sasaran yang hendak dicapai. - Tentukan periode dari insentif tersebut, seperti
bulanan, triwulan (kwartal), semester dan atau by project. - Susun skema insentif dengan bentuk sesederhana
mungkin, lakukan transparansi dengan melakukan komunikasi dan sosialiasi ke
team terkait. - Pastikan team terkait memahami apa yang menjadi
target, ukuran kinerja yang harus dicapai, sehingga team akan termotivasi. - Pastikan insentif tersebut sesuatu yang “bisa
dicapai” (achievable), bukan sesuatu yang berada di langit.
- Tetapkan sasaran dari setiap sales team.
- Sasaran penjualan (value dan volume).
- Sasaran distribusi.
- Sasaran kunjungan dan kunjungan efektif (call dan effective call)
- Dan sasaran lainnya.
- Tetapkan aturan collection dan aturan retur
penjualan dalam kaitannya dengan insentif, masukkan dalam skema insentif.- Berapa minimal collection untuk dua mingguan
(biweekly) dan untuk satu cycle / satu periode / satu bulan (mana yg dipakai). - Apakah nilai collection akan menjadi password
untuk insentif?, silahkan ditetapkan, berapa dan bagaimana mekanismenya, hal
ini penting untuk cashflow dan menghindari
atau mengurangi resiko bad debt. - Retur juga harus ditetapkan, nilai berapa atau
kondisi yang bagaimana yang bisa diterima perusahaan. Kemudian rasio retur juga
harus diperhitungkan, jangan sampai sales hanya coba-coba, tanpa melihat
potensi outlet (main boom, main tembak, dua tiga periode berikutnya retur, hal
ini sering dilakukan salesman untuk mendapatkan insentif).
- Berapa minimal collection untuk dua mingguan
- Ingat…, sistem atau skema insentif, harus
menyatu dengan target (breakdown target) dan strategi penjualan, distribusi dan
promosi yang diterapkan. - Bedakan antara insentif dari princiapal dan dari
distributor, tetapi keduanya harus terintegrasi, tidak boleh bertabrakan.
Tahap # 8 : Buat Kesepakatan Kerja atau Perjanjian Kerja Waktu Tertentu dan Jaminan
Setelah team terbentuk, harus ada aturan kerja yang mengatur hak dan kewajiban dari semua pihak, termasuk sales team yang tertuang dalam Kesepakatan Kerja Bersama dan atau dalam Perjanjian Kerja Waktu Tertentu ataupun Tetap. Ini masuk juga dalam tahapan usaha distribusi yang benar.
- Untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan,
buatlah aturan yang jelas, cantumkan dalam KKB – kesepakatan kerja bersama. - Buat juga Perjanjian Kerja untuk Waktu Tertentu
– PKWT, bermaterai. - Apakan ada jaminan dari setiap salesman, misal ijasah
terakhir, BPKB, dan lain-lain (setelah sekian periode dan kondite atau attitude
dari salesman menunjukkan sinyal positif, jaminan bisa dikembalikan, atau ada
mekanismen tersendiri).
Tahap # 9 : Susun SOP
Bagaimana sebuah aktivitas harus dijalankan, bagaimana aturannya, haruslah jelas, sehingga semua karyawan, termasuk sales team bisa beraktivitas dengan lancar, perusahaan harus menyusun Standard Operating Procedure. Menyususn SOP merupakan tahapan wajib dalam usaha distribusi.
- Untuk memudahkan aturan main dan operasional,
mulailah menyusun SOP – Standard Operating Procedure. - Mulailah dari yang paling urgent, seperti :
- SOP penjualan kredit, penjualan tunai, pemesanan
barang, - SOP pengambilan dan pengembalian barang (retur
kanvas), audit kanvas , - SOP biaya pengajuan operasional dan klaim BO,
- SOP penagihan piutang langganan, penanganan
piutang overdue, - SOP penyerahan hasil penjualan (tunai, transfer,
giro / cek mundur, dan lain-lain), - SOP order, penyerahan barang dan penagihan untuk modern trade atau special
outlet (biasanya tiap outlet MT punya aturan tersendiri, jadi coba diakomodasi
dalam SOP), - SOP pengajuan, pelaksanaan dan pertanggungjawaban
biaya promosi, - Dan lain-lain SOP.
- SOP penjualan kredit, penjualan tunai, pemesanan
Tahap # 10 : Susun Standard Laporan
Untuk mengetahui progress dari sebuah aktivitas, maka diperlukan laporan dengan format khusus yang disesuaikan dengan kebutuhan, itulah sebabnya perusahaan harus menyusun Reporting Standard untuk setiap posisi dan setiap level.
- Standard Laporan digunakan untuk memudahkan
monitoring dan evaluasi atau analisa. - Buatkan bentuk atau format Standar Laporan yang
digunakan. - Buat sesederhana mungkin, tapi jangan
menghilangkan point-point utama untuk analisa performance dan monitoring. - Jika melibatkan pihak eksternal (misal sub-distributor
), maka susun Business Performance Review untuk sub-distributor juga. - Contoh laporan yang harus ada :
- Laporan penjualan harian / laporan aktivitas
harian (pencapaian penjualan, call, EC, dll.). - Laporan penjualan per area, per produk (grup),
per tipe outlet, per salesman. - Laporan penjualan dan persediaan.
- Laporan persediaan barang rusak (bisa dijual dan
tidak bisa dijual). - Laporan posisi piutang / status piutang (per
area, per salesman, per pelanggan). - Laporan pengendalian biaya operasional (motor
running cost). - Laporan trend penjualan (untuk melihat tingkat
penerimaan (repeat order) dan progres penjualan). - Laporan aktivasi saluran distribusi (untuk
melihat tingkat penerimaan untuk titik-titik yang di-treatment).
- Laporan penjualan harian / laporan aktivitas
Tahap # 11 : Susun Indikator Kinerja (KPI – Key Performance Indicators)
Perusahaan juga harus melakukan penilaian atas kinerja karyawan, termasuk sales team, baik perorangan maupun kelompok (section, division, department, unit, dst.).
Dan cara terbaik adalah melakukan penilaian yang berbasis KPI, agar penilaian lebih obyektif dan sesuai dengan sasaran strategis yang sedang dibidik.
- Mulailah menyusun KPI (key performance
indicators). - Mulai dari posisi kunci yang teratas, misal
Sales Manager, Area Sales (Promotion) Manager, Area Sales (Promotion)
Supervisor, Warehouse & Logistic Manager / Supervisor, dan seterusnya. - Mulai dari yang paling pokok, seperti penjualan,
distribusi, call, effective call, service level, dan lain-lain. - Sertakan hasil KPI dalam skema insentif (sebagai
komponen insentif). - Selalu gunakan KPI dalam setiap meeting atau
sales briefing.
Tahapan ini cukup merepotkan, dan seringkali ditinggalkan oleh mereka yang sedang memulai usaha distribusi, tetapi saya tidak menyarankan untuk ditinggalkan, lakukan tahapan ini dalam meski sederhana, agar usaha distribusi bisa berjalan lancar.
Tahap # 12 : Susun Standar Kompetensi
Agar semua karyawan, termasuk sales team mampu memberikan hasil yang optimal, maka semua karyawan harus memenuhi kompetensi yang dibutuhkan untuk setiap posisi tersebut.
Jadi perusahaan harus menetapkan standar kompetensi dari setiap posisi atau setiap level yang ada.
- Mulailan menyusun standar kompetensi untuk
setiap posisi (sederhana saja). - Compare antara standar dengan actual, hitung dan
tetapkan prosentase Gap nya. - Lakukan pembinaan dan pelatihan, tidak perlu
formal, cukup saat usai meeting, gunakan hasil evalusi standar kopentensi (gap). - Jika memungkinkan bisa dilakukan training untuk
sales team dan supporting team. - Bisa
dimulai dari team inti, sales leader, sales supervisor, supporting team, dan
seterusnya.
Menyusun standar kompetensi sangat penting, untuk mendapatkan kandidat yang sesuai, tentu ini tidak mudah, tapi diusahan ada meski sederhana, agar usaha distribusi bisa berjalan dengan baik.
Tahap # 13 : Pegelolaan Piutang Langganan (AR Management)
Perusahaan harus memiliki mekanisme bagaimana mengelola piutang langganan yang benar, sehingga cash flow perusahaan bisa terjaga dengan baik, dan perusahaan bisa meminimalisir bad debt atau kecurangan yang berhubungan dengan AR – Account Receivable.
Piutang pelanggan (AR), seringkali merupakan salah satu aset terbesar perusahaan, maka dari itu harus dikelola dengan benar. Tahapaan ini sangat penting dan tidak boleh terlewatkan dalam usaha distribusi.
- Status piutang langganan / piutang penjualan.
- Lakukan monitoring umur piutang (AR Aging).
- Klasifikasikan berdasarkan tingkat
kolektibilitas AR tersebut, lakukan treatment untuk setiap kondisi (kondisi
beda, treatment beda). - Untuk AMDK akan banyak penjualan tunai, jadi
gunakan “kebijakan kredit” sebagai sebuah strategi untuk meningkatkan
penjualan.
- Atur Audit AR di kantor dan di lapangan
(periodik dan random). - Antisipasi piutang macet (bad debt), dengan
berbagai monitoring.- Monitoring piutang.
- Audit AR
(office audit dan field audit). - Market visit untuk cek potensial outlet.
- Persyaratan untuk penjualan kredit (syarat
outlet bisa dapat fasilitas kredit, perhatikan kompetitor). - Cek plafon kredit secara periodik.
- Tanggung jawab sales team terhadap piutang.
- Sejauh mana tanggung jawab salesman terhadap
piutang (faktur kredit). - Kondisi yang seperti apa, faktur kredit (credit
invoices) akan menjadi beban salesman, supervisor bahkan manager.
- Sejauh mana tanggung jawab salesman terhadap
Tahap # 14 : Pengelolaan Persediaan (Inventory Management)
Persediaan juga merupakan salah satu aset yang cukup besar bagi perusahaan, apalagi jika perusahaan tersebut adalah distributor.
Kesalahan mengelola persediaan bisa berakibat fatal, kelebihan stok berakibat pada biaya yang membengkak, kekurangan stok berpotensi pada kehilangan kesempatan penjualan.
Mengelola persediaan dengan baik dan benar, merupakan tahapan penting dalam usaha distribusi yang benar.
- Atur persediaan sedemikian rupa dengan
memperhatikan ED, kelayakan produk dan kelompok produk. - Atur standar transportasi barang (produk) agar
tidak ada barang rusak (BS). - Atur standar penyimpanan di outlet dan standar
pemajangan untuk menghindari BS. - Lakukan perhitungan kebutuhan persediaan
berdasar permintaan dan potensi pasar. - Buat standar produk retur, bagaimana prosedur
dan kriteria produk yg boleh di retur (standard of Good Survey Report)
Tahap # 15 : Maksimalkan Fungsi Supporting Team
Agar tujuan dan target perusahaan bisa tercapai dengan maksimal, maka harus ada kerjasama positif antar semua bagian dalam perusahaan, dimana masing-masing bagian harus melakukan tugasnya dengan baik dan benar.
- Supporting team atau bagian administrasi harus
memahami fungsi dasar mereka, yaitu :- Sebagai pengendali dan pengawas atas lalulintas data dan material (barang,
dokumen penjualan (faktur, nota penjualan, nota pesanan, TT, dan lain-lain) dan uang (tunai, giro, cek, tranfer, dan
lain-lain). - Sebagai mitra kerja operational team, dengan
menyajikan berbagai data dan informasi yang berhubungan dengan aktivitas di
lapangan,… jangan dibalik . . . ! - Membuat laporan dasar yang dibutuhkan tepat
waktu tanpa ada kesalahan.
- Sebagai pengendali dan pengawas atas lalulintas data dan material (barang,
- Melakukan pengawasan baik secara data di kantor
(internal audit) maupun data dilapangan (eksternal audit / audit pasar) - Melaporkan berbagai temuan di kantor maupun
lapangan kepada sales supervisor / sales manager terkait aktivitas mencurigakan
sales team. - Supporting team harus mampu memberikan pelayanan
ke pelanggan, terkait dengan berbagai pertanyaan atau komplain dari konsumen
dan pelanggan, jika tidak memungkinkan akan lebih baik mengangkat satu orang sebagai
telemarketing sekaligus customer service.
Sebenarnya dengan semua tahapan diatas, sudah cukup untuk memulai usaha distribusi atau melakukan set up distribusi, tetapi jika ditambahkan dengan dua point berikut di bawah ini akan bertambah ciamik.
Tahap # 16 : Pimpinan yang Visioner dan Bersedia Turun ke Lapangan
Langkah dari perusahaan diatur oleh para pimpinannya, termasuk bagaimana perusahaan menyikapi kondisi dilapangan dan trend yang ada di masyarakat pada saat ini, itulah sebabnya agar perusahaan bisa survive, dibutuhkan pimpinan yang berpandangan jauh kedepan (visioner) dan tahu benar kondisi real di lapangan. Memiliki pimpinan yang visioner, juga masuk dalam tahapan usaha distribusi.
- Ini cukup penting, agar perusahaan bergerak pada
hari ini, dan juga siap menyonsong berbagai hal baru dimasa mendatang.- Contoh, pimpinan harus paham, minimal kulitnya
tentang digital marketing / internet marketing, karena memang saat ini eranya
internet / digital. - Pimpinan mulai menyusun penggunaan berbagai
marketing tools modern, beserta berbagai perlengkapannya seperti aplikasi
penunjang untuk penjualan.
- Contoh, pimpinan harus paham, minimal kulitnya
- Pimpinan (sales manager) bukan hanya harus
menguasai strategi distribusi, penjualan plus pemasaran, tetapi pimpinan
dituntut mampu memberikan solusi praktis dilapangan. - Sales Manager harus mampu membaca laporan
keuangan (minimal dasar) dan berbagai metode peningkatan kinerja karyawan
(sales team). - Jika memungkinkan, cari pimpinan yang memahami
dunia distribusi, penjualan dan pemasaran dalam dunia internet (era digital)
artinya juga mengerti digital marketing atau internet marketing (minimal sebatas
mengerti).
Tahap # 17 : Gunakan Aplikasi Distribusi yang Terintegrasi
Pada saat ini, saat era informatika, era digital, hampir semua aktivitas akan selalu berhubungan dengan dunia digital dan internet.
Jika pada masa lalu kita menggunakan komputer sebagai salah satu alat bantu kerja, maka pada saat ini komputer sudah merupakan bagian dari seluruh aktivitas kita, karena komputer telah berubah menjadi berbagai bentuk, salah satunya adalah dalam bentuk tablet dan smartphone.
Artinya program atau aplikasi penjualan dan distribusi, pada saat ini bisa dilakukan tidak hanya dengan komputer real (laptop, desktop) tetapi dapat menggunakan smartphone ataupun tablet yang lebih mobile dibandingkan laptop.
Dengan perusahaan menerapkan aplikasi distribusi, maka perusahaan akan mendapatkan benefit yang sangat banyak sekali, mulai dari kecepatan proses, kecepatan pengambilan keputusan, akurasi data, dan masih banyak lagi benefit yang bisa didapat.
Sebuah aplikasi distribusi minimal akan memuat modul atau fungsi seperti :
- Modul penjualan, memuat sub modul yang
berhubungan dengan penjualan, seperti :- Transaksi penjualan
- Retur penjualan
- Tracking kunjungan salesman
- Daftar kunjungan salesman
- Dan lain-lain
- Modul persediaan, memuat sub modul yang
berhubungan dengan persediaan, seperti :- Penerimaan barang (dari principal, inter office,
retur penjualan, lainnya). - Pengeluaran barang (penjualan, inter office, ke
principal, lainnya). - Perubahan status produk.
- Forecast (weekly order & monthly order).
- Dan lain-lain
- Penerimaan barang (dari principal, inter office,
- Modul piutang, berisi sub modul yang berhubungan
dengan piutang, seperti :- Pelunasan piutang (pelanggan, klaim, dll.)
- Monitoring status piutang.
- Pencetakan daftar tagihan.
- Monitoring status giro mundur.
- Dan lain-lain
- Modul pembelian, berisi sub modul dengan fungsi
yang berhubungan dengan transaksi pembelian, seperti :- Order pembelian reguler (mingguan, bulanan,
dll.) - Order pembelian susulan
- Retur pembelian
- Dan lain-lain
- Order pembelian reguler (mingguan, bulanan,
- Modul keuangan, berisi transaksi yang
berhubungan dengan kas dan bank. - Modul pemeliharaan data (master) seperti :
- Modul pelanggan, berisi berbagai fungsi yang
berhubungan dengan data pelanggan, seperti :- Pelanggan baru.
- Plafon / Credit limit.
- Status pelanggan (manual).
- Pemeliharaan data pelanggan (penambahan,
penghapusan, perubahan). - Dan lain-lain.
- Modul produk, berisi berbagai fungsi yang
berhubungan dengan produk, seperti :- Produk baru.
- Status produk (manual).
- Pemeliharaan data produk (penambahan,
penghapusan, perubahan). - Dan lain-lain.
- Modul suplier, berisi berbagai fungsi yang
berhubungan dengan data supllier / principal, seperti :- Supplier / principal / pemasok baru.
- Pemeliharaan data supllier / principal.
- Dan lain-lain
- Modul gudang atau lokasi, berisi berbagai fungsi
yang berhubungan dengan data gudang atau lokasi barang, seperti kode dan jenis
gudang (gudang utama, gudang cabang, sales point, stock point, gudang transit,
kanvas, dll.). - Modul territory, berisi berbagai fungsi yang
berhubungan dengan pengelolaan wilayah pemasaran, seperti area coverage, call
plan, dan lain sebagainya.
- Modul pelanggan, berisi berbagai fungsi yang
Di atas adalah sedikit dari modul beserta fungsinya dari APLIKASI DISTRIBUSI yang terintegrasi (DIS – Distribution Information System) yang saat ini bayak dijual dipasaran, yang bisa didapat perusahaan baik dengan pembelian secara langsung, maupun dengan sistem sewa per periode.
Jika dahulu perusahaan distributor atau principal, harus mengeluarkan ratusan juta bahkan sampai miliaran untuk membeli PROGRAM APLIKASI DISTRIBUSI ini, tidak dengan saat ini, karena saat ini program aplikasi tersebut bisa didapat dengan cara sewa atau pembayaran per periode (bulanan atau tahunan) yang jauh lebih ringan.
Dan dengan aplikasi ini, maka para pengambil keputusan bisa melakukan monitopring dari mana saja, karena data bisa diakses dari smartphone atau tablet melalui koneksi internet.
Jadi saat Anda hendak memulai usaha distribusi produk, ada baiknya mulai menginvestasikan di system aplikasi distribusi ini, karena akan ada banyak benefit yang bisa didapatkan.
Penutup Tahapan atau Langkah Memulai Usaha Distribusi
Saya rasa itu cukup untuk menyiapkan perusahaan melakukan distribusi dan pemasaran di pasar, lakukan set-up untuk semua item di atas, mulai dari tahap pertama, terus hingga tahap akhir.
Meski ini hanya tahap dasar dalam usaha distribusi, jika dikerjakan dengan baik, hasilnya akan cukup membantu perusahaan memulai usaha distribusi dengan baik.
Jika perusahaan Anda bergerak dibidang distribusi atau perusahaan distributor, maka Anda harus rajin-rajin mencari principal dan membangun hubungan baik dengan principal tersebut, salah satunya adalah dengan memberikan apa yang dibutuhkan principal tersebut, yaitu pemerataan produk di saluran distribusi yang menjadi target produk mereka.
Sebaliknya jika perusahaan Anda adalah principal yang sedang mendistribusikan produk melalui distributor setempat, maka Anda harus rajin melakukan aktivasi sehingga outlet tersebut layak untuk di cover oleh distributor (layak, artinya memberikan profit yang pantas bagi distributor), dimana aktivasi channel tidak saja bagi outlet baru, namun juga bagi outlet lama yang dibawah standar atau bisa dinaikkan potensinya.
Demikian sekilas tentang langkah memulai usaha distribusi atau tahapan memulai distribusi produk konsumer, baik bagi principal maupun distributor.
Jika Anda atau Perusahaan Anda membutuhkan bantuan konsultasi (consulting) atau pendampingan (advisory) seputar persiapan usaha distribusi dan pemasaran (fokus di sales promotion), kami siap membantu dengan biaya yang sangat ringan, yang bisa disesuaikan dengan kondisi di lapangan.
Kami siap membantu dengan mekanisme yang fleksible seperti :
- Direct Advisory
/ Consulting , kami melakukan pendampingan / konsultasi secara langsung,
secara periodik bertemu dengan team dan bersama team melakukan market visit. - Indirect Advisory / Consulting, kami melakukan
pendampingan / konsultasi via media komunikasi seperti telpon, WA, email,
dimana analisa kami lakukan dengan berbagai reporting yang dikirimkan ke kami.
Kami juga menyediakan beberapa Paket untuk Alat Bantu Operasional Principal dan Distributor (Sales-Distribution & Marketing Tools), diantaranya :
- Standard Reporting & Forms (templates).
- Key Performance Indicators (KPI) (templates).
- Standard Operating Procedure (SOP) (templates).
- Business Presentation (templates).
- Dan lain-lain
Ada beberapa artikel di blog distribusipemasaran.com yang terkait dengan tahapan-tahapan usaha distribusi diatas, yaitu :
Sales Territory Management bag. 1 : Definisi, Fungsi dan Dasar Penyusunan
Sales Territory Management bag. 2 : Market Potential, Target dan Standard Coverage
Sales Territory Management bag. 3 : Mapping dan Call Plan
Step Call untuk Salesman Pemula – bidang Distribusi (series Panduan Belajar)
Kenali Potensi Area dengan Mapping
Saluran Distribusi #1 : Menangani Tim Penjualan Agen / Sub-Dist
Saluran Distribusi #2 : Menangani Persediaan, Pengiriman dan Administrasi Agen
Saluran Distribusi #3 : Menangani Penjualan di Grosir
Saluran Distribusi #4 : Menangani Penjualan di Pengecer
Kenali Lebih Dekat Saluran Distribusi Anda
Remuneration System yang Mendongkrak Penjualan
8 Tahap Proses Pengembangan Produk Baru
Pentingnya Sistem Informasi Pemasaran Dalam Membuat Keputusan
Akhirnya kami ucapkan terima kasih atas kunjungannya ke blog distribusi pemasaran dotcom ini, jika Anda memiliki pendapat atau pengalaman yang berbeda, silahkan sampaikan di kolom komentar untuk melengkapi artikel ini.
Salam Sukses Sehat dan Bahagia
Picture : Octapix